1. e-Invoicing & Digital ArchivingAdobe Livecycle Enterprise SuiteKeynectis PostNLe-Invoicing | OutboundAntwerpen 17 maart 2013Bert Jans Bert JANSSolution Consultant e-Invoicing+32(0)475 20 99 50Consultant e-Invoicing Solution +32(0)475 209950bert.jans@icredit.bewww.icredit.be bert.jans@icredit.be www.icredit.be

2. e-Invoicing & Digital Archiving 3. iCredit in het kort Mensen, Processen & Technologie voor verbetering van de Order-to-Cash cyclus Totaal oplossing van Professionele Services & Software Toepassingen Sinds 2006 kantoren in Kontich (B) en Houten (NL) > 50 klanten > 100 afgewerkte interim projecten > 20 software implementaties Maken deel uit van de Cronos Groep 4. Cronos in het kort Innovatieve groep gericht op het integreren en leveren van ICT oplossingen Sinds 1991 100% Belgisch financieel onafhankelijk Marktgerichte aanpak, ICT als middel End-to-end diensten / volledige value chain > 2500 medewerkers - 300 mio omzet - 5% winst voor belastingen(2012) Partnerships met alle vooraanstaande ICT constructeurs 5. Enkele ReferentiesProfessional Leasing Logistics Manufacturing ChemicalsServices 6. iCredit - e-Invoicing Solution Document creatie gebruikmakend van het Adobe Lifecycle platform Electronic Document Signing door Keynectis met CDS certificatie Beheer/opmaak van templates Multi-channel afleveringsmethodes en follow up Wettelijk digitaal archief Onboarding consultancy & implementatie diensten 7. Opportunities e-Invoicing/e-Billing Kostprijs handmatige factuur versus elektronische( 60,00 personeelskost/uur incl. overhead, infrastructuur e.a.) 8. Benefits e-Invoicing/e-Billing Complexere systemen 56% PDF system: 47% No e-Invoicing: 21%Complexere systemen 38%PDF system: 28%No e-Invoicing: 13% Complexere systemen 28% PDF system: 22% No e-Invoicing: 9%Bedrijven die e-Invoicing uitbesteden aan een BSPerspenderen overall meer tijd en middelen om hunfacturatieproces te optimaliseren en te verbeteren.Gevolg: gevoelig meer benefits 9. Opportunities e-Invoicing/e-Billing Belgische markt Briefwisseling via post daalt jaarlijks met 3%. Deze is vooral voelbaar intransactionele post Facturen, herinnneringen, Op 900 milj. facturen 1% tot 3% via e-Invoicing Adoptiegraad 25% jaarlijks 41% van alle facturen via KMOs 12% worden verzonden van grote naar grote ondernemingene-Invoicing via EDI Telecom en nutsbedrijven pushen e-Invoicing naar consumer 10. Opportunities e-Invoicing/e-Billing Inkomende facturen (inbound) Snellere verwerking mits gebruik van XML, UBL 2.0 ERP onafhankelijk Eenvoudige archivering en retrieval Secured archiving constantly updated Tijdsbesparing 11. Opportunities e-Invoicing/e-Billing Uitgaande facturen (outbound) Klantvriendelijk mits gebruik van Secure Signed PDF in combinatie met XML UBL2,0 Snelheid levering snellere betaling Track & trace: bewijs ontvangst, herzenden, opvolging, Extra: online betaling, klantenarchief, anderen documenten meesturen, marketing info toevoegen, Beter debiteurenbeheer Milieu MUTCH CHEAPER 12. Opportunities e-Invoicing/e-Billing Archivering Amazon Technologisch marktleider - up-to-date - onafhankelijk 100% veilig in the cloud Amazon S3 (simple storage server) or local Archivering in Europa (IRL) volgens Europese richtlijn. Ook andere werelddelen als dit vereist is. Geen kasten, geen papier, geen infrastructuur, geen ruimte Veilig Overal consulteerbaar d.m.v. webservices (sender & receiver) 13. Opportunities e-Invoicing/e-Billing Enkel de gekwalificeerde elektronische handtekening staat opgelijke voet met een geschreven handtekening De elektronische handtekening zorgt voor het omkeerbaar bewijs. Het is aan de fiscus is om aan te tonen dat de handtekening niet geldig is. Iedere andere vorm van Authenticiteit en Integriteit dient aangetoondte worden door de sender en/of receiver van de respectievelijkefactuur. Ook tijdens de periode waarin de documenten dienengearchiveerd te worden.(Belgi: 7+1 jaar voor handels 15+1 jaar voor investeringsfacturen.) 14. Opportunities e-Invoicing/e-Billing Juridisch - Authenticiteit en Integriteit Fiscus stelt papieren en elektronische facturen gelijk mits: De authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud en leesbaarheid gewaarborgd worden en dit gedurende de hele bewaringstermijn (7 jaar voor handelsfacturen en 15 jaar bij de aankoop van onroerende goederen). - Authenticiteit: het waarborgen van de identiteit van de leverancier of de uitreiker van de factuur - Integriteit:het feit dat de inhoud die voorgeschreven is door de toepasselijke regels inzake de facturering geen wijziging heeft ondergaan. Deze voorwaarden moeten zowel door de leverancier als door de klant kunnen worden aangetoond. het is bij deze bewijslast dat vaak het schoentje knelt. Voor een papieren factuur is het vaak voldoende dat men in het bezit is van de originele factuur. Voor een elektronische factuur is dit iets anders. . - Wat op het scherm staat kan gemanipuleerd worden . - Een factuur in WORD of in PDF formaat is gemakkelijk aan te passen, 15. Opportunities e-Invoicing/e-Billing Juridisch - Authenticiteit en Integriteit VOOR 1/1/2013: De authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud wordt gekenmerktdoor een elektronische versleuteling met een elektronische handtekening of viaEDI SINDS 1/1/2013: - three way matching Elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur enerzijdsen een levering van een goed of een dienst anderzijds aantoontHt voorbeeld: three-way-matching. de bestelbon de leveringsbon of vervoersdocument de betalingOFDoor een elektronische versleuteling met een elektronische handtekening of via EDI 16. Opportunities e-Invoicing/e-Billing Juridisch - Authenticiteit en Integriteit Vanaf 1/1/2013: Geen verplichting om met een Billing Service Provider (BSP) te werken De belastingplichtige is verantwoordelijk voor het uitreiken, ontvangen,verwerken en/of bewaren van de geldige factuur. Grensoverschrijdende transacties Rekening houden met de lokale reglementering. Sommige landen eisen een expliciete en uitdrukkelijke toelating van de tegenpartij om met e-facturatie te kunnen starten. Andere landen aanvaarden niet het gebruik van een derden-methode(onafhankelijk platform) Nog andere landen eisen een papieren kopie. Archivering Is gespecifieerd en verblijft in de digitale sfeer. Als document elektronisch verstuurd dan elektronisch archiveren Papieren verzending = papieren archivering of een legale omzettingnaar een elektronische versie. 17. iCredit Solution Architecture 18. iCredit Solution Architecture SENDERiCREDIT Post/Print RECEIVER TypeInvoice Auto DeliveryAdditionalPUSH. XMLMarketing . TECCOMPUSH. UBL 2.x SFTP ERPFormats. OB10. EDI SFTP Custom Made. . UnpackUBL 2.xfrequentlyLink toOB10 iCmail . PDFEDI . XML PUSH csv, txt . UBL 2.x Y. OB10. EDI. DocRef genereation. . XML(n) N . Transformation Templates PDF. Integration PUSH. PDF generation. Digital Signing. TimestampPUSH ERP syncPRINTEIPPMS/SQL PUSHPUSHGeneration PUSH Management FAX Business Data WebPortalIntelligence AanmeldingPUSH LOCAL PRINTReporting Data PULLWebPortal Archief InvoicePULL AmazonS3 StorageAdditionalsPULL Track & Trace MetadataStorageWebPortal 19. Opportunities e-Invoicing/e-Billing Opmaak en beheer templates facturen Lay-out van de facturen wordt vastgelegd in templates en gehosted bij iCredit Flexibiliteit wordt aangeboden door de template(s) dynamisch te ontwerpen. Non-data delen zijn variabel zoals: Logo en logo positie Kop- en voettekst Indeling van de tabellen Kleuren De template(s) zijn taalafhankelijk. In principe NED, ENG, FRA en DUI Lege tabellen worden gerendered Marketingboodschappen kunnen toegevoegd worden zodat er XML is stuurt alle acties op basis van parameters van de sender 20. Adobe Lifecycle Enterprise Solution 21. iCredit e-Invoicing Solution Best-of-breed, single system Flexibility for customization to customer needs One-Stop-Shop for the whole process from A to Z Full service, turn-key solution Professional 24/7 Service & Monitoring Desk 22. 22