TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

NAMA: RADO BRIAHTA CANTIK NIM: 0931150006 PRODI: S1 MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS KRISTEN INDONESIA

DEFINISI INTEGRASI DATABASE KEPADA SISTEM INFORMASI LAINNYA DALAM (IRIS)

Banyak aplikasi dan database dibangun oleh Pemerintah, baik Pusat maupun daerah. Namun kepedulian untuk melakukan sinergi dalam bentuk integrasi masih jauh dari harapan. Banyak duplikasi database dilakukan, banyak dana rakyat termubazirkan. Namun perubahan secara bertahap harus dilakukan. Bagaimana menyikapinya? Geliat Pemerintah Daerah dalam merespon perkembangan TI dewasa ini dapat dikatakan cukup positif. Cukup banyak aktifitas pengembangan tehnologi informasi dijalankan di daerah, mulai dari pengadaan PC hanya untuk kepentingan menggantikan mesin ketik konvensional hingga pengembangan aplikasi (Sistem Informasi), database dan sistem jaringan. Implementasi otonomi daerah menyebabkan terjadinya variasi kebijakan di bidang TI di daerah yang secara umum dibagi alam dua paradigma, yaitu distributif dan sentralistik. Hal ini yang nantinya akan mempengaruhi strategi yang tepat dalam upaya mengintegrasikan database di lingkungan Pemerintah Daerah. Penyerahan banyak urusan pemerintahan yang semula dikelola pusat kepada daerah ternyata telah menyadarkan banyak daerah, bahwa ternyata tidak mudah menyelenggarakan urusan yang telah diserahkan tersebut, terutama yang berkaitan dengan pelaksanaan tehnis dan database dengan tehnologi konvensional. Faktor kemampuan sumberdaya manusia di lingkungan Pemerintah Daerah kerap kali dijadikan sasaran penyebab buruknya birokrasi internal eksternal serta kurang akuratnya pengelolaan data. Kesadaran ini menumbuhkan semangat baru banyak birokrat untuk meningkatkan penggunaan Tehnologi Informasi guna membantu tugastugas mereka, lebih dari sekedar memanfaatkan PC sebagai pengganti mesin ketik konvensional, namun lebih mengarah kepada pembangunan database. Fenomena ini menjadi salah satu wacana positif optimistis mengenai pengembangan TI di daerah. Dalam praktek kebijakan Tehnologi Informasi, ternyata banyak daerah yang menyerahkan kebijakan pembangunan database ini secara sektoral, artinya setiap institusi daerah diberi kewenangan luas untuk membangun dan mengembangkan database yang berkaitan dengan tugasnya (termasuk penyerahan anggaran dan pengelolaan tehnisnya). Institusi pengelola TI daerah lebih berperan sebagai team tehnis (support unit) yang membantu mengarahkan dan mengintegrasikan database. Secara tehnis kebijakan ini memungkinkan setiap instansi memiliki server sendiri dan berlokasi di instansi masing-masing. Kebijakan ini yang kemudian lebih dikenal dengan konsep distribusi database di daerah. Di sisi lain, juga terdapat beberapa daerah yang mengimplementasikan konsep sentralistik dalam pengelolaan TI dan database, artinya seluruh anggaran pengembangan TI diserahkan kepada institusi pengelola TI dan institusi tersebut yang

menentukan database instansi daerah mana yang akan dibangun dan bagaimanan operasionalisasinya. Intervensi institusi pengelola TI dalam penentuan standard tehnis dan kebijakan umum instansi terkait yang berkaitan dengan pelaksanaan system informasi dan database tersebut pada umumnya sangat dominant, termasuk menyatukan seluruh server database pada satu atap. Kedua paradigma di atas tentu memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, namun factor penentu keberhasilan untuk mengintegrasikan database lebih banyak berada di tangan institusi pengelola TI-nya. Pada dasarnya tidak ada strategi yang terbaik dalam implementasi integrasi database di daerah mengingat perbedaan kondisi yang ada. Strategi terbaik akan dapat dicapai ketika team TI mampu membaca kondisi yang ada dan bersikap arif pada semua stakeholder TI di daerah. Beberapa sikap arif yang bisa diambil dalam upaya mengintegrasikan database pemerintah daerah antara lain : 1. Membentuk team Tehnologi Informasi daerah yang solid. Tingkat kepercayaan instansi daerah pada umumnya tergantung pada bagaimana mereka melihat kemampuan tehnis dan managemen team Tehnologi Informasi daerah. Makin tinggi tingkat kepercayaan mereka, makin mereka rela memberikan akses database mereka. Belum solidnya sebagian besar institusi pengelola TI di daerah yang menyebabkan banyak institusi di jajaran Pemerintah Daerah melakukan pengembangan TI secara mandiri tanpa melibatkan institusi pengelola TI daerah. Mengenai kurang profesionalnya team TI daerah sudah merupakan fenomena klasik dan banyak pembahasan mengenai hal ini. Sistem rekruitment dalam otonomi daerah saat ini sangat memungkinkan terbentuknya team Tehnologi Informasi daerah yang solid. 2. Menyusun standarisasi perangkat keras dan perangkat lunak secara periodik dan riil. Standarisasi ini sangat penting sebagai upaya mengurangi pemborosan anggaran dan pembelian perangkat yang kurang diperlukan. Dalam kaitan dengan konsep integrasi database di daerah, standarisasi perangkat lunak akan memudahkan pekerjaan tehnis dalam integrasi databse lintas instansi. Kekurang-pahaman banyak institusi daerah mengenai Tehnologi Informasi menyebabkan mereka pasrah pada konsep aplikasi dan database yang ditawarkan oleh pihak rekanan Tehnologi Informasi swasta. Standarisasi juga akan memudahkan dalam aktifitas maintenance yang dapat di support oleh team Tehnologi Informasi daerah. 3. Memberikan keleluasaan institusi daerah untuk membangun sistem komputer dan databasenya sendiri. Hal ini berarti juga memberikan keleluasaan instansi untuk menentukan interface aplikasi sesuai dengan kebiasaan dan keinginan mereka. Team Tehnologi Informasi daerah hanya bersifat membantu secara tehnis sesuai dengan standarisasi yang sudah ada. Ketentuan untuk melibatkan Team Tehnologi Informasi dalam setiap pembuatan database dan aplikasi memang perlu disusun untuk menjamin terwujudnya integrasi, namun bukan mengedepankan sikap arogan. Arogansi dalam pengelolaan Tehnologi Informasi seringkali terwujud dalam bentuk perangkat hukum peraturan daerah, yaitu dengan mensentralisasi kewenangan pengelolaan TI pada institusi TI daerah dan sangat meminimalisir peran institusi daerah lainnya. Contoh sikap ini antara lain diwujudkan dalam bentuk ketentuan sentralisasi pengadaan unit

PC hanya pada institusi TI dengan berbagai alasan yang sebenarnya sudah tidak populer. Instansi yang membutuhkan PC harus mengajukan permohonan untuk selanjutnya diadakan oleh institusi TI, tidak terkecuali dalam pengembangan database instansional pemerintah daerah yang memang sektoral. 4. Sikap seperti ini tentu saja kurang disukai oleh institusi daerah lain karena mereka merasa terkekang dan bertolak belakang dengan konsep pemberdayaan di daerah, dimana seluruh institusi daerah diharapkan mampu berkreasi untuk meraih prestasi. Mengapa tidak dibiarkan saja seluruh instansi mengadakan sendiri peralatan komputer yang menurut mereka memang dibutuhkan guna membantu tugas mereka. Untuk mengurangi terjadinya pemborosan anggaran dan pembelian perangkat yang kurang diperlukan cukup diatur dalam ketentuan mengenai standarisasi perangkat komputer dan pembangunan sistem informasi melalui proses rekomendasi institusi TI, bahkan bila perlu tanpa keharusan menyebutkan rincian biayanya. Banyak bukti menunjukkan bahwa suatu aplikasi komputer cenderung kurang berhasil bila dibangun tanpa keterlibatan aktif instansi yang terkait. Keterlibatan ini tidak hanya dalam bentuk pemberian informasi prosedural dan peraturan yang menjadi dasar jalannya aplikasi, namun juga dalam menyusun design dan uji cobanya. Dengan memberikan keleluasaan instansi daerah untuk membangun database sendiri maka akan terbangun rasa ikut memiliki yang akan sangat membantu dalam proses keberlanjutan sistem informasi dan akurasi database. Dengan merasa memiliki mereka akan dengan senang hati memeliharanya, dan tentu saja hal ini merupakan keuntungan tersendiri bagi team Tehnologi Informasi karena tugas mereka sudah banyak terbantu oleh kreatifitas instansi lain. 5. Sebenarnya ego sektoral di khususnya daerah tidak sepenuhnya disebabkan oleh perilaku person dalam birokrasi, namun juga dibentuk oleh mekanisme procedural yang berlaku di daerah. Berbagai kegiatan yang dilaksanakan di suatu instansi mengandung konsekuensi yang mewajibkan instansi tersebut mempertanggungjawabkannya secara yuridis, baik yang menyangkut masalah keuangan maupun realisasi tehnisnya, contoh riil di bidang Tehnologi Informasi antara lain bahwa keberadaan perangkat komputer menjadi salah satu materi pertanggungjawaban tersebut. Karena itu bisa dikatakan sebagai suatu kewajaran apabila instansi menghendaki perangkat yang diadakan oleh instansinya diletakkan satu atap dengan instansi mereka dan dalam pengawasan langsung mereka. Arogansi atau pun kekurangpahaman mengenai system database menyebabkan banyak institusi Tehnologi Informasi daerah membangun database secara tersentral dalam wujud melokalisasi seluruh server instansi di daerah dalam satu atap, yaitu di kantor Tehnologi Informasi daerah. Untuk alasan kemudahan dalam proses integrasi database barangkali hal ini menjadi salah satu solusi terbaik, namun dihadapkan pada berbagai kondisi dan nuansa budaya birokrasi di banyak daerah, solusi meletakkan server pada masing-masing instansi terkait juga merupakan solusi terbaik lainnya, yang perlu diperhatikan adalah bagaimana membangun sistem koneksi ke seluruh database dan mengitegrasikannya. Dewasa ini sudah banyak tersedia aplikasi database yang memungkinkan koneksi database lintas server. Upaya untuk menjaga perasaan

person instansi lain menjadi dasar pertimbangan utama. Pada umumnya mereka lebih nyaman bila server database mereka berada di kantor mereka. 6. Keadilan dalam berbagi. Selain kepercayaan yang dibutuhkan oleh institusi di jajaran Pemerintah Daerah, kerelaan untuk berbagi database juga dapat dibangun melalui permainan yang fair dalam share database. Sebuah contoh yang pernah penulis alami sendiri dalam sosialisasi integrasi database kependudukan, kesehatan dan pendidikan, dimana kantor kependudukan bersedia memberikan akses databasenya setelah mengetahui bahwa data kependudukan mereka akan dilengkapi data pendidikan dan kesehatan tanpa mereka harus bekerja ekstra, karena update data pendidikan dan kesehatan dilakukan up to date oleh dinas P&K dan Dinas Kesehatan. Demikian juga pada Dinas Kesehatan dimana mereka akan memiliki data riil kependudukan yang lengkap dengan histori pendidikan yang merupakan salah satu indikator penting dalam analisa data kesehatan keluarga. Melalui data kependudukan, maka Dinas Kesehatan tidak perlu lagi menginput data penduduk lengkap dengan dengan struktur keluarganya. Sedangkan Dinas P&K merasa diuntungkan dengan memiliki data siswa yang lengkap dengan data keluarga dan histori kesehatannya. Maka terbangunlah barter database yang adil. Konsekuensinya tentu saja team Tehnologi Informasi harus bersedia membuat suatu aplikasi khusus sebagai interface tambahan dari data yang belum ada sebelumnya. Misalnya, membuat interface data kesehatan penduduk bagi Kantor Kependudukan serta membuat interface data pendidikan bagi Dinas Kesehatan sehingga bisa melengkapi interface aplikasi yang sudah ada sebelumnya. 7. Keterlibatan Pemerintah pusat dan rekanan Tehnologi Informasi swasta cukup memberi andil berhasil atau tidaknya integrasi database di daerah. Tidak sedikit Departemen yang membuat aplikasi yang kemudian didistribusikan ke daerah, baik secara Cuma-Cuma maupun dengan kompensasi yang harus dibayar daerah. Aplikasi semacam ini biasanya kurang dibutuhkan di daerah atau pun kurang sesuai dengan kebutuhan data di daerah. Tak heran bila saat ini banyak berdiri megas monumen Tehnologi Informasi di daerah yang disebabkan macetnya aplikasi top down ini. Dalam beberapa hal bahkan ditemukan aplikasi pusat yang kurang memberi kontribusi bagi daerah, namun bukan hal ini yang akan dibahas, namun kebijakan departemen untuk membatasi akses database dan aplikasi seringkali mempersulit proses integrasi database di daerah. Pada umumnya distribusi semacam ini dilakukan dengan mensuplay server dan client dengan catatan tidak boleh memasang program apapun agar database tidak rusak. Statement seperti ini sering kali menyebabkan instansi di daerah takut melakukan share database. Hal senada juga seringkali dilakukan oleh pihak rekanan Tehnologi Informasi swasta dan tentu saja kenyataan tersebut sangat tidak mendukung konsep integrasi database di daerah. Menyikapi kasus demikian, maka pendekatan kepada instansi daerah yang bersangkutan dan pengelola Tehnologi Informasi Departemen maupun rekanan swasta menjadi mutlak diperlukan. Cara formil biasanya cukup efektif, dan sikap arif harus dikedepankan agar kerjasama dapat berjalan baik. Pendekatan personalia sangat penting dalam proses integrasi database di daerah. Penjelasan logis dan jaminan keamanan database yang tinggi sangat memegang peran

penting untuk meyakinkan suatu instansi daerah bersedia melakukan share database. Kredibilitas team Tehnologi Informasi di daerah harus senantiasa dijaga agar kepercayaan instansi daerah terbangun secara solid. Kerelaan untuk memposisikan diri sebagai mediator dan Information Technology support unit merupakan langkah yang bijak. Produk hukum mutlak diperlukan guna memudahkan proses kerjasama lintas instansi yang pada umumnya tidak mudah dijalankan di daerah, namun bukan berarti mengekang instansi daerah untuk mengembangkan kreatifitasnya di bidang Tehnologi Informasi.

SEBUTKAN INTEGRASI DAN LANGKAH LANGKAH INTEGRASI DATABASE

1. Cara Memanggil Visual Data Manager : - Pilih menu Add-Ins pada menu utama Ms. Visual Basic - Pilih Visual Data Manager - Lalu akan muncul tampilan Vis Data 2.Langkah membuat database : - Setelah terbuka Visdata pilih File lalu New - Pilih format database. (microsoft access, Dbase, FoxPro, Paradox, ODBC, Text File) - Setelah itu akan muncul tampilan yang meminta anda unruk memberikan nama file dan lokasi data akan menyimpan. - Kemudian tentukan nama data basenya, dan pilih save untuk menyimpan. - Tunjuk tulisan properties, lalu klik kanan, sehinngga muncul menu tambahan. - Pilih New Table untuk membuat struktur table. - Tuliskan nama table pada table name. - Klik Add Field utuk menambahkan field (kolom), sampai muncul kotak dialog Add Field. - Pada kolom Name tuliskan nama Field, kolom Type pilih tipenya dan tentukan ukuran pada kolom size. - Option Button pada pilihan FixedField agar lebar Field bersifat tetap, sehingga tidak dapat diubah pada saat program dijalankan. - Klik OK - Klik Close agar muncul kotak dialog Table Structure, dan klik tombol Built the Table untuk membuat table yang baru, klik Close hingga muncul kotak dialog database windows. - Jika ingin keluar dari program Visual Data Manager klik File, Exit. 3. Mengaitkan Data ke dalam Form Untuk dapat mengakses suatu database ke dalam suatu form, kita harus mengaitkan database tersebut kedalam form. Untuk itu kita dapat menggunakan icon Adodc (Microsoft Active Data Control) pada toolbox. Jika pada toolbox tidak terdapat icon Adodc, kita dapat menambahkannya dengan memilih project, componet (ctrl+t) lalu beri tanda pilih pada Microsoft ADO Data Control (OLEDB) dan klik Apply. Langkah-langkah mengaitkan database ke dalam suatu form adalah sebagai berikut : - Pilih menu File lalu New. - Pilih VB Enterprise Edition Controls. - Klik OK Klik ganda pada folder Forms pada jendela proyek lalu klik ganda pada Form1 sampai muncul tampilan form. - Klik icon Adodc pada toolbox. - Klik dan drag pada jendela form, sehingga muncul tampilan icon Adodc. - Tentukan Property data :

- tentukan property ConnectionStrings dengan cara mengklik ... pada kolom ConectionStrings sehingga tampil kotak dialog Property Pages. - Pilih OptionButton pada Use ConnectionString lalu klik Build sehingga muncul tampilan Data Link Properties. - Pilih MicrosoftJet 4.0 OLEDB Provider lalu klik next. - Pilih tombol ... atau ketik nama database yang dipakai pada kolom Select or enter a database name. - Klik Test Connection jikaperlu klik OK 2x sampai tampilan jendela form. - Tentukan property RecordSource dengan mengklik ... - Pada kolom Command Type pilih 2-adCmdTable. Setelah kolom ini diisi, maka kita akan dapat mengisi kolom Table or Stored Procedure Name. Isikan nama Table. - Klik OK.