Эффективность системы электронного документооборота

Эффект практического применения системы электронного документооборота

Роман ГалинскийНачальник отдела продажКомпания «ИНТЕРСОФТ»

Документ – инструмент коммуникаций внутри компании

Руководитель

Сотрудник

Организационно распорядительные документы (ОРД):•Приказы•Распоряжения•Указания•Постановления•Протоколы совещаний•Решения и прочие

Внутренние документы:•Служебные записки•Докладные записки•Планы•Отчеты•Инструкции•Заявки•Бюджеты•Ведомости и прочиеСотрудник

Документ – инструмент коммуникаций с внешним миром

РуководительСотрудник Сотрудник

Контрагенты

Внешняя корреспонденция: •Письма•Коммерческие предложения•Уведомления•Сопроводительные письма•Запрос•Прочее

Торговые документы:•Договора•Контракты ВЭД•Доп.соглашения•Протоколы •Прочее

Жизненный путь документа

Источник: Siemens Business Services

6% документов теряется80% из них никогда не находятся 1 документ дублируется в среднем 20 раз.

Статистика: бумажные документы

Затраты рабочего времени на обработку:

Секретарь - 75% Руководитель - 45%Сотрудник - 30%

На согласование, утверждение - 60%На поиск - 80%

Структурирование информации

В электронном виде любая информация сортируется легче.

Информация располагается в строго определенном порядке.

К нулю сводятся временные затраты при поиске и сортировке информации.

Бизнес процессы прозрачны, легко определяются узкие места.

Приведение документов и бизнес-процессов к стандартам ISO.

7 поводов перейти на электронный документооборот

Быстрый поиск

В электронном виде документы всегда под рукой.

Исследования Prisewaterhouse Coopers при бумажном документообороте:

6,5% документов теряется3,5% документов перепутаны11% и выше – сложно найти

Яркий пример: Фиджи – признавши потерю Декларации независимости от Англии, после 5 лет поиска запросили копию у правительства Великобритании


Страховка в чрезвычайных ситуациях

Яркий пример: 4 августа 2008 г. в Управлении земельных ресурсов Днепропетровска возник пожар, который сжег 360 кв.м. площади помещений и уничтожил архив бумажных документов.

Электронная база УЗР не пострадала. На сервере сохранилась вся информация по государственному земельному кадастру.


Конфиденциальность

В электронном виде, разграничить доступ к конфиденциальной информации проще.

СЭД имеет: Механизм аутентификации

Цифровые подписи

Многоуровневое разграничение доступа к информации согласно должностным инструкциям

Шифрование данных при передаче


Сближение отделов, служб

Информация хранится централизовано в одном месте.

СЭД регламентирует доступ к информации создавая единое информационное пространство

Ускоряются документопотоки между структурными подразделениями

Комфортная работа вне физического офиса (поддержка мобильных сотрудников)

Коллективная работа географически отдаленных подразделений.

Глобальный доступ к информации в режиме 24/7.


Экономия ресурсов

Статистика: при бумажном документообороте, 30% рабочего времени тратится на поиск и передвижение документов, при переходе на электронный документооборот этот показатель равняется 10%.

Экономия средств фонда оплаты труда:

100 чел * 2000 грн./мес.*20%=40 000 грн./мес.

480 000 грн./год

Дополнительная экономия:•канцелярия•расходные материалы•курьерская доставка


Привлечение инвестиций

Унификация бизнес процессов

Автоматизированный контроль соблюдения регламентов бизнес-процессов

Прозрачность управления

Улучшение экономических показателей

Инвестиционная привлекательность.


Модули СЭД

Основные возможности•ведение единого электронного журнала внешней корреспонденции организации;•гибкое разграничение доступа к информации;•ввод электронных документов в систему при помощи шаблонов и сканирования документов;•автоматическое заполнение электронной карточки документа;•контроль дублирования документов;•гибкая регистрация всех типов документов;•сквозная регистрация документов несколькими отделами;•создание, отправка и контроль резолюций;•организация связей между электронными документами, резолюциями;•анализ истории обработки документов;•постановка документов на контроль;•мониторинг контрольных дат;•управление большими архивами документов;•интеграция с электронной почтой.

Результат использования•единое информационное пространство для обработки внешней корреспонденции;•документы не теряются;•информация легкодоступна из любой географической точки;•пользователи видят и могут работать только с теми документами, доступ к которым регламентирован должностными инструкциями.

Модуль «Канцелярия» предназначен для автоматизации процессов создания, обработки и хранения входящих и исходящих документов.

Основные возможности• подготовка проектов документов;• гибкие маршруты согласования;• групповая работа с проектом документа (версионность);• гибкое разграничение доступа к информации;• ввод электронных документов в систему при помощи шаблонов и сканирования документов;• автоматическое заполнение электронной карточки документа;• контроль дублирования документов;• гибкая регистрация всех типов документов, с автоматическим присвоением регистрационного

номера различной сложности;• ведение единого электронного журнала внутренних документов организации;• сквозная регистрация документов несколькими отделами;• создание, отправка и контроль резолюций;• организация связей между электронными документами, резолюциями;• анализ истории обработки документов;• постановка документов на контроль;• мониторинг контрольных дат;• управление большими архивами документов.

Результат использования• ускорение управленческого документопотока организации;• документы не теряются;• быстрый доступ к истории создания и обработки документов; • автоматизированный контроль исполнения документов.

Модуль «Документы» предназначен для создания и регистрации организациионно - распорядительной документации и других внутренних документов.

Основные возможности• единый реестр (электронный журнал) договоров;• разграничение доступа к документам;• автоматическое заполнение карточек типовых документов (использование шаблонов);• создание связей с другими электронными документами, в т.ч. и из других модулей СЭД iTs-Office;• контроль дублирования документов;• согласование договоров по маршрутам - последовательное, параллельное;• фиксирование этапов по договору;• создание событий и заблаговременное оповещение об их наступлении;• настраиваемые правила хранения договоров;• средства оперативного поиска документов;• средства удобной и мгновенной сортировки информации в необходимых разрезах;• мониторинг и контроль исполнения обязательств по договору.

Результат использования• единое информационное пространство для коллективной работы с договорами организации;• сотрудники видят и могут работать только с теми документами, к которым имеют доступ;• договора легко находятся и удобно сортируются в необходимых разрезах;• получение целостной картины о договорной деятельности организации;• доступ к истории создания и обработки договоров;• быстрое согласование проектов договоров без привязки к географическому месту нахождения

рецензентов.

Модуль «Договоры» позволяет вести учет существующих договоров, осуществлять планирование и контроль этапов по договорам.

Основные возможности•единое информационное пространство для сотрудников отделов сбыта и маркетинга, и всех заинтересованных лиц;•учет всех контрагентов с сортировкой по статусам, критериям, специализации и прочее;•планирование и регистрация контактов с контрагентами;•автоматизированный контроль за ходом взаимоотношений;•хронология взаимодействия с клиентами;•планирование и проведение маркетинговых мероприятий;•сортировка и анализ информации в различных разрезах.

Модуль «Контакты» предназначен для решения задач эффективного управления процессом взаимоотношений организации с ее потенциальными заказчиками, существующими клиентами, партнерами и с другими контрагентами.

Возможности модуля•формирование повестки дня;•автоматическая рассылка приглашений участникам, обратная связь;•формирование поручений по повесткам дня (подготовить доклад);•автоматическое формирование протокола на фирменном бланке организации;•формирование поручений по резолюциям;•автоматическая рассылка уведомлений по поручениям;•автоматизированный контроль исполнения поручений (по повесткам и резолюциям).

Модуль «Совещания» предназначен для автоматизации процессов подготовки и проведения совещаний руководства всех уровней.

Основные возможности•постановка задач сотрудникам;•связанные поручения;•автоматизированный контроль сроков исполнения;•оповещение участников процесса;•анализ исполнительской дисциплины;•централизованное хранение информации о всех задачах и поручениях как по документам так и без основания;•гибкая настройка разграничения доступа к информации;•сортировка информации в общем разрезе жизненного цикла поручения;•статистика по исполнительской дисциплине

В системе электронного документооборота iTs-Office существует возможность использования заранее созданных шаблонов карточек поручений - это позволяет руководителям и пользователям СЭД iTs-Office унифицировать работу с однотипными заданиями, поручениями.

Результаты использования модуля «Контроль и анализ исполнительской дисциплины»Для руководителей:•решения выполняются качественно и своевременно;•повышается уровень исполнительской дисциплины;•прозрачное управление организацией.

Для исполнителей:•напоминание о текущих поручениях;•автоматизированный контроль сроков.•Использование системы электронного документооборота iTs-Office повышает уровень исполнительской дисциплины в организации, а соответственно и управление организацией в целом.

Модуль «Контроль и анализ исполнительской дисциплины» предназначен для выдачи заданий и поручений, а также для анализ их выполнения.

Основные возможности•планирование бюджета

• по периодам (год, полугодие, квартал, месяц)• по подразделениям (центрам учета)• по классификаторам (статьям дохода/затрат)

•выполнение бюджета• по периодам (год, полугодие, квартал, месяц)• по подразделениям (центрам учета)• по классификаторам (статьям дохода/затрат)

•определение прогнозируемых затрат.•определение плановых затрат.•определение фактических затрат.•группировка заказов при помощи планов платежей.•учет тендерных договоров.

Результат использования• единое информационное пространство для работы с финансовыми потоками организации;• коллективная работа, географически распределенная работа с информацией;• оперативный доступ к информации из любой точки;• разграничение доступа к информации, согласно должностным инструкциям;• безопасный обмен важной управленческой информацией (5-ти уровневая защита, использование

механизмов шифрования и электронной цифровой подписи);• прозрачность и эффективное управление финансовыми потоками организации.

Модуль «Заявки на оплату» предназначен для согласования заявок на оплату товаров и услуг, формирования и утверждения плана платежей, контроля выполнения бюджета.

Модуль «Кадры» позволяет вести учет кадровой деятельности, осуществлять мониторинг штатного расписания, занимаемых вакансий, оклады сотрудников, личные данные, стаж в отрасли и многое другое.

Основные возможности•ведение штатного расписания;•мониторинг доступных вакансий;•мониторинг штатных единиц по отделам;•мониторинг замещений (добавление/удаление);•расчет окладов (профессии, дополнительные признаки);•учет стажа сотрудников (общий/в отрасли);•учет доплат сотрудникам;•мониторинг профессий по предприятию (код, название, категория, коэффициент, дополнительное значение);•ведение личных карточек сотрудников (реквизиты, образование, трудовая деятельность, семья, выслуга лет, добавляемые признаки, замещения);•построение отчетности (штатное расписание, расстановка, должностные оклады, штатная книга).

Основные возможности•учет и хранение

• нормативной документации• информационно справочной документации• регламентов, должностных инструкций• маркетинговой документации• и прочая плохо структурированная информация (документы, медиа файлы, чертежи и прочее)

•мониторинг актуальности «Знаний»

Модуль «Знания» предназначен для накопления и распространения разнородной корпоративной информации, корпоративного опыта по различным направлениям деятельности предприятия.

Основные возможности•иерархическое представление всех проектов организации;•формирование и регистрация проектов;•фиксация связей со всеми документами, поручениями, согласованиями, а также совещаниями имеющими отношение к проекту;•возможность отслеживания хода проекта поэтапно;•оперативное оповещение ответственных пользователей о событиях по этапам и проектам;•формирование статистической и аналитической отчетности различной сложности.

Результат использования•централизованное хранение информации по всем проектам организации;•единое информационное пространство для коллективной работы;•документы по проекту не теряются, легко находятся;•оперативный и разграниченный доступ к документам;•прозрачность процесса формирования портфеля проектов;•отбор в портфель наиболее эффективных проектов для компании;•увязывание портфеля проектов со стратегией развития компании;•эффективное управление портфелем проектов на этапе реализации.

Модуль «Портфель проектов» предназначен для управления портфелями проектов компании, позволяет получать подробную информацию по проекту.

Модуль «Учет рабочего времени» предназначен для регистрации и контроля времени выхода сотрудников на работу. Модуль может быть интегрирован с системой табельного учета организации.

Модуль «Инвентаризация ИТ» предназначен для учета и контроля использования компьютерной техники в организации. В модуле предусмотрена возможность проводить инвентаризацию и планировать технические осмотры техники специалистами службы Информационных технологий.

Модуль «Командировки» предназначен для структурированного хранения информации о командировках сотрудников организации.

Модуль «Фирменные бланки» предназначен для формирования и хранения информации о фирменных бланках предприятия в структурированном виде.

Модуль «Контроль проверок» предназначен для управления задачами контроля над плановыми проверками организации всевозможными проверяющими органами.

Механизмы

Простой и понятный интерфейс

Простой и понятный интерфейс

Встроенный web интерфейс

Эффект практического применения СЭД iTs-Office

Стоимость СЭД iTs-Office

Методология внедрения

12 лет успешной работы на рынке ИТ

Основные направления деятельности:

Разработка систем коллективной работы и электронного документооборота (СЭД)

Комплексные решения по автоматизации управления предприятием (ERP)

Решение задач службы технической поддержки (service-desk)

Поставка ПО вендоров

Заказные разработки

Тиражные продукты компании:iTs-Office – автоматизация документооборота и бизнес-процессов. iTs-ScanDoc – сканирование документов с последующим импортом в СЭД iTs-Office.iTs-Pager – оповещение пользователя о задачах (в почте или в СЭД iTs-Office).iTs-Aspam – антиспам для почтовых серверов Domino.iTs-STP – управление процессом сопровождения и технической поддержки (service-desk).iTs-Report LN – генератор сложных отчетов (СУБД Domino)

Специалисты компании имеют богатый опыт разработки, внедрения и сопровождения информационных систем управления.

Некоторые клиенты компании

Роман Галинский062 381-04-06050 347-70-87

[email protected]