Como Conduzir Reuniões Eficazes

• Uma reunião é um encontro de pessoas que visam atingir um objetivo específico.

• A reunião é uma importante ferramenta de comunicação, que facilita a tomada de decisão, resultado fundamental de uma reunião pois ela estimula, desenvolve e valoriza os profissionais. O problema está em como, por quê e para quê é utilizado esse recurso.

• Para tal é necessário definir claramente quais são os resultados esperados, ter as pessoas certas presentes à reunião e dominar o processo de condução eficaz.

REUNIÃO - CONCEITO

REUNIÃO - CONCEITO

• Reuniões são ferramentas fundamentais para provocar mudanças e obter soluções nas organizações.

• Possibilitam crescimento coletivo e aumento do entendimento de metas e objetivos. A reunião é o momento em que as competências do trabalho em equipe ficam mais claras e explícitas.

PRINCIPAIS OBJETIVOS

• integrar pessoas;• coletar sugestões a respeito do assunto em

pauta;• reforçar a comunicação de alguma idéia;• oferecer uma proposta;• vender uma idéia;• transmitir entusiasmo;• decidir sobre determinado assunto...

ANTES DE MARCAR UMA REUNIÃO, RESPONDA :

1. Essa reunião é realmente necessária?2. Existe alguma outra maneira de discutir o assunto ou distribuir a informação para as pessoas?3. O quanto essa reunião irá afetar a moral e produtividade das pessoas?4. O quanto essa reunião terá de impacto sobre a lucratividade da empresa?5. Você pode usar essa reunião para elogiar alguém?6. Você poderia fazer essa mesma reunião com trinta minutos a menos?

• Toda reunião deve ser organizada e a pauta, planejada.

• O líder da reunião deve cuidar para que a pauta seja cumprida e os integrantes precisam atingir um consenso antes de terminar a reunião.

COMO FAZER UMA REUNIÃO PRODUTIVA


• Defina um único propósito para a reunião.• Defina o objetivo.• Defina o resultado esperado.• Crie o conteúdo.• Faça com que o conteúdo possa ser

distribuído para todos os participantes.• Defina os participantes.

• Faça com que seja LEGAL participar. As pessoas QUEREM participar da reunião ou as pessoas TÊM que participar da reunião? As pessoas QUEREM ouvir você falar ou as pessoas TÊM que ouvir você falar?

• Peça a opinião dos outros participantes sobre possíveis itens que devem ser abordados na reunião.


PLANEJAMENTO

• Objetivo da reunião: o que você quer conseguir com ela? Uma decisão? O cronograma de um projeto? Brainstorming de uma nova idéia?

• Como a reunião vai ser dividida: não adianta entrar numa sala e começar a falar. Em geral, quando isso acontece o tempo só estoura e não se chega a lugar nenhum. Veja os passos que precisam ser dados para cumprir o objetivo da reunião.

• Estabeleça tempos: quanto tempo se vai gastar em cada parte da reunião?

PLANEJAMENTO

• Estabeleça quem vai te ajudar: alguém tem que documentar a reunião e, ao mesmo tempo, alguém precisa ajudar a manter as coisas de acordo com o cronograma. Já veja quem vai fazer isso antes (ou no comecinho da reunião)

• Estabeleça as regras: não custa nada estabelecer antes quando as perguntas serão feitas, se é preciso trazer alguma coisa já pronta, como as decisões serão tomadas, se os notebooks e celulares podem ficar ligados etc…

ALGUMAS REGRAS EFICAZES

• Pedir a todos que desejam apresentar um problema que se preparem antes respondendo às perguntas:

• Qual é o problema? • Quais são suas causas? • Quais são as possíveis soluções? • Qual é a melhor solução possível? • E, finalmente, escrevendo sua própria solução.

• Só convoque uma reunião quando totalmente indispensável;

• Deixe claro quem precisa participar e quem seria desejável que participasse;

• Estabeleça os objetivos, pauta e tempo para cada assunto.



• Envie material de preparação com antecedência (documentos, textos apoio, etc.)

• Não castigue os pontuais, premiando os atrasados;

• Lembre-se de que todos são humanos. Pessoas ficam dispersas – inove sempre. Se preocupe com os detalhes de acolhimento.

• Anote as questões “fora de pauta” em um lugar visível e as revise e enderece antes do final da reunião.


• Coloque responsáveis e prazos para todas as ações.

• Designe um participante para secretariar a reunião;

• Envie uma minuta com tudo o que foi discutido com prazo para comentários e depois transforme em ATA (documento).

• Faça o acompanhamento de todas as decisões tomadas.

MOTIVOS DE FRACASSO DAS REUNIÕES

• A reunião não é necessária • A reunião foi realizada por motivos errados • Foram chamadas as pessoas erradas• Falta o controle adequado • Ambiente ruim • Momento inadequado

PAUTA

• Data• Local• Hora de início e término• Agenda priorizada de assuntos• Participantes (convidados ou convocados)• Resultados esperados

ATA

• Data e local da reunião • Nomes dos participantes presentes• Objetivos da reunião • Assunto (conforme agenda de convocação)• Debates / conclusão do que foi adotado como

decisão • Responsáveis (quem será cobrado para que a

decisão adotada seja cumprida) • Prazos (tempo dado para implantar a decisão) • Data da próxima reunião • Assinatura de todos

DICAS

AGRADECIMENTOS

Business

Como Conduzir Reuniões Eficazes