STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) DAN AKUNTABILITAS

KINERJA INSTANSI PEMERINTAH

(Tjipto Atmoko)

Abstrak Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan

tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instasi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Tujuan SOP adalah menciptakan komitment mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi pemerintahan untuk mewujudkan good governance.

Standar operasional prosedur tidak saja bersifat internal tetapi juga eksternal, karena SOP selain digunakan untuk mengukur kinerja organisasi publik yang berkaitan dengan ketepatan program dan waktu, juga digunakan untuk menilai kinerja organisasi publik di mata masyarakat berupa responsivitas, responsibilitas, dan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah. Hasil kajian menunjukkan tidak semua satuan unit kerja instansi pemerintah memiliki SOP, karena itu seharusnyalah setiap satuan unit kerja pelayanan publik instansi pemerintah memiliki standar operasional prosedur sebagai acuan dalam bertindak, agar akuntabilitas kinerja instansi pemerintah dapat dievaluasi dan terukur.

I. Pendahuluan

Pelayanan publik yang diberikan instansi Pemerintah (Pusat, Pemerintah

Propinsi, Kabupaten, Kota dan Kecamatan) kepada masyarakat merupakan perwujudan

fungsi aparatur negara sebagai abdi masyarakat. Pada era otonomi daerah, fungsi

pelayanan publik menjadi salah satu fokus perhatian dalam peningkatan kinerja instansi

pemerintah daerah. Oleh karenanya secara otomatis berbagai fasilitas pelayanan publik

harus lebih didekatkan pada masyarakat, sehingga mudah dijangkau oleh masyarakat.

Pemerintah Pusat mengeluarkan sejumlah kebijakan untuk meningkatkan kinerja

instansi pemerintah dan kualitas pelayanan publik, antara lain kebijakan tentang

Penyusunan Sistem dan Prosedur Kegiatan, Penyusunan Akuntabilitas Kinerja Instansi

Pemerintah (Inpres No. 7 Tahun 1999), dan Pedoman Umum Penyusunan Indeks

Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan Instansi Pemerintah (SK Menpan No.

KEP/25/M.PAN/2/2004). Langkah ini sebenarnya bukanlah hal baru, karena sebelumnya

kebijakan serupa telah dikeluarkan pemerintah dalam bentuk Keputusan Menpan maupun

Instruksi Presiden (Inpres).

Kebijakan itu ternyata tidak secara otomatis menyelesaikan permasalahan

pelayanan publik oleh instansi pemerintah yang selama ini bercitra buruk, berbelit-belit,

lamban, dan berbiaya mahal. Hal tersebut berkaitan dengan persoalan seberapa jauh

berbagai peraturan pemerintah tersebut disosialisasikan di kalangan aparatur pemerintah

dan masyarakat, serta bagaimana infrastruktur pemerintahan, dana, sarana, teknologi,

kompetensi sumberdaya manusia (SDM), budaya kerja organisasi disiapkan untuk

menopang pelaksanaan berbagai peraturan tersebut, sehingga kinerja pelayanan publik

menjadi terukur dan dapat dievaluasi keberhasilannya.

Selain kebijakan pemerintah, upaya mewujudkan kinerja pelayanan publik di

lingkungan unit kerja pemerintahan yang terukur dan dapat dievaluasi keberhasilannya,

pemerintah daerah perlu memiliki dan menerapkan Prosedur Kerja yang standar (Standar

Operasional Prosedur / SOP). Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan

untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja

instasi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural

sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang

bersangkutan. Tujuan SOP adalah menciptakan komitment mengenai apa yang dikerjakan

oleh satuan unit kerja instansi pemerintahan untuk mewujudkan good governance.

Standar operasional prosedur tidak saja bersifat internal tetapi juga eksternal,

karena SOP selain dapat digunakan untuk mengukur kinerja organisasi publik, juga

dapat digunakan untuk menilai kinerja organisasi publik di mata masyarakat berupa

responsivitas, responsibilitas, dan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah. Dengan

demikian SOP merupakan pedoman atau acuan untuk menilai pelaksanaan kinerja

instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural

sesuai dengan tata hubungan kerja dalam organisasi yang bersangkutan.

Berdasarkan uraian di atas, permasalahan yang dibahas dalam tulisan ini berkaitan

dengan penilaian kinerja organisasi publik, Standar operasional prosedur (SOP) dan

langkah langkah menyusun SOP, serta peningkatkan akuntabilitas pelayanan publik

melalui penerapan SOP. Uraian berikut ini diharapkan dapat menciptakan komitment

pemerintah daerah mengenai pentingnya penerapan SOP oleh setiap satuan unit kerja

instansi pemerintahan dalam mewujudkan akuntabilitas pelayanan publik.

II. Penilaian Kinerja Organisasi Publik

Organisasi adalah jaringan tata kerja sama kelompok orang-orang secara teratur

dan kontinue untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan dan didalamnya

terdapat tata cara bekerjasama dan hubungan antara atasan dan bawahan. Organisasi tidak

hanya sekedar wadah tetapi juga terdapat pembagian kewenangan, siapa mengatur apa

dan kepada siapa harus bertanggung jawab (Gibson; 1996 :6). Organisasi dapat dilihat

dari dua sudut pandang yaitu pandangan obyektif dan pandangan subyektif. Dari sudut

pandang obyektif, organisasi berarti struktur, sedangkan berdasarkan pada pandangan

subyektif, organisasi berarti proses (Wayne Pace dan Faules, dalam Gibson, 1997 : 16).

Kaum obyektivis menekankan pada struktur, perencanaan, kontrol, dan tujuan serta

menempatkan faktor-faktor utama ini dalam suatu skema adaptasi organisasi, sedangkan

kaum subyektivis mendefinisikan organisasi sebagai perilaku pengorganisasian

(organizing behaviour).

Organisasi sebagai sistem sosial, mempunyai tujuan-tujuan kolektif tertentu yang

ingin dicapai (Muhadjir Darwin; 1994). Ciri pokok lainnya adalah adanya hubungan antar

pribadi yang terstruktur ke dalam pola hubungan yang jelas dengan pembagian fungsi

yang jelas, sehingga membentuk suatu sistem administrasi. Hubungan yang terstruktur

tersebut bersifat otoritatif, dalam arti bahwa masing-masing yang terlibat dalam pola

hubungan tersebut terikat pada pembagian kewenangan formal dengan aturan yang jelas.

Fremont Kast dan James Rosenzweig (2000) mengatakan bahwa organisasi merupakan

suatu subsistem dari lingkungan yang lebih luas dan berorientasi tujuan (orang-orang

dengan tujuan), termasuk subsistem teknik (orang-orang memahami pengetahuan, teknik,

peralatan dan fasilitas), subsistem struktural (orang-orang bekerja bersama pada aktivitas

yang bersatu padu), subsistem jiwa sosial (orang-orang dalam hubungan sosial), dan

dikoordinasikan oleh subsistem manajemen (perencanaan dan pengontrolan semua

kegiatan).

Kinerja atau juga disebut performance dapat didefinisikan sebagai pencapaian

hasil atau the degree of accomplishment. Sementara itu, Atmosudirdjo (1997)

mengatakan bahwa kinerja juga dapat berarti prestasi kerja, prestasi penyelenggaraan

sesuatu. Faustino (1995) memberi batasan kinerja sebagai suatu cara mengukur

kontribusi-kontribusi dari individu-individu anggota organisasi kepada organisasinya.

Peter Jennergen (1993) mendefinisikan kinerja organisasi adalah tingkat yang

menunjukkan seberapa jauh pelaksanaan tugas dapat dijalankan secara aktual dan misi

organisasi tercapai. Selanjutnya Pamungkas (2000) menjelaskan bahwa kinerja adalah

penampilan cara-cara untuk menghasilkan suatu hasil yang diperoleh dengan aktivitas

yang dicapai dengan suatu unjuk kerja. Dengan demikian, kinerja adalah konsep utama

organisasi yang menunjukkan seberapa jauh tingkat kemampuan pelaksanaan tugas-tugas

organisasi dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan.

Penilaian terhadap kinerja dapat dijadikan sebagai ukuran keberhasilan suatu

organisasi dalam kurun waktu tertentu. Penilaian tersebut dapat juga dijadikan input bagi

perbaikan atau peningkatan kinerja organisasi selanjutnya. Dalam institusi pemerintah

khususnya, penilaian kinerja sangat berguna untuk menilai kuantitas, kualitas, dan

efisiensi pelayanan, memotivasi para birokrat pelaksana, melakukan penyesuaian

anggaran, mendorong pemerintah agar lebih memperhatikan kebutuhan masyarakat yang

dilayani dan menuntun perbaikan dalam pelayanan publik.

Berbeda dengan organisasi privat, pengukuran kinerja organisasi publik sulit

dilakukan karena belum menemukan alat ukur kinerja yang sesuai. Kesulitan dalam

pengukuran kinerja organisasi publik sebagian muncul karena tujuan dan misi organisasi

publik seringkali bukan hanya sangat kabur, tetapi juga bersifat multidimensional.

Organisasi publik memiliki stakeholders yang jauh lebih banyak dan kompleks

ketimbang organisasi privat. Stakeholders dari organisasi publik seringkali memiliki

kepentingan yang berbenturan satu sama lain. Akibatnya, ukuran kinerja organisasi

publik di mata para stakeholders juga berbeda-beda. Para pejabat birokrasi, misalnya,

seringkali menempatkan pencapaian target sebagai ukuran kinerja sementara masyarakat

pengguna jasa lebih suka menggunakan kualitas pelayanan sebagai ukuran kinerja.

Lenvine (1996) mengemukakan tiga konsep yang dapat digunakan untuk

mengukur kinerja organisasi publik, yakni :

1. Responsivitas (responsiveness) : menggambarkan kemampuan organisasi publik

dalam menjalankan misi dan tujuannya terutama untuk memenuhi kebutuhan

masyarakat. Penilaian responsivitas bersumber pada data organisasi dan masyarakat,

data organisasi dipakai untuk mengidentifikasi jenis-jenis kegiatan dan program

organisasi, sedangkan data masyarakat pengguna jasa diperlukan untuk

mengidentifikasi demand dan kebutuhan masyarakat.

2. Responsibilitas (responsibility): pelaksanaan kegiatan organisasi publik dilakukan

sesuai dengan prinsip-prinsip administrasi yang benar atau sesuai dengan kebijakan

organisasi baik yang implisit atau eksplisit. Responsibilitas dapat dinilai dari analisis

terhadap dokumen dan laporan kegiatan organisasi. Penilaian dilakukan dengan

mencocokan pelaksanaan kegiatan dan program organisasi dengan prosedur

administrasi dan ketentuan-ketentuan yang ada dalam organisasi.

3. Akuntabilitas (accountability): menunjuk pada seberapa besar kebijakan dan kegiatan

organisasi publik tunduk pada para pejabat politik yang dipilih oleh rakyat. Data

akuntabilitas dapat diperoleh dari berbagai sumber, seperti penilaian dari wakil

rakyat, para pejabat politis, dan oleh masyarakat.

Weisbord (1993) mengemukakan 6 indikator pengukuran kinerja organisasi

publik, yang meliputi tujuan, struktur, reward, mekanisme tata kerja, tata hubungan dan

kepemimpinan.

Tujuan berkaitan dengan arah yang hendak ditempuh organisasi, karena itu tujuan

organisasi harus direncanakan sebaik mungkin dengan melibatkan anggota organisasi,

mulai dari perumusan sampai pada pelaksanaan atau upaya pencapaiannya. Struktur

berkaitan dengan hubungan-hubungan logis antara berbagai fungsi dalam organisasi

termasuk juga semua kegiatan pembagian kerja ke dalam satuan-satuannya dan

koordinasi satuan-satuan tersebut. Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang

mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan di antara bidang-bidang kerja maupun

orang-orang yang menunjukkan kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab masing-

masing dalam suatu sistem kerjasama.

Mekanisme tata kerja adalah sesuatu yang terdiri atas bagian-bagian yang saling

berhubungan dan membentuk satuan tersebut. Mekanisme dapat mengacu pada barang,

aturan, organisasi, perilaku dan sebagainya. Mekanisme tata kerja akan sangat

bermanfaat bagi organisasi dalam hal membantu dalam koordinasi dan integrasi kerja,

dan membantu memonitor kerja organisasi, sehingga dapat diketahui apakah suatu

kegiatan dapat berjalan baik atau buruk. Unsur-unsur penting dalam mekanisme tata kerja

meliputi; prosedur kebijakan, agenda, pertemuan formal, aktivitas dan tersedianya sarana

atau alat yang mungkin ditemukan untuk membantu orang-orang untuk bekerja sama; dan

penemuan, kreativitas pegawai secara spontan untuk memecahkan permasalahan dalam

bekerja.

Penilaian kinerja aparatur pemerintah dapat dilakukan secara eksternal yaitu melalui

respon kepuasan masyarakat. Pemerintah menyusun alat ukur untuk mengukur kinerja

pelayanan publik secara eksternal melalui Keputusan Menpan No.

25/KEP/M.PAN/2/2004. Berdasarkan Keputusan Menpan No. 25/KEP/M.PAN/2/2004

tentang Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan

Instansi Pemerintah, terdapat 14 indikator kriteria pengukuran kinerja organisasi sebagai

berikut:

1. Prosedur pelayanan, yaitu kemudahan tahapan pelayanan yang diberikan kepada

masyarakat dilihat dari sisi kesederhanaan alur pelayanan.

2. Persyaratan pelayanan, yaitu persyaratan teknis dan administratif yang diperlukan

untuk mendapatkan pelayanan sesuai dengan jenis pelayanannya.

3. Kejelasan petugas pelayanan, yaitu keberadaan dan kepastian petugas yang

memberikan pelayanan (nama, jabatan serta kewenangan dan tanggung

jawabnya).

4. Kedisiplinan petugas pelayanan, yaitu kesungguhan petugas dalam memberikan

pelayanan, terutama terhadap konsistensi waktu kerja sesuai ketentuan yang

berlaku.

5. Tanggung jawab petugas pelayanan, yaitu kejelasan wewenang dan tanggung

jawab petugas dalam penyelenggaraan dan penyelesaian pelayanan.

6. Kemampuan petugas pelayanan, yaitu tingkat keahlian dan ketrampilan yang

dimiliki petugas dalam memberikan/menyelesaikan pelayanan kepada

masyarakat.

7. Kecepatan pelayanan, yaitu target waktu pelayanan dapat diselesaikan dalam

waktu yang telah ditentukan oleh unit penyelenggara pelayanan.

8. Keadilan mendapatkan pelayanan, yaitu pelaksanaan pelayanan dengan tidak

membedakan golongan/status masyarakat yang dilayani.

9. Kesopanan dan keramahan petugas, yaitu sikap dan perilaku petugas dalam

memberikan pelayanan kepada masyarakat secara sopan dan ramah serta saling

menghargai dan menghormati.

10. Kewajaran biaya pelayanan, yaitu keterjangkauan masyarakat terhadap besarnya

biaya yang ditetapkan oleh unit pelayanan.

11. Kepastian biaya pelayanan, yaitu kesesuaian antara biaya yang dibayarkan dengan

biaya yang telah ditetapkan.

12. Kepastian jadwal pelayanan, yaitu pelaksanaan waktu pelayanan sesuai dengan

ketentuan yang telah ditetapkan.

13. Kenyamanan lingkungan, yaitu kondisi sarana dan prasarana pelayanan yang

bersih, rapi, dan teratur sehingga dapat memberikan rasa nyaman kepada

penerima pelayanan.

14. Keamanan pelayanan, yaitu terjaminnya tingkat keamanan lingkungan unit

penyelenggara pelayanan ataupun sarana yang digunakan sehingga masyarakat

merasa tenang untuk mendapatkan pelayanan terhadap resiko-resiko yang

diakibatkan dari pelaksanaan pelayanan.

Berdasarkan pada uraian di atas, pengukuran kinerja organisasi publik dapat

dilakukan secara internal maupun eksternal. Penilaian secara internal adalah mengetahui

apakah proses pencapaian tujuan sudah sesuai dengan rencana bila dilihat dari proses dan

waktu, sedangkan penilaian ke luar (eksternal) dilakukan dengan mengukur kepuasan

masyarakat terhadap pelayanan organisasi.

III. Standar Operasional Prosedur

Paradigma governance membawa pergeseran dalam pola hubungan antara

pemerintah dengan masyarakat sebagai konsekuensi dari penerapan prinsip-prinsip

corporate governance. Penerapan prinsip corporate governance juga berimplikasi pada

perubahan manajemen pemerintahan menjadi lebih terstandarisasi, artinya ada sejumlah

kriteria standar yang harus dipatuhi instansi pemerintah dalam melaksanakan aktivitas-

aktivitasnya. Standar kinerja ini sekaligus dapat untuk menilai kinerja instansi pemerintah

secara internal mupun eksternal. Standar internal yang bersifat prosedural inilah yang

disebut dengan Standar Operasional Prosedur (SOP).

Perumusan SOP menjadi relevan karena sebagai tolok ukur dalam menilai

efektivitas dan efisiensi kinerja instansi pemerintah dalam melaksanakan program

kerjanya. Secara konseptual prosedur diartikan sebagai langkah - langkah sejumlah

instruksi logis untuk menuju pada suatu proses yang dikehendaki. Proses yang

dikehendaki tersebut berupa pengguna-pengguna sistem proses kerja dalam bentuk

aktivitas, aliran data, dan aliran kerja. Prosedur operasional standar adalah proses standar

langkah - langkah sejumlah instruksi logis yang harus dilakukan berupa aktivitas, aliran

data, dan aliran kerja.

Dilihat dari fungsinya, SOP berfungsi membentuk sistem kerja & aliran kerja

yang teratur, sistematis, dan dapat dipertanggungjawabkan; menggambarkan bagaimana

tujuan pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku;

menjelaskan bagaimana proses pelaksanaan kegiatan berlangsung; sebagai sarana tata

urutan dari pelaksanaan dan pengadministrasian pekerjaan harian sebagaimana metode

yang ditetapkan; menjamin konsistensi dan proses kerja yang sistematik; dan menetapkan

hubungan timbal balik antar Satuan Kerja.

Secara umum, SOP merupakan gambaran langkah-langkah kerja (sistem,

mekanisme dan tata kerja internal) yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu tugas untuk

mencapai tujuan instansi pemerintah. SOP sebagai suatu dokumen/instrumen memuat

tentang proses dan prosedur suatu kegiatan yang bersifat efektif dan efisisen berdasarkan

suatu standar yang sudah baku. Pengembangan instrumen manajemen tersebut

dimaksudkan untuk memastikan bahwa proses pelayanan di seluruh unit kerja

pemerintahan dapat terkendali dan dapat berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Sebagai suatu instrumen manajemen, SOP berlandaskan pada sistem manajemen

kualitas (Quality Management System), yakni sekumpulan prosedur terdokumentasi dan

praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian

dari suatu proses dan produk (barang dan/atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan

tertentu. Sistem manajemen kualitas berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Hal ini

mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standar kerja. Sistem ini

berlandaskan pada pencegahan kesalahan, sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi

kesalahan yang bersifat reaktif. Secara konseptual, SOP merupakan bentuk konkret dari

penerapan prinsip manajemen kualitas yang diaplikasikan untuk organisasi pemerintahan

(organisasi publik). Oleh karena itu, tidak semua prinsip-prinsip manajemen kualitas

dapat diterapkan dalam SOP karena sifat organisasi pemerintah berbeda dengan

organisasi privat.

Tahap penting dalam penyusunan Standar operasional prosedur adalah melakukan

analisis sistem dan prosedur kerja, analisis tugas, dan melakukan analisis prosedur kerja.

1. Analisis sistem dan prosedur kerja

Analisis sistem dan prosedur kerja adalah kegiatan mengidentifikasikan fungsi-

fungsi utama dalam suatu pekerjaan, dan langkah-langkah yang diperlukan dalam

melaksanakan fungsi sistem dan prosedur kerja. Sistem adalah kesatuan unsur atau unit

yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi sedemikian rupa, sehingga muncul

dalam bentuk keseluruhan, bekerja, berfungsi atau bergerak secara harmonis yang

ditopang oleh sejumlah prosedur yang diperlukan, sedang prosedur merupakan urutan

kerja atau kegiatan yang terencana untuk menangani pekerjaan yang berulang dengan

cara seragam dan terpadu.

2. Analisis Tugas

Analisis tugas merupakan proses manajemen yang merupakan penelaahan yang

mendalam dan teratur terhadap suatu pekerjaan, karena itu analisa tugas diperlukan dalam

setiap perencanaan dan perbaikan organisasi. Analisa tugas diharapkan dapat

memberikan keterangan mengenai pekerjaan, sifat pekerjaan, syarat pejabat, dan

tanggung jawab pejabat. Di bidang manajemen dikenal sedikitnya 5 aspek yang berkaitan

langsung dengan analisis tugas yaitu :

a. Analisa tugas, merupakan penghimpunan informasi dengan sistematis dan

penetapan seluruh unsur yang tercakup dalam pelaksanaan tugas khusus.

b. Deskripsi tugas, merupakan garis besar data informasi yang dihimpun dari analisa

tugas, disajikan dalam bentuk terorganisasi yang mengidentifikasikan dan

menjelaskan isi tugas atau jabatan tertentu. Deskripsi tugas harus disusun

berdasarkan fungsi atau posisi, bukan individual; merupakan dokumen umum

apabila terdapat sejumlah personel memiliki fungsi yang sama; dan

mengidentifikasikan individual dan persyaratan kualifikasi untuk mereka serta

harus dipastikan bahwa mereka memahami dan menyetujui terhadap wewenang

dan tanggung jawab yang didefinisikan itu.

c. Spesifikasi tugas berisi catatan-catatan terperinci mengenai kemampuan pekerja

untuk tugas spesifik

d. Penilaian tugas, berupa prosedur penggolongan dan penentuan kualitas tugas

untuk menetapkan serangkaian nilai moneter untuk setiap tugas spesifik dalam

hubungannya dengan tugas lain

e. Pengukuran kerja dan penentuan standar tugas merupakan prosedur penetapan

waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan menetapkan ukuran

yang dipergunakan untuk menghitung tingkat pelaksanaan pekerjaan.

Melalui analisa tugas ini tugas-tugas dapat dibakukan, sehingga dapat dibuat

pelaksanaan tugas yang baku. Setidaknya ada dua manfaat analisis tugas dalam

penyusunan standar operasional prosedur yaitu membuat penggolongan pekerjaan yang

direncanakan dan dilaksanakan serta menetapkan hubungan kerja dengan sistematis.

3. Analisis prosedur kerja

Analisis prosedur kerja adalah kegiatan untuk mengidentifikasi urutan langkah-

langkah pekerjaan yang berhubungan apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut

dilakukan, bilamana hal tersebut dilakukan, dimana hal tersebut dilakukan, dan siapa

yang melakukannya. Prosedur diperoleh dengan merencanakan terlebih dahulu

bermacam-macam langkah yang dianggap perlu untuk melaksanakan pekerjaan. Dengan

demikian prosedur kerja dapat dirumuskan sebagai serangkaian langkah pekerjaan yang

berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang membentuk suatu

cara tertentu dan dianggap baik untuk melakukan suatu keseluruhan tahap yang penting.

Analisis terhadap prosedur kerja akan menghasilkan suatu diagram alur (flow chart) dari

aktivitas organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang akan mempengaruhi keberhasilan

organisasi. Aktivitas-aktivitas kritis ini perlu didokumetasikan dalam bentuk prosedur-

prosedur dan selanjutnya memastikan bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas itu dikendalikan

oleh prosedur-prosedur kerja yang telah terstandarisasi.

Prosedur kerja merupakan salah satu komponen penting dalam pelaksanaan tujuan

organisasi sebab prosedur memberikan beberapa keuntungan antara lain memberikan

pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana hal tersebut

dilakukan; mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan; dan

membuat koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang berlainan. Dalam

menyusun suatu prosedur kerja, terdapat beberapa prinsip yang harus diperhatikan yaitu :

1) Prosedur kerja harus sederhana sehingga mengurangi beban pengawasan;

2) Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya;

3) Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu;

4) Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya;

5) Mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan;

6) Harus ada pengecualian yang seminimun-minimunya terhadap peraturan;

7) Mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu;

8) Prosedur harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah;

9) Pembagian tugas tepat;

10) Memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang dilakukan;

11) Penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaaan yang sebaik-baiknya;

12) Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan

memperhatikan tujuan;

13) Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang minimum;

14) Menggunakan prinsip pengecualian dengan sebaik-baiknya

Hasil dari penyusunan prosedur kerja ini dapat ditulis dalam “buku pedoman organisasi”

atau “daftar tugas”yang memuat lima hal penting, yaitu :

1) Garis-garis besar organisasi (tugas-tugas tiap jabatan);

2) Sistem-sistem atau metode-metode yang berhubungan dengan pekerjaan;

3) Formulir-formulir yang dipergunakan dan bagaimana menggunakannya;

4) Tanggal dikeluarkannya dan di bawah kekuasaan siapa buku pedoman tersebut

diterbitkan;

5) Informasi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut

Penyusunan Standar Operasional Prosedur terbagi dalam tiga proses kegiatan

utama yaitu Requirement discovery berupa teknik yang digunakan oleh sistem tersebut

untuk mengidentifikasi permasalahan sistem dan pemecahannya dari pengguna sistem;

Data modeling berupa teknik untuk mengorganisasikan dan mendokumentasikan sistem

data; dan Process modeling berupa teknik untuk mengorganisasikan dan

mendokumentasikan struktur dan data yang ada pada seluruh sistem proses atau logis,

kebijakan prosedur yang akan diimplementasikan dalam suatu proses sistem.

Dilihat dari ruang lingkupnya, penyusuan SOP dilakukan disetiap satuan unit kerja

dan menyajikan langkah-langkah serta prosedur yang spesifik berkenaan dengan

kekhasan tupoksi masing-masing satuan unit kerja yang meliputi penyusunan langkah-

langkah, tahapan, mekanisme maupun alur kegiatan. SOP kemudian menjadi alat untuk

meningkatkan kinerja penyelenggaraan pemerintahan secara efektif dan efisien. Prinsip

dasar yang perlu diperhatikan dalam penyusunan SOP adalah :

1) Penyusunan SOP harus mengacu pada SOTK, TUPOKSI, serta alur dokumen;

2) Prosedur kerja menjadi tanggung jawab semua anggota organisasi;

3) Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu dikembangkan

diagram alur dari kegiatan organisasi;

4) SOP didasarkan atas kebijakan yang berlaku;

5) SOP dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya

kesalahan/penyimpangan;

6) SOP tidak terlalu rinci;

7) SOP dibuat sesederhana mungkin;

8) SOP tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan prosedur lain;

9) SOP ditinjau ulang secara periodik dan dikembangkan sesuai kebutuhan.

Berdasarkan pada prinsip penyusunan SOP di atas, penyusunan SOP didasarkan

pada tipe satuan kerja, aliran aktivitas, dan aliran dokumen. Kinerja SOP diproksikan

dalam bentuk durasi waktu, baik dalam satuan jam, hari, atau minggu, dan bentuk

hirarkhi struktur organisasi yang berlaku. Proses penyusunan SOP dilakukan dengan

memperhatikan kedudukan, tupoksi, dan uraian tugas dari unit kerja yang bersangkutan.

Berdasarkan aspek-aspek tersebut SOP disusun dalam bentuk diagram alur (flow chart)

dengan menggunakan simbol-simbol yang menggambarkan urutan langkah kerja, aliran

dokumen, tahapan mekanisme, serta waktu kegiatan. Setiap satuan unit kerja memiliki

SOP sesuai dengan rincian tugas pokok dan fungsinya, karena itu setiap satuan unit kerja

memiliki lebih dari satu SOP. Bentuk SOP dituangkan dalam tiga Format (Form SOP 1,

SOP 2, dan SOP 3) seperti contoh berikut ini.

Contoh Form SOP 1. Unit Kerja : Fungsi : Rincian Tugas : Kode fungsi :

NO Kegiatan Kode Kegiatan Indikator Kunci Keberhasilan

1 2 3 ������ ����Ü

Contoh Form SOP 2 Unit Kerja : .......................................... Fungsi : .......................................... Rincian Tugas : .......................................... Kegiatan : .......................................... Kode kegiatan: ..................

Unit Kerja/ Pelaksana Kegiatan No. Uraian Kegiatan A B C D E F

1 2 3 4 5 6 7 8

Contoh Form SOP 3 Unit Kerja : Fungsi : Rician Tugas Unit : Kegiatan : Kode kegiatan: ....................

Kepegawaian

Huku

m

Urutan Kegiatan

A B C

D E F

Pelaksanaan SOP dapat dimonitor secara internal maupun eksternal dan SOP

dievaluasi secara berkala sekurang-kurangnya satu kali dalam satu tahun dengan materi

evaluasi mencakup aspek efisiensi dan efektivitas SOP. Evaluasi dilakukan oleh Satuan

Kerja penyelenggara kegiatan (di lingkungan instansi Pemerintah), atau lembaga

independen yang diminta bantuannya oleh instansi Pemerintah. Pendekatan yang

digunakan untuk melakukan monitoring dan evaluasi menggunakan pendekatan

partisipatif.

Perubahan SOP (diganti atau penyesuaian) dapat dilakukan apabila terjadi

perubahan kebijakan Pemerintah atau SOP dipandang sudah tidak sesuai lagi dengan

perkembangan masyarakat. Perubahan SOP dilakukan melalui proses penyusunan SOP

baru sesuai tata cara yang telah dikemukakan.

IV. Akuntabilitas kinerja Instansi Pemerintah Melalui Penerapan SOP

Standar operasional prosedur (SOP) memuat informasi tentang jangka waktu

pelaksanaan kegiatan, pengguna layanan, hirarkhi struktur organisasi, serta langkah-

langkah kerja dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Pelaksanaan SOP dalam penyelengaraan

pemerintahan memiliki multifungsi baik sebagai alat deteksi potensi penyimpangan dari

tugas pokok dan fungsi; sebagai alat koreksi atas setiap penyimpangan yang terjadi;

sebagai alat evaluasi untuk meningkatkan kinerja setiap satuan kerja ke tingkat yang lebih

efektif, efisien, profesional, transparan dan handal. Kinerja satuan unit kerja yang efisien

merupakan syarat mutlak bagi pemerintah untuk mencapai tujuannya dan merupakan

salah satu alat terpenting dalam membawa instansi pemerintah dalam mewujudkan visi

dan misinya.

Evaluasi kinerja pada instansi pemerintah memiliki kekhususan tersendiri yang

membedakannya dengan evaluasi kinerja pada organisasi privat yang berorientasi

eksternal (pelayanan) dan dilandasi oleh motif mencari keuntungan. Pada unit-unit kerja

instansi pemerintah, standar penilaian kinerja yang sifatnya eksternal atau berhubungan

langsung dengan publik umumnya didasarkan pada indikator-indikator responsivitas,

responsibilitas, dan akuntabilitas. Sementara standar penilaian kinerja yang sifatnya

internal didasarkan pada SOP dan pengendalian program kerja dari instansi yang

bersangkutan. Kedua jenis standar ini (eksternal maupun internal) diarahkan untuk

menilai sejauhmana akuntabilitas kinerja instansi pemerintah dapat dicapai. Artinya,

standar eksternal maupun standar internal pada akhirnya akan bermuara pada penilaian

tercapainya masukan (inputs), keluaran (outputs), hasil (results), manfaat (benefits) dan

dampak (impacts) yang dikehendaki dari suatu program.

Pada prinsipnya, standar operasional prosedur lebih diorientasikan pada penilaian

kinerja internal kelembagaan, terutama dalam hal kejelasan proses kerja di lingkungan

organisasi termasuk kejelasan unit kerja yang bertanggungjawab, tercapainya kelancaran

kegiatan operasional dan terwujudnya koordinasi, fasilitasi dan pengendalian yang

meminimalisir tumpang tindih proses kegiatan di lingkungan sub-sub bagian dalam

organisasi yang bersangkutan. Standar operasional prosedur berbeda dengan

pengendalian program yang lebih diorientasikan pada penilaian pelaksanaan dan

pencapaian outcome dari suatu program/kegiatan. Namun keduanya saling berkaitan

karena standar operasional prosedur merupakan acuan bagi aparat dalam melaksanakan

tugas dan kewajibannya, termasuk dalam pelaksanaan program/kegiatan.

Standar Operasional Prosedur dapat digunakan untuk penilaian kinerja secara

eksternal, dan apabila pedoman yang sifatnya internal ini digabungkan dengan pedoman

eksternal (penilaian kinerja organisasi publik di mata masyarakat) berupa responsivitas,

responsibilitas, dan akuntabilitas, akan mengarah pada terwujudnya akuntabilitas kinerja

aparatur dan instansi pemerintah. Selama ini, penilaian akuntabilitas kinerja instansi

pemerintah umumnya didasarkan pada standar eksternal, padahal sebagai bentuk

organisasi publik, instansi pemerintah memiliki karakteristik khusus yakni sifat birokratis

dalam internal organisasinya. Oleh karena itu, untuk menilai pelaksanaan mekanisme

kerja internal tersebut unit kerja pelayanan publik harus memiliki acuan untuk menilai

pelaksanaan kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis,

administratif dan prosedural sesuai dengan tata hubungan kerja dalam organisasi yang

bersangkutan dalam bentuk standar operasional prosedur.

Menyadari pentingnya SOP dalam penyenggaraan pemerintahan dan hasil kajian

menunjukkan tidak semua satuan unit kerja instansi pemerintah memiliki SOP,

pemerintah propinsi Jawa Barat dalam upaya meningkatkan akuntabilitas kinerja instansi

pemerintah menetapkan Surat Keputusan Gubernur No. 67 Tahun 2004 tentang pedoman

penyusunan SOP. Dengan dikeluarkannya SK Gubernur tersebut, pemerintah Propinsi

Jawa Barat mewajibkan kepada setiap satuan unit kerja dilingkungan pemerintah propinsi

Jawa Barat untuk menyusun SOP dan menerapkan di satuan unit kerjanya dengan

harapan melalui penerapan SOP ini akuntabilitas kinerja instansi pemerintah secara

internal maupun internal dapat terwujud. Seharusnyalah setiap satuan unit kerja

pelayanan publik instansi pemerintah memiliki standar operasional prosedur sebagai

acuan dalam bertindak, agar akuntabilitas kinerja instansi pemerintah dapat dievaluasi

dan terukur.

V. Penutup

Berdasarkan pada uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa standar operasional

prosedur sebagai alat penilaian kinerja berorientasi pada penilaian kinerja internal

kelembagaan, terutama dalam hal kejelasan proses kerja di lingkungan organisasi

termasuk kejelasan unit kerja yang bertanggungjawab, tercapainya kelancaran kegiatan

operasional dan terwujudnya koordinasi, fasilitasi dan pengendalian yang meminimalisir

tumpang tindih proses kegiatan di lingkungan sub-sub bagian dalam organisasi yang

bersangkutan. Standar operasional prosedur berbeda dengan pengendalian program yang

lebih diorientasikan pada penilaian pelaksanaan dan pencapaian outcome dari suatu

program/kegiatan. Namun keduanya saling berkaitan karena standar operasional prosedur

merupakan acuan bagi aparat dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya termasuk

dalam pelaksanaan kegiatan program.

Selama ini, penilaian akuntabilitas kinerja instansi pemerintah umumnya

didasarkan pada standar eksternal padahal sebagai bentuk organisasi publik, instansi

pemerintah memiliki karakteristik khusus yakni sifat birokratis dalam internal

organisasinya. Oleh karena itu apabila pedoman yang sifatnya internal ini jika

digabungkan dengan pedoman eksternal (penilaian kinerja organisasi publik di mata

masyarakat) berupa responsivitas, responsibilitas, dan akuntabilitas, maka akan mengarah

pada terwujudnya akuntabilitas kinerja instansi pemerintah. Hasil kajian menunjukkan

tidak semua satuan unit kerja instansi pemerintah memiliki SOP, karena itu

seharusnyalah setiap satuan unit kerja pelayanan publik instansi pemerintah memiliki

standar operasional prosedur sebagai acuan dalam bertindak. Melalui penerapan SOP ini

akuntabilitas kinerja instansi pemerintah dapat dievaluasi dan terukur.

VI. Daftar Pustaka

Agus Dwiyanto. 1999. “Penilaian Kinerja Organisasi Pelayanan Publik”. Makalah Seminar Kinerja Organisasi Sektor Publik Kebijakan dan Persiapannya. Jurusan Ilmu Administrasi Negara FISIPOL UGM Yogyakarta.

Charles Lenvine. 1990. Public Administration : Challenges, Choice, Consequences.

Glenview Illinois : Scott Foreman/Little Brown Higher Education. Djamaludin Antjok. 1999. “Penyelenggaraan Good Governance di Indonesia”. Makalah.

Disampaikan pada Diskusi Panel Penyelenggaraan Good Governance di Indonesia yang diselenggarakan oleh Lembaga Administrasi Negara, Jakarta.

Inpres No. 7 Tahun 1999, Tentang Penyusunan Akuntabilitas Kinerja Instansi

Pemerintah James L. Gibson dkk. 1997. Organisasi dan Manajemen : Perilaku, Struktur dan Proses.

Jakarta : Erlangga. L.W. Rue dan L.L. Byars. 1980. Management : Theory and Application. Homewood

Illinois : Richard D. Irwin Inc.

Keputusan Gubernur Jawa Barat No.6 Tahun 2001 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan

Rincian Tugas Unit Badan Pengawasan Daerah Propinsi Jawa Barat. Keputusan Gubernur Jawa Barat No.67 Tahun 2004, tentang Pedoman Penyusunan SOP. Martin R. Weisbord. 1988. Organisational Diagnosis : A Workbook of Theory and

Practice. USA : Addison-Wesley Publishing Co. Michael Sokol dan Robert Oresick. 1986. “Managerial Performance Appraisal” dalam

Performance Assesment: Methods and Appreciations, ed. Ronald A. Berk. The John Hopkins UP.

Miftah Thoha. 2001. Perilaku Organisasi Konsep Dasar dan Aplikasinya. Jakarta :

RajaGrafindo Persada. _____. 1993. Pembinaan Organisasi : Proses Diagnosa dan Intervensi. Jakarta : Raja

Grafindo Persada. Richard M. Steers. 1980. Efektivitas Organisasi. Jakarta : Erlangga. Suhadi Sigit. 2000. Teori Kepemimpinan dalam Manajemen. Yogyakarta : Arrmurita. Surat Keputusan Menpan No. KEP/25/M.PAN/2/2004, Tentang Pedoman Umum

Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan Instansi Pemerintah The Liang Gie. 1992. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty Yeremias T. Keban. 1995. “Kinerja Organisasi Publik”. Bahan Seminar Sehari dalam

rangka Purna Tugas Drs. Sediyono. FISIPOL UGM Yogyakarta. William B. Werther, Jr dan Keith Davis. 1996. Human Resources and Personnel

Management. USA: McGraw-Hill,Inc.