BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Memasuki era globalisasi dengan tingkat persaingan yang signifikan, diperlukan suatu strategi pengembangan bidang teknologi informasi dalam pembangunan yang berkesinambungan secara terus-menerus diberbagai bidang. Dengan diperlukannya penguasaan terhadap teknologi informasi dan juga penyediaan sumber daya manusia yang berkualitas. Program Studi Sistem Informasi memberikan teori dan praktik sebagai bekal bagi mahasiswa dalam dunia kerja di masa yang akan datang. Salah satunya terdapat mata kuliah Kerja Praktik yang merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh mahasiswa Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya jenjang S1 (Strata 1). Melalui kerja praktik ini mahasiswa diharapkan dapat langsung mengaplikasikan pengetahuan yang telah diperoleh di perkuliahan untuk diterapkan dalam perusahaan dan industri. Serta melalui pengalaman ini diharapkan dapat menambah wawasan mahasiswa dalam pemahaman tentang Sistem Informasi yang lebih baik sehingga selanjutnya mahasiswa dapat membuat sebuah perancanaan, implementasi dan mencari solusi masalah di lapangan serta mampu memberikan penyelesaian dari kekurangan sistem yang ditemukan pada saat berada di lapangan.

1

PT XL Axiata Tbk adalah perusahaan operator telekomunikasi seluler di Indonesia dan merupakan perusahaan swasta pertama yang menyediakan layanan telepon mobile di Indonesia. Pada kegiatan operasionalnya perusahaan tidak terlepas dari teknologi sistem informasi. Secara umum, proses-proses pada PT XL Axiata Tbk Palembang sudah terkomputerisasi dan sudah menggunakan aplikasi berbasis komputer. Akan tetapi, berdasarkan interview dengan staf bagian Facility Management ada beberapa proses yang belum sepenuhnya terkomputerisasi dan terotomatisasi dengan baik, salah satunya adalah proses pengarsipan dokumen. Proses pengarsipan dokumen pada PT XL Axiata Tbk Palembang dikelola oleh unit Corporate Data Management(CDM), yaitu unit departemen yang berada dibawah PT XL Axiata Tbk. Tetapi khusus pada PT XL Axiata Tbk Palembang, unit CDM tersebut berada dibawah naungan Divisi Facility Management sehingga semua proses pengarsipan dokumen harus dilaporkan ke bagian Facility Management sebelum dilaporkan ke bagian Corporate Data Management. Dalam prosedur permintaan pengarsipan dokumen pada PT XL Axiata Tbk Palembang masih manual karena masih bersifat paper-based (berbasis kertas) sehingga menyebabkan lamanya waktu yang diperlukan untuk melakukan proses permintaan arsip. Selain itu proses untuk mendapatkan verifikasi persetujuan pada sistem yang selama ini berjalan di PT XL Axiata Tbk Palembang juga membutuhkan waktu yang lama dikarenakan pimpinan dari setiap divisi tidak selalu berada di tempat. Setelah proses permohonan arsip dilakukan maka akan dilanjutkan dengan proses pendataan dokumen arsip yang dilakukan oleh Admin2

CDM, dimana proses pendataan dokumen arsip sudah terkomputerisasi dengan menggunakan spreadsheet. Namun pada kenyataannya proses pendataan dokumen arsip belum terintegrasi dan terotomatisasi dengan baik disebabkan oleh adanya proses penginputan kembali data-data form request yang dilakukan oleh pihak CDM. Pada akhirnya kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem yang selama ini berjalan dapat mempersulit bagian CDM dalam melakukan aktivitas kerja serta dengan adanya sistem pengarsipan dokumen yang belum terintegrasi maka dapat mempersulit bagian CDM dalam membuat laporan. Dari Uraian diatas maka penulis mencoba untuk melakukan penelitian dengan judul ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERMOHONAN PENGARSIPAN DOKUMEN DAN PENDATAAN

DOKUMEN ARSIP PADA PT XL AXIATA TBK PALEMBANG. Untuk Menghindari agar pembahasan tidak menyimpang dari rumusan masalah, maka penulis membatasi penelitian ini untuk Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Permohonan Pengarsipan Dokumen dan Pendataan Dokumen Arsip pada PT. XL Axiata Tbk Palembang yang terintegrasi antara semua unit kerja yang ada di kantor pusat PT. XL Axiata Tbk Palembang dan unit kerja Corporate Data Management pusat dalam proses pengarsipan dokumen yang dilakukan oleh para karyawan PT. XL Axiata Tbk Palembang

3

1.2 Tujuan Adapun tujuan dari kerja praktik di Bagian Divisi Facility Management khususnya Corporate Data Managment ini adalah antara lain : 1. Menganalisis dan memahami proses bisnis sistem permohonan

pengarsipan dokumen dan pendataan dokumen arsip. 2. Menganalisis kebutuhan sistem dan para stakeholder sistem permohonan pengarsipan dokumen dan pendataan dokumen arsip. 3.Membuat perancangan logika sistem informasi permohonan pengarsipan

dokumen dan pendataan dokumen arsip. 4. Mengajukan usulan sistem dan peralatan untuk perbaikan terhadap sistem permohonan pengarsipan dokumen dan pendataan dokumen arsip

1.3 Manfaat Manfaat yang diharapkan dari kegiatan kerja praktik ini antara lain : 1. Bagi perusahaan laporan ini dapat dijadikan referensi usulan sistem permohonan pengarsipan dokumen dan pendataan dokumen arsip yang dapat digunakan sebagai gambaran sistem informasi permohonan pengarsipan dokumen dan pendataan dokumen arsip yang akan dibangun kedepannya.

4

2. Mengatasi kelemahankelemahan pada sistem lama sehingga dapat mengurangi kesalahankesalahan serta mempercepat dalam pengolahan proses permohonan pengarsipan dan pendataan dokumen. 3. Bagi penulis sendiri dapat dijadikan sebagai suatu pembelajaran dalam menganalisis sistem informasi yang di lakukan dalam dunia kerja sehingga dapat memperluas pengetahuan dan wawasan, 4. Dapat mengembangkan dan mengaplikasikan pengalaman di kerja lapangan untuk dijadikan sebagai pertimbangan bahan Tugas Akhir.

1.4 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kerja Praktik berlangsung mulai dari tanggal 4 Juli 2011 sampai dengan tanggal 5 Agustus 2011 selama 25 hari kerja, dihitung sehari kerja di mulai dari pukul 07.30 17.00 WIB. Kerja Praktik dilaksanakan di PT XL Axiata Tbk Palembang, Jalan Angkatan 45 Palembang.

1.5 Batasan Permasalahan Untuk menghindari agar pembahasan tidak menyimpang dari rumusan masalah, maka penulis membatasi penelitian pada Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Permohonan Pengarsipan Dokumen dan Pendataan Dokumen Arsip pada PT. XL Axiata Tbk Palembang hanya membahas tentang proses pemohonan bagi karyawan yang ingin mengarsipkan dokumen dan proses pengelolaan data pengarsipan dokumen yang dikelola oleh bagian Corporate Data Management(CDM).5

Sebenarnya banyak pihak yang berhubungan langsung dengan PT. XL Axiata Tbk Palembang mengenai sistem permohonan pengarsipan dokumen dan pendataan dokumen arsip ini, tetapi untuk perancangan sistem informasi ini scope atau ruang lingkup yang akan digunakan mencakup: Divisi pusat Corporate Data Management yang berada di Jakarta, Pimpinan divisi Facility Management yang berada di Palembang, semua unit kerja yang ada di PT. XL Axiata Tbk Palembang dan perwakilan CDM pusat yang berada di bawah naungan Divisi Facility Management Palembang.

6

BAB II GAMBARAN UMUM

2.1 Sejarah Perusahaan PT XL Axiata, Tbk. (XL atau Perseroan) didirikan pada tanggal 8 Oktober 1989 dengan nama PT Grahametropolitan Lestari, bergerak di bidang perdagangan dan jasa umum. Enam tahun kemudian, Perseroan mengambil suatu langkah penting seiring dengan kerja sama antara Rajawali Group pemegang saham PT Grahametropolitan Lestari dan tiga investor asing (NYNEX, AIF, dan Mitsui). Nama Perseroan kemudian berubah menjadi PT XL Axiata, Tbk dengan bisnis utama di bidang penyediaan layanan teleponi dasar. Pada tanggal 6 Oktober 1996, XL mulai beroperasi secara komersial dengan fokus cakupan area di Jakarta, Bandung dan Surabaya. Hal ini menjadikan XL sebagai perusahaan tertutup pertama di Indonesia yang menyediakan jasa teleponi dasar bergerak seluler. Pada bulan September 2005 merupakan suatu tonggak penting untuk Perseroan. Dengan mengembangkan seluruh aspek bisnisnya, XL menjadi perusahaan publik dan tercatat di Bursa Efek Jakarta (sekarang Bursa Efek Indonesia). Kepemilikan saham XL saat ini mayoritas dipegang oleh TM International Berhad melalui Indocel Holding Sdn Bhd (83,8 %) dan Emirates Telecommunications Indonesia Ltd (16,0%). Corporation (Etisalat) melalui Etisalat International

7

XL pada saat ini merupakan penyedia layanan telekomunikasi seluler dengan cakupan jaringan yang luas di seluruh wilayah Indonesia bagi pelanggan ritel dan menyediakan solusi bisnis bagi pelanggan korporat. Layanan XL mencakup antara lain layanan suara, data dan layanan nilai tambah lainnya (value added services). Untuk mendukung layanan tersebut, XL beroperasi dengan teknologi GSM 900/DCS 1800 serta teknologi jaringan bergerak seluler sistem IMT-2000/3G.

XL juga telah memperoleh Ijin Penyelenggaraan Jaringan Tetap Tertutup, Ijin Penyelenggaraan Jasa Akses Internet (Internet Services Provider/ISP), Ijin Penyelenggaraan Jasa Internet Teleponi untuk Keperluan Publik (Voice over Internet Protocol/VoIP) dan Ijin Penyelenggaraan Jasa Interkoneksi Internet.

2.2 Struktur Organisasi PT. XL Axiata Tbk Palembang

PT XL Axiata Tbk Palembang yang terletak di Jl.Jalan Angkatan 45 Palembang No.818 Palembang 30137. Adapun struktur organisasi nya adalah sebagai berikut:

1. General Manager

General Manager pada PT XL Axiata Tbk Palembang mengepalai Divisi FOP, Divisi NROD, Divisi Facility Management (FM), dan Divisi Corporate Data Management (CDM).

8

2. FOP

Adapun susunan formasi tenaga kerja manajerial di PT XL Axiata Tbk Palembang Divisi FOP adalah sebagai berikut:

1) Supervisor 2) Finance Coordinator 3) Admin

Tugas Pokok dari divisi FOP adalah mengkoordinir perencanaan, pengendalian dan pelaporan pelaksanaan kinerja keuangan berdasarkan peraturan yang ditetapkan oleh perusahaan untuk diberdayakan seoptimal mungkin serta menjamin kelancaran aktivitas administrasi. Selain itu, divisi FOP merencanakan program kerja bidang, sistem manajemen kinerja, serta mengawasi secara keseluruhan kegiatan pekerjaan dikantor PT XL Axiata Tbk Palembang sebagai upaya pengusahaan kinerja yang berkualitas dimana efisiensi, efektifitas, mutu dan keandalan yang baik agar target kinerja perusahaan dapat tercapai.

3. NROD

Adapun susunan formasi tenaga kerja manajerial di PT XL Axiata Tbk Palembang Divisi NROD adalah sebagai berikut:

1) Specialist Core 2) Specialist Transmission

9

3) Maintenance Coordinator 4) Budget Control

Tugas Pokok dari divisi NROD adalah investasi dan pengembangan aplikasi sistem informasi, mengatur pengeluaran biaya pengembangan sistem informasi, mengelola semua kegiatan pekerjaan yang berhubungan dengan teknologi informasi, perencanaan operasi dan pemeliharaan BTS, pencapaian target produksi sinyal komunikasi dengan efisiensi serta mutu dan keandalan yang baik, kepastian jadwal dan ketepatan waktu pemeliharaan aset BTS, Serta bertanggung jawab dalam rencana evaluasi yang diusulkan dalam RKAP yang dibuat secara periodik dan rutin setiap bulannya.

4. FM

Merupakan salah satu divisi yang bernaung di PT XL Axiata Tbk yang bertugas mengelola semua urusan yang berhubungan dengan fasilitas kantor, mulai dari listrik, air, telepon, hingga kendaraan kantor. Semua kegiatan perkantoran baik yang berhubungan dengan pekerjaan di kantor PT XL Axiata Tbk Palembang maupun event yang diselenggran PT XL Axiata Tbk Palembang, seperti bakti sosial, acara ulang tahun perusahaan, hingga kegiatan sarapan bersama bulanan yang diselenggarakan, semua berada dibawah komando divisi facility management.

Adapun susunan formasi tenaga kerja mnajerial di PT XL Axiata Tbk Palembang Divisi FM adalah sebagai berikut:

1) FM Admin10

2) GS (FM Staff) 3) CDM Administrator 4) Facility Engineer 5) General service 6) Resepsionis 7) Driver 8) Office service 9) Danru 10) Technician 11) Security

Terlihat juga digambar struktur organisasi bahwa Facility Engineer juga dapat mengepalai langsung General Service apabila terdapat suatu kondisi ketika Manager FM tidak hadir di kantor.

Tugas Pokok dari divisi FM adalah mengelola semua urusan yang berhubungan dengan fasilitas kantor, mulai dari gedung, ruangan, listrik, air, telepon, ac, meja, kursi hingga kendaraan kantor.

Selain itu, Semua kegiatan perkantoran baik yang berhubungan dengan pekerjaan di kantor PT XL Axiata Tbk Palembang maupun event yang diselenggran PT XL Axiata Tbk Palembang, seperti bakti sosial, acara ulang tahun perusahaan, hingga kegiatan sarapan bersama bulanan yang diselenggarakan, semua berada dibawah komando divisi facility management.

11

5. Corporate Data Management Merupakan salah satu unit department yang berada dibawah PT. XL Axiata Tbk, yang berfungsi untuk mengatur dan mengelola dokumen-dokumen XL baik hardcopy maupun softcopy (sesuai request dari user). Berikut proses pengolahan dokumen yang dilakukan oleh unit CDM: a. Document Preparations Merupakan proses pengelolaan dokumen dimana dilakukan pembenahan pada dokumen yang akan diproses dengan cara memeriksa, memilah dan menyusun sesuai dengan ketentuan yang sudah ada. Dokumen yang diserahkan oleh divisi tertentu akan dilakukan pembenahan oleh pihak CDM, jika ada dokumen yang sudah rusak atau sobek maka dokumen tersebut harus difotokopi ulang. b. Scanning Document Merupakan proses pengubahan bentuk dokumen hardcopy menjadi bentuk softcopy (alih media) sesuai dengan Undang-Undang yang berlaku. Ketika proses scanning document dilakukan sesuai dengan berita acara scanning document yang diisi oleh divisi tertentu, maka dokumen tersebut tetap akan disimpan ke dalam filling document dan dokumen dalam bentuk softcopy akan diberikan ke divisi yang bersangkutan.

12

c.

Retrieval Document Merupakan proses penyusunan dan penyimpanan dokumen arsip ke dalam

box setelah dilakukan proses scanning document atau proses document preparations. d. Storage Document Merupakan proses penempatan dokumen sesuai dengan sistem

penyimpanan dan peralatan yang digunakan. Pada PT XL AXIATA Tbk Palembang proses penyimpanan arsip dokumen disimpan dalam box yang kemudian box yang berisi dokumen tersebut akan disimpan dalam filling cabinet. e. Destroying Document Merupakan proses pemusnahan dokumen yang sudah tidak digunakan lagi atau dokumen yang telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan. Pada PT XL AXIATA Tbk Palembang proses pemusnahan dokumen belum pernah dilakukan dikarenakan belum ada dokumen yang memenuhi syarat untuk dimusnahkan dan tidak ada permintaan dari requester untuk melakukan destroying document. f. Corporate Document Management Request Form Adalah formulir pengisian data permintaan pengarsipan dokumen oleh karyawan PT XL Axiata Tbk dari divisi tertentu. Form ini berisi beberapa pilihan jenis proses pengelolaan dokumen arsip (Document Preparations, Storage Document, Scanning Document, Retrieval Document dan Destroying Document). Form ini juga harus diisi dengan data requester dokumen dan form permintaan

13

pengarsipan dokumen ini harus disetujui oleh pimpinan dari divisi masing-masing kemudian diserahkan kembali kepada pihak CDM . g. Berita Acara Scanning Document Adalah formulir tambahan yang diisikan oleh pihak requester yang sebelumnya memilih untuk melakukan scanning document pada Corporate Document Management Request Form. Form ini juga berisi data requester dan data dokumen yang akan dilakukan scanning (Nama Dokumen, Jumlah(lembar), Nama File dan Format File). Form ini juga harus disetujui oleh pimpinan dari divisi yang bersangkutan dan selanjutnya diserahkan kembali kepada pihak CDM.

Struktur Organisasi PT XL Axiata Palembang

GM FOC Hengky Witarsa

Admin

Manager FOP Sumatera-3

Manager NROD Southern Sumatra

Manager Faciity Management

FM Admin Admin Specialist Core Specialist Transmission GS (FM Staff Palembang) Facility Engineer

Finance coordinator

Supervisor Palembang

Maintenance Coordinator

CDM Administrator

Driver Budget Control

Technician

Danru

General Service

Security

Receptionist

Office Service

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT XL Axiata Tbk Palembang Sumber: Dokumen PT XL Axiata Tbk Palembang

14

2.3 Visi, Misi, dan Filosofi PT XL Axiata Tbk Palembang Berdasarkan tujuan didirikannya PT XL Axiata Tbk Palembang, maka ditetapkan visi, misi dan filosofi perusahaan sebagai berikut:

2.3.1 Visi Menjadi jaringan operator GSM no. 1 di Indonesia

2.3.2 Misi Menyediakan jasa terbaik pada konsumen. Memberikan hasil terbaik kepada pemegang saham. Mempertahankan dan meningkatkan citra terbaik perusahaan.

2.3.3 Filosofi Perusahaan adalah: Bisnis XL terdiri dari penyediaan layanan komunikasi suara, data, dan layanan seluler lainnya melalui solusi konsumer dan solusi korporat. XL adalah perusahaan layanan seluler swasta pertama di Indonesia. Hingga semester ke dua tahun 2007, XL telah mendirikan lebih dari 8.936 menara Base Transceiver Station (BTS) di seluruh Indonesia untuk melayani 10,2 juta pelanggannya. XL akan selalu berkomitmen untuk terus meningkatkan kualitas dan cakupan wilayah selulernya di masa yang akan datang, agar kebutuhan komunikasi para pelanggan dapat senantiasa berjalan kapanpun, dan dimanapun. Selain itu juga XL bertujuan untuk lebih ekpansif memperluas basis pelanggan serta memberikan kualitas layanan seluler yang lebih baik dan semakin luas di seluruh wilayah Indonesia. Dengan didukung oleh 9 (sembilan) operator15

lainnya di Asia yang tergabung dalam Axiata Group Berhad, maka XL lebih siap memasuki medan persaingan bisnis telekomunikasi antar operator yang semakin ketat.

2.4 Aktifitas Pada Divisi Facility Management dan Corporate Data Management Aktifitas Pada Divisi Facility Management yakni: 1) Pengadaan Fasilitas kantor; 2) Memelihara dan menjaga sarana kerja & fasilitas kantor; 3) Pemeliharaan Kendaraan Dinas; 4) Pengelolaan izin magang kantor bagi mahasiswa perguruan tinggi dan siswa SMK; 5) Pengelolaan program training dan intensif karyawan baru XL. 6) Membantu bagian CDM dalam mengelola pengarsipan dokumen

Divisi Facility Management PT. XL Axiata Tbk Palembang membawahi suatu divisi khusus yang bertanggungjawab terhadap proses pengarsipan dokumen, yaitu divisi Corporate Data Management. Corporate Data Management merupakan salah satu unit departemen yang berada di bawah PT. XL Axiata Tbk yang mengelola, menjaga dan menyimpan dokumen-dokumen XL baik itu hardcopy maupun softcopy (sesuai request dari user). Divisi pusat Corporate Data Management berada di kantor pusat XL yang ada di Pula Jawa sedangkan untuk Pulau Sumatera belum terdapat divisi pusat Corporate Data Mangement. Oleh karena itu, pada PT XL Axiata Tbk Palembang hanya terdapat seorang admin16

sebagai perwakilan dari divisi Corporate Data Management yang berada dibawah naungan Facility Management. Aktifitas Pada Divisi Corporate Data Management yakni: 1) Pendataan corporate document management request form; 2) Pendataan berita acara scanning document; 3) Pendataan dan pengolahan document preparation; 4) Pendataan dan pengolahan retrieval document; 5) Pendataan dan pengolahan storage document; 6) Pendataan dan pengolahan scanning document; 7) Pendataan dan pengolahan destroying document; 8) Pembuatan laporan. Pada PT XL Axiata Tbk Palembang semua aktivitas yang dilakukan oleh seorang admin dari divisi Corporate Data Mangement harus dilaporkan kepada pimpinan dari divisi Facility Management sebelum dilaporkan kepada divisi pusat Corporate Data Management yang berada di Jakarta.

2.5 Tinjauan Pustaka

2.5.1 Sistem Informasi Sistem informasi merupakan sekumpulan elemen-elemen atau komponen yakni manusia, komputer, teknologi informasi dan prosedur kerja, ada sesuatu yang diproses (data menjadi informasi), dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan (kadir, 2003:10).

17

2.5.2 Analisis Sistem Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi pondasi menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya.(Al Fatta , 2007:44). System Analysis merupakan sebuah pemecahan masalah yang menguraikan sebuah sistem menjadi bagian-bagian komponen dengan tujuan mempelajari seberapa bagus bagian komponen-komponen tersebut berkerja dan berinteraksi untuk meraih tujuan mereka (Whitten, 2004:176).

2.5.3 Perancangan Sistem Perancangan merupakan suatu prosedur untuk mengkonversi spesifikasi logis ke dalam sebuah desain yang bertujuan untuk mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Perancangan ini dilakukan setelah analisis sistem selesai (Sutabri, 2004). System design merupakan sebuah teknik pemecahan masalah yang saling melengkapi (dengan analisis sistem) yang merangkai kembali bagian-bagian komponen menjadi sebuah sistem yang lengkap harapannya, sebuah sistem yang diperbaiki. Hal ini melibatkan penambahan, penghapusan dan perubahan bagianbagian relatif pada sistem aslinya (Whitten, 2004:176).

2.5.4 Data Flow Diagram (DFD) Data flow diagram (DFD) adalah alat yang menggambarkan aliran data melalui sistem dan kerja atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem tersebut (Whitten, 2004:326).18

Ada 2 Jenis DFD, yaitu DFD logis dan DFD fisik. DFD logis menggambarkan proses tanpa menyarankan bagaimana mereka akan lakukan, sedangkan DFD fisik menggambarkan proses model berikut implementasi dan pemrosesan informasinya .(Al Fatta, 2007:105). Beberapa simbol digunakan dalam Data Flow Diagram untuk maksud mewakili : 1. Ekternal entity (kesatuan luar) dan boundary (batasan sistem) Kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak, kesatuan luar merupakan suatu lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luar yang akan memberikan input atau output dari sistem. 2. Data flow Diagram (arus data) Arus data di Data Flow Diagram di beri suatu panah. Arus data ini menunjukan arus data yang dapat berupa masukan dari sistem atau hasil dari proses sistem. 3. Process (proses) Proses dilambangkan dengan simbol lingkaran atau simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya tumpul. Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

19

4. Data store (Simpan data) Simpanan data merupakan simpanan dari data yang berupa suatu agenda atau buku. Dapat disimbolkan dengan sepanjang garis horizontal paralel yang tertutup disalah satu ujungnya. Adapun Simbol-simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram menurut De marco dan Jourdan, adalah sebagai berikut :

Tabel 2.1. Data Flow Diagram

Simbol 1. External Entity

Keterangan External Entity, dikenal sebagai internal entity atau eksternal entity sumber tujuan data.

2.Process

Process, yaitu menggambarkan bagian dari sistem di tranformasikan input ke output.

3. Data Flow

Data Flow, menunjukan pengeluaran dari atau masukan dari suatu proses.

4. Data Store

Data Store ,sebagai sarana untuk pengumpulan data.

Sumber : Kristanto, 2007:64

20

2.5.5 Entity Relational Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambar atau diagram yang menunjukkan informasi yang dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem (AlFatta , 2007:121).

Komponen-komponen Entity Relationship Diagram (ERD) adalah sebagai berikut: 1. Entity Set Entity set merupakan simbol utama dari Entity Relationship Diagram dan sering disebut entity. Entity adalah apa saja , nyata abstrak dimana dimana data tersimpan atau dimana terdapat data, entity diberi nama dengan kata benda. 2. Attribute Secara umum attribute adalah sifat atau karakteristik dari tiap entity maupun relationship. Maksudnya attribute adalah suatu yang menjelaskan apa yang sebenarnya yang dimaksud dengan entity ataupun relationship. 3. Relationship set Relationship hubungan alamiah yang terjadi antar entity, hubungan antara entity dapat dengan cepat diketahui setelah entity ditemukan. Relationship adalah hal yang sangat penting karena menunjukan hubungan yang terjadi antara entity. 4. Link Garis sebagai penghubung antara himpunan, relasi dan himpunan entitas dengan atributte.

21

Tabel 2.2. Entitas Relationship Diagram

Simbol 1. Entity set

Keterangan Entitas, adalah suatu kumpulan objek atau sasaran yang dapat dibedakan atau dapat didefinisikan secara unik.

2.Attribut

Atributte, adalah karakteristik dari entitas atau relationship yang akan menyediakan penjelasan detail entitas relation.

3. Relationship Set

Relationship, adalah hubungan yang terjadi antara satu entitas atau lebih.

4. Link

Link,

adalah

baris

sebagai

penghubung

antara

himpunan, relasi dan himpunan entitas dan atributnya. Sumber : Al Fatta, 2007:124

22

BAB III PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK

3.1 Laporan Kegiatan Selama KP Pelaksanaan Kerja Praktek (KP) pada PT. XL Axiata Tbk Palembang dilakukan selama hari kerja yaitu dari Senin sampai Jumat dan dimulai dari pukul 08.00 sampai pukul 17.00. Selama KP, Penulis mengikuti semua peraturan dan kegiatan rutin yang ada di PT. XL Axiata Tbk Palembang. Penulis memberikan kontribusi kepada perusahaan dengan membantu kegiatan kerja pada Bagian Facility Management, khususnya pada divisi CDM . CDM merupakan divisi yang masih berada dibawah naungan Facility Management, dimana CDM bertugas untuk mengelola semua proses yang berhubungan dengan proses pengarsipan dokumen pada PT. XL AXIATA Palembang. Penulis juga melakukan konsultasi dengan Pembimbing Lapangan dalam mencari informasi mengenai bahan-bahan laporan yang relevan untuk penulisan laporan KP. Fasilitas komputer yang tersedia pada bagian Facility Management yakni ada 8 unit komputer sebagai alat pengolahan data yang telah terhubung dengan jaringan. Karena keterbatasan jumlah Komputer yang tersedia sehingga pegawai menggunakan laptop pribadi untuk bekerja. Software yang digunakan pada komputer dibagian CDM menggunakan spreedsheet yakni Microsoft Excel 2007 untuk pendataan pengarsipan dokumen.

23

3.2 Analisis Masalah Pada tahap ini, dilakukan analisa lebih mendalam mengenai sistem yang sudah ada. Tujuan dari tahap ini adalah untuk mempelajari dan memahami business process dari sistem yang ada dan domain permasalahan yang ditemukan pada tahap penganalisaan awal (preliminary investigation). Dengan memahami business process dan problem domain dari sistem yang ada, maka dapat dihasilkan suatu system improvement objective yang mencakup problems, opportunities, directives dari sistem yang ada dan juga constraint dalam pengembangan sistem yang baru.

3.2.1 Domain Permasalahan (Problem Domain) Untuk dapat melakukan perbaikan (improvement) dari sistem yang ada diperlukan pemahaman yang mendalam terhadap permasalahan-permasalahan yang terdapat pada sistem yang lama. Berikut ini adalah analisa data, processes, dan interfaces yang dilakukan terhadap sistem yang lama : DATA Prose Pengarsipan Dokumen yang selama ini berjalan pada PT XL AXIATA Palembang sudah berbasis komputer, yaitu dengan

menggunakan spreadsheet. Data yang diolah pada Sistem Permohonan Pengarsipan Dokumen dan Pendataan Dokumen Arsip yakni data corporate document management request form, data berita acara scanning document, data pengolahan dokumen (Document Preparations, Scanning Document, Storage Document, Retrieval Document, Destroying24

Document) serta laporan kepada pihak CDM dan FM. Sebelum melakukan proses pengarsipan, divisi yang ingin mengarsipkan dokumen harus mengisi form request yang disediakan oleh divisi CDM. Di dalam form tersebut terdapat pilihan untuk mengarsipkan dokumen hardcopy atau softcopy. Selain itu formulir tersebut bisa dinilai tidak efektif karena pada formulir tersebut terdapat beberapa pemilihan proses pengolahan dokumen (Document Preparations, Scanning Document, Storage Document, Retrieval Document, Destroying Document) yang harus dipilih sesuai kebutuhan dari requester. Namun pada kenyataannya ada beberapa proses pengolahan dokumen yang akan tetap dilakukan meskipun tidak diminta oleh requester seperti proses Document Preparations, Storage Document dan Retrieval document karena pada bagian CDM proses-proses terebut pasti dilakukan terhadap semua dokumen. Untuk pengarsipan dokumen softcopy terdapat form tambahan lain yang harus diisi dan setiap divisi yang akan mengarsipkan dokumen harus meminta persetujuan dari pimpinan masing-masing divisi. Masalah yang sering terjadi bagi divisi yang ingin mengarsipkan dokumen adalah ketika meminta persetujuan dari pimpinan mereka dikarenakan pimpinan dari masing-masing divisi tidak selalu berada di tempat yang mengakibatkan terjadinya penumpukan dokumen. Hal itu menyebabkan aktifitas pada bagian CDM menjadi terganggu, dimana form request yang diisikan oleh divisi tertentu harus diinputkan kembali ke spreadsheet yang terkadang sering menyebabkan redudansi sehingga perlu adanya Sistem yang terintegrasi menggunakan basis data.25

-

PROCESESSES Bisnis proses yang ditangani oleh Sistem Pengarsipan Dokumen pada PT. XL AXIATA Palembang meliputi pengisian corporate document management request form, pengisian berita acara scanning document yang dilakukan oleh karyawan PT XL AXIATA Tbk Palembang sebagai requester yang selanjutnya data tersebut akan diinputkan kembali oleh pihak CDM ke spreadsheet. Bisnis proses lainnya yaitu proses pengolahan dokumen (Document Preparations, Scanning Document, Storage

Document, Retrieval Document, Destroying Document) serta laporan pengarsipan. Semua bisnis proses data tersebut dilakukan oleh divisi CDM, dimana untuk cabang Palembang dikelola oleh seorang admin dari divisi CDM yang kemudian akan memberikan laporan pengarsipan kepada pimpinannya yaitu kepada Manajer FM dan Manajer CDM Pusat di Jakarta.

-

INTERFACES Pengguna sistem ini terdiri dari staf administrasi CDM , karyawan PT XL AXIATA Tbk Palembang dari tiap divisi yang ingin melakukan pengarsipan dan pihak top level management . Tahapan selanjutnya dalam mempelajari dan memahami sistem yang ada adalah dengan melakukan analyze problem and opportunities. Problem and opportunities sebenarnya sudah diidentifikasi lebih awal pada preliminary investigation, namun permasalahan awal tersebut26

kemungkinan hanya merupakan gejala (symptoms) dari permasalahan yang sesungguhnya. Untuk menganalisa permasalahan awal tersebut digunakan cause and effect analysis sehingga dapat ditemukan inti permasalahan yang sesungguhnya (bukan merupakan symptoms) dan juga solusi yang sesuai untuk masing-masing permasalahan yang ada. Permasalahan-permasalahan yang dihadapi yaitu : 1. Belum adanya sistem yang terotomatisasi dan terkomputerisasi pada proses permintaan arsip, dimana proses permintaan arsip masih menggunakan formulir manual yang tidak efektif sehingga mempersulit setiap divisi yang ingin melakukan proses pengarsipan. 2. Sistem informasi yang digunakan masih menggunakan spreedsheet untuk pengolahan data mengakibatkan data kurang akurat dan membutuhkan waktu yang lama untuk proses pengarsipan dokumen. 3. Belum adanya sistem yang terintegrasi untuk proses pengarsipan dokumen sehingga mempersulit proses pencarian dokumen arsip dan lamanya pembuatan laporan untuk pimpinan. 4. Belum adanya sistem yang terotomatisasi untuk proses pengarsipan dokumen sehingga data permintaan arsip selalu diinputkan kembali oleh pihak CDM.

27

3.2.2 Analisa Proses Bisnis Analisa business process ditujukan untuk mengidentifikasi opportunities perubahan dalam business process yang ada. Perubahan ini ditujukan untuk menghilangkan redudancy dan bureaucracy serta untuk meningkatkan efisiensi dan service dari sistem sehingga dapat memberikan keuntungan atau kemudahan bagi setiap orang yang terlibat dalam business process yang ada. Dalam menganalisa business process dari sistem yang ada akan lebih mudah jika dilakukan dalam bentuk pemodelan sistem. Untuk hal ini, tim memanfaatkan Data Flow Diagram (DFD) untuk menunjukan besarnya data yang melalui setiap bagian proses, response times dari setiap proses, dan hambatan yang terjadi dalam sistem. Dari pemodelan dengan DFD ini dapat diindentifikasi besarnya biaya untuk melaksanakan setiap proses, nilai atau poin yang bisa ditambahkan dalam setiap proses, dan konsekuensi yang bisa diperoleh dengan mengeliminasi tahapan /bagian tertentu dari suatu proses.

28

DFD Level 0:

Manager CDM dan FM

Laporan scanning document

Laporan storage document

Data corporate document management request form

Data Document Preparation Admin CDM corporate document management request form Permohonan Pengarsipan dan Pendataan Dokumen Arsip PT. XL AXIATA Palembang Unit Kerja

Data Storage Document Data Retrieval Document Data Destroying Document Data Berita acara scanning document Data Scanning Document

Laporan dsetroting document

Laporan retrieval document

Berita acara scanning document

Notifikasi penyelesaian arsip

Manajer Unit Kerja

Gambar 3.1 Data Flow Diagram Level 0 Sistem Lama

Notifikasi persetujuan scanning document

Notifikasi persetujuan cdm request form

29

DFD Level 1: `1.0 Proses pengisian corporate document management request form corporate document management request form Unit Kerja/ Divisi Berita acara scanning document

Notifikasi persetujuan request arsip

Manajer Unit Kerja

Notifikasi persetujuan scanning

2.0 Proses pengisian berita acara scanning document

File data corporate document management request form berita acara scanning document File data berita acara scanning document

Corporate document management request

Data berita acara scanning document Data corporate document management request form 3.0 Proses Pendataan Request Arsip Data Request Arsip

File Data Request Arsip

Data corporate document management request form

Data Request Arsip 4.0 Proses Pendataan Document Preparation File Data Document Preparation Data Document Preparation

Data Document Preparation Data Storage Document

Data Request Arsip ADMIN CDM 5.0 Proses Pendataan Storage Document File Data Storage Document File Data Storage Document

Data Scanning Document Data Request Arsip Data Retrieval Document File Data Retrieval Document

6.0 Proses Pendataan Retrieval Document

Data Retrieval Document

Data Request Arsip Data Destroying Document Data Destroying Document 7.0 Proses Pendataan Destroying Document File Data Destroying Document

Data berita acara scanning document

File Data Request Scanning Data Document Preparation 8.0 Proses pendataan Request Scanning

Data Scanning Document

Data berita acara scanning document

Data Retrieval Document

Data Request Scanning Data Destroying Document Data Scanning Document 9.0 Proses Pendataan Scanning Document File Data Scanning Document Data Scanning Document Data Storage Document

Laporan Data Document Preparation Laporan Data Retrieval Document Laporan Data Destroying Document 10.0 Proses Cetak Laporan

MANAJER

Laporan Data Scanning Document Laporan Data Storage Document

Gambar 3.2 Data Flow Diagram Level 1 Sistem Lama

30

Pada DFD diatas dapat diamati bahwa proses permohonan pengarsipan dan pendataan dokumen arsip meliputi pengisian corporate document management request form dan pengisian berita acara scanning document dari unit dan kemudian dilanjutkan dengan pengisian kembali data request yang dilakukan oleh bagian CDM dan proses selanjutnya adalah pengolahan data dokumen (Document Preparations, Scanning Document, Storage Document, Retrieval Document, Destroying Document) dan kemudian yang terakhir adalah pembuatan laporan yang akan diberikan kepada pihak top level management, yang dalam hal ini adalah manajer CDM dan manajer FM. Perlu diketahui bahwa corporate document management request form dan berita acara scanning document yang yang telah didata oleh CDM akan dikembalikan kepada Unit Kerja yang bersangkutan sebagai notifikasi penyelesaian arsip dokumen. Dari proses pada sistem permohonan pengarsipan dan pendataan dokumen arsip ini terdapat proses yang harus diperbaiki yakni pada proses pengisian corporate document management request form dan pengisian berita acara scanning document yang dilakukan oleh pihak CDM dan proses pendataan pengolahan dokumen (Document Preparations, Scanning Document, Storage Document, Retrieval Document, Destroying Document) sebab pada sistem yang baru nanti harus bisa terotomatisasi dan terintegrasi dengan baik sehingga menghasilkan suatu sistem informasi permohonan pengarsipan dan pendataan dokumen yang baik bagi semua penggunanya.

31

BAB IV USULAN SISTEM

4.1. Tujuan Pengembangan Sistem Untuk mengatasi masalah-masalah pada sistem persediaan barang yang lama, maka perlu adanya pengembangan sistem yang bertujuan untuk: 1. Diharapkan sistem yang dikembangkan akan menyediakan kemudahan dan kecepatan dalam menjalankan proses pendataan dokumen arsip pada bagian Corporate Data Management . 2. Diharapkan sistem yang dikembangkan dapat mempermudah pimpinan dalam memberikan persetujuan terhadap dokumen yang akan diarsipkan oleh masing-masing unit. 3. Diharapkan sistem yang dikembangkan akan mempermudah proses pencarian data dokumen arsip. 4. Mempercepat proses pembuatan laporan dengan sistem yang telah terintegrasi dengan baik. 5. Proses permintaan pengarsipan dapat dilakukan secara terotomatisasi sehingga mempermudah dan mempercepat setiap divisi yang ingin melakukan proses permintaan pengarsipan dokumen .

4.2 Analisis Kebutuhan Maka dari hasil analisa masalah yang dihadapi pemakai sistem maka kebutuhan yang harus dipenuhi ada 2 kategori, yaitu :

32

4.2.1 Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional yang harus terpenuhi dari sistem tersebut meliputi : 1. Sistem harus dapat melakukan proses permohonan pengarsipan dokumen secara terkomputerisasi dan terotomatisasi. 2. 3. Sistem harus dapat terintegrasi dengan seluruh pihak yang terlibat. Sistem harus dapat menangani semua kegiatan dalam proses pengarsipan dokumen secara terkomputerisasi dan terintegrasi yang ditangani oleh sebuah sistem informasi permohonan pengarsipan dokumen dan pendataan dokumen arsip. 4. Sistem harus dapat menangani pembuatan laporan untuk pimpinan.

4.2.2. Kebutuhan Non Fungsional

Kebutuhan nonfungsional adalah kebutuhan tambahan yang tidak memiliki masukkan, proses dan keluaran. Namun demikian, kebutuhan nonfungsional ini sebaiknya dipenuhi, karena akan sangat menentukan apakah sistem ini akan digunakan pengguna atau tidak. Kebutuhan nonfungsional sendiri dapat dikategorikan dengan PIECES (Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, Service) framework Beikut kebutuhan nonfungsional dari Sistem Informasi Permohonan Dokumen Arsip dan Pendataan Dokumen Arsip ada PT. XL Axiata Palembang yang dikategorikan berdasarkan PIECES.

33

Jenis Masalah 1. Kinerja (Performance) Sistem

Penjelasan diharapkan dapat

mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap proses dalam pengelolaan arsip. Sistem diharapkan dapat

mempermudah dan mempercepat pimpinan dari masing-masing divisi dalam

memberikan persetujuan untuk melakukan arsip dokumen kepada pihak divisi CDM, dapat

sehingga

masing-masing

mengarsipkan dokumen secara cepat. 2. Informasi (Information) Adanya penyimpanan data yang dan terintegrasi sehingga

terpusat

pemrosesan dan pemanggilan data menjadi lebih cepat dan mudah. Mencegah terjadinya penyimpanan

data ganda(redundant). 3. Segi Ekonomi (Economic) Terdapat beberapa biaya yang

seharusnya dapat dikurangi, seperti biaya dan waktu untuk permintaan arsip dokumen oleh masing masing unit . Dengan adanya sistem informasi yang terotomatisasi, biaya

34

ini dapat dikurangi. 4. Pengontrolan Sistem (Control) Sistem dapat mengotentikasikan

pengguna yang boleh mengunakan sistem ini sehingga jika terjadi masalah

dikemudian hari pengguna tersebut dapat mempertanggung jawabkannya. 5. Efisiensi Sistem (Efficiency) Sistem dapat mengurangi aktivitas

kerja pada bagian CDM dalam melakukan proses pengarsipan dokumen. sehingga bagian CDM dapat membuat efisiensi waktu.

6. Pelayanan Sistem (Service)

-

Sistem

diharapkan informasi

dapat yang

memberikan data dan

terstruktur dan mudah dibaca

Tabel 4.1 Klasifikasi Kebutuhan Nonfunctional berdasarkan PIECES

4.3 Perancangan Logis Pada Perancangan Logis ini terdiri dari Rancangan Data Flow Diagram dan Rancangan Entity Relational Diagram. 4.3.1 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang digunakan untuk menggambarkan proses-proses yang terjadi pada sistem yang akan dikembangkan. Dengan model ini, data-data yang terlibat pada masing-masing proses dapat35

diidentifikasi yang nantinya akan memberi gambaran bagaimana sistem yang diusulkan. Didalam DFD ini terdapat 4 Entitas, yaitu : 1. Manajer CDM dan Manajer FM Dikarenakan unit kerja yang bertanggungjawab terhadap proses pengarsipan dokumen, yaitu unit kerja CDM berada di kantor pusat XL Jakarta maka untuk proses pengarsipan dokumen pada PT XL Axiata Tbk Palembang menjadi tanggung jawab dari pihak Facility Management. Oleh sebab itu, tidak hanya Manajer CDM yang menerima laporan mengenai proses pengarsipan dokumen tetapi juga Manajer FM . 2. Unit Kerja yang ada di kantor pusat PT XL Axiata Tbk Palembang, artinya semua karyawan dari setiap unit kerja yang ada di kantor pusat PT XL Axiata Tbk Palembang bisa melakukan permohonan untuk mengarsipkan dokumen . 3. Admin, dipegang oleh bagian Corporate Data Management (CDM) yang merupakan pihak perwakilan unit kerja CDM Jakarta, dimana khusus untuk kantor pusat XL di Palembang, admin CDM berada di bawah naungan unit kerja Facility Management. 4. Manajer Unit Kerja, dipegang oleh setiap Manajer dari masing-masing unit kerja yang ada di PT. XL Axiata Tbk Palembang. Pada sistem yang baru proses permohonan pengarsipan dokumen dilakukan secara terkomputerisasi sehingga Manajer Unit Kerja tidak perlu memberikan tanda tangan sebagai tanda persetujuan untuk melakukan pengarsipan36

dokumen. Proses verifikasi yang dilakukan Manajer Unit Kerja cukup dengan menandai atau menerima data permohonan pengarsipan yang telah diinputkan oleh karyawan yang bersangkutan.

DFD Level 0 :

Manager CDM dan FM

Laporan scanning document

Data Document Preparation Admin CDM Sitem Informasi Permohonan Pengarsipan Dokumen dan Pendataan Dokumen Arsip PT. XL AXIATA Palembang Unit Kerja

Data Storage Document Data Retrieval Document Data Destroying Document

Laporan dsetroting document

Laporan storage document

Request Arsip Data Scanning Document Data Storage Document

Data Scanning Document

Notifikasi persetujuan arsip dokumen

Manajer Unit Kerja

Gambar 4.1 Data Flow Diagram Level 0 Sistem Baru

Laporan dokumen arsip

37

DFD Level 1:Request arsip Notifikasi persetujuan request arsip 1.0 Proses pengisian request arsip Unit Kerja/ Divisi

Data storage document Manajer Unit Kerja File Data Request Arsip

Data scanning document

Data Request Arsip

File Data Request Arsip

Data Document Preparation

2.0 Proses Pendataan Document Preparation

File Data Document Preparation File Data Document Preparation

Data Document Retrieval

ADMIN CDM Data Document Preparation 3.0 Proses Pendataan Document Retrieval

Laporan arsip dokumen

File Data Document Retrieval Data Retrieval Document File Data Document Retrieval

Data Storage Document

4.0 Proses Pendataan Storage Document

File Data Storage Document

File Data Storage Document

Data Scaning Documnet

Data Document Preparation

5,0 Proses Pendataan Scaning Document Data Destroying Document

File Data Scanning Document

File Data Scaning Document Data Request Arsip

File Data Destroying Document 6.0 Proses Pendataan Destroying Document

File Data Destroying Document Data Scaning Document Data Storage Document

Data Destroying Document 7.0 Proses Cetak Laporan

Laporan Data Scaning Document Laporan Data Destroying Document

MANAJER FM/CDM Laporan Data Storage Document

Gambar 4.2 Data Flow Diagram Level 1 Sistem Baru

38

4.3.2 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram adalah suatu model untuk menjelaskan hubungan antara data dalam bisnis data yang mempunyai hubungan atau relasi antara objek objek tersebut.

#Id_Pimpinan @ID_Divisi Lokasi_Depart emenNam a i _divis

No_Tlp

Nama_Pimpina @Id_Pimpina n n

1 Divisi 1 Memimpin

1

Pimpinan 1

Menyetujui memiliki Lokasi_storag e Jenis_permint aan

@Kode_per mintaan

n 1 Requester melakukan 1 n

n 1 request memiliki 1 Jenis Permintaan

@Kode_Requ est

#Kode_permin taan Jumlah Dokumen(lem bar) #Id_Pimpinan Kode_binder

#Id_Divisi

@Id_Reque No_Telp ster

Nama_Requ ester

Nama_dokum en

Tgl_arsip #Id_Requester

Pengarsipan Dokumen

n melakukan

Complete_d ate

@Kode_Arsip #Kode_Reque Lokasi_Arsip st

Nama_Doku men

Gambar 4.3 Entity Relationship Diagram Sistem Baru39

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1

Kesimpulan Berdasarkan data yang telah Penulis kumpulkan selama Kerja Praktek dan telah diuraikan pada babbab sebelumnya, maka Penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Pada Sistem Permohonan Pengarsipan Dokumen dan Pendataan Dokumen Arsip yang lama masih banyak kelemahan yaitu, proses permintaan arsip dokumen masih dikerjakan mengunakan paper-based sehingga dengan kondisi pimpinan yang tidak selalu berada di tempat menyebabkan proses verifikasi kepada pimpinan membutuhkan waktu yang lama dan disamping itu dapat memperlama bagian CDM dalam melakukan proses pengarsipan dokumen. 2. Proses pengolahan data pada Sistem Informasi Pendataan Dokumen Arsip yang lama masih menggunakan spreedsheet sehingga data-data yang berhubungan dengan proses pengarsipan dokumen belum terintegrasi dengan baik dan menyebabkan lamanya proses pembuatan laporan. 3. Dengan adanya analisis dan perancangan logika Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen PT. XL Axiata Tbk Palembang dapat mengusulkan perubahan proses dari paperbased menjadi computer-based sehingga proses permintaan arsip dokumen dapat lebih terotomatisasi dan terorganisir. Dengan adanya sistem baru dapat mempercepat dan

40

mempermudah aktifitas bagian CDM dalam mengelola proses pengarsipan dokumen. 5.2 Saran Dari kesimpulan yang telah diuraikan, Penulis akan memberikan saran yang dapat bermanfaat dalam mengatasi masalah atau kelemahan pada sistem yang lama untuk itu Penulis mengajukan hal yang perlu dipertimbangkan: 1. Untuk pengembangan lebih lanjut diharapkan proses-proses yang ada pada Pengarsipan Dokumen seperti proses corporate document management request form, proses permintaan data berita acara scanning document, proses pengolahan data dokumen (Document Preparations, Scanning Document, Storage Document, Retrieval Document, Destroying

Document) serta laporan, dapat terintegrasi dan terkomputerisasi dengan baik. 2. Dengan adanya rancangan sistem yang baru ini, diharapkan dapat dimanfaatkan pihak PT. XL Axiata Tbk Palembang sebagai bahan pertimbangan dalam meningkatkan pengembangan sistem yang lama.

41