PELATIHAN

TRAMPIL MENGAUDITPUSKESMAS DAHLIA Disampaikan oleh Septi

Yunus

MAKASSAR, 22 SEPTEMBER 2012

BAHASAN

1 Istilah yang perlu difahami artinya.

2 Kategori / jenis audit.3 Persiapan / penjadwalan

audit.4 Tahapan-tahapan audit.5 Sikap / sifat auditor.

6 Teknik komunikasi.7 Teknik audit.8 Penyiapan “checklist”.9 Pelaporan ketidaksesuaian.

1 Istilah yang perlu difahami artinya.

(dari ISO 19011:2005)

o AUDIT :

proses sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk

memperoleh bukti objektif dan menilainya secara

objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit

telah dipenuhi.

o AUDITOR : orang dengan kemampuan melakukan audit.

O AUDITEE : organisasi yang diaudit.

o REKANAN AUDIT : organisasi atau orang yang meminta

diadakannya audit.

o TIM AUDIT : seorang atau lebih auditor yang melakukan audit.

o PAKAR TEKNIS :orang yang menyediakan pengetahuan khusus dari atau pakar dalam bidang yang diaudit.

• PROGRAM AUDIT : sejumlah (satu atau

lebih) audit yang direncanakan untuk kerangka waktu

tertentu dan diarahkan ke tujuan tertentu.

• BUKTI AUDIT : rekaman, pernyataan fakta

atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi.

o BUKTI OBJEKTIF : data pendukung adanya atau kebenaran sesuatu.

o KRITERIA AUDIT : sejumlah kebijakkan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai rujukan.

o TEMUAN AUDIT : hasil penilaian bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit.

o KESIMPULAN AUDIT : hasil audit oleh tim audit setelah

mempertimbangkan tujuan audit dan semua temuan audit.

2 Kategori / jenis audit

AUDIT PIHAK KESATU :

audit yang dilakukan oleh, atau atas nama organisasi sendiri untuk tujuan internal = AUDIT INTERNAL.

AUDIT PIHAK KEDUA :

audit yang dilakukan oleh pihak yang berkepentingan dengan organisasi.

AUDIT PIHAK KETIGA : audit yang dilakukan oleh organisasi mandiri eksternal.

Audit pihak kedua dan ketiga dapat juga dinamakan AUDIT EKSTERNAL.

AUDIT KECUKUPAN/DOKUMENTASI:

audit yang membandingkan

dokumentasi organisasi terhadap

persyaratan standar.

AUDIT PEMENUHAN /PENERAPAN:

audit yang membandingkan dokumentasi terhadap pelaksanaannya

3 Persiapan / penjadwalan audit

Faktor-faktor yang perlu dinilai

o Adanya kegiatan kerja.o Tahapan kegiatan untuk diaudit.o Nilai kegiatan yang diaudit.o Kemungkinan adanya audit eksternal.o Kaitan dengan tinjauan kontrak.o Masalah yang nyata / potensial

Faktor-faktor yang perlu dinilai

(lanjutan)

o Apa jenis auditnya.o Kedalaman dan lingkup audit.o Tanggal dan waktu audit.o Siapa yang ditugasi untuk memimpin audit.

Jadwal audit sekurang-kurangnya mencakup hal-hal berikut:

o Bidang yang akan diaudit.o Siapa yang bertanggung jawab

atas kegiatan yang diaudit.o Lingkup audit.o Waktu audit.o Nama auditor (auditor)nya.o Nomor laporan audit.

Tugas Pemimpin Tim Audit

o Menetapkan berapa banyak pekerjaan audit itu nanti.

o Menunjuk anggota timnya.o Memastikan adanya peserta.o Memberitahukan dan membagi tugas anggota tim.o Memastikan kesiapan seluruh

tim.o Melaksanakan audit, termasuk

rapat pembuka dan penutup.

4 Tahapan-tahapan audit

1. Pernyataan pembuka.

2. Pelaksanaan audit.

3. Pernyataan penutup.

Tahap 1 audit internal:o Perkenalkan diri.o Jelaskan lingkup audit.o Jelaskan lamanya audit.o Pertanyakan personel sudah tahu.o Yang diaudit sistemnya, bukan

orangnya.o Jelaskan istilah dalam laporan.o Nyatakan saat dan isi penutup.o Tawarkan pertanyaan.

Tahap 2 audit internal:

o Dahulukan hasil audit yang lalu.o Kita audit sistemnya, bukan orang.o Seluruh lingkup tercakup.o Gunakan pertanyaan terbuka.o Sertakan bukti objektif.o Dengarkan dan tunjukkan perhatiano Laporan harus jelas dan cermat.o Gunakan “checklist” anda.o Hindari pemborosan waktu.

Tahap 3 audit internal:

o Nyatakan audit telah selesai.o Ucapkan terima kasih.o Tonjolkan aspek positif, Sampling.o Ringkasan laporan

ketidaksesuaiano Sepakati kerangka waktu koreksi.o Tawarkan petanyaan.o Sampaikan tindasan laporan audit.o Laporan resmi untuk Wakil

Manajemen.

tahap 4 (rapat penutup)

o Selenggarakan rapat tim.o Himpun dan nilai semua temuan tim.o Temuan serupa digabungkan.o Tentukan bersama tindakan

yang harus dilakukan.o Kategorikan, jika perlu.o Siapkan konsep laporan.

5 Sikap / sifat auditor

Auditor diharapkan

diplomatis, sopan, berdisiplin diri, jujur, sabar, penuh perhatian, gemar bertanya, pandai menjelaskan, berpikiran terbuka, analitis, rajin, tidak mudah dipengaruhi, tabah, rajin mencatat, cermat menyimpan catatan, mendengarkan orang lain, profesional, siap, terlatih.

Auditor tidak diharapkan

mudah percaya, mudah patah semangat, tidak berdisiplin, gemar memberikan pendapat, suka melecehkan orang, gemar berdebat, cerewet.

6 Komunikasi(Alat penting)

Untuk berkomunikasi secara efektif:

o Sesuaikan diri dengan keadaan.

o Berlaku tenang, sopan, tepat waktu.

o Selalu siap, cermat dan memiliki rasa imbang.

o Berlaku terbuka, jujur, tekun dan berterus terang.

o Mencermati hubungan tak baik antara pribadi / kelompok orang.

Cara mendengarkan yang baik dapat dibiasakan:o Berhentilah berbicara.o Usahakan lawan bicara tidak

tegang.o Tunjukkan anda mau

mendengarkan.o Pastikan bahasa badan kita

tidak bertentangan dengan janji kita.

Jenis-jenis pertanyaan:o Pertanyaan terbuka, diawali

dengan kata tanya: apa, siapa, bilamana, di mana, bagaimana, mengapa.o Pertanyaan tertutup.o Pertanyaan menjurus.o Pertanyaan ganda.o Pertanyaan berandai-andai.

7 Teknik audit

Teknik audit

Audit adalah untuk menghimpun informasi. Selain melalui wawancara, auditor menghimpun informasi, antara lain dengan membaca dokumen, membaca rekaman, mengamati kejadian.

Teknik audit (lanjutan)

oSaat memilih dokumen / rekaman yang hendak kita periksa,

lakukan pemilihan itu sendiri.

o Kalau ada yang disodorkan kepada kita, terimalah

dengan sopan, pelajari, kembalikan, pilih sendiri yang lain.

Teknik audit (lanjutan)

o Ambil 1 atau 2 dari yang terkini, 1 atau 2 dari yang di tengah, 1 atau 2 dari yang di belakang.

o Kalau dari yang dipilih tidak ditemukan ketidaksesuaian, cari lagi yang lain?

Teknik audit (lanjutan)

JANGAN MENCARI-CARI !!!

INGAT : Bukanlah aib bagi

auditor jika tidak

ditemukan olehnya

ketidaksesuaian !!

Teknik audit (lanjutan)

Kalau semua pelaksanaan dilakukan berdasarkan aturan main yang ada, maka seharusnya segala sesuatunya akan terlihat teratur.Jika terdapat sesuatu yang menyimpang, hal itu mudah dapat dilihat; ini memerlukan pemeriksaan lebih lanjut.

8 “Checklist”

Checklist

o Ini adalah alat mutlak bagi auditor. o Ini adalah alat pemicu ingatannya.o Checklist jangan dianggap sebagai

daftar dari pertanyaan yang akan diajukan.

o Checklist hendaknya berisikan kata-kata atau ungkapan kunci

yang akan dipertanyakan

Checklist (lanjutan)o Checklist disusun berdasarkan dokumen yang dipakai sebagai rujukan: standar, pedoman mutu, prosedur, atau dokumen lain.

O Checklist menyediakan ruang mencatat,dan perkiraan

waktu agar dapat mengelola waktu dengan baik.

Checklist (lanjutan)

Checklist dan catatan yang

dihasilkan harus disimpan

baik-baik, karena ia akan

dipakai sebagai bahan dalam

penyusunan laporan audit.

9 Pelaporan ketidaksesuaian

Laporan ketidaksesuaian harus berisi

o Apa yang diamati untuk dilaporkan

o Apa rujukan bagi yang diamati itu.

o Di mana terjadinya yang diamati.

o Apa rincian dari yang diamati.

o Apa usulan tindakan koreksinya.

o Apa hasil tindak lanjutnya.

o Ketentuan akhir keefektifannya.

INGAT JUGA:

o Auditor tidak mencari

kesalahan orang.

o Auditor sekadar menemukan

penyimpangan, kalau

ada.

o Auditor membantu auditee

untuk menunjukkannya.

NO. BAGIAN KLAUSUL ISO

1 PROGRAM 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.4.1, 5.5.1,5.5.3,6.2.1, 6.3, 5.2, 5.3,6.4,7.1, 7.2.1, 7.5.1,7.5.2, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.2, 8.5.3,

2 MARKETING 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.4.1, 5.5.1, 5.5.3, 6.2.1, 7.1, 7.2.1,7.2.2, 7.2.3, 7.5.4, 8.2.1, 8.2.3, 8.3, 8.4, 8.5.3, 5.2,5.3

3 TU 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.4.1, 5.5.1, 5.5.3, 6.2.1, 7.1, 7.2.1,7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.3, 8.5.2, 8.5.3, 5.3

4 PEMBELIAN/KEU 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4.1, 5.5.1, 5.5.3, 6.2.1, 7.1, 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3, 7.5.5, 8.2.3, 8.3, 8.4, 8.5.2, 8.5.3

5 LABORATORIUM 4.1, 4.23, 4.2.4 ,5.4.1, 5.5.1, 5.5.3, 6.2.1, 6.2.2, 6.3,7.1, 7.2.1, 7.2.2, 5.3, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.4, 7.6,8.2.3, 8.3, 8.4, 8.5.2, 8.5.3

6 PERSONALIA 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.4.1, 5.5.1, 5.3, 5.5.3, 6.1, 6.2.1,6.2.2, 6.3, 6.4, 7.1, 7.2.1, 7.4.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.5.2,8.5.4

7 TOP MANAJEMEN 4.1, 4.2.1, 4.2.2, 5, 6, 7, 8

8 W M M/MR 4.1, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.1, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6,6.2.1, 7.1, 8.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3