Guia Para Redactar Propuest

Directrices para redactar propuestas de proyectos

Directrices para redactar propuestas de proyectos

INTRODUCCIÓN 3

PASO 1. PLANIFICACIÓN 4Aclarar la idea 5Determinar qué recursos se precisan 5Determinar los principales colaboradores y los 5partidos interesadosExplorar las fuentes de financiación 6

PASO 2. PREPARACIÓN 9Elaborar un resumen de la propuesta 9Elementos principales del resumen 9Introducción 9

Antecedentes 10Importancia 10Colaboración 11Metas y objetivos 11Métodos 11Evaluación y sostenibilidad 11Difusión 11Presupuesto y su justificación 11Documentacíon de apoyo 11

PASO 3. REDACTAR LA PROPUESTA 12Sugerencias para las partes escritas de la propuesta 14Preparar el documento definitivo 18

PASO 4. CONSEGUIR FINANCIACIÓN 20El proceso de examen de la propuesta 20Características y puntos débiles comunes de las Propuestas de proyectos 20

REFERENCIAS 24Sitios y recursos en la web 25Lista para la solicitud de fondos 25

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ÍNDICE

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INTRODUCCIÓN

En todo el mundo las naciones ven sometida a prueba sucapacidad para abordar las prioridades de salud ysatisfacer la necesidad y la demanda de servicios desalud, práctica profesional, formación e investigación. Si bien se insiste más en dispensar unos servicios deatención de salud de calidad que sean económicos y efi-caces, frecuentemente la prestación de tales cuidadostropieza con limitaciones económicas, que a menudoson graves. En el entorno de salud actual es imperativobuscar opciones de financiamiento o subvenciones queaporten recursos para unos cuidados de salud de cali-dad, elaborar e impartir programas de formación enenfermería y salud, e impulsar la ciencia de enfermería ylas intervenciones de la enfermería basadas en pruebas.

La redacción de las propuestas de proyectos es unaparte necesaria del trabajo de las enfermeras y otrosprofesionales de salud en los sistemas de salud actua-les. Algunas enfermeras han conseguido redactar pro-puestas y conseguir financiación para abordar cuestio-nes tales como la escasez de personal de enfermería,y las estrategias de contratación y retención, la prepa-ración de enfermeras dirigentes y gestoras, la presta-ción de cuidados de enfermería a pacientes quesufren de VIH y SIDA, paludismo, o tuberculosis.Algunos de nosotros hemos podido también recibirfondos para desarrollar nuevos modelos de cuidadosy aplicar nuevas intervenciones de enfermería basa-das en pruebas. Asimismo, hemos conseguido hallarfondos para diseñar y aplicar nuevos modos y estrate-gias de docencia para la formación continua de enfer-mería, y hallar recursos para conseguir nuevos libros,nuevos equipos y nuevos sistemas de formación de laenfermería en tiempo real. Estos son algunos ejemplosde sectores en los que hemos sido eficaces.

Para muchas enfermeras y organizaciones de enferme-ría la redacción de propuestas de proyectos es una

Introducción

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competencia nueva y, por ello, las enfermeras han dedesarrollar y ampliar sus capacidades para redactarpropuestas que convenzan al posible financiadorsobre los motivos por los que debe dedicar dinero aproblemas importantes para la profesión y para laspoblaciones de las que nos ocupamos. Las Directricespara redactar propuestas de proyectos proporcionana las enfermeras y demás profesionales de salud unmétodo paso a paso para redactar propuestas deproyectos.

En la sección titulada Referencias y Apéndice, figuranejemplos de otros recursos disponibles para redactarpropuestas de proyectos y su financiamiento, junto conuna lista recapitulativa para la revisión final de la pro-puesta de proyecto y su financiación.

PASO 1. PLANIFICACIÓN

El primer paso del proceso de redacción de una pro-puesta de proyecto es la planificación. En primer lugarha de planificarse el trabajo antes de empezar a pre-parar el contenido y redactar la propuesta. Es elmomento de seleccionar una persona que será respon-sable de la coordinación general de la propuesta. Lapersona a la que se asigne esta función se encargarátambién de la relación con el cesionista de fondos osubvenciones o con los representantes del organismofinanciador, recibir, gestionar con el banco y adminis-trar los fondos levantados por la propuesta; vigilar elpresupuesto y preparar los informes financieros ydemás reportes necesarios. En algunos casos estastareas pueden compartirse con otra persona.Independientemente del número de personas que seocupen de la propuesta, es sumamente importantetener una persona principal de contacto que negocie yestablezca las responsabilidades y deberes del perso-nal en la fase de planificación. La pronta selección dela persona principal de contacto para la propuesta de

PASO 1. PLANIFICACION

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proyecto, es de carácter imperativo y puede ayudar atodas las personas relacionadas con la propuesta aevitar el conflicto, la confusión y las malas comunica-ciones.

1. Aclarar la idea– En qué queremos que se centre la propuesta y por qué– ¿Es el proyecto o programa claramente necesario?– ¿Es oportuno?– ¿Cómo mejorará la situación, la actividad o asunto

propuestos?– ¿Qué se ha conseguido ya en el sector propuesto?– ¿Es importante para la enfermería, la atención de

salud, la comunidad y la sociedad?

2. Determinar qué recursos se precisan– ¿Qué recursos se precisan para elaborar la pro-

puesta de proyecto?Por ejemplo, personal experto en presupuestos,finanzas, estudios, comercialización, excelentescapacidades para redactar y corregir. También esnecesario determinar otras fuentes que se precisan,como instalaciones, equipo, suministros, acceso aInternet y medios de investigación en bases dedatos.

3. Determinar quiénes son los principales colaborado-res e interesados

– ¿Con quién hemos de trabajar para ser eficaces?Debe pensar en todos los posibles colaboradores einteresados con los que ha de contar en el procesode planificación. Por ejemplo, si está interesado enelaborar un programa de VIH y SIDA para trabaja-dores de salud ya contagiados en un determinadopaís, deberá establecer asociaciones colaboradorasy buscar, para la propuesta de proyecto, el apoyode trabajadores de salud ya contagiados, sus fami-lias, sus colegas, y la asociación nacional de enfer-meras (ANE). Estas personas interesadas puedenayudar en la fase de planificación de la propuesta.

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En este caso, algunos de los colaboradores mencio-nados pueden ser de gran ayuda si escriben cartasde apoyo.

4. Explorar las fuentes de financiación– ¿A qué fuentes de financiación se puede acudir?– ¿Cuáles son las posibilidades de financiación inter-

na y las de financiación externa?

En el plano interno, considere de qué recursos disponey cuáles le faltan. Esto será de ayuda cuando prepareel contenido de la propuesta en una fase posterior delproceso. Por ejemplo, los financiadores desean cono-cer los recursos de que usted dispone, que puedansumarse a la cantidad de dinero que ellos le den pararealizar el proyecto o programa propuesto. Si ustedprepara un inventario de los recursos internos de queactualmente dispone, su solicitud se fortalecerá.

Piense modos creativos e innovadores de buscar fuen-tes de financiación. Explore todas las posibilidades ypiense en todas las personas y organismos: institucio-nes financiadoras, organizaciones de la comunidad,fundaciones nacionales e internacionales, organiza-ciones profesionales (p. ej., asociaciones de enferme-ría y organismos de salud pública), organismos dedesarrollo gubernamentales y no gubernamentales (p.ej., la Fundación africana para el desarrollo, laFundación W.K. Kellogg, el Organismo estadouniden-se de desarrollo internacional (USAID), los organismosregionales de la Organización Mundial de la Salud),organismos culturales y religiosos, instituciones finan-cieras, oficinas gubernamentales nacionales y locales– tales como los ministerios de sanidad, departamen-tos de educación, departamentos de servicios socialesy recursos humanos. Recuerde que, aun cuando quizáse ocupe de un problema de salud, numerosos orga-nismos ajenos a la sanidad financian programas yactividades de salud. Así pues, si está interesado, porejemplo, en preparar una campaña sobre el uso del

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cinturón de seguridad en los coches, podría conside-rar la posibilidad de buscar fondos en el ministerio detransportes.

Considere que esta fase de exploración de las posibi-lidades de financiación es una aventura. Le sorprende-rá cuántas personas se interesan en su idea y en con-seguir un resultado exitoso que mejore la situación enla atención de salud y en la sociedad en general. Elreto para usted será convencer a los posibles financia-dores de que su propuesta es única y que con el dine-ro que se pide se conseguirán los resultados propues-tos.

Entre las ideas para explorar las fuentes de financia-ción pueden mencionarse las siguientes:

– Investigar las oportunidades de financiación en labiblioteca local. En la mayoría de las bibliotecashay una sección de recursos sobre organismosfinanciadores.

– Explorar la red mundial en busca de financiadores ysolicitudes de propuestas. En algunos casos sepuede bajar de la red la solicitud y enviarla porcorreo o completarla en línea.

– Pedir a los colaboradores de la comunidad y a losorganismos gubernamentales ayuda financiera eideas de posibilidades de financiación.

Después de explorar las fuentes de financiación, debeusted decidir qué financiadores se adaptan mejor alproyecto general, al programa o a las actividades pre-vistas. Algunas veces podrá usted presentar sus ideasy un proyecto inicial (no más de 1 ó 2 páginas, comoun esbozo) a los posibles financiadores para que lasexaminen y comenten los planes de usted. Muchasveces, los financiadores no aceptan propuestas deproyectos, que ellos no hayan pedido. Más bien, losfinanciadores prefieren recibir un esbozo, que a vecesrecibe el nombre de carta de encuesta o de intencio-

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nes. Ejemplos de esbozos y de carta de encuesta pue-den verse en la dirección www.npguides.org.

La mayoría de los financiadores tienen personal asig-nado a trabajar con posibles solicitantes. Ese personalpodrá ayudarle a aclarar las ideas y preparar la pro-puesta. No escribirán la propuesta por usted, peropueden ayudarle a entender mejor lo que buscan y loque han financiado en ocasiones anteriores. No debeusted basarse exclusivamente en cartas de comunica-ciones o en cartas por correo electrónico para darinformación sobre la propuesta a los posibles financia-dores. Tenga siempre en cuenta el valor del contactopersonal. Aun la propuesta más detallada habrá dedesarrollarse después, si se recibe una respuesta posi-tiva.

Los financiadores y los organismos financieros gene-ralmente requieren un formato fijo para la solicitud,con un límite de páginas y una fecha para su presen-tación. Léalo con cuidado y adapte lo mejor quepueda su propuesta al formato, las directrices o los cri-terios de ellos. Tenga en cuenta la misión, valores,metas y objetivos de la entidad financiadora.

Siga las directrices paso a paso. Puede usted mostrar-se creativo y original en sus ideas, pero ponga esospensamientos en el formato prescrito por el financia-dor o el organismo financiero. Posiblemente hayan deexaminar un gran número de solicitudes y no les agra-da buscar en toda la información para hallar respues-tas o datos que se presentan bajo un título o en unorden diferentes. Si los financiadores tienen que bus-car para hallar una información específica, puede serque la solicitud se deje de lado y no termine el proce-so de examen.

Algunas organismos pedirán a usted más informaciónsi consideran valiosa la solicitud o si quieren contribuiral desarrollo de la organización. En general, es acon-

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PASO 2. PREPARACIÓN

sejable que presente lo mejor de usted en la primerasolicitud. Las primeras impresiones, tanto en personacomo en las propuestas escritas tienen gran importan-cia.


Elaborar un resumen de la propuesta

Después de terminada la fase de planificación, elsegundo paso es la preparación del resumen.(OMS1986) Un resumen de la propuesta es el plan que hayque seguir durante la fase de preparación de la pro-puesta. El resumen de la propuesta ayuda a organizarel contenido de ésta y garantiza que se ha recogidotoda la información importante para incluirla en eldocumento escrito. Tras un detenido examen en estafase, puede pasarse a redactar la propuesta de pro-yecto.

Elementos principales del resumen: En el resumen dela propuesta deben elaborarse diez elementos:

1. Introducción: Describa la actividad, la necesidadde ella y a quién va a beneficiar, los resultadosprevistos, quién solicita los fondos, las credencialesdel grupo, y la cantidad solicitada. En la

Paso 1. Aspectos de la planificación que debenrecordarse• Asignar o nombrar a una persona que dirija el

proceso de creación de la propuesta de proyecto• Esclarecer la idea• Determinar los recursos con que usted cuenta• Establecer quiénes son los principales

colaboradores e interesados• Explorar la fuentes de financiación• Seguir las directrices del financiador

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Introducción se describe el contexto para los exa-minadores de la solicitud de proyecto y es un vín-culo de crucial importancia con el cuerpo de lapropuesta. Definir de manera sucinta y clara elproyecto o programa propuesto ayudará a los exa-minadores a captar rápidamente lo que usted pro-pone que se haga y su finalidad.

2. Antecedentes: Defina el proyecto o programa y sualcance. Incluya en esta sección ideas sobre lamotivación, una descripción sucinta del asunto,quién va a resultar beneficiado, datos de apoyo,referencias importantes. En el alcance del proyectoo programa propuesto se da una breve sinopsis, yno todos los detalles, de una determinada partedel asunto sobre el que usted va a escribir. Porejemplo, quizá su organización tenga ampliosantecedentes, experiencia y pericia en el campode la prevención del VIH y SIDA, sin embargo lasolicitud de fondos puede centrarse concretamenteen la aplicación de tratamiento contra el retrovirusa trabajadoras de salud para prevenir la transmi-sión de madre a hijo del virus VIH. Así pues, elalcance de su programa sólo se dirige a una deter-minada parte del tema más general. No debeinsistirse una y otra vez en el VIH y en el SIDA enotras modalidades. Por otra parte, cuando seexponen las ideas de la sección Antecedentes, esimportante introducir datos y citas concretos sobreel asunto, que apoyen su afirmación de que sonnecesarios su trabajo anterior y el de otros en elcontexto general y en el concreto dentro del sectorpara el que usted solicita fondos. Con esto aumen-ta su credibilidad y muestra que conoce bien elasunto.

3. Importancia: La propuesta de proyecto es unmedio de comunicación destinado a persuadir alposible financiador de los motivos por los quedebe invertir en la idea, proyecto, programa o

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actividad de usted. No dé por supuesto que porser importante para usted, los demás van a acep-tarlo así.

4. Colaboración: Identifique con qué otros organismosva a colaborar. Incluya cartas de apoyo y mencio-ne otras financiaciones que haya obtenido o solici-tado.

5. Metas y objetivos: Exponga la meta general y losobjetivos en términos de resultados o fines previs-tos: qué, cuánto y para cuándo.

6. Métodos: Esboce brevemente su plan de acción,con las estrategias, objetivos, actividades y plazos.

7. Evaluación y sostenibilidad: Describa los cambios oresultados esperados, cómo se medirán y por quécriterios, cómo se hará seguimiento de los objeti-vos, cómo se informará a los principales interesa-dos. Describa cómo va a mantener el programacuando la financiación haya terminado.

8. Difusión: ¿Cómo hará llegar sus conclusiones oresultados a un auditorio más amplio? Por ejemplo,mediante reuniones, conferencias, en tiempo real,mediante presentaciones o por los medios informa-tivos.

9. Presupuesto y su justificación: Enumere el personal,las instalaciones, los equipos y suministros. Lo quenecesita para ejecutar el proyecto, y por qué lonecesita.

10.Documentación de apoyo: Además de las cartas deapoyo, considere la posibilidad de incluir docu-mentos de evaluación de trabajos anteriores,comunicados de prensa, u otros documentos quesirvan para apoyar la propuesta de proyecto.

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PASO 3. REDACTAR LA PROPUESTA


Después de concluidos los pasos de planificación ypreparación, se puede ya empezar a redactar la pro-puesta.

Siga exactamente la solicitud del financiador: requi-sitos de formato, límite de páginas y límites de espa-cio necesarios para cada sección en la que se pideinformación. Si desea hacer algunas preguntas acer-ca de la solicitud, la persona encargada de la soli-citud de proyecto debe ponerse en contacto con elorganismo financiador.

Al empezar a redactar la propuesta, tenga en cuentalo siguiente:

• La misión, valores, metas y objetivos del organismofinanciador.

Paso 2. Aspectos generales de la propuesta quedeben recordarse

• Estudiar el asunto y examinar las pruebas disponibles

• Reunir datos y documentación de apoyo• Los elementos fundamentales de la propuesta son:

1. Introducción2. Antecedentes3. Importancia4. Colaboración5. Metas y objetivos6. Métodos7. Evaluación y sostenibilidad8. Difusión 9. Presupuesto y su justificación10. Documentación de apoyo

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• El formato necesario para la presentación de la pro-puesta y el número de ejemplares que hay queenviar en papel, disquete o por medios electrónicos.

• La fecha límite para la presentación de la propues-ta, inclusive la hora.

• Si no entiende la solicitud, pida ayuda a un miem-bro del personal del organismo financiador.Establezca contactos. Haga preguntas y compartasus ideas para ver si están en consonancia con lasdirectrices de ellos. Recuerde que su persona decontacto debe ser la única que se dirija al organis-mo financiador para preguntas sobre la solicitud.Hay que evitar que varias personas de la mismaorganización o agencia abrumen al financiadorcon llamadas y preguntas sobre la misma propuestade proyecto.

• Las cartas de apoyo deben pedirse a los principa-les interesados con antelación suficiente.

Una vez más, es esencial establecer desde el princi-pio cómo se va a compartir el trabajo y quién debeencargarse de la redacción de las distintas partesde la propuesta de proyecto. Antes de empezar aredactar, hay que revisar y esclarecer de nuevo lasfunciones con el personal encargado de trabajar enel proyecto y de redactar la información que vafigurar en las correspondientes partes de la solicitudde proyecto.

Las personas encargadas de redactar la propuesta deproyecto deben celebrar reuniones periódicas de exa-men y revisión. El principal encargado de la solicitudde proyecto debe decidir quiénes han de participar enesas reuniones y qué aportaciones se precisan deellos.

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Sugerencias para cada una de las partes escritas de lapropuesta:

1. IntroducciónLa Introducción es una sección breve y concisa. Enella se hace, para el organismo financiador, un breveresumen sobre el solicitante, se describe la finalidad,las metas y objetivos del proyecto, el programa oactividad, su necesidad y los resultados y efectos pre-vistos.

2. AntecedentesEn esta sección se presentan los motivos, se haceuna descripción del problema, asunto o actividad yse describe quién va a beneficiarse, y cómo, del pro-yecto o programa propuesto. La necesidad debeapoyarse en las pruebas disponibles y en referenciaspertinentes. Así pues, esta sección comprende engeneral:

• Una breve exposición de las publicaciones, y larazón de ser.

• Una descripción concisa de la cuestión o situaciónque debe resolverse, ampliarse o cambiarse (exposi-ción de necesidad, y uso de la información enapoyo de la solicitud o ayuda pedida)

• La presentación del asunto en cuanto beneficie a lasociedad, la comunidad o la profesión.

• Las referencias pertinentes.

3. ImportanciaExplique claramente por qué es importante esta activi-dad, programa o proyecto. Exponga su importanciapara la enfermería, la atención de salud, la comuni-dad y la sociedad. Esta sección puede ser una parteindependiente de la solicitud, o puede explicarse osituarse en la sección Antecedentes. La secciónImportancia debe figurar en la propuesta de proyectoantes de la sección Metas y objetivos.

4. ColaboraciónEn esta sección, hable de los otros organismos con losque va a trabajar, de los que recibirá cartas deapoyo, u otra financiación obtenida o solicitada pararealizar la actividad propuesta.

En resumen:• Describa a sus colaboradores en la actividad

propuesta.• Exponga los motivos de cada colaboración.• Describa el número y tipo de recursos que

aportarán las colaboraciones.• En el apéndice incluya carta o cartas de

aceptación y apoyo de los principales administradores de los organismos de que se trate.

5. Metas y objetivosEn esta sección deben describirse las metas y objeti-vos generales. Es importante diferenciar entre metas yobjetivos. Una meta es un declaración general en laque se describe un resultado deseado, que normal-mente es de largo plazo y de carácter general. Unobjetivo es un resultado medible que ha de lograrseen el camino hacia la consecución de la meta. El cen-tro de interés debe ponerse en los resultados de lasactividades propuestas. Los objetivos deben exponerseen términos cuantificables y medibles. Las metas yobjetivos deben ser:

C: concretosM: medibles O: orientados a la acciónR: realistas o pertinentes L: limitados en el tiempo o a plazo fijo

6. MétodosEsta sección es muy importante. En ella debe figuraruna descripción escrita de sus principales estrategias,actividades, metas y plazos. Básicamente, ésta es la

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sección en que se describe cómo va a emplearse eldinero para conseguir la meta y los objetivos. ¿Quéactividades se llevarán a cabo en ese tiempo y quiénlas realizará?

Será útil describir la sección sobre los Métodos enforma descriptiva y resumir la información en formade gráfico, cuadro o sucesión temporal.

7. Planes de evaluación y sostenibilidadEn esta sección, exponga los resultados o cambiosque espera conseguir, cómo van a medirse esos resul-tados y según qué criterios, qué métodos van a apli-carse, cómo van a vigilarse los objetivos, cómo va adarse información a los principales interesados; yexponga también la manera en que prevé mantener elproyecto o programa propuesto cuando ya no se dis-ponga de fondos. Durante la evaluación del plan con-viene hablar de los modos en que va a cuantificar susdatos y reunir otros indicadores valiosos de éxitodesde una perspectiva cualitativa y cuantitativa.

8. DifusiónAquí necesitará indicar cómo difundirá los progresosy conclusiones a los financiadores. Por ejemplo,¿difundirá usted la información mediante reuniones oconferencias, por métodos de Internet en tiempo real obasados en la red, por publicaciones, medios informa-tivos, presentaciones formales e informales?

9. PresupuestoEn la sección del presupuesto, tratará usted de la can-tidad total de dinero que se pide en la solicitud y paraqué se utilizará ese dinero. Tiene que exponer tam-bién cómo se vigilará y auditará el dinero. Expongalos siguientes apartados presupuestarios:

a) Personal - Enumere las personas y sus credencia-les, haga un breve resumen de la importancia quetienen en la propuesta, básicamente quién partici-


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pará y qué hará. Es decir, la persona, sus creden-ciales, el porcentaje de tiempo que dedicará alproyecto, y el costo.

b) Instalaciones, equipo y suministros - Exponga loque se precisa para realizar el proyecto. Examinetambién el coste de los viajes, el apoyo en la web,y los costos de publicación, correo y difusión.

c) Justificación presupuestaria - Escriba los motivos porlos que pide las distintas partidas del presupuesto.

d) Costos indirectos - Presente los gastos de su organi-zación. Ejemplos de ellos son los de electricidad,espacio de oficinas y almacén, ordenadores y telé-fono. Algunos financiadores no conceden dineropara esta clase de gastos.

Considere presenter su presupuesto en forma de tabla.

Recuerde que cuando presente el presupuesto y su justifi-cación ha de presentar los costos reales. Cerciórese deque está pidiendo un dinero que el financiador asigna.Por ejemplo, algunos financiadores no conceden dineropara alimentos, instalaciones o infraestructuras, ni paragastos administrativos. En las fases de planificación ypreparación del proceso de redacción de la propuestaprepárese cuidadosamente y solicite información paradeterminar exactamente qué gastos está dispuesto apagar el financiador. Algunas veces, un financiador con-cederá más dinero para determinadas tareas en ciertascategorias. Al final, resuma las categorias presupuesta-rias y el dinero solicitado, para facilitar la tarea de losexaminadores de la solicitud de fondos de proyecto.

Si usted no tiene experiencia en redactar y justificarun presupuesto, ésta es una sección que puede dele-garse en una persona experta financiera. Puedehablar con ella de sus ideas y ella se encargará de loscálculos de costos. Si desea más información sobre lagestión financiera, puede leer la siguiente fuente: CIE,Financial Management for Nurses (Gestión financierapara las enfermeras), 2001.


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Examen internoUna vez preparado el primer proyecto, todas las per-sonas que hayan participado en la redacción debenexaminar la propuesta para:

1. Verificar su claridad. La propuesta, ¿es clara, fácilde seguir y comprensible?

2. Cerciorarse de su concisión. ¿Ha escrito usted la pro-puesta de un modo conciso? ¿Ha transmitido sus ideasclaramente con un lenguaje sencillo? ¿Ha sintetizado yordenado sus ideas y los puntos principales de maneraque atraiga el interés y la atención del financiador?

3. Verificar la coherencia del estilo: Su estilo de redac-ción, ¿es coherente en el documento y está dispues-ta según las directrices del financiador?

4. Verificar si está completa: ¿Ha rellenado y respondi-do a todas las partes de la solicitud de fondos parasu proyecto?

5. Consultar con los principales interesados y los bene-ficiarios previstos para conocer sus ideas y aporta-ciones: ¿Ha consultado con los principales colabo-radores e interesados, ha reunido sus aportacionesy ha recibido sus cartas de apoyo?

6. Examinar el presupuesto con expertos financieros:¿Ha establecido cuáles son las necesidades finan-cieras para la propuesta? ¿Está completo el presu-puesto? ¿Son exactos los cálculos de usted? ¿Hapedido la ayuda y aprobación a expertos financie-ros dentro o fuera de su organización?

7. Finalizar la solicitud: ¿Ha pedido a una o dos perso-nas que hagan un examen final, preferiblemente alas personas que van a darle las cartas de apoyo

Preparar el documento definitivo1. Con el resumen de su propuesta y los elementos de

la solicitud prepare una lista que contenga toda lainformación sobre la propuesta de proyecto, asegu-rando ser conciso y puntual. Véase en el apéndice


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un ejemplo de lista para la presentación de unapropuesta de proyectos.

2. Mecanografíe la solicitud según las directrices delfinanciador y presente el resultado final de unamanera profesional.

3. Cerciórese de que va dirigida y se envía según losdetalles expuestos en la solicitud.

4. Cumpla el plazo de recepción de la solicitud.5. Siga en contacto con los funcionarios del organismo

encargados de la financiación, para cerciorarse deque su propuesta de proyecto se ha recibido.

6. Si su propuesta se financia, debe usted informar desus progresos de manera periódica, según las direc-trices que le hayan dado. La información periódicay los contactos con el financiador pueden ser útilescuando solicite futuros fondos para su proyecto.

7. Si su propuesta no se financia, debe seguirla para ver sipuede mejorarse y cuándo debe presentarla de nuevo.

8. Ejemplos de cartas de información, propuestas ypresupuestos pueden verse en el siguiente sitio webwww.npguides.org


Paso 3 . Redactar la propuesta - Puntos que hayque recordar

1. Siga las directrices del financiador y respete losplazos de presentación de la propuesta.

2. Refiérase a los elementos del resumen de la propuesta para cerciorarse de que se hanincluido en ella todos los contenidos.

3. Examine la propuesta y busque a otraspersonas que le ayuden a examinarla ycorregirla para mayor claridad, concisión ycoherencia del estilo.

4. Determine todas las necesidades presupuestariasy verifique los cálculos presupuestarios conexpertos y colaboradores financieros.

PASO 4. CONSEGUIR FINANCIACIÓN

El proceso de examen de la propuesta

Cuando haya completado la lista (véase el Apéndice1), estará usted preparado para enviar al financiadorla propuesta de proyecto. Acuérdese de cumplir todoslos requisitos del financiador en cuanto al número deoriginales, en papel y en soportes electrónicos o endiscos, que se precisan.

Durante el proceso de examinación, las propuestaspueden rechazarse por diversos motivos. Ellos puedenser de carácter mecánico o metodológico, o sencilla-mente porque el financiador decide que no es unasunto prioritario en el momento del examen.(Locke,Spirduso & Silverman 2000) Algunas de las razonesmecánicas por las que se rechaza una propuesta deproyecto o solicitud de fondos son: su presentaciónfuera de plazo, no seguir las directrices en cuanto alcontenido, formato y longitud de la propuesta, o unacalidad de redacción deficiente o poco convincente.Por otra parte, puede ser que algunos aspectos meto-dológicos, como la finalidad, las metas y objetivosprincipales, no estuvieran claros, o que la informaciónde base y la justificación fueran deficientes. O lasestrategias, objetivos o plazos no eran realistas, laevaluación era débil o el presupuesto era demasiadogeneral o amplio para poder relacionar claramentelos costos con los principales sectores de actividad.

Características y puntos débiles comunes de las solici-tudes de propuestas de proyectos1

Nombre de proyecto: Los títulos de algunos proyectosno trasmiten claramente el centro de interés del pro-yecto. Las personas que lean el título han de poder

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1 En el Programa Liderazgo para el cambio, del CIE™ se da a los partici-pantes una amplia formación para preparar solicitudes eficaces de pro-yectos y gestionar los fondos recibidos. Mediante las experiencias delCIE en más de 50 países, hemos ayudado a los participantes a evitaralgunos de los puntos débiles comunes característicos en las solicitudesde financiación.

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adquirir una idea acertada del asunto. Un buen títuloanima a las personas a seguir leyendo, mientras queun mal título puede desanimar al lector.

Finalidad y metas principales: Un error muy general estratar de incorporar demasiadas cosas, de maneraque se pierde el centro de interés.

Información de base y justificación: Algunas veces éstaha de ser más fuerte para describir y justificar la perti-nencia del proyecto, y para convencer al financiadorde que es importante.

Estrategias, metas, tiempos: Esta sección es importanteporque debe convencer al financiador de que los solici-tantes son capaces de conseguir los resultados deseados,o tienen muchas posibilidades de conseguirlos.

Planes de evaluación y sostenibilidad: Algunas vecesse olvida hacer un plan de evaluación o exponer lamanera en que va a sostenerse el proyecto cuando yano se disponga de financiación.

Presupuesto: Con frecuencia el presupuesto está malhecho y las personas no siempre buscan ayuda o con-sejo cuando deberían hacerlo. Algunos presupuestosson demasiado generales y sus conceptos son dema-siado amplios para poder relacionarlos claramentecon los sectores de actividades del proyecto. Si lehacen preguntas como: “¿de dónde se espera quevenga lo esencial de la financiación?” o “¿qué proba-bilidades hay de conseguir otra financiación?”,debeusted responder a ellas. No las deje en blanco.

Vigilancia y auditoría: Averigüe lo que se precisa aeste respecto. Si tiene dudas, lea las directrices delfinanciador.

Credenciales: Cuando se piden las credenciales de lossolicitantes, lo que el financiador quiere saber es si el

personal del proyecto tiene la experiencia y los cono-cimientos necesarios para contribuir a la ejecuciónexitosa del proyecto. Tienen que estar convencidos deque dan el dinero a personas fiables que probable-mente lo emplearán prudentemente y de manera queinfluya lo más posible en los resultados deseados. Nose limite a enumerar las cualificaciones y experien-cias. Incluya observaciones sobre su pertinencia parael proyecto concreto que se propone.

Cartas de apoyo: Estas cartas se piden frecuentemen-te. Deben provenir de los principales interesados quepuedan corroborar y justificar por qué el proyecto esimportante, y qué ventajas pueden obtener de él losinteresados. Si no se toman precauciones a este res-pecto, los financiadores podrían preguntar “¿Por quéno se han ocupado de ello? ¿Significa eso que nocuentan con el apoyo de los interesados? En ese caso,¿por qué debemos apoyarlos nosotros?”

Contacto clave: Es muy importante nombrar a una per-sona como contacto clave, con amplios detalles paralas relaciones. Favorece la comunicación y se identifi-ca así a una persona responsable de que se cumplanlos requisitos del financiador, tales como la informa-ción sobre los aspectos financieros y los progresos delproyecto.

Fecha límite: Para que las solicitudes se tomen en con-sideración, debe respetarse la fecha límite. Si hubieseproblemas reales, debe preguntarse si es posible unaprórroga.

Aun cuando se conozcan los motivos de la denega-ción de una propuesta de proyecto, debe pedirse másinformación para poder aprender por experiencia orevisar la propuesta y volver a presentarla, si procede


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Paso 4. Presentación de la Solicitud - Puntos que hayque recordar:

1. Conozca con claridad las expectativas del finan-ciador y el proceso de examen de la propuesta,antes de presentar la solicitud de fondos para suproyecto.

2. En la solicitud de fondos para su proyecto evitelos aspectos y los puntos débiles comunes:

• Ha de tener un título del proyecto que transmitaclaramente su centro de interés.

• No incorpore demasiadas cosas en las metasprincipales.

• Prepare una sección sólida sobre los anteceden-tes, en la que se justifique y describa la importan-cia del proyecto.

• Pida ayuda para elaborar el presupuesto.• Averigüe lo que se necesita para el seguimiento y

auditoría del presupuesto.• Cerciórese de que las credenciales del personal

se adaptan a los conocimientos y pericia necesa-rios para la eficaz ejecución de un proyecto.

• Consiga cartas de apoyo de los principales cola-boradores e interesados que puedan apoyarle yjustificar por qué el proyecto es importante y québeneficios les reportará.

• Nombre a una persona como contacto principal.• Cumpla la fecha límite fijada por el financiador

para la presentación de la propuesta.


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REFERENCIAS Y APÉNDICE


REFERENCIAS

Locke L, Spirduso W & Silverman S (2000). Proposals that work:A guide for planning dissertations and grant proposals (4th

Edition), Thousand Oaks: Sage Publications, Inc.

OMS (1986). Wrirting a funding proposal: It’s easy as 1, 2, 3(Redactar una propuesta de financiación: es tan fácil como 1, 2,3), ref. WHO/HMD/NUR 86.2.

Otros recursos del Consejo internacional de enfermeras (CIE), queson importantes para la redacción de propuestas de proyectos.

CIE (2003). Directrices éticas para la investigación de enferme-ría. Estas directrices revisadas contienen los principios éticospara las enfermeras que hacen investigaciones, y contienen tam-bién orientaciones sobre la integridad en la investigación, elconsentimiento informado, la seguridad de los datos y la vigilan-cia. Puede adquirirse en la Librería del CIE: www.icn.ch

CIE (2001). Financial Management for Nurses (Gestión financie-ra para las enfermeras). Monografía de fácil utilización queexplica lo que las enfermeras han de saber sobre la gestiónfinanciera, y por qué han de saberlo. Trata de proporcionarconocimientos básicos e instrumentos prácticos para quienesempiezan en este sector. Facilita información útil para gestionareficazmente los recursos y presupuestos y para contribuir a laadopción de decisiones en el cambiante entorno actual desalud. Puede adquirirse en la Librería del CIE: www.icn.ch

CIE (2001). Escribir para publicaciones. En esta monografía sedan indicaciones valiosas para escribir bien. Puede adquirirseen la Librería del CIE: www.icn.ch

CIE (1996). La planificación de recursos humanos para la enfer-mería. Con un método progresivo, en este documento se expo-nen los aspectos técnicos del proceso completo de planificaciónde los recursos humanos. Puede adquirirse en la Librería del CIE:www.icn.ch

CIE (1996). Guía práctica para la investigación de enfermería.Esta guía es útil para las enfermeras que empiezan a conocer lainvestigación de enfermería. Aporta modos útiles para que lasenfermeras contribuyan a mejorar la calidad de su práctica pro-fesional mediante la investigación. Este texto puede ser de utili-dad para las enfermeras que redactan propuestas de proyectos

para investigación. Puede adquirirse en la Librería del CIE:www.icn.ch

SITIOS Y RECURSOS EN LA WEB

Consejo internacional de enfermeras: www.icn.ch

Fondos internacionales y sus financiadores: www.fundsnetservices.com

Guías sin fines lucrativos, instrumentos de redacción de propues-tas de proyectos para organizaciones sin fines lucrativos:www.npguides.org

Universidad de Wisconsin: www.grants.library.wisc.edu/organi-sations/proposalwebsites.htmlwww.library.wisc.edu/libraries/Memorial/grants/proposal.htm

Organización Mundial de la Salud y sus oficinas regionales:www.who.int

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LISTA PARA LA SOLICITUD DE FONDOS

Este documento tiene por objeto ayudar a organizar la solicituddefinitiva de los fondos para su proyecto, que ha de enviarse alfinanciador.

Tiene los elementos básicos que se han expuesto en lasDirectrices para redactar propuestas de proyectos. Su finalidades hacer que usted se cerciore de que ha incluido en la solicitudtoda la información que se pide.

Título de la Solicitud de la propuesta de proyecto y principalespersonas de contacto:

– Nombre del proyecto.– Nombre, credenciales, puesto, departamento e institución

de la persona o personas de contacto. – Dirección postal, teléfono, fax y correo electrónico.

Propuesta:– Introducción– Antecedentes – Importancia– Colaboración – Metas y objetivos – Principales métodos, estrategias, objetivos actividades y

plazos – Evaluación y sostenibilidad– Difusión– Presupuesto y su justificación – Documentos y cartas de apoyo y demás pruebas

pertinentes

Consideraciones sobre el formato de la propuesta de proyecto:

– Espacio según las directrices para la solicitud (único odoble) en todas las páginas inclusive en los gráficos, cifras,cuadros, apéndices, etc.

– Todas las páginas están numeradas.– Márgenes y mayúsculas según las indicaciones del financia-

dor.– Título y subtítulos en todas las secciones de la propuesta.– La ortografía, puntuación, gramática y estructura son

correctas.


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– Todas las abreviaturas están explicadas, por ejemplo nodebe emplearse OPS ni otras abreviaturas de organismossin expresar su significado: OPS (OrganizaciónPanamericana de la Salud)

– Se adapta a la longitud de página requerida

Figuras, cuadros, gráficos e ilustraciones

– Cada figura, cuadro y gráfico figura en página aparte (osegún las directrices dadas para la solicitud) con unaleyenda.

– Están numeradas consecutivamente y se hace referencia aellas en el texto.

Referencias

– En página aparte y por orden alfabético.– Se adaptan a las directrices dadas para la solicitud.– En la lista de referencias sólo figuran las referencias que se

encuentran en el texto. Decida si necesita una sección espe-cial para recomendar otras referencias relacionadas con elasunto tratado.

Apéndices

– Cada uno de los apéndices está bien numerado, por ordencorrelativo después de la primera mención que figura en eltexto de la propuesta.

– Cada uno de los apéndices figura en página aparte


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Reservados todos los derechos, incluido el de traducción a otros idiomas.Queda prohibida la reproducción de la presente publicación, en su totali-dad o en parte, (por impresión, fotocopia, microcopia o cualquier otromedio), su almacenamiento en sistemas de recuperación su transmisión encualquier forma y su venta, sin autorización expresa y por escrito delConsejo Internacional de Enfermeras. Pueden reproducirse sin autoriza-ción extractos breves (menos de 300 palabras) a condición de que se citela fuente.

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ISBN: 92-95040-40-6 Impreso en Suiza

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