MANAJEMEN ARSIP MANAJEMEN ARSIP INAKTIFINAKTIF

Disampaikan pada Diklat Penciptaan Arsiparis Tingkat Keahlian

PENGERTIAN ARSIP INAKTIF

• Arsip Inaktif adalah arsip dinamis yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun (PP No. 34 Tahun 1979)

PRINSIP PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

1. Prinsip asal-usul (provenance) adalah ketentuan dasar pengaturan dan penataan arsip yang harus memperhatikan lembaga pencipta arsip sebagai provenance.

Penerapan prinsip provenance berarti tidak mencampuradukkan antara arsip yang berasal dari unit/lembaga pencipta yang satu dengan lainnya.

2. Prinsip Aturan Asli (original order) adalah ketentuan dasar pengaturan dan penataan arsip yang harus sesuai dengan sistem penataan ketika arsip masih aktif atau ketika arsip masih dalam proses pelaksanaan administrasi.

3. Pendeskripsian arsip tidak lembar per lembar, tetapi berkas per berkas.

Fasilitas Ruang Penyimpanan Arsip Papan Rak

Akses arsip inaktif di ruang penyimpanan cenderung rendah. Sehingga prioritas utama dalam memilih papan rak adalah memaksimalkan penggunaan ruang yang tersedia; kemudahan akses menjadi prioritas kedua

RakJenis papan rak yang paling sering digunakan adalah rak terbuka

Rak Bergerak (Mobile Shelving)Rak bergerak merupakan pilihan yang baik untuk menyimpan arsip inaktif dengan volume yang kecil

Tangga

Tangga harus memenuhi standar keamanan. Tangga sebaiknya mudah dipindahkan dan masuk ke lorong. Juga, sebaiknya tangga mempunyai tempat di atasnya untuk menempatkan dan memilih boks

Boks

Boks arsip harus sesuai dengan standar yang telah dikeluarkan oleh ANRI dalam Keputusan Kepala ANRI No. 11 Tahun 2000 tentang Standar Boks Arsip

Ukuran Panjang (cm)

Lebar (cm)

Tinggi (cm)

Boks arsip kecil 37 9 27

Boks arsip besar

37 19 27

Bok berisi arsip yang siap dipindahkan

TAHAPAN PEMBENAHAN ARSIP INAKTIFPersiapan pembenahan :1. Survei2. Membuat proposal pembenahan arsip3. Presentasi

Pelaksanaan pembenahan :Memilah-milah antara arsip dan non-arsip1. Mengelompokkan arsip berdasarkan pencipta arsip atau

masalahnya (Kepegawaian, keuangan, keuangan, perlengkapan, akademik, kemahasiswaan, kurikulum, alumni, dsb)

2. Mendeskripsi arsip3. Membuat skema penataan arsip4. Menetapkan kavling-kavling tempat penyimpanan arsip

berdasarkan pencipta arsip,5. Membuat daftar arsip6. Memasukkan arsip ke dalam boks arsip7. Membuat label pada boks arsip

Proposal pembenahan arsipJudul Proposal ……………………………..

Pendahuluana. Latar Belakangb. Dasar hukumc. Tujuand. Ruang lingkup

Pelaksanaan pembenahana. Waktu pelaksanaanb. Lama penataanc. Tim penataand. Tahap-tahap penataane. Jadwal pelaksanaan penataan

Anggaran penataan

Penutup

Contoh kartu deskripsi

A.1PUSDIKLAT890Laporan (a) pertanggungjawaban Pusat Pendidikan dan Pelatihan Arsip Nasional RI (b)

2004 (c) Asli (d) 1 sampul (e)

n.b. kertas rusak (f)

Pembuatan Daftar Arsip

• Kegiatan menuangkan hasil deskripsi arsip ke dalam Daftar Arsip (DA). DA memuat nomor berkas, deskripsi (seri/jenis arsip), tahun, jumlah, tingkat perkembangan, nomor boks dan keterangan/status

Pemeliharaan Arsip Inaktif

Dalam melakukan penyimpanan arsip, Pusat Arsip juga harus melakukan pemeliharaan arsip dan pengamanan arsip. Pemeliharaan arsip meliputi:

• Melengkapi alat deteksi panas, asap & pemadam api di ruang Pusat Arsip serta water hydrant di luar gedung Pusat Arsip

• Menjaga sirkulasi & kelembaban udara di ruang simpan• Menghindari sinar langsung ultra violet/cahaya matahari• Menaburkan kapur barus pada rak-rak arsip• Membersihkan arsip & rak-rak arsip dari debu/kotoran

lain secara berkala• Melakukan termite / pest / rodent control secara berkala • Dilarang merokok, makan & minum di Pusat Arsip

Sarana Penemuan Kembali: Daftar Arsip Inaktif

• Pelayanan dan PenggunaanKewenangan Penggunaan Arsip Inaktif1) Arsip inaktif hanya digunakan untuk kepentingan dinas

2) Kewenangan penggunaan arsip inaktif didasarkan atas

tinggi rendahnya jabatan dan atau tugas dan fungsi

PROSEDUR PEMINJAMAN DAN PENGGUNAAN ARSIP INAKTIF

1) Permintaan2) Pencarian3) Penggunaan tanda keluar (out indicator)4) Pencatatan5) Pengambilan/pengantaran6) Pengendalian berapa lama arsip

dipinjam7) Penyimpanan kembali

PENYUSUTAN ARSIP

• Azas1. Legalitas2. Prosedural3. Nilaiguna4. Efisiensi

Surat Edaran Kepala ANRI Nomor SE/01/1981, tanggal 5 Agustus 1981, tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan Arsip

Surat Edaran Kepala ANRI Nomor SE/02/1983, tanggal 16 Mei 1993, tentang Pedoman Umum untuk Menentukan Nilaiguna Arsip

Keputusan Bersama Kepala ANRI dengan Kepala BKN Nomor 01/2000 dan 22/2000, tanggal 10 Mei 2000, tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara

Surat Edaran Ketua BEPEKA Nomor 1.1263/ED/11/1971 Jo SE Ketua BEPEKA Nomor 321/5/4/1974, tanggal 41 April 1974, tentang Pemusnahan Dokumen-dokumen Tata Keuangan Negara

DASAR HUKUM PENYUSUTAN ARSIP

Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1974, tanggal 4 Oktober 1974, tentang Penyusutan Arsip

• Penyusutan sesuai dengan PP No. 34 Tahun 1979 merupakan kegiatan pengurangan arsip dengan cara:a) memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipanb) memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlakuc) menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan ke Arsip Nasional

Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif

1) Pemeriksaan, sesuai dengan JRA kapan menjadi inaktif

2) Pengelompokkan3) Pendaftaran , pembuatan DPA4) Penataan, sesuai dengan DPA

dimasukkan ke dalam boks5) Pembuatan Berita Acara Pemindahan6) Pelaksanaan pemindahan arsip

Instansi:Alamat :Telepon :

Nomor

Jenis Arsip Tahun Jumlah No. Boks

1 2 3 4 5

Daftar Arsip Inaktif yang Dipindahkan

Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif

Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif No. ………………………………………

Pada hari ini … tanggal … bulan… tahun … dilaksanakan pemindahan arsip inaktifdari unit pengolah … 1. Nama : … NIP : … Jabatan: …Dalam hal ini bertindak atas nama Pimpinan unit pengolah … yang selanjutnyadisebut sebagai PIHAK PERTAMA 2. Nama : … NIP :… Jabatan : …Dalam hal ini bertindak atas nama Pimpinan unit kearsipan yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUAMenyatakan telah mengadakan serah terima arsip inaktif yang dipindahkanseperti tercantum pada Daftar Arsip terlampir

… (tempat) ………….. Pihak Kedua Pihak Pertama ttd ttd nama terang nama terang NIP NIP Mengetahui Kepala Unit Pengolah ttd nama terang NIP

Prosedur Pemusnahan Arsip

1) Pemeriksaan JRA2) Pendaftaran

memisahkan arsip-arsip pada tempat tersendiri kemudian dicatat dalam daftar pertelaan arsip usul musnah (DPAUM) rangkap dua.satu untuk Unit Pengolah, satu untuk Unit Kearsipan

3) Pembentukan Panitia PemusnahanDibentuk panitia untuk pemusnahan arsip dengan retensi > 10 tahun.Untuk arsip < 10 tahun cukup dilakukan oleh unit yang secara fungsional bertanggungjawab dalam pengelolaan arsip

4) Penilaian dan Persetujuanretensi > 10 tahun perlu penilaian dan persetujuan dari Kepala ANRI, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota

• Khusus untuk arsip keuangan perlu pertimbangan dari Kepala BPK

• Khusus untuk arsip kepegawaian perlu pertimbangan dari Kepala BKN

5) Pembuatan Berita Acara6) Pelaksanaan pemusnahan:

- dicacah

- dibakar- menggunakan bahan kimia- di daur ulang

Catatan:• Pemusnahan arsip dilakukan secara total

sehingga tidak dapat dikenal baik isi maupun bentuknya, serta disaksikan oleh dua orang pejabat dari bidang hukum/ perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara/Badan-badan Pemerintahan yang bersangkutan

Ketentuan Pemusnahan Arsip:

• Telah melewati ketentuan wajib simpan sesuai pedoman Jadwal Retensi Arsip

• Tidak mempunyai nilaiguna bagi kepentingan organisasi

• Tidak mempunyai nilaiguna bagi kepentingan nasional

• Tidak ada perundang-undangan yang melarang• Tidak terdapat kaitan dengan perkara

pidana/perdata yang masih dalam proses• Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan

dengan cara dicacah, dibakar habis atau dilebur secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya.

Nilaiguna Arsip

• Nilaiguna Primer: Nilaiguna yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi penciptanya yang meliputi nilaiguna adm, hukum, keuangan, ilmiah & teknologi.

• Nilaiguna Sekunder: Nilaiguna yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/ instansi lain &/atau kepentingan umum sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional, yang meliputi nilaiguna kebuktian dan informasional.

Instansi:Alamat :Telepon :

Nomor

Jenis Arsip Tahun Jumlah No. Boks

1 2 3 4 5

Daftar Pertelaan Arsip yang Dimusnahkan

Berita Acara Pemusnahan Arsip

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP No. …………………………..

Pada hari ini … tanggal … bulan … tahun …, kami yang bertanda tangan dibawah ini telah melakukan pemusnahan arsip yang tercantum dalam DaftarPertelaan Arsip terlampir.

Dengan cara:

a. Pembakaranb. Pencacahanc. Peleburan secara kimia

Saksi-saksi: Pimpinan unit kearsipan 1. Jabatan ttd ttd nama terang nama terang NIP NIP 2. Jabatan ttd nama terang NIP

Prosedur Penyerahan Arsip Statis

1). Pemeriksaanmemeriksa arsip statis (yang memiliki nasib akhir permanen di kolom keterangan JRA)

2) Pendaftaranmemisahkan arsip statis tersebut pada tempat tersendiri dan didaftar dalam Daftar Pertelaan Arsip Usul Serah, rangkap 2

3) Penilaian dan Persetujuan4) Pembuatan Berita Acara Serah Terima Arsip Statis5) Pelaksanaan Penyerahan

Berita Acara Penyerahan Arsip Statis

BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATIS No. …………………………….

Pada hari ini … tanggal … bulan … tahun …, bertempat di … kami yang bertandatangan di bawah ini: 1. Nama : … NIP : … Jabatan: …Dalam hal ini bertindak atas nama Pimpinan instansi … yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA. 2. Nama : … NIP : … Jabatan: …Dalam hal ini bertindak atas nama Pimpinan ANRI yang selanjutnya disebutsebagai PIHAK KEDUA.Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip instansi … yang memilikinilaiguna nasional seperti yang tercantum dalam Daftar Pertelaan Arsip terlampir untuk disimpan di ANRI.

… (tempat) ……………

Pihak Kedua Pihak Pertama Kepala ANRI Pimpinan Instansi ttd ttd nama terang nama terang NIP NIP

Praktek/Simulasi Penataan Arsip Kacau Inaktif

1. pemilahan2. pendeskripsian isi informasi arsip3. penyusunan skema pengaturan arsip4. pemberkasan/pengelompokan arsip 5. pembuatan jalan masuk/ DPA