PERENCANAAN STRATEGIS TEKNOLOGIINFORMASI DI POLITEKNIK SAWITNGGALIHAJI MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT 4.1

Oleh:

Bambang Sugianto

P r o g r am M a gi s t erTefu ik Info r m atika, (Jniv e r s itas Is I am In d o n e s i a,

Jalan Kaliurang Km 14,5 Sleman 55584

Email : the-habbra@yahoo. com

ABSTRAK

Banyak proyek strategik TI yang penting dan digunakan untuk

mendukung visi perguruan tinggi justru mengalami kegagalan

dalam pelaksancnnys. Kegagalan ini salah sqtunya disebqbkan

karena proyek TI hanya ditangani oleh tenaga telotis TI saja tanpa

ada keterlibatan eksehttif,, Persoalan-persoalan yang muncul

biasanya diselesaikan secarq reaktif dan ad-hoc, sehingga

penyelesaiannya tidak tuntas dan selalu ada kemungkinan

persoalan yang mirip akan muncul kembali pada masa yang akan

datang. Jilm hal ini Qibiarkan terus berlangsung, perguruan tinggi

akan kehilangan momentum untuk mendapatkan duhngan dariteknologi informasi secara maksimal. Penelitian ini mengusulkan

sebuah keranglca perencanaon strategis TT pada PolitebikSawunggalih Aji yang dapat membantu manajemen perguruan

tinggi dalam mengelola dan memantau investqsi TI, menilai dan

mengelola isiko TI, mengelola proyek TI, menetapkan dan

mengelola tingket layanan TI, memantqu dan mengevaluasi

kinerja TI dan menyediakan kerangka tata kelola TI. Adapun

pedoman penyusunqn rencana strategis TT yang digunakan

menggunakan COBIT 4.1 (Common Obiectives for Information

t69

Perencanaan strategis Teknologi Informasi Di politeknik sawunggalih Aji .... (Bambang sugianto)

Technologies) yang merupakan konsep dari ISACA (InformationSystem Audit and Control Association) dan ITGI (InformationTechnology Governance Institute).

Kata kunci: COBIT, rencana strategis TI, tata ketotu TI.

A. PENDAIIULUAN

Tuntutan terhadap perubahan strategis manajemen perguruantinggi yang dipicu oleh globalisasi yang membuat persaingan antarperguruan tinggr menjadi semakin dinamis. Tingginya tingkatpersaingan di dunia pendidikan ini menyebabkan institusipendidikan harus bersiap diri melakukan transformasi organisasiuntuk mencari keunggulan yang bisa menjamin terjaganyaeksistensi institusi pendidikan dalam persaingan yang makin ketat

t 1l.

Pada proses transformasi bisnis akan memberi imbas pentingbagi organisasi dalam pencapaian visi, misi dan tujuan strategilguntuk itu diperlukan peranan teknologi informasi sebagaipendorong utamanya. sebagai aset khusus yang bemilai marral danmengandung resiko tingg, teknologi informasi membutuhkanadanya tata kelola yang baik agar proses keselarasan seruruhstrategi bisnis dapat tercapai oleh organisasi [2].

Tata kelola TI didefinisikan sebagai penspesifikasian hakkeputusan dan kerangka akuntabilitas untuk mengarahkan perilakuyang diinginkan dalam penggunaan TI. Mereka juga menegaskanbahwa tatakelola TI tidak sekedar tentang pembuatan keputusanspesifik tetapi lebih pada penentuan siapa yang secara sistematismembuat dan berkontribusi pada keputusan tersebut [3].

170

Yol.40 No. 1, 15 Februari 2014 : 169-193

Sebuah universitas atau lembaga pendidikan tinggi memiliki

rencana strategis yang baik, maka risiko yang terkait dengan

pengambilan keputusan tentang sistem informasi dan tekologi

informasi dapat dikurangi. Namun demikian, banyak lembaga

pendidikan tinggr setara universitas tidak menganggap

perencanaan strategis ini penting karena mereka tidak memiliki

pengalaman dan informasi yang tepat dalam perencanaan strategis

sistem informasi dan teknologi informasi [4].Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya Politeknik

Sawunggalih Aji telah memanfaatkan teknologi informasi sebagai

sarana dan prasarana unfuk memberikan layanan kepada

mahasisw4 dosen dan seluruh staffirya serta membantu

terlaksananya aktivitas di seluruh unit kerja yang ada. Menyadari

akan pentingnya peranan dari teknologi informasi maka Politeknik

Sawunggalih Aji mengalokasikan anggaran untuk keperluan

investasi teknologi informasi. Akan tetapi dalam pelaksanaanny4

belum adapengendalian dan pengawasan teknologi informasi yang

jelas terkait investasi yang telah dilakukan. Belum adanya arah

perencanaan tata kelola teknologi informasi yang jelas, dapat

me,nrberikan darnpak pada pengelolaan sumber daya terkait tata

kelola teknologi informasi. Persoalan-persoalan yang muncul

biasanya diselesaikan secara reaktif dan ad-hoc, sehingga

penyelesaiannya tidak tuntas dan selalu ada kemungkinan

persoalan yang mirip akan muncul kelnbali pada masa yang akan

datang. Jika hal ini dibiarkan terus berlangsung, perguruan tinggt

tidak akan mendapatkan dukungan dari teknologi informasi secara

maksimal.

Berdasarkan permasalahan tersebut, maka penelitian ini akan

melakukan perancangan untuk perencanaan strategis teknologi

t7r

Perencanaan strategis Teknologi Informdsi Di Politeknik sawunggatih Aji .... (Bambang sugianto)

informasi pada Politeknik Sawunggalih Aji purworejo denganCOBIT 4.1 domain PO1. Pemilihan COBIT 4.1 dikarenakanCOBIT 4.1 memberikan arahan untuk membantu memecahkanmasalah pada tatakelola teknologi informasi. Salah satu tujuan tatakelola teknologi informasi adalah memberikan dukungan agardapat mengoptimalkan investasi teknologi informasi, menjaminnilai teknologi informasi dan mengurangi resiko teknologiinformasi dengan cara yang lebih transparan [5]. Serta pemilihandomain POI karena domain ini meliputi strategi untuk menentukanarah pengembangan teknologi informasi terbaik dalam mendukungtercapaian tujuan bisnis. Dalam domain ini diarahkan bahwapandangan strategis organisasi terhadap teknologi informasi harusdirencanakan, dikomunikasikan serta dikelola. Domain inidigunakan untuk mengukur keselarasan teknologi inforrnasi dengankebufuhan organisasi, sumberdaya, serta pernahaman departementeknologi informasi terhadap tujuan, risiko dan kualitas teknologiinformasi.

B. METODE PENELITIAN

Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptifuntuk memberikan' gambaran mengenai fenomena yangsesungguhnya terjadi dan menggunakan pe,ndekatan kualitatif.Pengumpulan data pada penelitian ini menggunakan teknikwawancara. Dalam penelitian ini responden adalah pihakmanajemen yang terlibat dalam perencanaan strategis teknologiinformasi di Politeknik Sawunggalih Aji.

Pedoman wawancara berisi uraian penelitian terkaitperencanaan strategis teknologi informasi yang dituangkan dalam

172

Yol. 40 No. I. l5 Februari 2014 : 169-193

bentuk daftar konsep garis besar untuk perencanaan strategis

teknologi informasi dengan COBIT 4.1 domain POI seperti pada

tabel I agar proses wawancara dapat berjalan dengan baik'

Teori Dasar Cobit4.1control objective for Information and related Technology

(coBIT) adalah seperangkat pedoman umum (best practice) untuk

manajemen teknologi informasi yang dibuat oleh sebuah lernbaga

intemasional yaitu ISACA (Information system Audit and control

Association). coBIT 4.1 membagi aktivitas proses tata kelola

teknologi informasi menjadi 4 domainbesar [5]:

a. Plan and organise. Menyanglut proses dan aktivitas terkait

dengan perenc.anaan dan pengorganisasian berbagai sumber

daya terkait dengan teknotogi informasi

b. Acquire and Impletnent. Menyangkut proses dan aktivitas

terkaitdenganmanajemenpengadaandanimplementasiteknologi informasi perusalraan-

c. Deliver and supporf. Menyangtut proses dan aktivitas terkait

dengan perreliharaan dan pemberian dukungan terhadap

stakeholder atau user teknologi informasi

d. Monitor and Evaluare. Menyangtcut proses dan aktivitas terkait

dengan pemantauan dan p€'lrgawasan seluruh mekanisme

manaj emen teknolo gi informasi.

r73

Perencanaan strategis Teknologi Informasi Di Politeknik sawunggatih Aji ..., (Bambang sugianto)

Gambar 1. Kerangka Kerja COBIT 4.l(Sumber: Information

Technology Governace Institute, 2007')

Terhadap keempat domain tersebut ada 34 aspek yang harus

diperhatikan secilra . sungguh-sungguh oleh suatu organisasi.

Deirgan berpedoman pada teori Capability Maturity Model (CMM),

COBIT mernbagi tingkat kematangan organisasi dalam melalcukan

manajemen terhadap ke-34 aspek komponen menjadi 6 tatrap yaitu

[5]:a. Non-Existent. Tahap dimana manaje,men sama sekali tidak

menganggap pentingnya proses terkait dilaksanakan

174

h*t*6tc*E€.cntO'E-*-F.

-$a*!!0E

b.

Yol. 40 No. 1, l5 Februari 2014 : 169-193

Initial/Ad-Hoc. Tahap dimana manajemen sadar akan

pentingnya diperhatikan proses terkait, tetapi implementasiyang terjadi masih bersifat reaktif, sesuai dengan kebutuhan

mendadak yang ada.

Repeatable but Intuitive. Tahap dimana manajemen telah

memiliki pola untuk mengelola proses terkait berdasarkan

pengalaman berulang yang sudah ada

Defined Process. Tahap dimana manajemen telah berhasil

menciptakan standar baku pengelolaan proses terkait.Managed and Measure. Tahap dimana manajemen telah

berhasil menciptakan indikator sebagai pengukur kemajuan

kinerj a secara kuantitatif.

Optimised. Tahap dimana manajemen telah berkomitmenuntuk melakukan optimasi terhadap proses yatg ada agar dapat

menjadi sebuah best practice.

Peranan Cobit 4.1 Dalam Perencanaan Strategis TeknologiInformasi

Dalam COBIT 4.1 domain POl menjelaskan bahwa

pere,lrcanaan strategis teknologi infonnasi hafus memenuhi

persyaratan bisnis untut memastikan keseimbangan peluang

teknologi informasi dan kebutuhan bisnis organisasi yang efektifdan efisien. Dalam perencanaan strategis yang dilakukan secara

berkala maka akan dihasilkan rencana jangka panjang yang terdiridari rencana-rencana jangka pendek yang kongkrit dan dengan

mempertimbangkan [5]:

d.

e.

t7s

Perencanaan strategis Teknologi Informasi Di Politelmik sawunggalih Aji .... (Bambang sugianto)

a. Melibatkan kegiatan bisnis dan senior manajemen dalammenyelaraskan perencanaan strategis TI dengan kebutuhanbisnis saat ini dan masa depan

b. Memahami saat kemampuan TI organisasi saat inic. Menyediakan skema prioritas untuk tujuan bisnis yang dapat

mengkuantifikasi kebutuhan bisnis.

Pada COBIT 4.1 domain POI memiliki pedoman kebutuhanmasukan untuk membantu dalam perancangan strategis teknologiinformasi yang terdiri dari beberapa domain terkait seperti pada

tabel 1 berikut [5]:

Tabel 1. Kebutuhan masukan cobit 4.1 domain po1

Domain Domain Name

PO5 ManageIT Investment

PO9 Assess and Manage IT Rjsft

POl0 Manage Projects

DSI Define and Manage Service LevelMEI Monitor and EvaluatelT PerforrnanceME4 ProvidefT Governance

C. HASIL DAN PEMBAHASAN

Penyusunan perencanaan strategis teknologi informasi (TI)pada Politeknik Sawunggalih Aji mengacu pada kerangka COBIT4.1 dengan mengikuti tahapan-tahapan pada uraian sebelumnya.

176

Vol.40 No. l. 15 Februari 2014 : 169-193

Hasil wawancara untuk menentukan tingkat kematangan

organisasi saat ini (current maturity level) dengan pedoman

kebutuhan masukan COBIT 4.1 domain PO1 diperoleh:

Tabel2. Hasil wawancara current maturity level

DomainI\

!v

PO5

P09PO10

DSlMElME4

S Fs\ ? E $ .3

s $S $i sEs E{{{{''/

./

Hasil wawancara untuk menentukan tingkat kematangan

kepedulian dan harapan manajemen (expected maturitylevel)

dengan pedoman kebutuhan masukan COBIT 4.1 domain POI

diperoleh:

Tabel3. Hasil wawancara expected maturity level

hvds.o-aG

$5+ h \Domain q S Ex E$ BX :S

s E $s $s ss s

r77

Perencanaan strategis Teknologi Informqsi Di Politeknik sawunggatih Aji .... (Bambang sugianto)

PO5PO9POl0DS1MEIME4

Berdasarkan hasil wawancara current maturity rever tersebutkemudian .ditemukan adanya kesenjangan (gap) antara currentmaturity level dengan expected maturity level, sehingga perludilakukan analisa untuk menutupi gap tersebut. Denganmenggunakan pedoman COBIT 4.1 domain POI perencanaanstrategis TI pada Politeknik Sawunggalih Aji dengan acuan controlobj ectiv es sebagai berikut:

Manage IT InvestmentLangkah awal dalam penyusunan perencanaan strategis TI

pada Politeknik Sawunggalih Aji adalah dengan menetapkan danmemelihara suatu kerangka kerja keuangan yang meliputi biaya,manfaat, prioritas dalam anggaran, proses penganggaran formaldan manajernen terhadap anggaran. Stakeholder terkait yangdikonsultasikan untuk mengidentifikasi dan mengendalikan totalbiaya dan manfaat dalam konteks rencana strategis dan taktis TI,dan memulai tindakan korektif yang dibutuhkan. proses inimendorong kemitraan antara TI dan pemangku kepentingan bisnis,memungkinkan penggunaan sumber daya TI yang efektif danefisien, dan menyediakan transparansi dan akuntabilitas ke dalamtotal cost of otwershrp (TCO), realisasi manfaat bisnis dan ROIdari investasi lT-enabled. current maturity level tahapan iniPoliteknik Sawunggalih Aji berada pada level Initial/Ad-Horcartinya manajernen sadar akan pentingnya diperhatikan proses

{{

178

Yol.40 No. l, I5 Februari 2014 : 169-193

terkait, tetapi implementasi yang terjadi masih bersifat reaktif,sesuai dengan kebutuhan mendadak yang ada. Dan untuk mencapaiexpected maturity level diperlukan kerangka kerja manajemeninvestasi TI sebagai berikut:

179

TABEL 4. Kerangka Manage IT Investment

ll{:,-SF,tff€kdw"$fi iij, i{:{ii:r::1iiiiffi i,liiilifr.S*rlji;t?.4jtl#iJil=Membangurl kerangka ke{a keuangan untuk mengelola investasi dan biayauntuk layanan dan aset TI

Menerapkan proses pengambilan keputusan dalam memprioritaskan alokasisumber daya TI untuk operasional, dan pemeliharaan proyek-proyek untukmemaksimalkan kontribusi TI pada organisasi.

Menyiapkan anggaran untuk investasi, dan biaya berkelanjutan daripengoperasian dan pemeliharaan in&astruktur TI saat ini. Anggaran harusmendukung pengembangan anggaran TI secara keseluruhan sertapengembangan anggaran untuk program individu, dengan spesifik penekananpada komponen TI dari program-program yang dirancang. Anggaran harusmemungkinkan untuk ditiqiau berkela4iutan, perbaikan dan persetujuan untukanggaran keseluruhan rnaupun anggaran untuk progam individu.

Melaksanakan proses manajemen biaya dengan membandingkan biaya aktualdengan anggaran. Biaya harus dipantau dan dilaporkan. Jika adapenyimpangan maka hanrt diidentifikasi secara tepat waktu dan dampak daripenyimpangan pada program harus dinilai. Bersama dengan sponsor bisnisdari program-progranr, tindakan perbaikan yang tepat harus diambil dan jikaperlu program kasus bisnis harus diperbarui.

Melalsanakan proses untuk memantau manfaat dari menyediaktt danmemelihara kemampuan TI yang tepat dan kontribusi TI terhadap bisnis

Perencanaan strategis Tetntologi Informasi Di politeknik sawunggatih Aji .... (Bambang sugianto)

lssess and Monage IT RiskLangkah kedua dalam penyusunan perencanaan strategis TI

pada Politeknik sawunggalih Aji adalah membuat dan memeliharakerangka kerja untuk mengelola dan menilai risiko TI. Kerangkakeda ini mendokumentasikan dampak potensial pada tujuanorganisasi yang disebabkan oleh suatu peristiwa yang tidakdirencanakan diidentifikasi, dianalisa dan dinilai. Hasit plnilaiandimengerti kepada para pemangku kepentingan untukmenyelaraskan risiko ke tingkat yang dapat diterima toleransi.Current maturity level tahapan ini politeknik sawunggalih Ajiberada pada level Initial/Ad-Hoc artinya manajemen sadar akanpentingnya diperhatikan proses terkait, tetapi implementasi yangterjadi masih bersifat reaktif, sesuai dengan kebutuhan mendadakyang ada. Dan untuk mencapai expected maturity level diperrukankerangka kerja manajemen risiko TI sebagai berikut:

TABEL 5. Kerangkalssess and Manage IT Risk

:,,!sii:::iri*64':*6rN;:/.1:r..:}f#r::iitffi$.:::::lirffis$$^s:{aii?gcftj!,:*srf*i#i,:_:sffi,

Membentuk kerangka kerja manajemen fiik" sejalan dengankerangka ke{a manajemen risiko organisasi

Menetapkan konteks kerangka penilaian diko r"tufi;ma"ffiTffi vuogtepat. Kerangka penilaidn risiko hanrs mencakup dan menentukan konteksinternal dan ekstemal masing-masing penilaian risiko, tujuan penilaian, dankriteria terhadap risiko yang dievaluasi

Mengidentifikasi kejadian (ancaman 6rti"ti;pdd i*g rn*ffi;"l -.'kelentanan yang berlaku signifikan) dengan potensi dampak negaqif padatuj'an atau operasi perusahaan, termasuk bisnis, peraturan, hukun, teknoiogi,

*S,gdlorCarrg, sumber daya manusia dan aspek operasional

Menilai secara berulang kemungkinan d.n ddp"k;;

180

risiko yang

Vol.40 No. l, l5 Februai 2014 : 169-l9J

iii;l,FlEl:llfi=::.'risiko yang

dirancang untuk memastikan bahwa pengendalian biaya - efektif mengurangidampak risiko pada secara terus-menerus. Proses respon risiko harus

mengidentifikasi strategi risiko seperti penghindaran, pengurangan,

pembagian atau penerimaan, menentukan tanggung jawab terkait, dan

mempertimbangkan tingkat toleransi risiko6. PemelihaiaandanPemantaganReocanaMenghadapiRisiko .. ;:. :,

Prioritaskan dan merencanakan kegiatan pengawasan di semua tingkatan

untuk melalsanakan tanggapan risiko diidentifikasi sebagai perlu, termasuk

identifrkasi biaya, manfaat dan tanggung jawab untuk eksekusi. Mendapatkanpersetujuan untuk tindakan yang direkomendasikan dan penerimaan dari

setiap risiko residual, dan memastikan bahwa tindakan berkomitmen dimilikioleh pemilik proses yang terkena dampak. Memantau pelalsanaan rencana,

dan melaporkan setiap penyimpa"gan kepada manajemen senior

Manage Projects

Sebuah kerangka kerja manajemen proyek untuk pengelolaan

semua proyek TI. Kerangka kerja ini menjamin prioritas yang

benar dan koordinasi dari semua proyek. Kerangka kerja initermasuk moster plan, tugas sumber daya, definisi deliverables,persetujuan oleh pengguna, psndekatan bertahap untuk pengiriman,

QA, rencana uji formal, dan pengujian dan pasca implementasi

ulasan setelah instalasi untuk memastikan manajemen risiko proyek

dan nilai pengiriman ke bisnis. Pendekatan ini mengurangi risikotak terduga biaya dan pembatalan proyek, meningkatkan

komunikasi dan keterlibatan bisnis dan pengguna akhir,memastikan nilai dan kualitas deliverable proyek, dan

memaksimalkan kontribusi mereka terhadap program investasi 1Z-

enabled. Current maturity level tahapan ini PoliteknikSawunggalih Aji berada pada level Initial/Ad-Hoc artinya

181

Perencanaan strotegis Teknologi Informasi Di potiteknik sawunggalih Aji .... (Bambang sugianto)

manajemen sadar akan pentingnya diperhatikan proses terkait,tetapi implementasi yang terjadi masih bersifat reaktif, sesuaidengan kebutuhan mendadak yang ada. Dan untuk mencapaiexpected maturity level dipetlukan kerangka kerja manajemenproyek TI sebagai berikut:

TABEL p. KerangkaManage Projects

investasi TI, dengan mengidentifikasi, mendefinisikan,mengevaluasi, memprioritaskan, memilih, memulai, mengeloladan mengendalikan proyek. Memastikan bahwa proyekmendukung program tujuan. Mengkoordinasikan kegiatan dansaling ketergantungan dari beberapa proyek, mengelolakontribusi semua proyek dalam program untuk hasil yangdiharapkan, dan kebutuhan sum-ber daya

fi rdffi 6d?trTffiilffiffiffi;*ruffi*ffi rffif ffi;proyek yang mendefinisikan ruang lingkup dan batas-bataspe,ngelolaan proyek, serta metode untuk diadopsi dan diterapkanuntuk setiap proyek yang dilakukan . Kerangka dan metodependukung harus diintegrasikan dengan proses pengelolaanprogram

Menetapkan pendekatan manajemen proyek untuk ukuran,kompleksitas dan persyaratan peraturan dari masing-masingproyek. Struktur tata kelola proyek dapat mencakup peran,tanggung jawab dan akuntabilitas dari program sponsor, sponsorproyek, komite pengarah, proyek kantor dan manajer proyek, dan

182

Vol.40 No. 1, I5 Februari 2014 : 169-193

mekanisme melalui mana mereka dapat memenuhi tanggungjawab itu (seperti pelaporan dan evaluasi). Pastikan semua

proyek TI memiliki sponsor dengan kewenangan yang cukup

untuk memiliki eksekusi proyek dalam program strategis secara

keseluruhanT4l romiq1 en . takeholder-i.ffi,,#H f,ry., -,,, : , , : :: . $''fr

.if"r.,{'

Mendapatkan komitmen dan partisipasi dari para pemangku

kepentingan yang terkena dampak dalam definisi dan

pelaksanaan proyek dalam konteks program investasi TI secara

keseluruhan

unfuk mengkonfirmasi dan mengembangkan di antara para

pemangku kepentingan pemahaman umum lingkup proyek dan

bagaimana kaitannya dengan proyek-proyek lain dalam program

investasi TI secara keseluruhan. Definisi harus secara resmi

disetujui oleh program dan sponsor proyek sebelum inisiasiproyek

berkomunikasi kepada semua pemangftu kepentingan. Dasar

persetujuan dari tahapawal pada keputusan tata kelola program.

Persetujuan fase berikutnya harus didasarkan pada kajian dan

pe,nerimaan kiriman dari fase sebelumnya, dan persetujuan dari

kasus bisnis diperbarui pada review utama berikutnya dariprogram. Dalam hal tumpang tindih fase proyek, titik persetujuan

harus ditetapkan oleh program dan proyek sponsor untuk

183

Perencanaan strategk relnologi Informasi Di Politeknik sawunggalih Aji .... (Bambang sugianto)

Membentuk rencana formal proyek terintegrasi (meliputi sumberdaya bisnis dan sistem informasi) untuk memandu pelaksanaan

dan kontrol sepanjang proyek berjalan. Kegiatan dan salingketergantungan dari beberapa proyek dalam program harusdipahami dan didokumentasikan. Rencana proyek harusdipertahankan sepanjang berjalannya proyek. Rencana proyekdan perubahannya harus sesuai dengan program dan kerangkatata kelola proyek

Tentukan tanggung jawab, hubungan, wewenang dan kriteriakinerja anggota tim proyek, menentukan dan menugaskananggota staf yang kompeten dan / atau kontraktor untuk proyektersebut. Pengadaan produk dan jasa diperlukan untuk setiapproyek harus direncanakan dan dikelola untuk mencapai tujuanproyek menggunakan pengadaan organisasi

Menghilangkan atau meminimalkan risiko spesifik yang terkaitdengan proyek-proyek individu melalui proses yang sisternatisperencanaan, identifikasi, menganalisis, menanggapi,pemantauan dan pengendalian daerah atau kejadian yangmemiliki potensi untuk menyebabkan perubahan yang tidakdiinginkan. risiko dihadapi oleh proses manajemen proyek dandeliverable proyek harus ditetapkan

Menyiapkan rencana manajemen mutu yang menggambarkansistem kualitas proyek dan bagaimana hal itu akan dilaksanakan.Rencana tersebut harus secara resmi dikaji dan disetujui olehsemua pihak yang berkepentingan dan kemudian dimasukkan kedalam rencana proyek terpadu

184

l/o1.40 No. l, l5 Februari 2014 : 169-193

ir*'P, ;111ffil1 ,gg1=- f=ua1fii:#u{-,"a..'''F.aaaaalaa'a::,'i

Mernbangun sistem kontrol perubahan untuk setiap proyek,sehingga semua perubahan pada baseline proyek (misalnya,

biaya, jadwal, ruang lingkup, kualitas) yang tepat ditinjau,disetujui dan dimasukkan ke dalam rencana proyek terintegrasisejalan dengan program dan proyek kerangka tata kelola

mendukung akreditasi sistem baru atau diubah selamaperencanaan proyek, dan melibatkan mereka dalam rencanaproyek terintegrasi. Tugas-tugas harus memberikan jaminan

bahwa pengendalian intemal dan fitur keamanan memenuhididefinisikan persyaratan

jadwal, kualitas, biaya dan kriteria risiko. Mengidentifikasipenylmpangan dari rencana. Menilai dampak dari penyimpanganpada proyek dan program secara keseluruhan, dan melaporkanhasilnya kepada pemangku kepentingan utama.Merekomendasikan, melaksanakan dan memantau tindakanperbaikan jika diperlukan, sejalan dengan program dan kerangkatata kelola proyek.

Mensyaratkan bahwa pada akhir setiap proyek, stakeholdermemastikan apakah proyek tersebut menyampaikan hasil yangdirencanakan manfaat. Mengidentifikasi danmengkomunikasikan kegiatan luar biasa yang diperlukan untukmencapai hasil yang direncanakan proyek dan manfaat program,dan mengidentifikasi dan pelajaran dokumen yang dipelajari

185

Perencanaan strategis Teknologi Informasi Di Politeknik sawunggalih Aji .... (Banbang sugianto)

untuk digunakan pada proyek-proyek dan program di masamendatang

DeJine And Manage Service LevelKomunikasi yang efektif antara manajemen TI dan pelanggan

bisnis mengenai layanan yang dibutuhkan diaktifkan olehdidokumentasikan definisi dan kesepakatan pada layanan TI dantingkat layanan. Proses ini juga mencakup pemantauan danpelaporan yang tepat waktu untuk pemangku kepentingan padapemenuhan tingkat layanan. Proses ini memungkinkan keselarasanantara layanan TI dan bisnis yang terkait. Current maturity leveltahapan ini Politeknik Sawunggalih Aji berada pada levelInitial/Ad-Hoc artinya manajemen sadar akan pentingnyadiperhatikan proses terkait, tetapi implementasi yang terjadi masihbersifat reaktif sesuai dengan kebutuhan mendadak yang ada. Danuntuk mencapai expected maturity level diperlukan kerangka kerjauntuk mengelola tingkat layanan TI sebagai berikut:

:: : :;rd : w":s ::F..:.'.:r;YttrYj.l{4jftflL!

Menetapkan kerangka kerja yarLg menyediakan prosesmanajemen tingkat layanan formal antara pelanggan danpenyedia layanan. itu Kerangka harus menjaga keselarasan terus-menerus dengan kebutuhan bisnis dan prioritas dan me,lnfasilitasipemahaman bersama antara pelanggan dan penyedia layanan.Kerangka, kerja ini harus mencakup proses untuk menciptakanpersyaratan layanan, layanan definisi, SLA dan sumberpendanaan

Definisi dasar layanan karakteristik layanan dan

186

TABEL 7. KerangkaDefine And Manage Service Level

Yol. 40 No. l, I 5 Februari 2014 : 169-193

kebutuhan bisnis. Pastikan bahwa layanan telah terorganisir dan

disimpan terpusat melalui pelaksanaan layanan denganpendekatan katalog portofolio

Tentukan dan menyetujui SLAberdasarkan kebutuhan pelanggan dan kemampuan TI. SLAharus mencakup komitmen pelanggan, persyaratan dukungan

layanan, matrik untuk mengukur layanan yang diberikan dan

ditandatangani pada oleh para pemangku kepentingan,pendanaan dan pengaturan komersial, dan peran dan tanggungjawab , termasuk pengawasan dari SLA itu sendiri.

Pertimbangkan juga tentang ketersediaan, keandalan, kinerja,kapasitas untuk pertumbuhan, tingkat dukungan, perencanaan

kontinuitas, keamanan dan kendala.

bagaimana layanan akan dikirimkan secara teknis untukmendukung SLA secara optimal. Perjanjian operasional harus

menentukan proses teknis bagi penyedia layanan dan dapat

mendukung beberapa SLA.

Memantau kriteria tinlkat layanan tertentu. Laporan pencapaian

tingkat pelayanan harus disediakan dalam format bagr para

pemangku kepentingan. Statistik panantauan harus dianalisisdan ditindaklanjuti untuk mengidentifikasi kekurangan and

kelebihan dari layanan individu maupun untuk layanan secara

keseluruhan

Secara terafur.4!"i:..:i:n::r:,:,::::

SLA dan yang mendasarinya

t87

Perencanaan Strategis Teknologi Informasi Di Politeknik Sawunggalih Aji .... (Bambang Sugianto)

dengan penyedia layanan intemal dan eksternal untukmemastikan bahwa semua layanan berjalan efektif, mengikutiperkembangan keadaan dan dapat perubahan dalam persyaratanyang telah diperhitungkan

Monitor and Evaluate IT PerformanceMan4jemen kinerja TI yang efektif memerlukan proses

pemantauan. Proses ini meliputi kinerja mendefinisikan relevanindikator, pelaporan yang sistanatis dan tepat waktu kinerja, dancepat bertindak atas penyimpangan. Pemantauan diperlukan untukmemastikan bahwa hal yang benar dilakukan dan sejalan denganarah dan kebijakan yang ditetapkan. Current maturity leveltahapan ini Politeknik Sawunggalih Aji berada pada levelInitial/Ad-Hoc artinya manajanen sadar akan pentingnyadiperhatikan proses terkait, tetapi implementasi yang terjadi masihbersifat reaktif, sesuai dengan kebutuhan mendadak yang ada. Danuntuk mencapai expected maturity level diperlukan kerangka kerjauntuk memantau dan mengevaluasi kinerja TI sebagai berikut:

Merrbentuk kerangka pemantauan dan pendekatan untukmenentukan ruang lingkup metodologi dan proses yang harusdiikuti untuk mengukur solusi dan pelayanan TI, serta memantaukontribusi TI terhadap bisnis. Mengintegrasikan kerangka kerjadengan sistem manajemen kinerja perusahaan tersebut

@aw.::\1;::\::::14\:ffi;r;:r:i:..:

Bekerja dengan bisnis untuk+#7*i:tilr:!*:le+v*iN!ri:,:xE\$

mendefinisikan satu set targetkinerja dan disetujui oleh bisnis terkait pernangku kepentingan.

188

TABEL 8. KerangkaMonitor and Evaluate IT Perfonnance

Itol.40 No. I, I5 Februari 2014 : 169-193

Tentukan tolok ukur yang dapat digunakan untukmembandingkan target dan mengidentifikasi data yang tersediauntuk dikumpulkan untuk mengukur target. Menetapkan prosesuntuk melrgumpulkan data yang tepat waktu dan akurat untukmelaporkan kemajuan terhadap sasaran

s corecard) yang menc atat target, menangkap pengukuran kinerjaTI secara ringkas dan cocok dalam sistem pemantauanperusahaan

4r"nenitaifi*fihe4a , , " i'' 'r' : ,i .- iii "'

,,, ,

Secara berkala meninjau kinerja terhadap target, menganalisispenyebab penyimpangan dan memulai tindakan perbaikan untukmengatasi penyebab penyimpangan. Pada waktu yang tepatmelakukan analisis akar penyebab seluruh penyimpangan

r+ar!;i;!::E$wi!!qY:!!fil:i?::iii!]rjljl!l1il?!:?14$ts@E<ad

Mengembangkan laporan manajemen senior pada kontribusi TIterhadap bisnis, khususnya dalam hal kinerja perusahaan denganportfolio investasi TI dan penyampaian solusi kinerja pelayananprogram individu. Tennasuk dalam status laporan sejauh manadire,ncanakan tujuan telah dicapai, sumber daya yangdianggarkan digunakan, mengatur kine{a target untukmengidentifikasi risiko. Mengantisipasi tinjauan manajernensenior dengan menyarankan tindakan perbaikan untuk besarpenyimpangan. Memberikan laporan kepada rnanajanen senior,

pemantauan kinerja, penilaian dan pelaporan. Ini termasuk tindak

189

Perencanaan strategis Teknologi Informqsi Di Politeknih Sawunggalih Aji .... (Bambang sugionto)

lanjut dari semua pemantauan, pelaporan dan penilaian melalui:. Review, negosiasi dan pembentukan tanggapan manajemen. Penugasan tanggung jawab untuk perbaikan. Pelacakan dari hasil tindakan yang dilakukan

Provide IT GovernanceMembangun kerangka kerja tata kelola yang efektif termasuk

mendefinisikan struktur organisasi, proses, kepemimpinan, perandan tanggung jawab untuk memastikan bahwa perusahaan investasiTI yang selaras dan disampaikan sesuai dengan strategi perusahaan.

Current maturity level tahapan ini Politeknik Sawunggalih Ajiberada pada level Initial/Ad-Hoc artinya manajemen sadar akanpentingnya diperhatikan proses terkait, tetapi implementasi yangterjadi masih bersifat reaktif, sesuai dengan kebutuhan mendadakyang ada. Dan untuk mencapai expected maturity level diperlukankerangka kerja tata kelola TI sebagai berikut:

Menentukan, menetapkan dan menyelaraskan kerangka tatakelola TI dengan lingkungan tata kelola perusahaan dan kontrolsecara keseluruhan. Kerangka dasar pada proses TI dan modelpengendalian yang cocok akan memberikan akuntabilitas danpraktek jelas untuk menghindari kekacauan dalam pengendaliandan pengawasan internal. Konfirmasikan bahwa kerangka tatakelola TI memastikan kepatuhan terhadap hukum, peraturan dansejalan dengan strategi dan tujuan perusahaan.

Pemahaman eksekutif tentang isu-isu strategis TI seperti

190

TABEL 9. Kerangka Provide IT Governance

Vol.40 No. 1. l5 Februari 2014 : 169-193

TI, wawasan teknologi dan kemampuan TI, memastikan bahwa

ada pernahaman bersama antara bisnis dan TI mengenai potensi

kontribusi TI terhadap strategi bisnis.

3- Nild Pedffifiih#4tri : ffi$ft ,-*- :' t ffi:i,,: . f ' ;,, st],|'i#-#.:- #. """s;jir.-;,tu*ji":,l l i:.tv,.r#*$fts4sr!': 4,*k*fia *j|.j+.FeYttr+,riig;IFn$::hr :s.rfBi;9?}d?4 !, : 4ffi",i .wxa

Program investasi tata kelola TI terdiri dari aset dan layanan TIlainnya untuk memastikan bahwa TI memberikan nilai sebesar

mungkin dalam mendukung strategi dan tujuan organisasi.

Pastikan bahwa hasil bisnis yang diharapkan dari investasi TItersebut dapat dipahami. Pengelolaan dan realisasi manfaat

seperti kontribusi terhadap layanan baru, peningkatan efisiensi

dan peningkatan daya tanggap terhadap permintaan pelanggan.

Menegakkan pendekatan disiplin untuk portofolio, program, dan

manajemen proyek dapat memastikan optimalisasi biaya

mernberikan kemampuan dan layanan TI

Mengawasi investasi, penggunaan dan alokasi sumber daya TImelalui penilaian reguler inisiatif TI dan operasional untuk

mernastikan sumber daya yang tepat dan sejalan dengan tujuan

strategis saat ini dan masa depan

Bekerja dengan pedoman untuk menentukan risiko TI pada

perusahaan dan mimperoleh keyakinan memadai bahwa

manajemen risiko TI yang tepat dapat memastikan bahwa risikoTI yang sebenarnya tidak melebihi pedoman manajanen risikoyang telah dibuat. Tanggung jawab dalam organisasi dapat

memastikan bahwa bisnis dan TI secara teratur menilai dan

melaporkan risiko yang berhubungan dengan TI dan dampak

risiko TI terhadap perusahaan dapat lebih transparan kepada

semua pemangku kepentingan

191

Perencanaan Strategis Teknologi Informasi Di Politeknik Sawunggatih Aji .... (Bambang Sugianto)

lisf#=A#"ffiffi ,u.+;S;1:,=-ffi1lfli,,1ffi;"*;;igt+ffil=.+r -...i.-

Mengukur bahwa tujuan TI yang telah disepakati telahmemenuhi atau melampaui harapan. Dan jika tidak seperti yangdiharapkan, maka tindakan perbaikan tinjauan manajemen perludilakukan. Dengan laporan pengukuran kinerja memungkinkanmanajemen senior untuk meninjau dan mengidentifikasikemajuan perusahaan

Memperoleh keyakinan independen (intemal atau eksternal)tentang kesesuaian TI dengan hukum dan peraturan yang relevandengan kebijakan organisasi, sesuai standar dan prosedur kerja,dan kinerjanya dapat berjalan efektif dan efisien

D. KESIMPULAN

Hasil usulan perencanaan strategis TI pada uraian diatasmerupakan langkah awal dari tata kelola TI di politeknik

Sawunggalih Aji. Perencanaan strategis TI tersebut nantinya dapatdijadikan acuan untuk men) rsun rencana taktis TI (IT TacticalPlan) yang dapat langsung diimple,rnentasikan secara langsung.Untuk mendukung kerangka perencanaan strategis TI, diperlukanpernbentukan komite pengarah TI (IT Steering Commite) yangterdiri dari pihak-pihak manajemen pembuat keputusan dan tenagateknis bidang TI di Politeknik Sawunggalih Aji. Komite pengarah

TI yang dibentuk memiliki tanggungiawab dan wewenang dalammengelola dan memantau investasi TI, menilai dan mengelolarisiko TI, mengelola proyek TI, menetapkan dan mengelola tingkatlayanan TI, memantau dan me,ngevaluasi kinerja TI danmenyediakan kerangka tata kelola TI.

192

Irol.40 No. l. l5 Februai 2014 : 169-193

DAFTAR PUSTAKA

E. S. Hamid, "Membangun Daya Saing Institusi PendidikanB erbasis Kompetensi Das ar Organis asi", {Jnisia, UniversitasIslam Indonesia,2008.

Jogiyanto and W. Abdilah, "sistem Tata Kelola TelcnologiInformasi ", Penerbit Andi, 2011.

Weill, P. & Ross J.W., "IT Governance, How Top PerformersManage IT Decision Rights for Superior Results", HarvardBusiness School Press, Boston, 2004.

W. Titthasii, "Information technologt strategic planning process

for institutions of higher education in Thailand", NECTECTechnical Journal, 2000,pp. I 53 -64.

IT Governance lnstitute , "COBIT 4.1 Control Objectives,

Management Guidelines ", IT Governance Institute,2007.

t93