PUSLATDIKJURJAKARTA SELATANJOB 1PENGENALANARSIPKode:Waktu : 8 x 45 menitA. TUJUAN PEMBELAJARANSetelah melaksanakan kegiatan ini siswa diharapkan dapat :1. Memahami pengertian arsip2. Mengidentifikasi alatalat !ang digunakan dalam pen!impanan arsip". Mengidentifikasi langkah kearsipan4. Mengindeks sesuai dengan #ara !ang ditentukanB. KOMPETENSI YANG HARUS DIKUASAI$%M.&K'2.'1".'1 Mengelola dan Men(aga Sistem KearsipanC. PRASYARATSe)elum melaksanakan praktik ini siswa harus sudah terampil1. Menangani&enerimaan Surat2. Menangani&engiriman %okumen". Mengatur&enggandaan dan &engumpulan %okumenD. PERALATAN DAN BAHANa. *rdner). +iling ,a)inet#. +olderd. -uidee. .a)f. KomputerE. KESELAMATAN KERJA1. /erdo0a se)elum mulai )eker(a2. Menggunakan peralatan sesuai dengan prosedur operasional standar.". Men!impan peralatan !ang telah selesai digunakan pada tempatn!a.F. LANGKAH KERJA1. &ela(ari materi se#ara seksama. .an!akan kepada guru12nstruktur )ila ada hal !ang )elum (elas.2. &ahami perintah dengan teliti perintah !ang diinstruksikan3. Ker(akanlah instruksi !ang di)erikan sesuai dengan prosedurn!a.Administrasi Perkantoran 1 PUSLATDIKJUR Jakarta Selatan G. TEORI PENDUKUNG1. Pengertian Ari!&engertian arsip menurut 3ndang3ndang 1451 tentangKetentuan ketentuan &okok Kearsipan6 arsip adalah :a. 7askahnaskah !ang di)uat dan di)uat dan diterima oleh 8em)aga8em)aga7egaradan/adan/adan&emerintahdalam)entuk#orakapapun )aik dalamkeadaan tunggal maupun )erkelompok6 dalamrangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.b. 7askahnaskah !ang di)uat dan diterima oleh )adan)adan swasta danpemerintahatauperorangandalam)entuk#orakapapun)aikdalamkeadaan tunggal maupun )erkelompok6 dalamrangka kehidupanke)angsaan.%ari pengertianterse)ut dapat diam)il kesimpulan)ahwaarsipadalah segenap naskah dalam #orak apapun !ang di)uat atau diterima6 )aikse#aralem)agaatauindi9idu6 dimanasaatinitidakdipergunakantetapimasih memiliki nilai guna !ang suatu saat di)utuhkan kem)ali.P"#a Penanganan Ari!1.Sentra#iai&ola penanganan arsip terpusat !aitu tempat penanganan danpen!impanan arsip pada satu )agian6 )iasan!a )agian itu dise)ut tatausahaatausekretariat.,iri dari pola ini dalampenangananarsipadalah dengan digunakann!a kartu kendali. Kartu kendali ini terdiriatas " lem)ar !ang akan dipegang oleh $rsiparis6 kepala tata usaha dansekretaris1)agian !ang mempun!ai arsip. -una dari kartu kendali iniuntuk memudahkan pen#arian dari masingmasing )agian !angmempun!ai arsip terse)ut untuk ditemukan oleh arsiparis.Administrasi Perkantoran 2 PUSLATDIKJUR Jakarta Selatan $. Deentra#iaiSuatu &ola &enanganan arsip !ang dilakukan oleh masingmasing)agian !ang mempun!ai arsip6 )aik itu pen!usunan danpen!impanann!a. ,iri dari pola ini adalah setiap )agian akanmempun!ai tempat pen!impanan arsip tersendiri./erdasarkan fungsin!a6 arsip digolongkan men(adi dua !aitu arsipdinamis dan arsip statis. $rsip%inamis6 !aituarsip!angmasihdiperlukanse#aralangsungdalam peren#anaan6 pelaksanaan6 pen!elenggaraan kehidupanke)angsaan pada umumn!a6 atau arsip !ang digunakan se#aralangsung dalam pen!elengaraan administrasi negara.$rsip dinamis ter)agi dalam dua6 !aitu : $rsip%inamisaktif :activefile;6 !aituarsip!angmen!impanwarkatwarkat !angmasih )eradadalam prosespen!elesaiann!a.Warkatwarkat dalam arsip aktif ini asih dikeluarkan untukkepentingan tertentu. $rsip %inamis inaktif( in active file),!aitu arsip !ang en!impanwarkatwarkat !ang (arang dipergunakan karena sudah selesaidalamprosesn!a6 tetapi kadangkadangmasihdiperlukan. %alampen!impanan ini sering pula dimaksudkan untuk menunggu saatsaat pemusnahan )agi warkatarkat !ang tidak )erlaku lagi. $rsipStatis6 !aituarsip!ang tidakdipergunakanse#ara langsunguntuk peren#anaan pelaksanaan pen!elenggaraan kehidupanke)angsaan pada umumn!a6 maupun untuk pen!elenggaraanadministrasi seharihari.$rsipStatis merupakanarsip !angAdministrasi Perkantoran 3 PUSLATDIKJUR Jakarta Selatan men!impan warkatwarkat 9ital !ang akan disimpan selamalaman!a.&emusnahanarsiparsipinstansi pemerintahandilakukanoleh $rsip7asional.*leh karena itu setiap instansi )erkewa(i)an untukmemisahkan warkatwarkat antara warkatwarkat !ang dapatdimusnahkan dan !ang perlu disimpan selamalaman!a.Sedangkan kearsipan adalah suatu proses pen!impanan arsip se#arasistematis agar mudah ditemukan kem)ali6 !ang meliputi!en%i!taan:pem)uatan dan penerimaan;6!en&i'!anan:filing)dan!ene'(an)e'*a#i:finding)6!en&e#a'atan:pengamanan6 pemeliharaan danperawatan; dan!en&((tan ari!:pemindahan6 pen!erahan danpemusnahan;. T(+(an )egiatan)eari!an.u(uankegiatankearsipan adalah men!impanwarkat sedemikianrupa sehingga mudah ditemukan kem)ali sewaktuwaktu diperlukan.F(ngi *agian )eari!an ,a#a' (at( !er(a-aan a,a#a- . %apat men!impan semua warkat perusahaan selama diperlukan. %apat men!iapkan warkatwarkat setiap kali diperlukan. %apat men!iapkan warkatwarkat !ang diperlukan men(adi satu6sehingga merupakan suatu riwa!at hidup !ang lengkap.$. Pera#atan &ang ,ig(na)an ,a#a' ite' )eari!an&eralatan !ang digunakan dalampen!impanan dan penemuankem)ali arsip adalah :Administrasi Perkantoran 4 PUSLATDIKJUR Jakarta Selatan 1; +iling #a)inet8emari arsipterdiri dari la#ila#i !angdigunakanuntukmen!impandokumen atau warkat !ang telah men(adi arsip. 2; -uide&em)atas untukmemisahkan arsip )erdasarkan (enisn!a6 sesuai sistempen!impananarsip!ang digunakan. /iasan!a guide ini dilengkapidengan ta) untuk men#antumkan pokok masalah.Administrasi Perkantoran 5 PUSLATDIKJUR Jakarta Selatan Sumber : www.scraptv.com"; Map -antung1 abun 22- 8aga#arsa- 8a#arta Selatan+elepon :?)21@ !$$&3561- AaB. :?)21@ !$$&356)e*mail :bpp#laC%ahoo.co.id No.: 03/3N/&'M/VII/10 15 Juli 2010Kepada :PT #'(T0#% M%/MURJl. 6a2a0ali No. 23Jaka!ta Ba!atHal : Pe$1eritauan e#$a# ho!)at,e#$a#i#i ka)i )e)+e!itahuka#+ah0a3#da#$a#6apat Sauda!a)e#$e#ai:;alua"i Pe)a"a!a# %!i0ula# kee)pat telah ka)i te!i)a. 'ka#tetapi ka)i)oho# )aa- +ah0a ka)i tidak dapat )e)e#uhi u#da#$a# Sauda!a.Me#$i#$at pe#ti#$#1a !apat 1a#$ Sauda!a "ele#$$a!aka# )aka ka)i aka#)e#$utu" 0akil )a#a$e! pe)a"a!a# ka)i u#tuk )e#$ikuti !apat te!"e+ut.Me#$e#ai #a)a pe!0akila# ka)i 1a#$ aka# data#$ adalah :(a$a : 2ulfikar Ra$adanJa1atan: &akil Manager Pe$asaran PT. )enteng %gung Mandirie)ikia# pe)+e!itahua# i#i ka)i "a)paika# .4o!)at ka)i,*r". Singgi/ Ma/a'i!aMa#a$e! Pe)a"a!a#Administrasi Perkantoran 55 PUSLATDIKJUR Jakarta Selatan PT LENTENG AGUNG MANDIRI8l. 5amat >abun 22- 8aga#arsa- 8a#arta Selatan+elepon :?)21@ !$$&3561- AaB. :?)21@ !$$&356)e*mail :bpp#laC%ahoo.co.id No.: 04/PN/PJ/VII/10 1< Juli 2010Kepada :3t Bp. Tari4 %5isManager Pur-asing PT. B'R/%H J%3%Bo$o!Hal : Penawaran Pesawat televisie#$a# ho!)at,Pe!u"ahaa# ka)i telah )e#$e)+a#$ka# pe"a0at tele;i"i de#$a# tek#olo$ite!+a!u, "e!tadapat )e)+e!ika#kepua"a# dala))e#o#to#"eta!ade#$a#theat!e.3#tuk itu ka)i "ela)a +ula# Juli 2010 i#i )e)+e!ika# pe#a0a!a# khu"u"kepada Bapak, u#tuk dapat )e#$$u#aka# tele;i"i i#i de#$a# ha!$a 1a#$ "a#$atte!2a#$kau khu"u" u#tuk tele;i"i de#$a# uku!a# di ata" 14D.Selu!uhpe"a#a#1a#$dilakuka#dala)+ula#2uli i#i ka)i aka#)e)+e!ika#poto#$a# ha!$a "e+e"a! 30=.Sa)+il )e#u#$$u pe"a#a# Bapak, Ka)i u/apka# te!i)a ka"ih.4o!)at ka)i,7rs. Singgih 6ahadi#aMa#a$e! Pe)a"a!a#&a)pi!a# : 1 le)+a! B!o"u!Administrasi Perkantoran 56 PUSLATDIKJUR Jakarta Selatan PT LENTENG AGUNG MANDIRI8l. 5amat >abun 22- 8aga#arsa- 8a#arta Selatan+elepon :?)21@ !$$&3561- AaB. :?)21@ !$$&356)e*mail :bpp#laC%ahoo.co.id No.: 5/PS/&'M/VII/10 22 Juli 2010Kepada Yth. I+u EulaikhaMa#a$e! Keua#$a#PT. Paper %nd 6lipsJl. Bu#$a %e!atai K). 5%a#$e!a#$ Hal : Pe$1eritauan Pe$1a.arane#$a# ho!)at,Melalui "u!at i#i ka)i )e)+e!itahuka#kepadaSauda!a+ah0aNotade#$a##o)o! 5550/V/2010 telah di+a1a! oleh +a$ia# Keua#$a# ka)i "e+e"a! 6p5.000.000,F da!i total 6p 10.000.000,F G 50=H ;ia BNI (a+. (a""a+la#/a,"e)e#ta!a "i"a#1a aka# ka)i lu#a"i +ula# '$u"tu" 2010 )e#data#$.Ka)i )e)i#ta )aa- apa+ila ka)i ha#1a )e)+a1a! "e+e"a! 50= da!i ke0a2i+a#"e+e#a!#1a. 4al i#i dika!e#aka# pe#2uala#ka)i "eda#$)e#u!u#+e+e!apa+ula# i#i. 3#tuk itu ka)i )e)oho# ke+i2ak"a#aa# da!i Sauda!a.'ta" pe!hatia# da# ke!2a "a)a Sauda!a, ka)i u/apka# te!i)a ka"ih.4o!)at ka)i,*r". Singgi/ Ma/a'i!a Ma#a$e! Pe)a"a!a#&a)pi!a# : 1 le)+a! +ukti t!a#"-e!Administrasi Perkantoran 5! PUSLATDIKJUR Jakarta Selatan PT LENTENG AGUNG MANDIRI8l. 5amat >abun 22- 8aga#arsa- 8a#arta Selatan+elepon :?)21@ !$$&3561- AaB. :?)21@ !$$&356)e*mail :bpp#laC%ahoo.co.id No.: ?/3N/&'M/VII/10 25Juli2010Kepada Yth. 'ki" a!)a#to, S:Marketing Manager67. Uta$a Ja.aJaka!ta 3ta!aHal : Undangan Rapate#$a# ho!)at,e#$a# i#i ka)i )e#$u#da#$ Sauda!a u#tuk )e#$hadi!i !apat 1a#$ aka#di"ele#$$a!aka# pada :4a!i/%a#$$al : Ka)i", 15Juli 20108aktu : 10.00 9 12.00 8IB%e)pat : 6ua#$ 6apat ''/a!a : 6apat Pe#$adaa# @--i/e Cu!#itu!eP%. &e#te#$ '$u#$ Ma#di!iMe#$i#$at pe#ti#$#1aa/a!ai#i ka)i ha!apSauda!adapat hadi! tepat pada0aktu#1a.'ta" kehadi!a# Sauda!a, ka)i u/apka# te!i)a ka"ih.4o!)at ka)i,*r". Singgi/ Ma/a'i!aMa#a$e! Ma!keti#$&a)pi!a# : 1 le)+a! a-ta! '/a!aAdministrasi Perkantoran 5$ PUSLATDIKJUR Jakarta Selatan PT LENTENG AGUNG MANDIRI8l. 5amat >abun 22- 8aga#arsa- 8a#arta Selatan+elepon :?)21@ !$$&3561- AaB. :?)21@ !$$&356)e*mail :bpp#laC%ahoo.co.id No.: 5/PN/&'M/VII/10 25 Juli 2010Kepada :+1u +ndarti +rwanPT. 0ne Two Tree Jl. H.R Rasuna #aid /av. 8Jakarta #elatanHal : Per$oonan /erja #a$a e#$a# ho!)at,Beda"a!ka# "u!at Sauda!ate#ta#$pe#a0a!a# :;e#t @!$a#i>e! padaa/a!ake$iata#pe!u"ahaa#, ka)i te!ta!iku#tuk)e#$$u#aka#:@padaa/a!a43%pe!u"ahaa# ka)i pada +ula# @kto+e! 2010.3#tuk)e!eali"a"ika#halte!"e+utka)iha!appihakSauda!adapatdata#$keka#to! ka)i u#tuk )e)ulai pe!e#/a#aa# ke$iata# 43% pe!u"ahaa# ka)i i#i.'ta" pe!hatia# Sauda!a ka)i )e#$u/apka# te!i)a ka"ih.4o!)at ka)i,7rs. Singgih 6ahadi#aMa#a$e! Ma!keti#$&a)pi!a# : FAdministrasi Perkantoran 5& PUSLATDIKJUR Jakarta Selatan PT LENTENG AGUNG MANDIRI8l. 5amat >abun 22- 8aga#arsa- 8a#arta Selatan+elepon :?)21@ !$$&3561- AaB. :?)21@ !$$&356)e*mail :bpp#laC%ahoo.co.id No.: abun 22- 8aga#arsa- 8a#arta Selatan+elepon :?)21@ !$$&3561- AaB. :?)21@ !$$&356)e*mail :bpp#laC%ahoo.co.id Jul1,2abun 22- 8aga#arsa- 8a#arta Selatan+elepon :?)21@ !$$&3561- AaB. :?)21@ !$$&356)e*mail :bpp#laC%ahoo.co.id Jul1,30th2010No.: 10/PN/&'M/VII/10Kepada :PT. +(*0 /R'%T+,Jl. @tto I"ka#da! i#ata 55Ba#du#$FJa0a Ba!atea! M! Ilha),%ha#k 1ou -o! 1ou! i#te!e"t i# ou! /o)pa#1, 0e e#/lo"i#$ "epa!atel1 the lite!atu!ea#d p!i/e" o- ou! p!odu/t 0hi/h 0e thi#k 0ill "e!;e 1ou! #eed".I- the!e i" a#1 -u!the! i#-o!)atio# 0hi/h 0e /a# i#-o!), plea"e -eel -!ee to 0!ite u"a$ai#.You! Si#/e!el1,7rs. Singgih 6ahadi#aMa!keti#$ Ma#a$e!Administrasi Perkantoran 62 PUSLATDIKJUR Jakarta Selatan PT LENTENG AGUNG MANDIRI8l. 5amat >abun 22- 8aga#arsa- 8a#arta Selatan+elepon :?)21@ !$$&3561- AaB. :?)21@ !$$&356)e*mail :bpp#laC%ahoo.co.idI. PENILAIANLEMBAR PENILAIANMENYIMPAN DAN MENEMUKAN KEMBALI ARSIPN". Un(r Peni#aianPer"#e-an Ni#aiKeteranganMa) Di%a!ai 1 Di%a!ai $ Di%a!ai /1. &ersiapana. 8angkah ker(a 5). Sikap ker(a 1'#. &enggunaan alat 1'd. Keselamatan ker(a 52. &roses ker(aa. &emeriksaan dokumen5). Mengindeks 1'c. Mem)eri kode pada arsip5d. Men!ortir $rsip 5e. Men!impan $rsip 15f. Menemukan kem)ali $rsip15".