Upload
enna-susana
View
55
Download
5
Embed Size (px)
Citation preview
BAB I
Pendahuluan
1.1. LATAR BELAKANG
Penerapan otomatisasi berawal dari suatu pabrik yang kemudian menyebar ke
kantor dalam bentuk otomatisasi kantor (office automation) atau OA.
Mulanya, OA diterapkan untuk membantu pekerja kesekretariatan dan
administratif (clerical), tetapi kemampuannya dalam mempermudah
komunikasi formal dan informal dengan orang-orang didalam dan diluar
perusahaan membuat para manajer dan profesional tertarik untuk
memanfaatkan kantor virtual ini.
1.2. RUMUSAN MASALAH
a. Apa yang dimaksud dengan kantor virtual?
b. Kapankah OA (Office Automation) atau Kantor Virtual mulai diterapkan?
c. Apa sajakah keuntungan dan kerugian dari penerapan kantor virtual?
d. Bagaimanakah strategi yang disarankan dalam penerapan kantor virtual?
1.3. TUJUAN PENELITIAN
a. Untuk mengetahui pengertian dari kantor virtual?
b. Untuk mengetahui sejarah penerapan OA (Office Automation) atau Kantor
Virtual
c. Untuk mengetahui keuntungan dan kerugian dari penerapan kantor virtual
d. Untuk mengetahui strategi yang disarankan dalam penerapan kantor virtual
BAB IIPEMBAHASAN
KANTOR VIRTUAL
2.1. DEFINISI KANTOR VIRTUAL
Menurut Agusta:2007 Kantor Virtual merupakan pekerjaan kantor dapat
dilakukan di lokasi geografis manapun selama tempat kerja itu terhubung
dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik.
Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi
di dunia internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas
yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa
memiliki "fisik" lokasi usaha. (Wikipedia).
Kantor virtual adalah pemanfaatan teknologi untuk mempermudah pekerjaan
kantor yang dapat dilakukan dimana saja dengan koneksi internet. Kantor
virtual disebut juga dengan Otomatisasi Kantor Office Automation (OA).
Adapun kemampuan Office automation (OA) yaitu memudahkan komunikasi
formal dan informal dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan
menarik para manajer dan profesional sebagai pemakai. Office Automation
(OA) sangat mempengaruhi peningkatan produktivitas mereka.
2.2. Kauntungan dan kerugian kantor virtual
2.2.1. Keuntungan kantor virtual
Kantor virtual menghasilkan beberapa keuntungan yang dapat
mengatasi masalah fisik dari tempat kerja. Keuntungannya antara
lain :
Pengurangan biaya fasilitas
Dengan adanya kantor virtual maka perusahaan tidak harus
menyediaka fasilitas kantor secara lengkap, sehingga dapat
mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.
Pengurangan biaya peralatan
Kemudahan telecommuter yang dapat berbagi peralatan
seperti halnya peserta dalam suatu LAN berbagi sumber
daya, menjadikan perusahaan tidak perlu menyediakan
peralatan kantor bagi setiap pegawainya.
Jaringan komunikasi formal
Kantor virtual memungkinkan para pegawai untuk dapat
terhubung dan berkomunikasi dengan baik meskipun tidak
berada dilokasi atau tempat yang sama.
Pengurangan penghentian kerja
Sebagian besar pekerjaan tetap dapat dilanjutkan oleh para
pegawai meskipun dalam kondisi yang tidak memungkinkan,
seperti cuaca buruk dan bencana alam.
Kontribusi sosial
Kantor virtual sangat berkontribusi terhadap perluasan
lapangan kerja bagi masyarakat yang memiliki keterbatasan
fisik dan kurang mendapat peluang pekerjaan. Dengan
adanya kantor virtual ini, orang-orang tersebut memperoleh
kesempatan kerja yang sama dengan orang-orang pada
umumnya. Hal ini menunjukkan bahwa suatu kantor virtual
telah melaksanakan tanggung jawab sosialnya.
2.2.2. Kerugian kantor virtual
Kerugian dari adanya kantor virtual yaitu :
Rasa tidak memiliki
Karena pegawai tidak memiliki komunikasi langsung
terhadap rekan kerja setiap harinya, maka mereka kehilangan
perasaan menjadi bagian penting bagi suatu organisasi.
Takut kehilangan pekerjaan
Akibat dari kurangnya komunikasi langsung antara pegawai
dengan atasan, maka para pegawai ini merasa takut akan
kehilangan pekerjaan yang sedang digeluti. Mereka
beranggapan bahwa tiap orang dengan komputer dan modem
dapat melakukan pekerjaan tersebut.
Semangat kerja yang rendah
Faktor-faktor seperti tidak adanya feedback positif dan gaji
bagi telecommuter yang lebih rendah daripada pegawai yang
bekerja di kator riil, membuat karyawan kehilangan
semangat kerja.
Ketegangan keluarga
Ketegangan rumah tangga sangat mempengaruhi konsentrasi
telecommuter dalam menyelesaikan pekerjaan kantornya.
2.3. Strategi kantor yang Disarankan
Linda T. Risse, Seorang konsultan manajemen pada Synergi Planning
Incorporated, mengidentifikasikan beberapa kebijakan yang hars diikuti
perusahaan agar mencapai keuntungan maksimum kantor virturtual. Adapun
point-point yang disarankan yaitu :
Sediakan sumber daya komputer. Untuk pegawai yang tidak dapat
menyediakan sendiri perangkat keras dan perangkat lunak, perusahaan
harus menyediakannya.
Sediakan akses ke sumber daya informasi. Bila riset merupakan
bagian dari tanggung jawab telecommuter, perusahaan harus
menyediakan sumberdaya informasiyang diperlukan seperti database
komersial dan internet.
Sediakan perlengkapan non-komputer. Walau kantor virtual
didasarkan atas data elektronik, pegawai harus diberikan perlengkapan
non-komputer yang mereka perlukan untuk bekerja seperti :
kalkulator, stapler, amplop surat, daftar telepon, manual prosedur, dan
sebagainya.
Gunakan konferensi telepon. Konferensi telepon memungkinkan dua
orang atau lebih berpartisipasi dalam pembicaraan telepon pada saat
yang sama. Atasan harus menjadwalkan konferensi telepon secara
teratur sehingga telecommuter berkesempatan terlibat dalam interaksi
langsung dua arah.
Jadwalkan pertemuan rutin. Perusahaan harus menjadwalkan
pertemuan yang perlu dihadiri semua orang. Pertemuan tersebut
dimaksudkan untuk memperkuat rasa kebersamaan diantara para
pegawai dan harus dijadwalkan sesering mungkin agar tujuan tersebut
tercapai.
Lakukan rutinitas kerja. Telecommunicator harus berkomitmen untuk
bekerja sekian jam sehari, idealnya di suatu ruangan yang jauh dari
gangguan. Teman dan saudara harus memahami bahwa telecommuter
itu sedang bekerja walau ia ada di rumah.
Aplikasi OA
Terdapat tujuh aplikasi dalam penerapan Otomatis automation, yaitu :
1. Pengolahan kata (word processing)
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak
tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang di ketik
atau di cetak.
2. Surat elektronik (e-mail)
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai
mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan
terminal komputer dan alat penyimpanan.
3. Voice mail
Seperti halnya e-mail, voice mail merupakan surat elektronik yang isinya
berupa rekaman suara dan biasanya menggunakan hardware telepon.
4. Kalender elektronik (electronic calendering)
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil
kalender pertemuan manager.
5. Konferensi audio
Penggunaan alat komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio
diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan
melakukan konferensi.
Untuk membuat konferensi audio dapat lebih efisien jika mengikuti
beberapa peraturan :
Orang yang mengorganisasikan konferensi harus bertindak sebagai
moderator dan memastikan bahwa semua peserta memiliki
kesempatan berbicara untuk mencapai tujuan konferensi.
Peserta konferensi tidak boleh lebih dari enam orang, karena akan
mempersulit jalannya diskusi.
Salinan dari agenda mengunakan transmisi faksimili untuk
membuat salinan dari agenda konferensi yang akan disediakan
untuk para peserta.
Jika peserta berbicara maka ia harus mengidentifikasikan dirinya.
Rekaman konferensi harus disimpan.
Salinan kertas dari rekaman harus disiapkan dari rekaman dan
dibagikan kepada peserta.
6. Konferensi video
Adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta
konferensi yang tersebar secara geografis.
Ada tiga macam konfigurasi konferensi video yaitu :
video satu arah dan audio satu arah. Caranya yaitu dengan
mengirimkan sinyal video atau audio dari suatu tempat transisi ke
satu atau beberapa temapat penerimaan sinyal.
Video satu arah dan audio dua arah. Kemampuan audio dua arah
memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan orang
ditempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar
video yang sama.
Video dan audio dua arah. Komunikasi audio dan video antara
semua tempat berlangsung dua arah. Cara ini merupakan
pendekatan konferensi elektronik yang paling mahal.
7. Konferensi komputer
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para anggota dengan
karakteristik bersama bertukar informasi mengenai topik tertentu.
Konferensi komputer juga merupakan bentuk email yang lebih teratur.
8. Transmisi faksimili, atau FAX
Penggun aan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada
satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain.
9. Videotex
Penggunaan komputer untuk menampilkan layar CRT materi narasi dan
grafik yang tersimpan.
Terdapat tiga sumber yang paling utama dalam menyediakan informasi
bagi pemecah yang menggunakan videotex :
Perusahaan dapat menciptakan file videotex pada komputernya
sendiri.
Perusahaan dapat berlangganan jasa videotex, yang memungkinkan
pemakai untuk mengakses file videotex yang disediakan oleh jasa
tersebut.
Perusahaan dapat memperoleh akses ke file videotex dari
perusahaan lain.
10. Pencitraan (imaging)
11. Desktop publishing
Kesimpulan
Kantor virtual adalah pemanfaatan teknologi untuk mempermudah pekerjaan kantor yang dapat dilakukan dimana saja dengan koneksi internet.
Kantor Virtual diterapkan sebagai upaya mewujudkan efisiensi kerja yang bertujuan untuk menekan biaya (cost reduction) yang salah satunya adalah pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara fisik.
Kantor virtual memiliki beberapa keuntungan yaitu pengurangan biaya fasilitas, pengurangan biaya perlatan, jaringan komunikasi formal, pengurangan penghentian kerja dan kontribusi sosial. Selain itu, kantor virtual juga memiliki beberapa kerugian diantaranya yaitu : rasa tidak memiliki, takut kehilangan pekerjaan, semangat kerja yang lemah serta ketegangan keluarga.
Jadi kantor virtual cukup baik diterapkan pada era globalisasi seperti saat ini, namun dalam penerapannya manajer harus memperhatikan dan menjalin komunikasi yang baik dengan para karyawan agar mereka memiliki loyalitas terhadap perusahaan.