BAB I

Pendahuluan

1.1. LATAR BELAKANG

Penerapan otomatisasi berawal dari suatu pabrik yang kemudian menyebar ke

kantor dalam bentuk otomatisasi kantor (office automation) atau OA.

Mulanya, OA diterapkan untuk membantu pekerja kesekretariatan dan

administratif (clerical), tetapi kemampuannya dalam mempermudah

komunikasi formal dan informal dengan orang-orang didalam dan diluar

perusahaan membuat para manajer dan profesional tertarik untuk

memanfaatkan kantor virtual ini.

1.2. RUMUSAN MASALAH

a. Apa yang dimaksud dengan kantor virtual?

b. Kapankah OA (Office Automation) atau Kantor Virtual mulai diterapkan?

c. Apa sajakah keuntungan dan kerugian dari penerapan kantor virtual?

d. Bagaimanakah strategi yang disarankan dalam penerapan kantor virtual?

1.3. TUJUAN PENELITIAN

a. Untuk mengetahui pengertian dari kantor virtual?

b. Untuk mengetahui sejarah penerapan OA (Office Automation) atau Kantor

Virtual

c. Untuk mengetahui keuntungan dan kerugian dari penerapan kantor virtual

d. Untuk mengetahui strategi yang disarankan dalam penerapan kantor virtual

BAB IIPEMBAHASAN

KANTOR VIRTUAL

2.1. DEFINISI KANTOR VIRTUAL

Menurut Agusta:2007 Kantor Virtual merupakan pekerjaan kantor dapat

dilakukan di lokasi geografis manapun selama tempat kerja itu terhubung

dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik.

Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi

di dunia internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas

yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa

memiliki "fisik" lokasi usaha. (Wikipedia).

Kantor virtual adalah pemanfaatan teknologi untuk mempermudah pekerjaan

kantor yang dapat dilakukan dimana saja dengan koneksi internet. Kantor

virtual disebut juga dengan Otomatisasi Kantor Office Automation (OA).

Adapun kemampuan Office automation (OA) yaitu memudahkan komunikasi

formal dan informal dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan

menarik para manajer dan profesional sebagai pemakai. Office Automation

(OA) sangat mempengaruhi peningkatan produktivitas mereka.

2.2. Kauntungan dan kerugian kantor virtual

2.2.1. Keuntungan kantor virtual

Kantor virtual menghasilkan beberapa keuntungan yang dapat

mengatasi masalah fisik dari tempat kerja. Keuntungannya antara

lain :

Pengurangan biaya fasilitas

Dengan adanya kantor virtual maka perusahaan tidak harus

menyediaka fasilitas kantor secara lengkap, sehingga dapat

mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.

Pengurangan biaya peralatan

Kemudahan telecommuter yang dapat berbagi peralatan

seperti halnya peserta dalam suatu LAN berbagi sumber

daya, menjadikan perusahaan tidak perlu menyediakan

peralatan kantor bagi setiap pegawainya.

Jaringan komunikasi formal

Kantor virtual memungkinkan para pegawai untuk dapat

terhubung dan berkomunikasi dengan baik meskipun tidak

berada dilokasi atau tempat yang sama.

Pengurangan penghentian kerja

Sebagian besar pekerjaan tetap dapat dilanjutkan oleh para

pegawai meskipun dalam kondisi yang tidak memungkinkan,

seperti cuaca buruk dan bencana alam.

Kontribusi sosial

Kantor virtual sangat berkontribusi terhadap perluasan

lapangan kerja bagi masyarakat yang memiliki keterbatasan

fisik dan kurang mendapat peluang pekerjaan. Dengan

adanya kantor virtual ini, orang-orang tersebut memperoleh

kesempatan kerja yang sama dengan orang-orang pada

umumnya. Hal ini menunjukkan bahwa suatu kantor virtual

telah melaksanakan tanggung jawab sosialnya.

2.2.2. Kerugian kantor virtual

Kerugian dari adanya kantor virtual yaitu :

Rasa tidak memiliki

Karena pegawai tidak memiliki komunikasi langsung

terhadap rekan kerja setiap harinya, maka mereka kehilangan

perasaan menjadi bagian penting bagi suatu organisasi.

Takut kehilangan pekerjaan

Akibat dari kurangnya komunikasi langsung antara pegawai

dengan atasan, maka para pegawai ini merasa takut akan

kehilangan pekerjaan yang sedang digeluti. Mereka

beranggapan bahwa tiap orang dengan komputer dan modem

dapat melakukan pekerjaan tersebut.

Semangat kerja yang rendah

Faktor-faktor seperti tidak adanya feedback positif dan gaji

bagi telecommuter yang lebih rendah daripada pegawai yang

bekerja di kator riil, membuat karyawan kehilangan

semangat kerja.

Ketegangan keluarga

Ketegangan rumah tangga sangat mempengaruhi konsentrasi

telecommuter dalam menyelesaikan pekerjaan kantornya.

2.3. Strategi kantor yang Disarankan

Linda T. Risse, Seorang konsultan manajemen pada Synergi Planning

Incorporated, mengidentifikasikan beberapa kebijakan yang hars diikuti

perusahaan agar mencapai keuntungan maksimum kantor virturtual. Adapun

point-point yang disarankan yaitu :

Sediakan sumber daya komputer. Untuk pegawai yang tidak dapat

menyediakan sendiri perangkat keras dan perangkat lunak, perusahaan

harus menyediakannya.

Sediakan akses ke sumber daya informasi. Bila riset merupakan

bagian dari tanggung jawab telecommuter, perusahaan harus

menyediakan sumberdaya informasiyang diperlukan seperti database

komersial dan internet.

Sediakan perlengkapan non-komputer. Walau kantor virtual

didasarkan atas data elektronik, pegawai harus diberikan perlengkapan

non-komputer yang mereka perlukan untuk bekerja seperti :

kalkulator, stapler, amplop surat, daftar telepon, manual prosedur, dan

sebagainya.

Gunakan konferensi telepon. Konferensi telepon memungkinkan dua

orang atau lebih berpartisipasi dalam pembicaraan telepon pada saat

yang sama. Atasan harus menjadwalkan konferensi telepon secara

teratur sehingga telecommuter berkesempatan terlibat dalam interaksi

langsung dua arah.

Jadwalkan pertemuan rutin. Perusahaan harus menjadwalkan

pertemuan yang perlu dihadiri semua orang. Pertemuan tersebut

dimaksudkan untuk memperkuat rasa kebersamaan diantara para

pegawai dan harus dijadwalkan sesering mungkin agar tujuan tersebut

tercapai.

Lakukan rutinitas kerja. Telecommunicator harus berkomitmen untuk

bekerja sekian jam sehari, idealnya di suatu ruangan yang jauh dari

gangguan. Teman dan saudara harus memahami bahwa telecommuter

itu sedang bekerja walau ia ada di rumah.

Aplikasi OA

Terdapat tujuh aplikasi dalam penerapan Otomatis automation, yaitu :

1. Pengolahan kata (word processing)

Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak

tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang di ketik

atau di cetak.

2. Surat elektronik (e-mail)

Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai

mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan

terminal komputer dan alat penyimpanan.

3. Voice mail

Seperti halnya e-mail, voice mail merupakan surat elektronik yang isinya

berupa rekaman suara dan biasanya menggunakan hardware telepon.

4. Kalender elektronik (electronic calendering)

Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil

kalender pertemuan manager.

5. Konferensi audio

Penggunaan alat komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio

diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan

melakukan konferensi.

Untuk membuat konferensi audio dapat lebih efisien jika mengikuti

beberapa peraturan :

Orang yang mengorganisasikan konferensi harus bertindak sebagai

moderator dan memastikan bahwa semua peserta memiliki

kesempatan berbicara untuk mencapai tujuan konferensi.

Peserta konferensi tidak boleh lebih dari enam orang, karena akan

mempersulit jalannya diskusi.

Salinan dari agenda mengunakan transmisi faksimili untuk

membuat salinan dari agenda konferensi yang akan disediakan

untuk para peserta.

Jika peserta berbicara maka ia harus mengidentifikasikan dirinya.

Rekaman konferensi harus disimpan.

Salinan kertas dari rekaman harus disiapkan dari rekaman dan

dibagikan kepada peserta.

6. Konferensi video

Adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta

konferensi yang tersebar secara geografis.

Ada tiga macam konfigurasi konferensi video yaitu :

video satu arah dan audio satu arah. Caranya yaitu dengan

mengirimkan sinyal video atau audio dari suatu tempat transisi ke

satu atau beberapa temapat penerimaan sinyal.

Video satu arah dan audio dua arah. Kemampuan audio dua arah

memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan orang

ditempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar

video yang sama.

Video dan audio dua arah. Komunikasi audio dan video antara

semua tempat berlangsung dua arah. Cara ini merupakan

pendekatan konferensi elektronik yang paling mahal.

7. Konferensi komputer

Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para anggota dengan

karakteristik bersama bertukar informasi mengenai topik tertentu.

Konferensi komputer juga merupakan bentuk email yang lebih teratur.

8. Transmisi faksimili, atau FAX

Penggun aan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada

satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain.

9. Videotex

Penggunaan komputer untuk menampilkan layar CRT materi narasi dan

grafik yang tersimpan.

Terdapat tiga sumber yang paling utama dalam menyediakan informasi

bagi pemecah yang menggunakan videotex :

Perusahaan dapat menciptakan file videotex pada komputernya

sendiri.

Perusahaan dapat berlangganan jasa videotex, yang memungkinkan

pemakai untuk mengakses file videotex yang disediakan oleh jasa

tersebut.

Perusahaan dapat memperoleh akses ke file videotex dari

perusahaan lain.

10. Pencitraan (imaging)

11. Desktop publishing

Kesimpulan

Kantor virtual adalah pemanfaatan teknologi untuk mempermudah pekerjaan kantor yang dapat dilakukan dimana saja dengan koneksi internet.

Kantor Virtual diterapkan sebagai upaya mewujudkan efisiensi kerja yang bertujuan untuk menekan biaya (cost reduction) yang salah satunya adalah pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara fisik.

Kantor virtual memiliki beberapa keuntungan yaitu pengurangan biaya fasilitas, pengurangan biaya perlatan, jaringan komunikasi formal, pengurangan penghentian kerja dan kontribusi sosial. Selain itu, kantor virtual juga memiliki beberapa kerugian diantaranya yaitu : rasa tidak memiliki, takut kehilangan pekerjaan, semangat kerja yang lemah serta ketegangan keluarga.

Jadi kantor virtual cukup baik diterapkan pada era globalisasi seperti saat ini, namun dalam penerapannya manajer harus memperhatikan dan menjalin komunikasi yang baik dengan para karyawan agar mereka memiliki loyalitas terhadap perusahaan.