Pemeliharaan dan Perawatan Arsip

Fungsi yang penting tetapi sering diabaikan dalam penataan arsip untuk menjamin kelestarian informasi yang dikandung di dalam arsip adalah pemeliharaan dan perawatan fisik.

1. Kerusakan arsip

Sebelum membahas masalah pemeliharaan dan perawatan arsip perlu dikemukakan sebab-sebab kerusakan arsip. Pada dasarnya kerusakan arsip disebabkan oleh 3 faktor, yakni biologis, fisik, dan kimiawi. Disamping itu terdapat faktor-faktor lain seperti banjir, kebakaran dan kerusakan lainnya akibat perbuatan manusia itu sendiri, baik yang disengaja maupun tidak.

Kerusakan yang disebabkan oleh faktor biologi banyak menimpa di daerah tropis. Yang termasuk kategori biologis antara lain jamur dan serangga. Berberapa contoh kerusakan arsip dapat dilihat pada gambar-gambar berikut:

kerusakan biologis karena temperatur

kerusakan biologis karena disimpan di basement. Sumber: S.K. Jordan 1995

Tanda-tanda adanya microorganisme pada foto Sumber: Conservatory Laboratory of the City of Paris

Kerusakan yang disebabkan oleh seranggaSumber: Arsip Nasional RI

Microorganisme yang timbul di atas disk yang disimpan  dalam ruang yang sangat lembab

Sumber: Jean-Marc Fontain

Dokumen yang terbakarSumber:  The Archives of the Republic of Slovenia - 

photo Dragica Kokalj

Masalah jamur ini perlu mendapat perhatian yang besar. Bakteri penyebab tumbuhnya jamur ini begitu kecilnya, sehingga sangatlah sulit untuk dapat dilihat dengan mata biasa. Jamur ini dapat  membusukkan selulos dan kertas. Biasanya kertas berubah menjadi kuning, coklat datu bintik-bintik hitam. Disamping membusukkan selulos, jamur juga merusakkan perekat serta melengketkan antara satu kertas dengan kertas lainnya. Jamur tumbuh terutama disebabkan oleh faktor lingkungan, seperti kelembaban, temperatur dan cahaya. Faktor kelembaban dan temperaturlah seberulnya yang paling berpengaruh. Faktor lain yang memungkinkan untuk tumbuhnya jamur adalah ruang penyimpanan yang terlalu gelap dan kelembaban di atas 0% RH (relative humidity).

Disamping itu, jamur juga menyebabkan timbulnya "foxing" yaitu bintik-bintik coklat pada kertas. Ini banyak terjadi pada kertas-kertas tua. Bintik-bintik tersebut sebagai akibat dari reaksi kimia antara campuran besi yang terkandung di dlaam kertas dan asam organik yang dikeluarkan oleh jamur.

Serangga berbahaya bagi arsip dan merupakan masalah yangpelik di negara tropis. Serangga sering diketemukan di pelbagai tempat di dalam gedung yang gelap. Mereka biasanyam membuat sarang di antara lembar-lembar arsip, rak, almari, laci dan sebagainya. Lem atau perekat dari tepung kanji merupakan makan yang mereka gemari. Sehingga  tidak mengherankan jika jilidan buku/arsip mendapat prioritas utama untuk dimakan/dirusak. Selain itu mereka juga merusak kertas, foto, label dan sebagainya.

Beberapa jenis serangga yang menyerang kertas antara lain rayap, ngengat (silferfish), kutu buku (bookworm), dan psocids (semacam kutu buku).

Kerusakan fisik disebabkan oleh faktor cahaya, panas dan air. Ketiganya merupakan penyebab perubahan photochemical, hydrolytic atau oxidatic di dalam kertas.

Penyebab utama dari kehancuran kertas oleh faktor cahaya adalah sinar ultraviolet. Ultraviolet dapat merusakkan selulos kertas dan bahan-bahanlain arsip, tekstil,

lukisan, dan sebagainya.

Disamping akibat ultraviolet, juga akibat dari "radiant energy" (kekuatan radian). Kekuatan radian adalah kekuatan dari gerak gelombang sinar yang mengenai suatu objek. Beberapa atau sebagian dari kekuatan radian ini diserap oleh objek yang bersangkutan. Bila mengenai kertas, molekul-molekul pada kertas akan mengembang atau mengurai dan akan mengalami reaksi kimia. Banyak kertas luntur warnanya dan menjadi lemah atau getas jika terkena sinar. Semua sinar, baik sinar matahari maupun yang buatan mengandung unsur sinar ultraviolet.

Kondisi fisik kertas akan terpengaruh oleh derajat panas dan kadar kelembaban di dalam ruang penyimpanan. Derajad panas yang tinggi akan menyebabkan kertas menjadi kering, getas dan mudah rapuh. Sedangkan uap air menyebabkan kertas-kertas menjadi lembab atau basah dan mendorong untuk tumbuhnya jamur.

Zat-zat kimia yang terdapat dlaam udara ruang penyimpanan dan arsip sendiri menyebabkan kerusakan kertas misalnya gas asidik, pencemaran atmosfir, dbu dan tinta. Gas asidik dan pencemaran udaralah yang sangat cepat merusak arsip.

Gas asidik secara perlahan-lahan akan menyerang selulos, dengan akibat kertas menjadi luntur dan getas. Kerusakan akan menjadi lebih hebat lagi jika panas dan uap air yang terkandung di dalam atmosfir melampaui batas yang sebenarnya.

Pencemaran atmosfir adalah salah satu sebab utama merosotnya derajat kimia yang terkandung di dalam kertas. Pencemaran karena adanya nitorogen, sulfur acid penyebab kerusakan terbesar dari pada kertas. Berkas-berkas zat besi dan tembaga yang ada pada kertas atau kulit merupakan katalistor yang sempurna dalam mengubah sulfur dioksid menjadi asam belerang. Asam belerang inilah yang mempunyai daya perusak yang sangat besar terhadap kertas. Pencemaran udara ini banyak terjadi di daerah-daerah industri.

Faktor kerusakan kertas uamg lain inilah yang disebabkan oleh asama. Adanya asam ini biasanya sejak kertas itu sendiri dibuat. Dengan kata lain bahwa kerusakan kertas disebabkan karena kertas itu sendiri. Kertas yang baik adalah kertas yang bebas asam atau yang ber HP 7. Ukuran HP ini adalah dari satu sampai dengan 14. Kurang dari 7 berarti mengandung asam dan lebih dari 7 berarti alkalin. Alat-alat yang sering dipergunakan untuk mengukur HP ini adalah PH meter. Arsip-arsip sebelum abad ke-19 biasanya menggunakan kertas dengan rata-rata PH 6,9 sedang setelah abad ke-19 dengan rata-rata PH 5,4. Semakin rendah PH nya berarti semakin banyak asamnya dan dengan sendirinya kertas tersebut akan lebih cepat rusak.

Pengetesan kadar PH pada arsip konvensional di ANRI Bahan-bahan pengetesan kadar keasaman  di ANRI

Instalasi Laboratorium mempunyai tugas melaksanakan pengujian laboratorium dalam rangka preservasi arsip konvensional dan media baru. Instalasi Laboratorium menyelenggarakan fungsi:

1. Melakukan pengujian kualifikasi mutu sarana dan prasarana arsip 2. Melakukan pengujian arsip yang perlu direstorasi atau

direproduksi

3. Melakukan pengujian bahan untuk pemeliharaan, restorasi, dan reproduksi arsip

4. Melakukan pengujian hasil restorasi dan reproduksi arsip

5. Melakukan pengujian otentisitas arsip

Foto beberapa aktivitas di Instalasi Laboratorium ANRI

 

FAKTOR-FAKTOR UTAMA PENYEBAB DEGRADASI PADA DOKUMEN

Temperatur Kelembaban Relatif Penerangan yang tidak terkontrol

Debu Polusi Faktor

Kimiawi dan Biologis

Medan Magnet

Berflungtuasi rendah tinggi Berflungtuasi          

Dokumen-dokumen tradisional

Kering Muncul jamur Sobek

Menguning dan memudar; mengkatalisasi reaksi-reaksi photokimia

Kotor Hydrolisis dan oxidasi

Hydrolisis dan oxidasi   Sobek

Idem Idem Deformasi Idem Idem Idem Idem   Deformasi

Idem Idem Sobek Idem Idem Idem Idem   Sobek

Kering (jika RH<20%)

Muncul jamur

Deformasi, mempercepat reaksi kimia

Menguning dan memudar; mengkatalisasi reaksi-reaksi photokimia

Tergores, kotor

Hydrolisis dan oxidasi

Hydrolisis dan oxidasi   Deformasi, sobek

Idem Idem Idem Idem Idem Idem Idem   Idem

Idem Idem Idem Idem Idem Idem Idem   Patah, tergores

Dokumen-dokumen audiovisual

Patah/ retak   Muncul jamur, reaksi kimia

    Tergo-res Oksidasi     Patah

Dilaminasi (pengelupasan pernis)

  Idem     Idem       Patah, tergores, materi hilang

Static electricity (jika RH<20%), mengalami kerapuhan

Idem deformasi   Idem     Degradasi sinyal  

     

Mempengaruhi dye layer (recordable CD)

Idem        

  Sumber: Safeguarding Our Documentary Heritage, UNESCO, 2001