Project Management FundamentalProject adalah pekerjaan yang sifatnya unik dengan tujuan yang spesifik dengan jadwal pelaksanaan dan alokasi anggaran yang jelas (Bonnie,2011 )Project management adalah kemampuan untuk mengelola serangkaian tugas untuk mencapai tujuan yang diinginkan (Joseph Philips, 2002)

- Mau MURAH dan CEPET jangan minta BERKUALITAS.- Mau BERKUALITAS dan MURAH jangan minta CEPET.- Mau CEPET dan BERKUALITAS jangan minta MURAH.

Seoang project manager harus punya skala prioritas apakah berfokus pada COST, QUALITY atau TIME.Project = unik -> tujuan yg spesifik -> terjadwal -> alokasi anggaranProject management = initiating -> planning -> executing -> controlling -> closingBottom-line Benefit

• Keuntungan yang lebih optimal : Menjalankan proyek sesuai jadwal dan tanpa pembengkakan biaya, berarti pencapaian margin keuntungan akan lebih sesuai dan optimal.

• Mengurangi waktu penetrasi pasar : Dengan penyelesaian project yang sesuai jadwal, distribusi pun bisa di lakukan sesuai jadwal sehingga barang atau jasa bisa sampai ke pasar tepat saat dibutuhkan.

• Kepuasan Pelanggan : Perencanaan proyek mengidentifikasi kebutuhan konsumen, dan tentu saja konsumen akan senang jika mereka bisa mendapatkan apa yang mereka mau atau butuhkan.

• Lebih kompetitive : Memberikan sebuah produk yang sesuai dengan kebutuhan pasar pada waktu yang tepat adalah cara terbaik untuk survive pada kompetisi pasar.

• Fleksibilitas : Project plan adalah road map bagaimana sebuah proyek dijalankan hingga mencapai tujuannya. Dengan adanya perencanaan team bisa menganalisa dampak dari perubahan yang mungkin terjadi dan memikirkan alternatifnya.

• Meningkatkan produktivitas : Menerapkan sumberdaya secara efektif dan efisien menyebabkan pegawai bisa menyelesaikan pekerjaannya dengan lebih cepat, dan karena pekerjaannya bisa selesai lebih cepat ia bisa segera beralih ke pekerjaan / tugas baru.

Benefit for Project Team• Mengambil tindakan tepat : Project plan mendokumentasikan project requirement dan membantu

team megerjakan keinginan konsumen secara lebih tepat dan jelas.• Melakukan hal yang benar : Solusi baru yang lebih baik atau tambahan masalah yang harus

diselesaikan • Tetap tenang dan menjaga konsistensi : Tanpa perencanaan yang jelas dan terstruktur team member

dapat ditarik-tarik ke berbagai arah oleh departemen lain yang ingin melakukan perubahan atau peninjauan kembali beberapa bagian pada project.

• Mengetahui dimana anda berdiri : Dengan adanya project plan anda dapat mengukur seberapa jauh project sudah diselesaikan dan memuaskan rasa ingin tau siapapun tentang status proyek.

• Menjalin komunikasi yang baik : Orang-orang akan lebih senang ketika mereka tau apa yang terjadi, sekalipun ada kabar buruk namun bisa disampaikan sedini mungkin dan memungkinkan adanya waktu untuk recovery.

• Menghindari masalah : mampu mengidentifikasi masalah potensial di depan dan menemukan cara untuk mengatasinya secepat mungkin saat masalah tersebut terjadi.

• Harus ada alasan keuangan di balik inisialisasi sebuah project, umumnya di sebut sebagai kebutuhan bisnis.

• Kebutuhan bisnis itu terhubung dengan 3 hal yaitu strategi organisasi, misi dan target serta tanggung jawab terhadap pemegang kepentingan, pemilik dan kostumer.

Pendekatan ideal untuk setiap project GOAL itu adalah S.M.A.R.T :• Spesific • Measurable• Achieveble• Relevant• Time-bound

Planning projectBasic concept = problem -> research -> technology solution -> planningStudi kelayakan adalah sebuah ungkapan yang didokumentasikan tentang hasil dari penelitian anda.Studi kelayakan membantu untuk :

1. Meyakinkan bahwa masalah dapat diselesaikan atau peluang dapat direalisasikan oleh perusahaan.2. Menentukan aspek keuangan, potensi pengembalian proyek – termasuk investasi.

Studi kelayakan dapat di pecah menjadi 8 bagian antara lain :1. Ringkasan business plan.2. Definisi masalah bisnis atau peluang.3. Kebutuhan dan tujuan dari pembelajaran.4. Deskripsi berbagai pilihan.5. Asumsi yang digunakan dalam pembelajaran.6. Khalayak yang terkena dampak.7. Kewajiban finansial.8. Tindakan yang direkomendasikan.

Project scope statement adalah dokumen yang paling penting pada planning process.Project assumption : asumsi adalah bagian dari perencanaan agar perencanaan dapat lebih efektif dan cepat.Tujuan utama dari perencanaan adalah menentukan bagaimana project akan diselesaikan, sumber daya apa yang dibutuhkan dan pekerjaan apa saja yang akan dilibatkan dalam project.Bagian dari planning dari project apapun adalah membuat daftar tugas, yang terdiri dari langkah-langkah utama yang harus dilakukan mulai dari awal hingga akhir project.

Managing the Project ScopeBeberapa hal yang dimuat oleh dokumen project requirement adalah :

• Business problem.• Project objective dan goal.• Persyaratan fungsional dan non-fungsional pengerjaan proyek.• Persyaratan kualitas.• Faktor agar proyek disetujui.• Pengaruh pengerjaan pada organisasi, departement, bidang usaha, hingga diluar organisasi.• Identifikasi berbagai asumsi dan kendala.

Project deliverable - > berarti apa saja yang akan di buat oleh projek.Definisi struktur rincian kerja harus disetujui oleh pihak manajemen. Persetujuan pihak terkait diperoleh dengan melakukan presentasi.

Creating the budgetJenis-jenis top-down cost estimate :

• Analogous estimating -> bergantung pada informasi historis untuk memprediksi biaya proyek.• Parametric modelling -> menggunakan model matematika pada parameter yang diketahui untuk

memprediksi biaya proyek.Masalah yang terjadi pada project IT terkait penggunaan top-down cost estimate adalah :

• Kebanyakan proyek IT belum pernah dikerjakan sebelumnya.• Dunia teknologi informasi yang berkembang sangat cepat.• Lingkungan teknologi informasi umumnya dapat di sesuaikan.