STRATEGI PENGENDALIAN

Oleh:

Agung Praptapa

Universitas Jenderal Soedirman

Sistem pengendalian kita bangun agar kita mendapatkan apa yang kita mau. Dalam konteks perusahaan, maka sistem pengendalian dibangun untuk menjamin bahwa tujuan yang telah dicanangkan dapat dicapai. Bagaimana caranya agar sistem pengendalian efektif?

Merchant, seorang pakar management control systems, menawarkan tiga strategi agar sistem pengendalian dapat bekerja dengan baik, yaitu melalui pengendalian hasil (result control), pengendalian aksi (action control), dan pengendalian orang (people control).

Pengendalian hasil (result control) adalah sistem pengendalian yang menfokuskan pada hasil dari suatu kegiatan. Logikanya begini. Yang kita inginkan adalah mencapai tujuan organisasi. Tujuan tersebut kemudian kita terjemahkan lagi menjadi target-target tertentu. Target bisa bermacam-macam. Misalnya, dalam satu bulan target penjualannya adalah 100 juta rupiah. Kemudian target perusahaan tersebut kita rinci lagi pada tiap-tiap tenaga penjualan yang ada, katakanlah di perusahaan tersebut terdapat 5 orang tenaga penjualan (sales persons). Untuk memudahkan, katakanlah masing-masing tenaga penjualan kemudian ditarget untuk dapat melakukan penjualan sebesar 20 juta rupiah. Nah, dalam pengendalian hasil, pencapaian hasil inilah yang kita pegang komitmennya. Tenaga penjual yang dapat mencapai target akan mendapatkan imbalan (reward) sedangkan yang tidak mencapai target akan mendapat hukuman (punishment). Jadi disini kita menggunakan pendekatan “pay for performce, not pay for position”. Yang memiliki kinerja bagus kita beri insentif, sedangkan yang tidak memiliki kinerja yang bagus kita berikan hukuman. Jadi terjadi apa yang disebut “result accountability” atau pertanggungjawaban hasil, yaitu tiap-tiap elemen dalam organisasi harus mempertanggungjawabkan hasil atas kegiatannya.

Namun perlu diingat disini yang disebut hasil (result) disini tidak selalu hasil penjualan. Hasil bagi Bagian Produksi adalah jumlah produksi per hari misalnya, atau jumlah produk yang tanpa cacat, atau bisa pula biaya produksi per unit. Bagian keuangan bisa menetapkan target jumlah tagihan yang terbayar tepat waktu atau bisa pula ketepatan waktu pembayaran hutang-hutang perusahaan. Bagian Personalia dapat menetapkan target jumlah karyawan yang mengikuti training atau bisa pula tingkat kehadiran karyawan yang mencapai minimal 95% misalnya. Bagian akuntansi dapat menetapkan target dalam bentuk ketepatan waktu dalam membuat laporan keuangan atau dapat pula menargetkan jumlah voucher yang tidak tertunda pengolahannya. Nah, dalam pengendalian hasil ini yang penting tiap-tiap bagian organisasi mengetahui benar apa targetnya serta apa insentif atau hukuman yang akan didapatkan apabila mereka mencapai atau tidak mencapai target, sehingga mereka akan tergerak untuk melakukan yang terbaik untuk organisasi.

Strategi pengendalian yang kedua adalah melalui action control (pengendalian aksi). Pengendalian aksi adalah sistem pengendalian yang lebih menekankan pada cara-cara orang ataupun elemen organisasi dalam menjalankan tugas yang harus dikerjakannya. Disini terjadi apa yang disebut

sebagai action accountability, yaitu orang (atau bagian organisasi) harus mempertanggungjawabkan apa yang dilakukannya. Prinsip yang digunakan adalah “pay for good action” yaitu kita memberikan insentif kepada yang melakukan pekerjaan dengan baik dan benar (good action) dan memberikan hukuman bagi yang tidak melakukan pekerjaan dengan baik dan benar (poor action).

Strategi pengendalian yang ke tiga adalah people control (pengendalian orang), yaitu pendekatan pengendalian yang menekankan pada jenis atau karakteristik orang-orang yang bekerja yang diharapkan akan mempu menjalankan tugasnya untuk mencapai tujuan organisasi. Jadi disini pendekatan yang digunakan adalah “choose the right people” atau memilih orang-orang yang tepat. Kita harus bisa memilih orang yang tepat untuk membantu kita mendapatkan apa yang kita mau. Dalam konteks perusahaan tentu saja kita harus pandai-pandai memilih orang-orang yang tepat yang dapat membantu kita mencapai tujuan perusahaan. Pendekatan ini sangat efektif apabila kita (pihak yang melakukan pengendalian) tidak memahami benar hasil yang diharapkan dalam suatu kegiatan serta tidak memahami pula bagaimana melakukan pekerjaan untuk mendapatkan hasil tersebut. Sebagai contoh, kalau kita memiliki bisnis rumah makan, kita mungkin tidak tahu benar jenis-jenis hasil masakan tertentu. Masakan yang hasilnya baik (dalam arti cantik penampilannya dan enak rasanya) kita sendiri tidak begitu memahami, apalagi kalau kita tidak suka terhadap makanan tersebut. Jangankan cara memasaknya hasil yang baik itu seperti apa juga tidak begitu paham. Tapi kita ada di bisnis makanan ini! Nah, disini kita perlu orang yang tepat untuk menjalankan misi ini, dengan cara kita mempekerjakan koki yang kita anggap baik.

People control tidak hanya terbatas pada bagaimana memilih orang dengan keahlian tertentu seperti dicontohkan pada koki dalam sebuah rumah makan, tetapi juga berkenaan dengan bagaimana orang yang kita pilih tersebut dapat mengendalikan diri sendiri (personal control) dan juga dapat saling mengendalikan antara karyawan satu dengan lainnya (cultural control). Jadi, people control pada dasarnya adalah bagaimana memilih orang-orang yang berkualitas, yang dapat kita percaya akan berhasil bersama-sama kita mencapai tujuan yang kita tetapkan.

Kapan kita harus menggunakan pengendalian hasil? Bila manajer (atau pihak yang melakukan pengendalian) memahami seperti apa hasil yang diharapkan. Sedangkan pengendalian aksi akan efektif digunakan apabila manajer memahami benar bagaimana cara menjalankan suatu pekerjaan tertentu untuk mendapatkan hasil terbaik. Apabila dua hal tersebut, hasil yang diharapkan dan cara mengerjakannya, tidak dapat dimengerti dengan baik, maka pengendalian orang adalah alternatif strategi pengendalian yang harus dipilih.

Apakah kita harus memilih salah satu strategi pengendalian untuk diterapkan di perusahaan kita ataukah bisa kita gunakan secara bersama-sama ketiganya? Yang paling efektif adalah kita menggunakan ketiga strategi tersebut secara bersama-sama, karena sifat masing-masing strategi tersebut saling melengkapi dan saling mengisi.

Ditulis pertama kali: 23 February 2009.