1

Doing Business in Canada:  People IssuesDecember 1, 2011

Phebe ChanAndrea Raso Amer

2

Labour & Employment Law

3

Labour & Employment Law:

Key Differences Between U.S. and Canada

1. No “at‐will” employment 

2. Constructive Dismissal

3. Overtime entitlement

4. Leaves of absence

5. Workers Compensation

4

Key Differences Between U.S. and Canada cont’d

6. Group terminations

7. Drug and alcohol testing

8. Benefits

9. Successor employer

10. Restrictive Covenants

5

Overview

• Provincially governed (except banks, transport, telecommunications)

• Minimum employment standards governed by legislation

• Labour relations governed by separate legislation

6

1. No “at‐will” employment

• Minimum notice pursuant to employment standards legislation applies to everyone (e.g. one week of notice per year of service to a maximum of 8 weeks)

• But, common law provides more

• No formula:  Age; length of service; character of employment; availability of alternative employment; any other factor court considers relevant

7

To avoid common law notice:

* Employment ContractDO – Carefully state the amount of notice to be 

provided on terminations, which must be at least minimum employment standards

DO – State that no further amounts owing pursuant to common law

DO – Address benefits

8

“Cause” for termination

• Very high threshold

• No “near cause”

9

2. Constructive dismissal

• A change to a fundamental term or condition of employment

• Common law notice owing

DO – Provide as much notice as possible if changing a fundamental term or condition of employment

DO – Provide for flexibility in job duties where possible

10

3. Overtime entitlement

• “Salaried” employees not necessarily exempt from provincially legislated overtime

• Managerial and high tech exclusions

DO – State whether overtime applies in contract

DO – Avoid setting hours of work for managersand high tech professionals

11

4. Leaves of Absence

• Legislated leaves of absence include: pregnancy leave – maximum 17 weeksparental leave – maximum 35 weeks

• Family responsibility/compassionate care leaves

• No statutory “sick leave” but disability benefits plan must be considered

12

5. Workers Compensation

• Administered by provincial governments

DO – Any entity with one or more employees inCanada must register with Workers Compensation Boards

13

6. Group Termination

• Layoffs of 50 or more employees

DO – Provide extended notice pursuant to provincial statute

DO – Notify the government Director responsible for Employment Standards

14

7. Drug and Alcohol Testing

• Pre‐employment and random testing is rare – only for highly safety‐sensitive positions in some provinces

• Allowed for accidents or near misses where a “reasonable suspicion” of impairment

• Allowed where employee has a history as party of terms of employment

DO – Have a drug and alcohol policy compliant with laws of the province

DO – Consider duty to accommodate to point of “undue hardship” pursuant to human rights legislation

15

8. Benefits

• Government funded basic health care

• Not required by law but many employers offer:  extended health; dental; AD&D; life; disability/income replacement

16

9. Successor Employer

• Broad definition of a “sale of a business”e.g. asset purchase; lease; purchase from atrustee in bankruptcy

• Become bound to any existing collective agreement

• Employees retain original service date with the vendor

DO – Seek a summary of vendor’s employees’ service dates and any contract terms regarding termination

17

10. Restrictive Covenants

1. Confidentiality

2. Non‐solicitation

3. Non‐competition

*  Courts will not blue pencil/amend clauses to make them enforceable

18

Governing Bodies

• Employment Standards Tribunals

• Human Rights Commissions/Tribunals

• Labour Relations Boards

• Workers Compensation Boards

• Supreme/Superior Courts or Courts of Queen’s Bench

19

“DOs”Contractually:

DO – Carefully state the amount of notice to be provided on terminations, which must be at least minimum employment standards

DO – State that no further amounts are owing pursuant to common law

DO – Address benefits on termination

20

“DOs” cont’d

DO – Provide for flexibility in job duties where possible

DO – State whether overtime applies

DO – Avoid setting hours of work for managersand high tech professionals

21

“DOs” cont’dDO – Give as much notice as possible of a job 

change

DO – Any entity with one or more employees inCanada must register with Workers Compensation Boards

DO – Provide extended notice pursuant to provincial statute if terminating 50 or more employees and notify the government Director responsible for Employment Standards

22

“DOs” cont’d

DO – Have a drug and alcohol policy compliant with laws of the province

DO – Consider duty to accommodate to point of “undue hardship” pursuant to human rights legislation

DO – On a corporate transaction, seek a summary of vendor’s employees’ service dates and any contract terms regarding termination

23

IntroductionCanadian Immigration – How does it affect you?

24

Canadian Immigration 

• About 1 in 5 Canadians were born outside Canada

• Only 44% of Canadians say they follow immigration issues closely, versus 62% of Americans and 69% of Europeans 

• Canadian immigration work involves technically challenging and time sensitive strategizing within an evolving policy framework, across various time‐zones and differing administrative regimes.

25

Recent Trends• Citizenship and Immigration Canada: 

– Approximately 10 to 30 news releases per month

– Over 35 statements in 2011

– Over 10 speeches made in 2011

– 11 Operational Bulletins this month

26

Canadian Immigration – The Future

“By the 2020s, all population growth is expected to come from immigration, and many sectors of the economy (transport, primary industry, construction) will be dependent on foreign workers.”

‐ Schroder Investment Management, 2011

27

Canadian Immigration – The Future

• Today, 70% of people are at working age

• In 25 years, 60% of people will be at working age

• By 2025, Canada faces a predicted national shortage of over 1 million qualified workers

28

Americans in Canada 

• The number of Americans applying in Canada for temporary work visas doubled between 2008 and 2010

• Americans form the second largest group of temporary workers in Canada (Filipinos form the largest)

• Americans have easier entry and application submission in Canada as the US is a visa‐exempt country

29

Canadian Immigration IntroductionStatus Categories, Government Departments, Law, Regulations, and Visa Requirements

30

Status Categories

• Temporary Resident:  is given temporary permission to visit, reside, study and/or work in Canada

• Permanent Resident:  has the right to reside in Canada permanently, does not have the ability to vote and run for office or to carry a Canadian passport

• Citizen:  is born in Canada or naturalized in Canada

31

Government Departments

• Canada Border Services Agency (CBSA):  refers to customs and immigration offices/officers at the ports of entry (protects borders)

• Citizenship and Immigration Canada (CIC):  refers to immigration departments within Canadian visa offices (i.e., Consulates and embassies) and in‐land offices/processing centres (provides the privilege of entering Canada)

• Service Canada (includes officers of Human Resources and Social Development Canada – HRSDC):  responsible for determining labour shortages and issuing Labour Market Opinion confirmations (protects jobs)

32

Immigration and Refugee Protection Act (SC 2001, c.27) and Regulations (SOR/2002‐227)

• Canadian immigration is governed by the Canadian Immigration and Refugee Protection Act  (“IRPA”) and Regulations 

• Like the Immigration and Naturalization Act in the USA, the IRPA and Regulations are interpreted by government officials in accordance with:

– Operational Manuals– Operational Bulletins– Federal, Provincial and internal policies

33

Visa Requirements

• Citizens of certain countries will require Temporary Resident Visas (“TRV”) before seeking entry (under any circumstances) to Canada (i.e. Philippines, China, India)

• Citizens of visa‐exempt countries (i.e. US, UK, Hong Kong) may seek entry to Canada without first obtaining a visa

• Biometric passports allow some visa‐requiring foreign nationals the ability to bypass the requirement (Polish and Lithuania citizens)

34

Visa Requirements (cont’d)

• Where a visa‐required individual is seeking entry to Canada for more than 6 months (as a visitor, student or worker), a medical examination may also be required if the individual has spent more than 6 months out of the last 12 months in a designated territory 

•Other information, like police certificates/clearances from any countries where the individual has spent more than 6 months, may also be required prior to visa issuance

35

Business ImmigrationBusiness Visitors

36

Business Visitors ‐ IRPA Regulations

•No work permit required

•R.186. A foreign national may work in Canada without a work permit (a) as a business visitor to Canada within the meaning of section 187;

•Business visitors

•R.187. (1) For the purposes of paragraph 186(a), a business visitor to Canada is a foreign national who is described in subsection (2) or who seeks to engage in international business activities in Canada without directly entering the Canadian labour market.

37

• Specific cases• (2) The following foreign nationals are business visitors:• (a) foreign nationals purchasing Canadian goods or services for a foreign business or government, or receiving training or familiarization in respect of such goods or services;

• (b) foreign nationals receiving or giving training within a Canadian parent or subsidiary of the corporation that employs them outside Canada, if any production of goods or services that results from the training is incidental; and

• (c) foreign nationals representing a foreign business or government for the purpose of selling goods for that business or government, if the foreign national is not engaged in making sales to the general public in Canada.

38

• Factors

• (3) For the purpose of subsection (1), a foreign national seeks to engage in international business activities in Canada without directly entering the Canadian labour market only if

• (a) the primary source of remuneration for the business activities is outside Canada; and

• (b) the principal place of business and actual place of accrual of profits remain predominately outside Canada.

39

Business Visitors ‐ Operational Bulletin 306

• Visa officers are now requested to encourage frequent in‐bound travelers to apply for multiple entry visas

• Visa officers are to issue multiple entry visas for as long a validity period as possible (up to 10 years minus 1 month)

• Applicant must be known to the visa office and have history of returning to their home country after traveling to Canada

40

Business Visitors

• Do not require work permits to conduct international business activity in Canada

• May still require a Temporary Resident Visa 

• “Apply” for entry as a Business Visitor each time they enter Canada, even if they have a multiple‐entry visa

• Have a maximum 6 month stay, which is extendable 

41

Business Visitor ‐ Conditions

1. Must have no intent to enter the Canadian labour market

2. Activity in Canada must be international in scope

3. Primary source of remuneration must be outside of Canada

4. Principal place of business is outside Canada

5. Accrual of profits of employers must be outside of Canada

42

Business Visitors

• Examples include:

– Attending business meetings

– Providing or receiving training

– Negotiating contracts  

– Meeting potential investors 

43

Business Visitors (cont’d)

• More examples:

– Attending seminars and conferences

– “Hands off” monitoring or reviewing of business activities

– Recruitment activities (e.g., hiring Canadian workers for new Canadian office location)

– After sales service pursuant to a Sales Agreement

44

Initial Assessment Questions

1. What are their current job titles and activities? 

2. What are their anticipated Canadian job titles and activities?

3. What is their work experience in relation to the anticipated Canadian activities?

4. Are there any applicable agreement clauses between the entities regarding travel to, or subsequent service in, Canada? 

5. Any previous problems entering Canada (for any purpose)?

6. Any criminal charges anywhere in the world?

7. Any serious or contagious medical conditions?

45

Business Visitor ‐ Tips for Entry

• Watch your language! 

• Bring supporting documents (i.e. Roundtrip ticket, hotel booking, contacts/agreements, certificates, invitations)

• Evaluate the implications of any promotional print materials, models, exhibits, or electronic information on cell, laptop, etc.

• Be cooperative and ask for a supervisor

• Get advice and have a lawyer’s phone number handy

46

Labour Market Opinions

47

Labour Market Opinions (LMO)

• Most work permit applications will first require an LMO.

• Granted by Service Canada, it is ultimately a determination (or a “confirmation”) that the skills of the foreign worker are required in the Canadian labour market for the job position, not the candidate.

• Factors which affect the determination of the LMO are set out under IRPA Regulations.  They ensure that the employment of the foreign worker will not adversely affect the employment opportunities of Canadian citizens / permanent residents.

48

Labour Market Opinions (LMO) (cont’d)

• Specifically, Service Canada considers:

– Whether the employment of the foreign national will result in direct job creation or job retention for Canadian citizens or permanentresidents;

– Whether the employment of the foreign national will result in transfer of skills and knowledge for the benefit of Canadian citizens or permanent residents;

– Whether the employment of the foreign national will fill a labour shortage;

49

Labour Market Opinions (LMO) (cont’d)– Whether the terms of employment offered to the foreign national are 

consistent with the prevailing wage rate for the occupation and working conditions;

– Whether reasonable efforts were made to hire or train Canadian citizens or permanent residents; and

– Whether the employment of the foreign national will adversely affect the settlement of any labour dispute or the employment of any person involved in the dispute.

50

Labour Market Opinions (LMO) (cont’d)

• The employer makes the application for a specific job position, not the foreign worker.  

• Current processing times (approximate) for LMOs with Service Canada:

– Ontario: 8 weeks– British Columbia: 10 weeks – Alberta, Saskatchewan, Manitoba: up to 12 weeks

• Once the LMO Confirmation has been obtained, the foreign worker may then apply for a work permit with CIC at a Canadian Visa Office abroad or, if applicable, at a port of entry.

51

Business ImmigrationWork Permits

52

Work Permits

• “Work” is defined in the Immigration and Refugee Protection Act (IRPA) in Regulation 2, as follows:

“An activity for which wages are paid or commission is earned, OR that is in direct competition with the activities of Canadian citizens or 

permanent residents in the Canadian labour market.”

• Is the Foreign Worker providing a service for which one would normally pay a Canadian / Permanent Resident to perform?

53

Work Permits (cont’d)

•Temporary in nature (usually 1 year in recent times and previously up to 3 years)

•Usually, employer, position and/or location specific (exceptions include: work permits issued to spouses of work permit holders or study permit holders, work permits issued to applicants awaiting in‐land spousal sponsorship applications, youth exchange programs, or refugee applications)

54

Work Permits (cont’d)

• The foreign worker must depart from Canada upon expiry (unless other measures are put into place before expiry date)

• Continuing the work permit – no real “extension” of most work permits is allowed

• Implied status allows working while an application is processing in Canada

55

Work Permits – LMO Exemptions

– International Treaties/ Agreements: 

•GATS, NAFTA, Chile, Peru, Columbia, etc.

– IT Workers Program

– Post‐graduates (who have obtained student permits and graduated from Canadian post‐secondary institution)

56

Work Permits – LMO Exemptions (cont’d)

– International students

– Working Holiday Programs / Youth Exchange Programs

– Spouses of work permit holders (with exceptions)

– “Significant Benefits” category

57

LMO Exempt Professionals

• NAFTA, GATS and other Free Trade Agreements allow for citizens of these countries to obtain work permits without an LMO if all these exist:

– The position offered in Canada falls under one of the listed professional categories (include: engineers, geologists, accountants) and if applicable, licensing is obtained for working in the profession

– The applicant possesses the minimum education or work experiencerequirement for that category (usually, a Bachelors degree and/or applicable licensure – no equivalencies)

– A job offer from a Canadian company

58

LMO Exempt Intra‐Company Transferees

•Both the Immigration and Refugee Protection Act (IRPA) and international treaties allow for the transfer of personnel to Canada from related foreign entities:

– Canadian company and foreign company with which the foreign worker is currently employed must possess proper corporation relationship (ie. parent, subsidiary, affiliate by common ownership)

59

LMO Exempt Intra‐Company Transferees(cont’d)

– Foreign worker must fall within the senior managerial (NOT front‐line supervisors), executive/ essential function or “specialized knowledge” categories and be transferring to such a position

– Foreign worker must have been employed with foreign entity for at least 1 continuous year within the past 3 years

60

LMO Exempt IT Workers (BC Only)• Temporary facilitated process for Information Technology specialists in British Columbia

– Under the facilitated process, employers wanting to hire foreignworkers in any of the 7 IT occupations covered under this process, are deemed to have an implied Labour Market Opinion. 

– Please note that the company must notify Service Canada and the Ministry of Jobs, Innovation, and Tourism of their intention to hire an 

an individual as under this program.

– Program is scheduled to expire on December 31, 2011

61

LMO Exempt IT Workers (BC Only) (cont’d)

• Senior Animation Effects Editor (NOC 9990.1) 

• Embedded Systems Software Designer (NOC 9990.2) 

• MIS Software Designer (NOC 9990.3) 

• Multimedia Software Developer (NOC 9990.4) 

• Software Developer—Services (NOC 9990.5) 

• Software Products Developer (NOC 9990.6) 

• Telecommunications Software Designer (NOC 9990.7) 

62

LMO Exempt Post‐Graduate Work Permits

• Foreign students who have obtained study permits to study in Canada and graduate from a Canadian post‐secondary institution may apply for post‐graduate work permits to work in a position NOT necessarily related to their field of study.

– Minimum of 8 months of study

– Must apply within 90 days of graduation or date of official transcript

– Length of work permit ranges from 8 months to 3 years

– Processing times are very short 

63

International Student Off‐campus Permits

• Allows international students studying in Canadian post‐secondary institution to work off‐campus:

– Must possess a valid study permit and comply with all eligibility requirements and restrictions

– Must have completed at least 6 months of past 12 months full time study

– Must have been, and continue to be, registered as full‐time students at a participating institution in a program other than ESL/FSL and continue to fulfill the terms and conditions of their study permit and work permit, as applicable

– Must have maintained satisfactory academic standing in their specific program of study

64

LMO Exempt Working Holiday or Youth Exchange Programs

• Apply from the country of citizenship outside Canada which usually has a reciprocal agreement

• Likely only one year validity

• This work permit is usually not extendable 

• Issued an open work permit which allows the holder to accept any job with any employer 

65

Open Work Permits for Family Members (BC Only)

• Spouses, common‐law partners and working‐age dependents of most temporary foreign workers will be eligible to obtain an open work permit in British Columbia 

• This expands the federal open work permit program only for spouses of students or skilled workers

• Test pilot program ends in February 15, 2013 with up to 1800 work permits to be granted

66

LMO Exempt Canadian “Significant”Interest Work Permits

•Significant Benefits to Canada– R.205 covers international agreements, reciprocal employment agreements, research, educational and training work, as well as public policy reasons

– Specifically, R. 205(a) allows for entry of foreign nationals who would create or maintain significant social, cultural or economic benefits or opportunities for Canadian citizens or permanent residents. 

67

Other LMO Exempt Work Permits

•PNP nominated individuals•Charitable or religious workers• Live‐in caregivers in Canada • In‐Canada spousal or common‐law applicants•Refugee claimants •Exchange professors or visiting lecturers• Seasonal agricultural workers from Jamaica• Free‐trade Traders or Investors

68

Business ImmigrationTemporary Foreign Workers

69

Temporary Foreign Workers 

• Under the Temporary Foreign Worker Program (“TFWP”), people come to Canada on a temporary work visas to fill labour shortages

• Workers have a fixed‐term contract that specifies the occupation, employer and place they must work 

• TFWs are not immigrants in the sense that many are not eligible to apply for permanent residence in Canada once their work permits expire

70

Temporary Foreign Workers (cont’d)

Top source countries for TFWs in Canada 2000‐2009: 

71

Temporary Foreign Workers (cont’d)

• Changes to the TFWP effective as of April 1, 2011: – A more rigorous assessment of the genuineness of the job offer;

– A 2‐year ban for employers who have violated contract agreements forwages and working conditions; and

– A limit of 4 years that a temporary foreign worker may stay in Canada and another 4 years gap before applying for another temporary work visa.

• If an employer has made a job offer to a worker who has reached or is close to reaching the 4‐year cumulative duration limit, the work permit application may be refused or the duration of the work permit may be limited 

72

Tips for Temporary Foreign Workers 

• TFWs should keep thorough records to document the time they have spent working in Canada 

• Worker must be able to provide to the CIC or CBSA officer documents that prove there were breaks from work during the  time period covered by their previous work permit

• Examples of legitimate breaks from work: – Extended unpaid leave– Parental leave– Periods of unemployment 

• After a TFW has reached their 4‐year cumulative limit, they will not be granted another one in Canada for an additional 4 years (apply for PR)

73

Tips for Temporary Foreign Workers (cont'd)

• Some workers will be exempt from the cumulative 4‐year duration regulation:

– TFWs in managerial or professional occupations– TFWs who have applied for permanent residence and received certain documents per the category

– TFWs are exempt from the Labour Market Opinion process– Consider applying for Permanent Residency immediately or after 1 or 2 years as a Temporary Foreign Worker

74

Provincial Nominee ProgramsAn overview and why it is relevant to you

75

Provincial Nominee Program

• PNPs accelerate the Permanent Resident and work permit application process for skilled and/or experienced workers, experienced business persons and their family members who want to settle in that province or territory permanently 

• Provinces and territories enter into a memorandum of understanding with the Federal government for a quota of Permanent Residence nominees.

• Each province is given the freedom to determine the key priorities and structure their PNP in accordance with such goals.

76

PNP Awareness – BC case study

• For example, in BC, skilled workers, health professionals, international students and post‐graduates can be nominated for expedited permanent residency 

• Once nominated, an LMO‐exempt work permit can be granted

• BC nominees in the occupation stream become aware of the program through: 

– Employers (22%)– Immigration lawyers (22%)– Other BC PNP applicants (17%) – Other (20%)

77

PNP ‐ Relevance

•Available in all provinces but Quebec and Nunavut

•Applicants receive expedited permanent residency

•Applicants can obtain a work permit within 1‐3 months depending on the Province or Territory

•PNPs help meet specific needs and priorities in the Province so it is region specific and sympathetic

•Advocacy for policy change is possible

Thank you

Andrea Raso Amer

+1 604 622 5152 

andrea.rasoamer@fmc‐law.com

Phebe Chan

+1 604 691 6414 

phebe.chan@fmc‐law.com

The preceding presentation contains information and examples of issues you should know about if you are looking to do Business in Canada. If you are faced with one of these issues, please retain professional assistance as each situation is unique.