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L’implantation d’un système de gestion documentaire

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Présentation à propos de l'implantation des systèmes de gestion documentaire. Présentation donnée dans le cadre d'un [email protected] de l'AREDIQ, le 11 octobre 2013.

Text of L’implantation d’un système de gestion documentaire

  • 1. Limplantation dun systme de gestion documentaire Didier Labont, MSI 2013-10-11Dans le cadre dun [email protected] de lAREDIQ

2. 2Objectifs de la prsentation Discussion concernant la stratgie d'implantation d'un systme de gestion documentaire Quoi faire, quoi ne pas faire, quelques exemples Avec une emphase sur le Document management Avec une emphase sur la gestion des documents lectroniques 3. 3Plan de la prsentation Quest-ce quun systme de gestion documentaire (SGD)? Approches possibles: Document management vs Records Management Pourquoi utiliser une mthodologie d'implantation? Mthodologie d'implantation propose 4. 4Modlisation dun SGD PersonnelFormationPratiquesEncadrement[s]Documents papierCourrielsIntranetDocuments lectroniquesSite InternetConnaissances tacitesTechnologies Architecture documentaireSystmes dentreprise 5. 5Approches possibles Records management vs Document management Ces deux approches ne sont pas mutuellement exclusives, mais en fonction du contexte, on doit mettre lemphase sur lune ou lautre. 6. 6Approches possibles Records Mangement Document darchive, enregistrement documents crs, reus et prservs titre de preuve et d'information par une personne physique ou morale dans l'exercice de ses obligations lgales ou la conduite de son activit. Records management Champ de l'organisation et de la gestion en charge d'un contrle efficace et systmatique de la cration, de la rception, de la conservation, de l'utilisation et du sort final des documents, y compris des mthodes de fixation et de prservation de la preuve et de l'information lies la forme des documents ISO 15489-1, p.3. 7. 7Approches possibles Document management Document management Fait rfrence lutilisation dun systme de gestion lectronique des documents pour la gestion et le stockage de documents. Ce systme favorise la collaboration en permettant leur modification. Fonctionnalits types Extraction / consignation des documents ( Check-in / Checkout ) Gestion des versions Traabilit des actions sur les documents ( audit ) Gestion granulaire des autorisations daccs Source: AIIM, What is Document Management (DMS)? 8. 8Pourquoi utiliser une mthodologie dimplantation? Pour assurer la saine gestion dun projet de grande ampleur et ncessitant des investissements importants Planification et suivi des livrables Identification des responsabilits Budgtisation Gestion des risques Gestion du changement Puisque des efforts importants sont requis pour limplantation et la maintenance du systme, par tous les acteurs impliqus! Laspect humain du systme est le principal facteur de succs ou dchec de limplantation! 9. 9Mthodologies dimplantation Plusieurs mthodologies peuvent tre utilises, il sagit den choisir une! Mthodologie de dveloppement T.I. de votre entreprise ISO 15489-2 / Dirks Manual Rivard & Talbot, Le dveloppement de systmes d'information Mthodologie simplifie utilise dans le cadre de cette prsentation Analyse prliminaire Conception Implantation Exploitation 10. 10Analyse prliminaire Objectifs Identifier ce qui ne va pas au niveau documentaire Prsenter un portrait de la situation Comment fonctionne la gestion documentaire dans lentreprise / lunit daffaires (pratiques, acteurs, o sont les documents, comment sont-ils organiss?) Proposer des solutions ( haut niveau) pour rgler les principaux problmes identifis Identifier les bnfices escompts Proposer une planification des prochaines tapes: chanciers, livrables, cots et efforts requis en fonction des ressources disponibles 11. 11Analyse prliminaire tapes Entrevues avec les gestionnaires et les ressources cls dans les units daffaires Examen de diffrents documents cls Validation des constats avec les ressources et les gestionnaires cls Livrables Rapport de gestion Rapport danalyse / Diagnostic de la situation Charte de projet et planification 12. 12Conception Objectifs Concevoir des outils et des faons de faire permettant de rsoudre les problmes identifis ltape prcdente tapes Conception itrative dune architecture documentaire (Schma de classification, rgles de nommage, profil de mtadonnes, matrice de scurit) Conception de dlais de conservation, le cas chant Conception de lencadrement (guide dutilisation identifiant les rles et responsabilits, la porte de la solution, les rgles daffaires (dutilisation), etc.) Conception du matriel de formation 13. 13Conception Schma de classification Principes de dveloppement bass sur ISO 26122 Information et documentation, analyse du processus des records . Mise en place dun schma de classification bas sur lanalyse des processus/activits de lunit daffaires ou de lentreprise. Dcoule dune analyse des Mandats Fonctions Sous-fonctions et activits de lentreprise. Conception itrative du schma de classification en relation directe et troite avec les utilisateurs futurs. 14. 14Conception Schma de classification Choses viter Baser la classification sur une typologie documentaire Baser la classification sur lorganigramme Ne pas rendre le schma trop profond (2-3 niveaux cette tape) Les utilisateurs doivent sy reconnatre! 15. 15Conception Mtadonnes Elles sont trs intressantes pour le reprage des documents, mais elles sont un terrible irritant lors du dpt de documents dans la solution. Elles doivent donc tre utilises avec parcimonie! Matrice de scurit Elle doit tre dfinie suite des discussions avec les gestionnaires concerns. Doit ensuite tre valide par eux. Elle doit prendre en compte les enjeux de scurit et de confidentialits potentiels. 16. 16Conception Livrables Architecture documentaire Dlais de conservation Encadrement et guide dutilisation Matriel de formation Mise jour de la planification dploiement et migration Attention ! Tous les livrables de la phase de conception doivent tre adapts loutil de GED qui sera mis en place 17. 17Implantation Objectif Mettre en place la solution conue ltape prcdente tapes Configuration du schma de classification, du profil de mtadonnes, de la scurit daccs, etc. Migration des documents / dploiement de la solution Formation et accompagnement des utilisateurs Gestion du changement Rdaction dun bilan du projet Avons-nous fait les bonnes choses? Avons-nous fait les choses de la bonne faon? Y a-t-il adquation entre la solution et les besoins exprims au dpart? 18. 18Implantation Livrables Solution de GED fonctionnelle Bilan de limplantation 19. 19Exploitation Objectifs Soutenir les utilisateurs dans leur utilisation de loutil Assurer la formation des nouveaux utilisateurs Assurer lvolution et identifier les demandes de changement de la solution 20. 20Rfrences ISO 15489-1 Information et documentation Records management Partie 1: Principes directeurs. ISO 15489-2 Information et documentation Records management Partie 2: Guide pratique. Dirks (Design and implementation of recordkeeping systems) Manual (Rsum). ISO 26122 - Information et documentation, analyse du processus des records . Rivard & Talbot, 2001. Le dveloppement de systmes d'information. 21. 21Matriel supplmentaire (Pour rpondre deux questions, cela na pas t abord dans la prsentation originale) 22. 22valuation de la maturit de lentreprise Les Generally Accepted Recordkeeping Principles (GARP) dvelopps par lARMA permettent de construire un programme de Records Management dans lentreprise. Le GARP Maturity Model permet dvaluer la maturit de lentreprise et permet de savoir quoi sattaquer en premier pour raliser le maximum de bnfices en gestion documentaire.