Bahan kuliah analisa proses bisnis

Analisis Proses BisnisAnalisis Proses Bisnis

Mata Kuliah Mata Kuliah 33 SKS SKS

PROSES

PI = INPUT O = OUTPUT

MASUKAN KELUARAN

= KUMPULAN AKTIVITAS

Entitas =-Barang-Jasa-Data

Entitas =-Barang-Jasa-Data/Informasi

AKTOR : SUPPLIER /PEMASOK

CUSTOMER /PELANGGAN

PRODUSEN /PEMILIK PROSES

Definisi-Definisi ParsialDefinisi-Definisi Parsial

Proses adalah sekumpulan aktivitas yang Proses adalah sekumpulan aktivitas yang mengubah masukan menjadi keluaranmengubah masukan menjadi keluaran

Aktivitas terkait dengan pengubahan status dari Aktivitas terkait dengan pengubahan status dari sebuah entitassebuah entitas

Entitas adalah “benda” yang menjadi fokus kitaEntitas adalah “benda” yang menjadi fokus kita Kebijakan adalah aturan main yang diterapkan Kebijakan adalah aturan main yang diterapkan

pada organisasipada organisasi Struktur Organisasi menunjukkan pembagian Struktur Organisasi menunjukkan pembagian

Sumber Daya Manusia yang terdapat pada Sumber Daya Manusia yang terdapat pada sebuah organisasisebuah organisasi

PROSES BISNIS

P1I1 O1= I2

P2O2= I3

P3O3= I4

dst.On-1

PnIn On

• KUMPULAN beberapa PROSES yang BERURUTAN dan berjalan TERATUR pada sebuah ORGANISASI dan memberikan NILAI TAMBAH (ADDED VALUE)

• NEXT PROCESS IS OUR CUSTOMER = Proses Berikut adalah Pelanggan Kita

• Jangan Kecewakan Pelanggan CUSTOMER SATISFACTION = Kepuasan Pelanggan

Definisi Proses BisnisDefinisi Proses Bisnis

Proses Bisnis adalah Proses Bisnis adalah KebijakanKebijakan, , Struktur Struktur Organisasi, Organisasi, Sumber DayaSumber Daya dan dan AktivitasAktivitas yang berjalan teratur pada sebuah yang berjalan teratur pada sebuah organisasiorganisasi

Komponen PembentukKomponen Pembentuk

StrukturOrganisasi

Aktivitas

SumberDaya

Kebijakan

ProsesBisnis

AnalisisAnalisis

Proses inventarisasi, memahami dan Proses inventarisasi, memahami dan membentuk membentuk PEMODELANPEMODELAN terhadap entitas terhadap entitas yang dipandangyang dipandang

Analisis membutuhkan parameter-Analisis membutuhkan parameter-parameter yang melengkapi proses bisnis di parameter yang melengkapi proses bisnis di dalam sebuah organisasidalam sebuah organisasi

Analisis Proses BisnisAnalisis Proses Bisnis

ProsesBisnis

ModelAnalisis Proses Bisnis I

Evaluasi &Pengujian

SolusiAnalisis Proses Bisnis III

Analisis Proses Bisnis IIAnalisis Proses Bisnis IV

Lingkup Pemodelan Proses BisnisLingkup Pemodelan Proses Bisnis

Pemodelan urutan proses (aktivitas) untuk Pemodelan urutan proses (aktivitas) untuk mencapai tujuan usahamencapai tujuan usaha

Pemanfaatan sumber daya bersama (5MPemanfaatan sumber daya bersama (5M+i+i))– Man (SDM)Man (SDM)– Money (Pembiayaan)Money (Pembiayaan)– Method (Mekanisme)Method (Mekanisme)– Machine (Alat)Machine (Alat)– Material (Data/Bahan)Material (Data/Bahan)– InformasiInformasi

Pemetaan kebutuhan data dan informasi untuk Pemetaan kebutuhan data dan informasi untuk mendukung prosesmendukung proses

Urutan ProsesUrutan Proses

Apakah urutan proses mendukung tujuan Apakah urutan proses mendukung tujuan dari organisasi?dari organisasi?

Apakah urutan proses menghasilkan Apakah urutan proses menghasilkan keluaran yang optimal?keluaran yang optimal?

Apakah urutan proses dapat Apakah urutan proses dapat disederhanakan tanpa mengurangi tujuan disederhanakan tanpa mengurangi tujuan dari pelaksanaan dari pelaksanaan proses dari pelaksanaan dari pelaksanaan proses tersebut?tersebut?

Tingkatan ManajemenTingkatan Manajemen

Bagaimana tingkatan manajemen organisasi Bagaimana tingkatan manajemen organisasi dan pola koordinasi setiap tingkatan dan pola koordinasi setiap tingkatan tersebut?tersebut?

Apakah tingkatan manajemen dapat Apakah tingkatan manajemen dapat mengakselerasikan pencapaian tujuan mengakselerasikan pencapaian tujuan organisasi?organisasi?

Apakah tingkatan manajemen yang ada Apakah tingkatan manajemen yang ada dapat fleksibel menerima aliran proses yang dapat fleksibel menerima aliran proses yang ada?ada?

Fungsi Dasar ManajemenFungsi Dasar Manajemen

Apakah Fungsi Dasar Manajemen dipahami Apakah Fungsi Dasar Manajemen dipahami untuk masing-masing lini pada Struktur untuk masing-masing lini pada Struktur Organisasi?Organisasi?

Apakah implementasi Fungsi Dasar Apakah implementasi Fungsi Dasar Manajemen sesuai dengan Struktur Manajemen sesuai dengan Struktur Organisasi?Organisasi?

Apakah proses bisnis yang diterapkan Apakah proses bisnis yang diterapkan sesuai dengan Fungsi Dasar Manajemen?sesuai dengan Fungsi Dasar Manajemen?

Kebutuhan Data dan InformasiKebutuhan Data dan Informasi

Apakah data dan informasi pada organisasi Apakah data dan informasi pada organisasi memenuhi standar dan kriteria dasar dari memenuhi standar dan kriteria dasar dari tujuan organisasi?tujuan organisasi?

Apakah ketersediaan data memenuhi syarat Apakah ketersediaan data memenuhi syarat minimal pelaksanaan aktivitas organisasi?minimal pelaksanaan aktivitas organisasi?

Apakah informasi yang dihasilkan dapat Apakah informasi yang dihasilkan dapat meningkatkan kualitas dan inovasi meningkatkan kualitas dan inovasi organisasi?organisasi?

Proses Bisnis dan Kaitannya dengan Proses Bisnis dan Kaitannya dengan Teknologi InformasiTeknologi Informasi

Bisnis dan Teknologi Informasi (1)Bisnis dan Teknologi Informasi (1)

Bisnis dan Teknologi Informasi (2)Bisnis dan Teknologi Informasi (2)

OrganisasiOrganisasi

Organisasi adalah struktur sosial, formal Organisasi adalah struktur sosial, formal dan stabil dan mengambil sumber daya dari dan stabil dan mengambil sumber daya dari lingkungan dan mengolahnya menjadi lingkungan dan mengolahnya menjadi output/produkoutput/produk

Organisasi terdiri dari:Organisasi terdiri dari:– ManusiaManusia– Lingkungan luarLingkungan luar– BudayaBudaya– ProsedurProsedur

Organisasi Berdasarkan Ukurannya (1)Organisasi Berdasarkan Ukurannya (1)

Tipe OrganisasiTipe Organisasi PenjelasanPenjelasan ContohContoh

Perusahaan KecilPerusahaan Kecil Perusahaan kecil-sedangPerusahaan kecil-sedangLingkungan Organisasi Lingkungan Organisasi cepat berubahcepat berubahStruktur organisasi simpleStruktur organisasi simpleDipimpin seorang Dipimpin seorang ketua/direktur/pimpinanketua/direktur/pimpinan

Perusahaan bisnis kecil, atau Perusahaan bisnis kecil, atau yang baru berdiriyang baru berdiri

Birokrasi MesinBirokrasi Mesin Perusahaan besarPerusahaan besarLingkungan organisasi tidak Lingkungan organisasi tidak cepat berubahcepat berubahMenghasilkan produkMenghasilkan produkManajemen dan pembuat Manajemen dan pembuat keputusan terpusatkeputusan terpusat

Perusahaan sedang, Perusahaan sedang, menghasilkan produkmenghasilkan produk

Organisasi Berdasarkan Ukurannya (2)Organisasi Berdasarkan Ukurannya (2)


Birokrasi DivisiBirokrasi Divisi Perusahaan multi divisi, Perusahaan multi divisi, setiap divisi menghasilkan setiap divisi menghasilkan produk sendiri/tertentuproduk sendiri/tertentuKepemimpinan berdasarkan Kepemimpinan berdasarkan pimpinan departemenpimpinan departemenTidak terlalu terpusatTidak terlalu terpusat

Perusahaan besar, memiliki Perusahaan besar, memiliki cabang perusahaan di mana-cabang perusahaan di mana-manamana

Birokrasi ProfesionalBirokrasi Profesional Organisasi berbasis ilmu Organisasi berbasis ilmu pengetahuan, di mana jasa pengetahuan, di mana jasa dan produk tergantung pada dan produk tergantung pada pengalaman dan ilmu pengalaman dan ilmu pengetahuan profesionalpengetahuan profesionalDidominasi oleh pimpinan Didominasi oleh pimpinan departemen di mana departemen di mana wewenang tidak terpusatwewenang tidak terpusat

Sekolah, perusahaan hukum, Sekolah, perusahaan hukum, rumah sakit, perusahaan rumah sakit, perusahaan konsultankonsultan

Organisasi Berdasarkan Profit Tidaknya (1)Organisasi Berdasarkan Profit Tidaknya (1)


BisnisBisnis Perusahaan yang bertujuan Perusahaan yang bertujuan mendapatkan mendapatkan profit/keuntungan berupa profit/keuntungan berupa uang dari pelangganuang dari pelanggan

PT. Telkom, PT. Adira PT. Telkom, PT. Adira FinancialFinancial

JasaJasa Perusahaan yang bertujuan Perusahaan yang bertujuan memberikan layanan/jasa memberikan layanan/jasa kepada pelanggan, bukan kepada pelanggan, bukan bertujuan mendapatkan profitbertujuan mendapatkan profitPelanggan bersifat luas Pelanggan bersifat luas (nasional), kalangan (nasional), kalangan manapunmanapun

Yayasan Yatim Piatu, Yayasan Yatim Piatu, Yayasan Anak Jalanan, Yayasan Anak Jalanan, Yayasan AIDS Organisasi Yayasan AIDS Organisasi PemerintahPemerintah

Bisnis dan JasaBisnis dan Jasa Perusahaan yang bertujuan Perusahaan yang bertujuan memberikan layanan dan memberikan layanan dan sekaligus profitsekaligus profitPelanggannya bersifat Pelanggannya bersifat nasionalnasional

BUMN (Badan Usaha Milik BUMN (Badan Usaha Milik Negara) : ITBNegara) : ITB

Empat Perubahan OrgnisasiEmpat Perubahan Orgnisasi

Perusahaan duluPerusahaan dulu Perusahaan saat iniPerusahaan saat ini

1.1. HierarchicalHierarchical

2.2. CentralizedCentralized

3.3. Pengaturan terstruktur Pengaturan terstruktur terhadap tim atau terhadap tim atau pekerja individupekerja individu

4.4. Mass-produced Mass-produced product/servicedproduct/serviced

Banyak di pakai di Banyak di pakai di Industri dan Industri dan pemerintahanpemerintahan

1.1. FlattenedFlattened

2.2. DecentralizedDecentralized

3.3. Pengaturan fleksibel Pengaturan fleksibel terhadap tim atau terhadap tim atau pekerja individupekerja individu

4.4. Spesific Spesific market/customermarket/customer

=> Banyak di pakai di => Banyak di pakai di perusahaan jasa perusahaan jasa seperti Bank dan seperti Bank dan asuransi, pengirimanasuransi, pengiriman

Struktur herarkiStruktur herarki

Keuntungan Keuntungan Pengontrolan mudah Pengontrolan mudah

karena terpusatkarena terpusat

Kelemahan Kelemahan Jika di bawah ada Jika di bawah ada

permasalahan maka akan permasalahan maka akan mempengaruhi yang di mempengaruhi yang di atsnyaatsnya

flattenedflattened

keuntungankeuntungan Jika salah satu anak Jika salah satu anak

cabang ada masalah cabang ada masalah tidak begitu berpengaruh tidak begitu berpengaruh di atasnya karena model di atasnya karena model struktur menyebar atau struktur menyebar atau individualindividual

Tidak bertanggung jawab Tidak bertanggung jawab kepada atasan, segala kepada atasan, segala putusan di tentukan oleh putusan di tentukan oleh cabang masing masingcabang masing masing

kelemahankelemahan Pengontrolan lebih sulit Pengontrolan lebih sulit

karena terdapat banyak karena terdapat banyak anak cabanganak cabang

Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (1)Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (1)

Fungsi BisnisFungsi Bisnis TujuanTujuan Proses Bisnis (tidak Proses Bisnis (tidak berurutan)berurutan)

Penjualan dan Penjualan dan PemasaranPemasaran

Menjual produk dan jasa Menjual produk dan jasa yang dihasilkan yang dihasilkan organisasiorganisasi

Identifikasi potensi Identifikasi potensi pelangganpelangganDefinisikan kebutuhan Definisikan kebutuhan dan keinginan pelanggandan keinginan pelangganIdentifikasi kesempatan Identifikasi kesempatan pasarpasarMembuat pelanggan Membuat pelanggan melirik produk/jasamelirik produk/jasaMembujuk pelanggan Membujuk pelanggan untuk membeliuntuk membeliLakukan transaksi Lakukan transaksi pembelianpembelian



Pembuatan dan ProduksiPembuatan dan Produksi/ / manufacturemanufacture

Menjual produk/jasaMenjual produk/jasa Pembelian bahan-bahanPembelian bahan-bahanMemasang/membuat Memasang/membuat produk/jasaproduk/jasaMengantarkan Mengantarkan produk/jasaproduk/jasaMelakukan servis Melakukan servis terhadap produk/jasa dan terhadap produk/jasa dan dukungan lain kepada dukungan lain kepada pelangganpelanggan



KeuanganKeuangan Mengelola keuangan Mengelola keuangan organisasiorganisasi

Melakukan transaksi Melakukan transaksi keuangankeuanganMembuat pernyataan Membuat pernyataan keuangankeuanganMembayar pajakMembayar pajakMenyimpan uang kasMenyimpan uang kasMelakukan kegiatan Melakukan kegiatan operasional keuanganoperasional keuangan



AkuntansiAkuntansi / pembukuan / pembukuan Memelihara Memelihara catatan/dokumen catatan/dokumen keuangankeuangan

Menyimpan, mengelola Menyimpan, mengelola catatan atau dokumen catatan atau dokumen keuangan seperti faktur, keuangan seperti faktur, kuitansi, pengeluaran..kuitansi, pengeluaran..Membuat dokumen Membuat dokumen akuntansiakuntansi

Catatan: kadang-kadang Catatan: kadang-kadang fungsi keuangan dan fungsi keuangan dan akuntansi menjadi satu akuntansi menjadi satu fungsi saja, karena identikfungsi saja, karena identik



Sumber Daya ManusiaSumber Daya Manusia Mengelola SDM organisasiMengelola SDM organisasi Menentukan kebutuhan Menentukan kebutuhan SDMSDMRekruting, training, Rekruting, training, pengembangan, pengembangan, pemeliharaan SDMpemeliharaan SDMMenggaji pegawaiMenggaji pegawaiMencatat Mencatat keuntungan/kelebihan SDM keuntungan/kelebihan SDM yang adayang adaMencatat syarat pegawai Mencatat syarat pegawai disiplin dan tidakdisiplin dan tidakMemelihara Memelihara dokumen/catatan pegawaidokumen/catatan pegawai



Penelitian dan Penelitian dan Pengembangan/RisetPengembangan/Riset

Menemukan/merumuskan Menemukan/merumuskan metode, konsep barumetode, konsep baru

Melakukan penelitian Melakukan penelitian terhadap metode baru terhadap metode baru yang lebih baikyang lebih baikMenentukan bagaimana Menentukan bagaimana produk dibuatproduk dibuatMenentukan bagaimana Menentukan bagaimana proses produksiproses produksi

Struktur OrganisasiStruktur Organisasi

Struktur organisasi adalah spesifikasi Struktur organisasi adalah spesifikasi pekerjaan yang harus dilakukan di dalam pekerjaan yang harus dilakukan di dalam suatu organisasi dan cara-cara mengaitkan suatu organisasi dan cara-cara mengaitkan satu pekerjaan dengan lainnyasatu pekerjaan dengan lainnya

Contoh:Contoh:– Mobil sebagai analogi organisasi dan semua Mobil sebagai analogi organisasi dan semua

mobil mempunyai mesin, empat ban, rem dan mobil mempunyai mesin, empat ban, rem dan komponen struktur lainnya (sebagai analogi komponen struktur lainnya (sebagai analogi struktur organisasi)struktur organisasi)

Blok Struktur OrganisasiBlok Struktur Organisasi

Spesialisasi: menentukan siapa yang akan Spesialisasi: menentukan siapa yang akan mengerjakan apamengerjakan apa– Proses mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan khusus Proses mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan khusus

yang harus diselesaikan dan menentukan orang-orang yang harus diselesaikan dan menentukan orang-orang yang akan melakukannyayang akan melakukannya

Departemenisasi: menentukan bagaimana Departemenisasi: menentukan bagaimana sebaiknya mengelompokkan orang-orang yang sebaiknya mengelompokkan orang-orang yang melaksanakan tugas tertentumelaksanakan tugas tertentu– Proses mengelompokkan pekerjaan ke dalam unit-unit Proses mengelompokkan pekerjaan ke dalam unit-unit

yang masuk akalyang masuk akal

Contoh Struktur OrganisasiContoh Struktur Organisasi

Presiden Direktur

Direktur Administrasi Direktur Marketing Direktur Teknis

Manajer Administrasi Manajer Marketing Manajer Teknis

Staf Administrasi Staf Marketing Staf Teknis

Berdasarkan Berdasarkan fungsfungsi PB dibagi 3i PB dibagi 3

departmendepartmen PB operasi => penjualan, PB operasi => penjualan,

logistik, (purchasing, logistik, (purchasing, gudang), produksi, distribusi gudang), produksi, distribusi (exsport), finance(kasir)(exsport), finance(kasir)

PB manajemen / keputusan => market PB manajemen / keputusan => market development, R&D, budget, development, R&D, budget, CPOC(CorporatePlaining & Organizing CPOC(CorporatePlaining & Organizing Comitte), internal auditComitte), internal audit

PB informasi => accounting PB informasi => accounting (pembukuan), HRD (pembukuan), HRD personaliapersonalia

Sifat fungsi/ ciri - ciriSifat fungsi/ ciri - ciri Costumer Costumer

satisfaction( kepuasan satisfaction( kepuasan pelanggan), teknis (di pelanggan), teknis (di lapangan)lapangan)

Survey (penelitian), R&D, Survey (penelitian), R&D, perencanaan(budgeting), perencanaan(budgeting), analisa, kontorl(audit)analisa, kontorl(audit)

Pengelolaan dokumen/ Pengelolaan dokumen/ data/ informasi -> data data/ informasi -> data basebase

PB operasi => flow of PB operasi => flow of processprocess

PB manajemen => PB manajemen => flow of decisionflow of decision

Pb informasi => flow of Pb informasi => flow of datadata

aliranaliran analisaanalisa

Paramater dataParamater data

Variabel yang di Variabel yang di pakaipakai

Dokumen & dataDokumen & data

Education

Bahan kuliah analisa proses bisnis