Modul IV Pengorganisasian(Ancilla K Kustedjo)

EKMA4116 Manajemen

KEGIATAN BELAJAR 1

STRUKTUR ORGANISASI

Definisi• Pengorganisasian

proses mewujudkan, memelihara, mengembangkan dan meningkatkan kerja sama antar karyawan yang mewakili peranan

unit/satuan kerja masing-masing yang bertujuan untuk mempersatukan kegiatan agar bergerak ke arah pencapaian tujuan.

• Karakteristik dari Organisasi- Memiliki suatu tujuan (goal)- Terdiri dari orang-orang- Memiliki struktur

Hambatan Produktivitas dalam Organisasi

BirokrasiManajer membatasi diri pada hubungan

kerja formal dan menghidari hubungan non-formal

Kurangnya Informasi dan KoordinasiDeskripsi pekerjaan/jabatan menjadi

kurang jelas

Dasar-dasar Pengorganisasian

Asas Kejelasan Tujuan- Menterjemahkan visi- Penentuan volum kerja dan beban kerja

Dasar Pembagian Kerja- Jejaring Kerja Internal - Kepentingan bersama- Jejaring Kerja External - Dinamika Pekerjaan- Pembagian Kerja Secara tuntas

Dasar-dasar Pengorganisasian

Dasar Kesatuan PerintahPimpinan perlu memahami dan memiliki

keterampilan dalam melaksanakan proses pengambilan keputusan dan kebijaksannaan dan pelimpahan wewenang dalam mewujudkan perintah yang efektif.

Asas Fleksibilitas Organisasi:Kemampuan suatu oranisasi untuk

menabah/mengurangi unit/satuan kerja dala stukturnya

Dasar-dasar Pengorganisasian

Asas Fungsionalitas Setiap unit kerja harus memberikan

kontribusi pada organisasi agar tugas pokoknya secara keseluruhan dapat diwujudkan secara efektif dan effisien

Cth. Fungsi pelayanan masyarakat; fungsi inovasi & Pengembangan; fungsi responsif; fungsi produktivitas; fungsi prediktif

Jenis-Jenis Organisasi (1)

Proses PembentukannyaOrganisasi Formal: dibentuk secara sadar

dengan ketentuan yang diatur secara formalOrganisasi Informal, cth. Koperasi karyawan

Keterkaitan dengan Pemerintahdibentuk untuk menjalankan roda

pemerintahan & terselenggaranya pemerintahan yang baik. Cth. Organisasi resmi & tidak resmi

Berdasarkan ukuran organisasiBesar, kecil, sedang

Berdasarkan TujuanSosial/nirlaba: yayasan sosialLaba/mencari keuntungan: PT (perseroan

terbatas), BUMN, Koperasi dsb.

Berdasarkan Bagan Organisasi

Jenis-Jenis Organisasi (2)

Langkah-Langkah Pengorganisasian

Rencanakan Organisasi

berdasarkan Tujuan

Pembagian Tugas

Alokasi Sumber Daya

Evaluasi Hasil & Strategi

pembentukan organisasi

Faktor yang menentukan Rancangan Struktur Organisasi

Strategi OrganisasiPenggunaan TeknologiKualitas Karyawan yang terlibat

didalamnyaUkuran organisasi

Unsur-Unsur Struktur Organisasi

Spesialisasi AktivitasStandardisasi KegiatanKoordinasi kegiatanSentralisasi dan desentralisasiUkuran kesatuan Kerja

Cara untuk melihat/memperjelas aktivitas organisasi

Jenis Kelebihan Kelemahan

BAGAN • Dapat dgn jelas melihat pekerjaan dan tanggung jawab

• Dapat dicari ketika saat kritis

• Menghilangkan / mengurangi masalah

• Sebagai preventif terhadap sumber konflik

• Kurang mampu menjelaskan wewenang dan tanggung jawab

• Kurang mampu menunjukan hubungan informal dan saluran komunikasi

Departementalisasi

• Memanfaatkan spesialisasi dari masing-masing manajer

• Efisien karena bekerja sesuai dengan kemampuan

• Ssulit untuk mengukur prestasi

• Pontensi konflik terhadap pimpinan puncak

Tipe Struktur OranisasiOrganisasi Lini

bentuk organisasi yang didalamnya terdapat garis wewenang yang menghubungkan secara vertikal antara atasan dengan bawahan

KELEBIHAN KELEMAHAN

• Adanya kejelasan masalah pendelegasian kewenangan dan tanggung jawan untuk setiap bidang

• Bentuknya Sederhana dan mudah dipahami

• Beban yang berat dipikul eksekutif puncak karena harus menjalankan urusan administratif

• Tidak ada spesialisasi

Tipe Struktur Oranisasi (2)Organisasi Lini dan Staf

Gabungan dari organisasi lini dengan departemen staf untuk memberikan saran dan masukan untuk departemen lini

KELEBIHAN KELEMAHAN

• Para spesialis memberikan ide dan saran kepada manajer puncak

• Seluruh Karyawan melaporkan pekerjaan kepada seorang penyelia (supervisor)

• Karena ketidakjelasan hubungan maka sering terjadi konflik antara departemen lini dan staf

• Rekomendasi para manajer staf terbatas hanya pada manajer lini

Tipe Struktur Organisasi (3)Organisasi Fungsional

Organisasi berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dikerjakan.

KELEBIHAN KELEMAHAN

• Menciptakan effisiensi melalui spesialisasi

• Memusatkan keahlian organisasi

• Pengawasan yang lebih ketat terhadap fungsi-fungsi

• Menciptakan konflik antar fungsi

• Lamban bereaksi bila terjadi perubahan

• Hanya memikirkan tugas, dan menjadikan individu kurang inovatif

Tipe Struktur Organisasi (4)

Organisasi Lini, Staf, dan Fungsional Kombinasi dari organisasi lini, lini dan staf, serta fungsional yang bertujuan untuk memanfaatkan berbagai kelebihan dan kekurangan dari tipe organisasi lini, lini dan staf, serta fungsional .

Cth. Organisasi Besar dan Kompleks

Tipe Struktur Organisasi (5)

Organisasi Komite

memiliki pimpinan kolektif dan setiap anggotanya memiliki wewenang yang sederajat.

Ciri2:- Pembagian wewenang yang sama besar, jelas, dan

tertentu- Tugas pimpinan dan tanggung jawab dilaksanakan

secara kolektif- Pelaksanaan dibagi berdasarkan bidang- Keputusan hasil bersama

Kelemahan:

Ketidakjelasan penanggung jawab keputusan, pengambilan keputusan memerlukan waktu yang lama.

Tipe Struktur Organisasi (6)

Organisasi Proyek dan Matriks tersusun dari sebuah atau lebih tipe departementalisasi lainnya yang mengkombinasikan kelebihan tipe fungsional dan divisional serta menghilangkan kekurangannyaKELEBIHAN KELEMAHAN

• Memiliki Kelenturan (fleksibilitas) yang tinggi

• Berfokus pada masalah tertentu atau masalah teknis yang unik

• Memungkinkan melakukan inovasi dan kreativitas tanpa menggangu struktur reguler

• Masalah akuntabilitas disebabkan adanya lebih dari satu atasan

• Kendala dalam membentuk tim yang kompak

• Berpotensi menimbulkan konflik antara manajer proyek dengan manajer departemen lainnya

Organisasi Formal vs Informal

FORMAL • Tujuan, Struktur, dan Pola hubungan kerja yang teratur

• Bertujuan: mencapai hubungan yang teratur diantar fungsi namun hal itu juga memiliki nilai tambahan dengan memberikan perasaan aman kepada mereka

INFORMAL • Interaksi dan hubungan antar karyawan, serta membentuk suatu pola yang tidak secara khusus dan resmi diciptakan/diatur oleh pihak manajemen

• Flexibel/leuwesan dari oranisasi ini menjadi nilai tambah tersendiri

Perubahan Struktur OrganisasiPekembangan bisnis, teknologi, kompetisi,

pertumbuhan ekonomi, merupakan salah satu contoh alasan organisasi untuk merubah strukturnya.

Langkah-langkah membuat Perubahan:Manajer harus mengkomunikasikan secara terbukaManajer harus memberikan pemahaman kepada

seluruh karyawan sehingga mereka memiliki persepsi yang sama

Manajer harus menunjukan ke karyawan bahwa perubahan tersebut memberikan dampak positive

Adanya proses sosialisasi dalam jangka waktu tertentu sehingga situasi kerja tidak terganggu.

KEGIATAN BELAJAR 2

PENGKOORDINASIAN

DefinisiPengkoordinasian: Salah satu fungsi pokok manajemen untuk menbuat suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan

Tujuan Koordniasi

Mengarahkan dan mengintegrasikan semua ide, gagasan, dan aktivotas dan prilaku ke arah tercapainya tujuan

Mengerahkan keterampilan spesialisasi yang dimiliki setiap karyawan kepada tujuan

Menghindari kesenjangan, kekosongan, dan tumpang tindih pekerjaan

Menghindari penyimpangan tugas

Asas & Sifat Koordinasi

Asas koordinasi = asas hirarkiSetiap atasan atau koordinator harus melakukan koordinasi pada bawahannya langsung.

Sifat Koordinasi:DinamisPandangan secara holistis untuk mencapai tujuanMelihat pekerjaan secara keseluruhan dan terintegrasi

Syarat-syarat Koordinasi

Perasaan untuk bekerja sama, koordinasi untuk memperlancar penyelesaian masalah

Saling menghargai, terutama saat pengarahan koordinasi

Semangat bersaing secara sehat, berlomba untuk mencapai tujuan dengan lebih baik dan cepat

Tipe-tipe KoordinasiKoordinasi Vertikal Aktivitas penyatuan, pengarahan ang

dilakukan oleh pimpinan terhadap aktivitas berbagai unit kerja yang berada di bawah wewenang dan tanggung jawabnya.

Relatif mudah dilaksanakan, karena atasan dapat memberi sanksi langsung terhadap bawahan yang tidak patuh

Tipe-tipe KoordinasiKoordinasi Horizontal Mengkoordinasikan berbagai tindakan

atau aktivitas penyatuan, pengarahan yang dilakukan berbagai aktivitas dalam tingkat organisasi yang setingkat.

Jenisnya Interdisciplinary & Interrelated.

Koordinator sulit untuk memberikan sanksi sebab mereka mempunyai kedudukan yang sejajar.

Tipe Koordinasi HorizontalInterdisciplinary:Suatu koordinasi yang berhubungan dengan pengarahan sekaligus menyatukan semua perilaku dan tindakan agar tercipta suatu tingkatan kedisiplinan yang tinggi dalam semua unit organisasi baik internal maupun eksternal pada unit yang sama tugasnya

Interrelated:Koordinasi antar badan instansi yang berbeda-beda namun diantara mereka ada saling ketergantungan dan memiliki hubungan baik secara internal maupun eksternal pada jenjang yang setaraf

Pedoman Koordinasi yang baik

Dijelaskan dengan kalimat yang sederhana dan mudah dipahami

Koordinasi sebagai tujuan bersamaBeri kesempatan setiap orang untuk

memberikan ide, saran, dan gagasan untuk bertukar pikiran

Aktif selama koordinasasi dilakukanBinalah hubungan yang baik antara atasan

dan bawahanGunakan lebih banyak komunikasi informal

Penyesuaian Kebutuhan Koordinasi

Porsi Dasar KoordinasiDimanfaatkan untuk meningkatkan koordinasi ketika tuntutan organisasi terhadap koordinasi belum begitu tinggi

Meningkatkan Daya Potensi KoordinasiJika porsi dasar koordinasi tidak lagi mampu menampung berbagai dinamika yang muncul selama organisasi tersebut beraktivitas tinggi

Mengurangi Kebutuhan OrganisasiJika kebutuhan koordinasi dari waktu ke waktu terus meningkat dan semakin besar maka organisasi tersebut bisa memperlambat dan menghentikan kebutuhan tersebut. cth. Mendirikan unit kerja yang independen

Penyebab Konflik dalam koordinasi

Keterbatasan Sumber DayaKetidakjelasan Tanggung Jawab dan

WewenangGangguan KomunikasiMasalah KepribadianMembanggakan Unit Kerjanya Secara

BerlebihanPenyimpangan Tujuan

Gaya Penanganan KonflikOtoriterKetiadaan kompromi pada anggota sebagai sumber konflik

KooperatifMemberikan kesempatan kepada individu yang masih bersebrangan untuk diajak kompromi

KolaborasiPemberian kesempatan yang diberikan dalam bentuk negosiasi memecahkan masalah konflik yang terjadi

Rentang Kendali (Span of Control)

Merupakan posisi jumlah bawahan yang berada dalam pengawasan seorang manajer.

Konsep ini merujuk pada seberapa banyak bawahan yang mungkin masih bisa di bawah kendali atasan secara efektif dan efisien

ReferensiModul Manajemen Universitas TerbukaSlide Tutorial Manajemen

Widita RarasatiFadia Dewanda