Sistem Manajemen Mutu ISO 9001

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU

ISO 9001:2008

1 MENGAPA ? …..(1)

Persyaratan klausul 4.1

QUALITY MANAGEMENT SYSTEM part 1; GENERAL REQUIREMENT :

“ perusahaan harus menetapkan, mendokumentasikan,

menerapkan, memelihara sistem manajemen mutu dan

secara meningkatkan efektifitasnya dalam aturan yang

sesuai dengan sesuai persyaratan Standar Internasional

ini.”

1 MENGAPA ? …..(2)Persyaratan klausul 4.2.1 MANAGEMENT SYSTEM part 2; DOCUMENTATION REQUIREMENT part 1; General

Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup :

a) Pernyataan yang terdokumentasi atas kebijakan mutu dan sasaran

mutu,

b) Pedoman mutu,

c) Prosedur terdokumentasi yang dipersyaratkan oleh Standar

Internasional ini,

d) Dokumen-dokumen yang diperlukan oleh perusahaan untuk

memastikan perencanaan, operasi serta pengendalian yang efektif

atas proses-Prosesnya,

e) Catatan yang disyaratkan oleh Standar Internasional ini (lihat

4.2.4).

PRINSIPNYA :

Write what you do !

Do what you write !

Approve and Review it !

Lihat persyaratan 4.2.3 ISO 9001:2008

2 UNTUK APA ? …..(1)

1. Memenuhi persyaratan standar ISO 9001: 2008;

2. Mendokumentasikan kebijakan perusahaan dan prosedur;

3. Memberikan gambaran yang jelas mengenai sistem manajemen mutu perusahaan;

4. Memberikan kejelasan tugas, tanggung jawab dan wewenang dari setiap fungsi perusahaan;

5. Memberikan bukti kepada pelanggan bahwa produkatau jasa yang dihasilkan terjamin sesuaidengan spesifikasi dan persyaratan

6. Sebagai alat komunikasi dalam menerapkan sistemmanajemen mutu;

7. Sebagai acuan standar dalam penerapan danpemeliharaan sistem manajemen mutu;

8. Sebagai persiapan menghadapi audit eksternaldalam rangka sertifikasi;

2. UNTUK APA ? …….(2)

3 APA SAJA ? …….(1)

PIRAMIDA DOKUMENTASI

Pedoman Mutu

Prosedur-Prosedur

Dokumen Pendukung(Instruksi Kerja, Formulir, Dokumen lain)

3 APA SAJA ? …….(2)

• Uraian tentang ruang lingkup SMM, temasuk rincian dan

pertimbangan adanya pengeluaran (exclusion) dari

persyaratan klausul 7

• Prosedur terdokumentasi untuk SMM atau referensinya

• Penjelasan tentang interaksi dari proses-proses dalam

SMM (Diagram proses bisnis)

1. PEDOMAN MUTU, berisi :

3 APA SAJA ? ……(3)

2 PROSEDUR (PROCEDURES) :

Uraian mengenai suatu proses (aktivitas) dan

hubungannya dengan proses lain secara kronologis,

dengan identifikasi terhadap titik-titik kritis;

3 APA SAJA ? ……(4)

3 DOKUMEN PENDUKUNG (Supporting Documents) :

3.1 Instruksi Kerja (Work Instructions) :

Uraian mengenai langkah-langkah terinci dari satu aktivitas yang

termuat dalam suatu prosedur dan hanya melibatkan satu fungsi / personel saja;

3.2 Formulir (Forms) :

Media pembuktian penerapan Prosedur Mutu (dan Instruksi Kerja);

7.4 PEMBELIAN

PEDOMANMUTU

1. Ruang Lingkup2. Tanggung Jawab

dan Wewenang3. Aktivitas Mutu4. Dokumen Terkait

(PROSEDUR)PEMILIHANSUPPLIER

(PROSEDUR)PEMBELIAN

1. Tujuan2. Ruang Lingkup3. Definisi4. Dok. Pendukung5. Uraian Prosedur6. Lampiran

INSTRUKSI KERJAEVALUASI SUPPLIER

APPROVEDSUPPLIER

LIST1 .....2 .....3 .....4 .....

3 APA SAJA ? ……SUATU CONTOH (5)

4 PEDOMAN MUTU (Quality Manual) ……(1)4a Umum

Merupakan peta sistem manajemen mutu perusahaan;

Dapat dipublikasikan internal maupun eksternal (pelanggan

maupun calon pelanggan, atau pihak yang disetujui);

Memberikan gambaran umum mengenai kebijakan

perusahaan dalam memenuhi persyaratan standar ISO

9001 : 2008;

4 PEDOMAN MUTU (Quality Manual) ……(2)4a Umum

Manfaat :

Memberikan ruang lingkup yang jelas mengenai

tugas, tanggung jawab, dan wewenang;

Sebagai alat promosi (marketing tools);

Memberikan bukti bahwa ada sistem yang jelas;

4 PEDOMAN MUTU (Quality Manual) ……(3)4b. Struktur dan Isi

Tidak ada bentuk bakunya, tetapi ada pedomannya :

ISO 10013 ‘Pedoman Penyusunan Pedoman Mutu’;

Secara garis besar memuat :

Kebijakan mutu (quality policy);

Uraian mengenai perusahaan;

Uraian mengenai kebijakan perusahaan dalam

memenuhi persyaratan Standar ISO 9001:2000,

lingkup penerapan SMM, pengeluaran (exclusion)

persyaratan, interaksi antar proses SMM

Referensi silang (daftar PROSEDUR);

4 PEDOMAN MUTU (Quality Manual) ……(4)

4c. Format dan Lay Out

Sederhana (terutama dari segi bahasa) dan mudahdiubah;

Memiliki sistem identifikasi yang jelas untukmemudahkan pengendalian (dan jika terjadi perubahan);

Memiliki sistem pengendalian terhadap distribusisalinan;

Memiliki identifikasi halaman untuk menjagaintegritas Pedoman Mutu;



Setiap halaman memuat :

Nama atau logo perusahaan;

Nama atau judul dokumen;

Nomor revisi;

Nomor halaman;

Tanggal efektif berlaku (penerbitan);



Sistem peninjauan dan pengesahan (sebaiknya tidak

menyebut nama, tetapi jabatan) :

Tanda tangan (dan tanggal) penyusun;

Tanda tangan (dan tanggal) peninjau;

Tanda tangan (dan tanggal) pengesahan;

Status dokumen :

CONTROLLED atau UNCONTROLLED;

CONTOH Pedoman Mutu

PEDOMAN MUTU

TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

No. Bagian : 5.0 No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 25-05-00 Halaman : 1/4

5.1 Komitmen Manajemen

Kepala Pusat mempunyai komitmen untuk menetapkan, menerapkan, dan memelihara sistem manajemen mutu, yaitu dengan cara :

menetapkan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu; menetapkan struktur perusahaan; menetapkan tanggung jawab dan wewenang; menyediakan sumber daya personel yang memadai; menunjuk Wakil Manajemen; meninjau sistem manajemen mutu secara berkala;

PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN HUTAN TANAMANBADAN LITBANG KEHUTANAN

5 PROSEDUR (PROCEDURES) ……(1)5a Umum

Sebaiknya ditulis oleh staf yang melaksanakan atau yang memahami proses atau aktivitas (menjaga ownership);

Memperhatikan persyaratan klausul standar ISO 9001:2008;

Memperhatikan titik-titik kritis suatu proses;

Memperhatikan persyaratan lainnya (Peraturan Perusahaan, Peraturan Pemerintah, standar lain);

5 PROSEDUR (PROCEDURES) ……(2)5a Umum

Manfaat :

Dapat dijadikan referensi bagi personel baru;

Sebagai alat pengendalian terhadap aktivitas;

Menjamin konsistensi pelaksanaan aktivitas;

Sebagai bukti diterapkannya sistem manajemen mutu;

Sebagai dasar dalam melaksanakan audit (internal maupun eksternal) untuk menilai keefektifan sistem;

Tidak ada bentuk bakunya, tetapi ada pedoman dari good management practice di dunia industri;


1.0 Tujuan

2.0 Ruang Lingkup

3.0 Definisi

4.0 Dokumen Pendukung

5.0 Uraian Prosedur

6.0 Lampiran

7.0 Riwayat Perubahan

5 PROSEDUR (PROCEDURES) ……(3)5b. Struktur dan Isi

1.0 Tujuan

Suatu pernyataan singkat yang menerangkan mengapa prosedur ini

diberlakukan dan apa yang harus dicapai.

2.0 Ruang Lingkup

Suatu pernyataan singkat yang menerangkan bagian lingkup apa

dari kegiatan perusahaan yang dicakup oleh prosedur, serta

kapan prosedur ini akan diikuti.

5 PROSEDUR (PROCEDURES) ……(4)

5b Struktur dan Isi

3.0 Definisi

Keterangan dari singkatan / terminologi / istilah khusus yang digunakan

dalam prosedur.

4.0 Dokumen Pendukung

Suatu daftar dari dokumen lain (prosedur, instruksi kerja, Peraturan

Pemerintah, Peraturan Perusahaan, standar teknis, manual book, dll.)

yang harus dibaca dalam hubungannya dengan prosedur tersebut;

untuk menjaga agar isi prosedur tetap dalam tingkat yang dapat diatur,

khususnya bagi prosedur yang terlalu panjang atau kompleks atau di

mana dokumen yang dijadikan referensi merupakan dokumen yang

berdiri sendiri.


5b Struktur dan Isi

5 PROSEDUR (PROCEDURES) ……(6)5b Struktur dan Isi

5.0 Uraian Prosedur

Suatu uraian langkah demi langkah dari setiap tahap kejadianyang membentuk prosedur. Langkah-langkah ini harus menunjukkansuatu struktur urutan yang logis; dan jika perlu didukung dengandiagram alir.

6.0 Lampiran

Daftar dari segala media yang diperlukan dalam melaksanakanprosedur seperti diagram, formulir, dll.

Mudah dipahami (understandable);

Dapat dilaksanakan (actionable);

Dapat diaudit (auditable);


5c Format dan Lay Out

Setiap halaman memuat :

Nama atau logo perusahaan;

Nama atau judul dokumen;

Nomor revisi;

Nomor halaman;

Tanggal efektif berlaku (penerbitan);



Sistem peninjauan dan pengesahan (tidak menyebut nama, tetapi jabatan):

Tanda tangan (dan tanggal) penyusun;

Tanda tangan (dan tanggal) peninjau;

Tanda tangan (dan tanggal) pengesahan;

Status dokumen :

CONTROLLED atau UNCONTROLLED;

5 PROSEDUR (PROCEDURES) ……(9)5c Format dan Lay Out

CONTOH Prosedur Mutu

PROSEDUR MUTU

No. Dok: PM – SET – 4.03-2 No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 01-06-08


PELAYANAN PERMINTAAN NOMOR KLASIFIKASI UDC/ODC

Jabatan Tanda Tangan

Dibuat oleh Kasubag Perpustakaan

Diperiksa oleh Kabag Peneltian & Informasi

Disetujui oleh Sekretaris Badan Litbang

Status

No Salinan


1.0 TUJUAN

Memberikan petunjuk dan penjelasan mengenai prosedur pelayanan permintaan nomor

Klasifikasi UDC/ODC untuk artikel Jurnal/Buletin.

2.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini diterapkan pada seluruh kegiatan peleyanan permintaan Nomor Klasifikasi

UDC/ODC untuk artikel Jurnal dan Buletin Lingkup Badan Litbang.

PROSEDUR MUTU

No. Dok: PM – SET – 4 . 03 - 2 No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 01-06-08




3.0 DEFINISI

3.1 Pustakawan : PNS yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak penuh oleh

pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan kepustakawanan

pada unit-unit perpustakaan dan informasi instansi pemerintah atau unit

tertentu lainnya.

3.2 No.Klasifikasi : Nomor kode buku/jurnal yang didapatkan dari sistem klasifikasi tertentu

dalam sistem penyusunan koleksi perpustakaan berdasarkan subjek

buku/jurnal.

3.3 UDC : Universal Decimal Classification

3.4 ODC : Oxford System of Decimal Classification for Forestry)

PROSEDUR MUTU

No. Dok: PM-SET-4.03-2 No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 01-06-08




4.0 DOKUMEN PENDUKUNG4.1 Pedoman Klasifikasi UDC4.2 Pedoman Kalsifikasi ODC

5.0 URAIAN PROSEDUR

5.1 Kepala Sub Bagian Perpustakaan menerima Nota Dinas Permintaan Nomor Klasifikasi

dari Sekretariat Dewan Redaksi Jurnal/Buletin yang dilampiri dengan formulir

permintaan nomor klasifikasi dan soft file keseluruhan artikel.

5.2 Kepala Sub Bagian Perpustakaan mencermati nota dinas dan menyerahkan formulir

permintaan nomor klasifikasi dan disposisi proses klasifikasi kepada pustakawan.

PROSEDUR MUTU





5.3 Pustakawan melakukan klasifikasi sesuai dengan Pedoman Klasifikasi UDC dan Pedoman

Klasifikasi ODC, formulir permintaan nomor klasifikasi yang telah diisi dan

ditandatangani kemudian diserahkan kepada Kepala Sub Perpustakaan.

5.4 Kepala Sub Bagian Perpustakaan melakukan verifikasi nomor klasifikasi yang telah

dilaukan oleh Pustakawanan,

5.4.1 Apabila pemberian nomor klasifikasi tidak sesuai maka proses selanjutnya adalah

point 5.5.

5.4.2 Apabila nomor klasifikasi tidak sesuai maka, Kepala Sub Bagian Perpustakaan

mengembalikan formulir kepada Pustakawan untuk dilakukan proses seperti point

5.3.

PROSEDUR MUTU





5.5 Kepala Sub Bagian Perpustakaan menendatangani formulir permintaan nomor klasifikasi

yang telah lengkap dan dikembalikan kepada Sekretariat Dewan Redaksi.

6.0 LAMPIRAN

6.1 Formulir Permintaan Nomor Klasifikasi UDC/ODC

7.0 RIWAYAT PERUBAHAN

7.1 Teritan Pertama

PROSEDUR MUTU




6 INSTRUKSI KERJA (Work Instructions) ……(1)

6a Umum

Sebaiknya ditulis oleh staf yang melaksanakan atau yang memahami proses atau aktivitas (menjaga ownership);

Tidak semua Prosedur harus dibuatkan Instruksi Kerjanya, pertimbangannya :

Kerumitan dan kompleksitas aktivitas;

Kualifikasi personel pelaksana;

Sifat aktivitas (kritis tidaknya terhadap mutu,keselamatan, atau faktor lainnya);


6b Struktur dan Isi

Tidak ada bentuk bakunya, tetapi menurut good managementpractice di dunia industri;


Tahapan pelaksanaan aktivitas; Alat yang digunakan; Standar atau parameter yang dirujuk;Metode pengukuran, pengujian, dan pemeriksaan; Sumber daya pendukung lainnya;



Dapat berupa :

Gambar;

Diagram alir (flow chart); Uraian kalimat;

Kombinasi ketiga di atas;

CONTOH Istruksi Kerja

INSTRUKSI KERJA

No. Dok: PM – SET – 4.03-2.1 No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 01-06-08


PENGOLAHAN BUKU PERPUSTAKAAN R.I ARDI KUSUMA

Jabatan Tanda Tangan

Dibuat oleh Pustakawan

Disetujui oleh Kasubag Perpustakaan

Status

No Salinan

CONTOH Instruksi Kerja

1.0 TUJUAN

Memberi petunjuk dan penjelasan mengenai prosedur cara pengolahan buku di

Perpustakaan R. I. Adi Kusuma.

2.0 PELAKSANA

2.1 Pustakawan

2.3 Staf Perpustakaan

INSTRUKSI KERJA

No. Dok: PM – SET – 4 . 03 – 2.1 No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 01-06-08




3.0 PERALATAN

3.1 Koputer

3.2 Mesin Fotocopy

3.3 LAN/Internet

3.4 Printer

3.5 Software Database WINISIS

4.0 BAHAN - BAHAN

4.1 ATK

4.2 Stempel

4.3 Buku Inventaris

4.5 Lembar Kerja (Worksheet)

INSTRUKSI KERJA





5.0 RINCIAN INSTRUKSI

5.1 Lakukan inventarisasi buku baru pada buku induk dengan cara mencatat judul buku

dalam buku induk.

5.2 Beri nomor induk/inventaris pada setiap eksamplar buku.

5.3 Lakukan katalogisasi dengan mengisi worksheet (lembar kerja), data-data dalam

worksheet adalah sebagai berikut :

- Data judul dan pernyataan tanggung jawab, terdiri dari unsur : Judul sebenarnya,

Judul paralel, Keterangan judul lain atau anak judul dan Keterangan penanggung

jawab.

- Data Edisi, terdiri dari unsur : Keterangan edisi, Penanggung jawab edisi dan

Keterangan yang berkaitan dengan edisi.

- Data penerbitan dan distribusi, yang terdiri dari unsur : Tempat terbit, Nama penerbit

dan Tahun terbit.

INSTRUKSI KERJA

No. Dok: IK – SET – 4 . 03 – 2.1 No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 01-06-08




- Data deskripsi fisik, meliputi unsur : Jumlah halaman atau jilid, Ilustrasi, Ukuran dan

Keterangan bahan terlampir atau penyerta..

- Daerah seri, terdiri dari unsur : Nama seri, Pernyataan tanggungjawab seri dan seri

dan nomor seri.

- Data catatan, data ini mencatat berbagai hal yang dianggap perlu oleh pustakawanan

pengolah sebagai informasi tambahan bagi pengguna perpustakaan.

- Data nomor standar, daerah ini berisi tentang nomor standar yang dimiliki oleh suatu

bahan pustaka, seperti ISBN (International Standar Book Number), ISSN

(International Standard Serial Number) dan Sebagainya.

INSTRUKSI KERJA





5.4 Lakukan klasifikasi dengan cara mengisi kolom nomor klasifikasi pada worksheet dan

pada buku yang bersangkutan.

5.5 Lakukan entry data worksheet ke dalam pangkalan data komputer berupa database

WINISIS.

5.6 Lengkapi buku dengan label buku pada punggung buku berupa nomor panggil yang

berisi : nomor klasifikasi, tiga huruf pertama nama pengarang dan dan huruf pertama

judul.

5.7 Lakukan sheving (menyusun buku di rak koleksi sesuai dengan kode rak/lokasi dan

nomor klasifikasi).

6.0 RIWAYAT PERUBAHAN

6.1 Terbitan Pertama

INSTRUSI KERJA




7 FORMULIR (Forms)

Merupakan pendukung pelaksanaan Prosedur atau Instruksi Kerja;

Sebagai bukti diterapkannya Prosedur atau Instruksi Kerja;

Formulir yang telah diisi disebut catatan (records );

APPROVED VENDORLIST

1. PT. A2. PT. B3. PT. C4. PT. D

APPROVED VENDORLIST

1. ....2. ....3. ....4. ....

Formulir Catatan

8 PENGENDALIAN ……(1)

Perhatikan persyaratan klausul 4.2.3 control of document;

Bukan hanya Dokumen Internal yang berupa Pedoman Mutu, PROSEDUR, atau Instruksi Kerja saja yang harus dikendalikan, tetapi juga Dokumen Eksternal seperti:

Peraturan Pemerintah; Standar-standar; Manual Books; Surat Keputusan dari Assosiasi

Ada master list (daftar induk);

8 PENGENDALIAN ……(2)

• Pihak yang menyimpan master dokumen (dokumen aslinya);

• Pihak yang mendapatkan salinan (copy) yang terkendali (controlled);

• Tingkatan pihak yang meninjau dan mengesahkan, baik untuk membuat ataupun mengubah;

• Penomoran yang mudah, contoh :

QP-01-01 : Quality ProcedureWI-01-01-01 : Work Instruction FM-01-01-01 : Formulir PM-01-01 : PROSEDUR MUTU IK-01-01-01 : Instruksi Kerja