MANAJEMEN MOTIVASI DAN ORGANISASI

LKMM BEM UNNARApril 2006ARASY ALIMUDIN

We have been trying to push BEM UNNAR from the top.

But to move BEM faster, we also need to push from the base, and we require management motivate and organization

Mary Parker Follet :the art of getting things done trough the others..Apa Itu Manajemen ?seni mencapai sesuatu melalui orang lain

Definisi UmumManajemen adalah proses merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, dan mengendalikan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi dengan menggunakan sumberdaya organisasi

Kata KunciProses yg merupakan kegiatan yang direncanakanFungsi manajemenMelalui Aktivitas tersebutSumberdaya Organisasi

Kaitan Manajemen & OrganisasiProses ManajemenInputSumber-dayaTujuanEfektif danEfisienPerencanaanPengorganisasianPengarahanPengendalian

Siapa Manajer ?Orang yang melakukan kegiatan manajemen atau proses manajemen.Manajemen menginginkan tujuan tercapai dengan efektif dan effisien

Efektif & EfisienEfektif : (doing the right things mengerjakan sesuatu yang benar)Efisien : (doing things right mengerjakan sesuatu dengan benar)

Proses ManajemenPeng-organisasianPeng-arahanPengen-dalianPlanning

Perencanaan (Planning)Kegiatan menetapkan tujuan organisasi dan memilih cara yang terbaik untuk mencapai tujuan tersebut. Pengambilan Keputusan (bagian dari perencanaan)

Pengorganisasian(Organizing & Staffing)Kegiatan mengkoordinir sumberdaya, tugas, dan otoritas diantara anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan cara yang efisien dan efektif.Organizational DesignKegiatan menyesuaikan struktur organisasi dengan tujuan dan sumberdaya organisasi

Bagan Organisasi

Pengarahan (Leading)Kegiatan memberi pengarahan (directing), mempengaruhi orang lain (influencing), dan memotivasi orang tersebut untuk bekerja (motivating)

Pengendalian (Controlling)Fungsi Pengendalian :

Menentukan standart prestasi Mengukur prestasi yg telah dicapaiMembandingkan point-2 dengan point-1Melakukan perbaikan jika ada penyimpangan

Kegiatan yang bertujuan untuk melihat apakah kegiatan organisasi sesuai dengan rencana.

Proses Manajemen dalam praktekDalam praktek gambaran proses manajemen tersebut tidak begitu terlihatSeringkali manajer sibuk kesana-kemari, yg sepertinya tdk punya waktu utk berfikir dan merencanakan sesuatu dengan tenangAktivitas manajer dalam praktek sepertinya reaktif (action oriented)Keempat fungsi manajemen dilakukan secara interaktif kadang-kadang secara simultan.

Jenis-jenis ManajemenBerdasarkan Hirarki :Top ManagementMiddle Level ManagementLower Level / First LineBerdasarkan Fungsi :Manajer UmumManajer Fungsional

Manajemen PuncakBertanggung jawab terhadap organisasi secara keseluruhanMenentukan tujuan, strategi, dan kebijakan secara umumMenentukan keputusan-keputusan strategis

Manajemen MenengahMelaksanakan tujuan, strategi, dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajer puncak serta mengkkordinasikan dan mengarahkan aktivitas manajer tingkat bawah dan juga karyawan operasional

Manajemen Tk. BawahMengawasi karyawan secara langsungMengawasi dan mengkoordinasi kegiatan operasional yang dilakukan oleh karyawan

Manajer UmumMengawasi unit (divisi) tertentu yang mempunyai beberapa bidang sekaligusBertanggung jawab terhadap aktivitas (pemasaran, keuangan, operasi) divisinya

Tingkatan dan KetrampilanManajemenKonseptualHub. MAnusiawiOpersionalTk. AtasTk. MenengahTk. Bawah

Ketrampilan ManajemenConseptual Skills :Kemampuan mengkoordinasikan dan mengin-tegrasikan kegitan serta kepentingan organisasi.Melihat organisasi secara keseluruhan, ketergantungan antar bagian, melihat masa depan, dan bagaimana lingkungan mempengaruhi organisasiHuman Skills :Kemampuan memahami orang lain, bekerjasama dengan orang lain, mendorong serta memotivasi orang lain, baik secara individual maupun kelompokTehnical Skills :Kemampuan memahami serta melakukan kegiatan operasional

Managerial Role

Interpersonal RolesFigureheat :Peran figur bapak, lebih merupakan peranan manajer sebagai simbol pimpinan serta menjadi simbol dan personifikasi organisasi yang dipimpinnya.Leader :Manajer diharapkan menjadi pemimpin anak buahnya; melakukan rekruitmen, training, memberikan motivasi untuk bekerja mencapai tujuan organisasiLiaison :Memainkan peranan penghubung baik dengan pihak di dalam organisasi maupun dengan pihak diluar organisasi.

Informational RolesMonitor :Manajer selalu aktif mencari informasi yg bermanfaat untuk organisasi.Disseminator :Manajer mendistribusikan informasi yang diperolehnya kepada pihak lain, khususnya kepada bawahanya.Spokesman :Manajer sebagai wakil organisasi dalam menyampaikan informasi ke pihak luar.

Decision RolesEnterpreunership :selalu berusaha memajukan organisasinyaDisturbance hadler :mampu menyelesaikan gangguan yg mungkin muncul Resource Allocator :mampu mengalokasikan sumberdaya yg terbatasNegotiator :mampu melakukan negoisasi dgn pihak terkait

PENGORGANISASIANOrang-orang yang melakukan tugas-tugas yang berbeda yang dikoordinir untuk mencapai tujuan organisasiPembagiaan kerja dalam organisasiPengkombinasian secara logis ke dalam departemenPendelegasian wewenangPenetapan koordinasi dan sistem pengawasan

SUMBER STRUKTUR ORGANISASISTRUKTUR ORGANISASIKEBIASAANKaryawan mendapatkanApa yg hrs dilakukan Kebijakan,ProsedurperaturanSupervisorKaryawanRencana rencanalain

Contoh BAGAN ORGANISASIDIREKTURWK.DIREKTURPRODUKSIWK.DIREKTURPENJUALANWK.DIREKTURKEUANGANMANAJERPENJUALANWIL.AMANAJERPABRIK AMANAJER PABRIK BSUPERVISORSUPERVISORMANAJERPENJUALANWIL.BKARYAWANKARYAWAN

MANFAAT BAGAN ORGANISASIMemperlihatkan nama jabatan dari masing-masing manajerMemperlihatkan siapa bertanggung jawab pada siapaMemperlihatkan siapa yg bertanggung jawab dalam departemen apaMemperlihatkan departemen2 apa yg telah dibentukMemperlihatkan jalur perintahKaryawan dapat mengetahui jabatannya dan tempatnya dalam organisasi

WEWENANG DLM ORGANISASIWewenang adalah hak untuk mengambil keputusan,hak untuk mengarahkan pekerjaan orang lain, dan hak untuk memberi perintah.Sumber-sumber wewenang :Posisi atau urutan orang tersebutAtribut pribadi (kharisma)Keahlian atau pengetahuan

PENDELEGASIAN WEWENANGPEMILIKDEWAN DIREKSIDIREKTURWK.DIREKTURMANAJERSUPERVISORKARYAWAN

KEPEMIMPINANSuatu proses pengarahan dan pemberian pengaruh pada kegitan-kegiatan dari sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya

Implikasi Definisi Kepemimpinan

Kepemimpinan menyangkut orang lain (bawahan atau pengikut), kesediaan bawahan untuk menerima pengarahan dari pemimpin.Kepemimpinan menyangkut pembagian kekuasaan yang tidak seimbang antara peminpin dan anggota kelompokSelain memberikan pengarahan pemimpin dituntut untuk dapat mempergunakan pengaruh, apa dan bagaimana bawahan melaksanakan perintahnya

Pendekatan Kesifatan,Pendekatan Perilaku,Pendekatan Situsasional (Contingensi)PENDEKATAN-PENDEKATAN STUDI KEPEMIMPINAN

Mencoba membandingkan sifat-sifat orang yang menjadi pemimpin dengan sifat yang menjadi pengikutMengidentifikasi ciri dan sifat yang dimiliki oleh para pemimpin efektifPENDEKATAN SIFAT-SIFAT KEPEMIMPINAN

Sifat-sifat Kepemimpinan (Edwin Ghiselli):

Kemampuan dalam kedudukannya sebagai pengawas,Kebutuhan akan prestasi dalam pekerjaanKecerdasanKetegasanKepercayaan diriInisiatif

Sifat-sifat Kepemimpinan (Keith Davis):

KecerdasanKedewasaan dan keluasan hub sosialMotivasi diri dan dorongan breprestasiSikap-sikap hubungan manusiawi

Fungsi-funsi kepemimpinan, Gaya-gaya kepemimpinanPENDEKATAN PERILAKU KEPEMIMPINANTeori teori kepemimpinan :Teori X-Y (Douglas McGregor)Studi Michigan (Rensis Likert)Kisi-kisi Manajerial (Blacke-Mouton)Studi Ohio State

Task related, fungsi yang berhubungan dengan tugas yg menyangkut pemberian saran penyelesaian informasi dan pendapatGroup Mainttenance, yng berhubungan dg fungsi pemeliharaan kelompok, membantu kelompok berjalan lebih lancarFungsi-fungsi Kepemimpinan,

Task Oriented, mengarahkan bawahan dan mengawasi secara tertutup untuk menjamin bahwa tugas dilaksanakan sesuai dg yang diinginkannyaEmployee Oriented, Lebih memperhatikan dan memotivasi bawahan dan memberikan kesempatan berpartisipasi dlm pembuatan keputusanGaya-Gaya Kepemimpinan,

TEORI-TEORI KEPEMIMPINANTeori X-Y (Douglas McGregor)Teori X :Rata-rata manusia malasOrang hrs dipaksa, diawasi, diancamManusia lebih menyukai diarahkan, ingin menghindari tg jwb, mempunyai ambisi kecil, menginginkan keamanan dan jaminan hidup

Teori X-Y (Douglas McGregor)

Teori Y :Usaha phisik dan mental dlam bekerja adalah kodratOrang akan melakukan pengendalian diriKeterikatan pada tujuan dan prestasiRata-rata dlm kondisi yg layakAda kapasitas besar utk imajinasi, kreatifitas, cerdikHanya menggunakan sebagian potensi intelektualnya

4-Sistim Manajemen dr Likert :

Manajer membuat semua keputusan dan memrintah bawahan utk melaksanakanTetap menentukan perintah tetapi memberi kebebasan bawahanMenetapkan tujuan dan memberikan perintah setelah hal tsb didiskusikan dg bawahanCara bagaimana organisasi seharusnya berjalan

Managerial Grid Blake Mouton :

Manajemen jatuh miskin, perhatian rendah thd karyawan dan produksiManajemen santai, serba mengijinkan, dg tekanan pd pemeliharaan keuangan dan kepuasan pegawaiManajemen organisasi & manusia, memperhatikan baik thd produksi maupun karyawanManajemen ketaatan, sebagai seorang otokrat pemegang tugas yg kerasManajemen team, demokratik, memberikan perhatian penuh thd produksi, semangat kerja dan kepuasan karyawan

Studi Ohio State :

Faktor pertimbangan (Considration), menggambarkan hubungan yg hangat antara seorang atasan dan bawahan, saling percaya, kekeluargaan, dll.Struktur Pemakrasaan (Initiating Structure), menjelaskan bahwa seorang pemimpian itu mengatur dan menentukan pola organisasi, komunikasi, struktur peran dlm pencapaian tujuan organisasi

Faktor situasiFaktor KaryawanFaktor TugasFaktor OrganosasiVariabel Lingkungan lainnyaPENDEKATAN SITUASIONALCONTINGENCY

Hubungan Pemimpin-Bawahan-SituasiKEMAMPUAN DAN KUALITAS PEMIMPIANKEMAMPUANDAN KUALITASBAWAHANSITUASI

Faktor Yg Mempengaruhi Perilaku KepemimpinanFaktor Makro :Sosial KebudayaanKondisi PerekonomianOrganisasionalFaktor Mikro :Pengharapan dan perilaku atasanPengharapan dan perilaku bawahanKepribadian dan latar belakang pemimpinTingkatan organisasi dan besarnya kelompok

MOTIVASIKeadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong kinginan individu untuk melakukan kegiatan tertetu guna mencapai tujuan

Model Tradisional,Model Hubungan Manusiawi,Model Sumberdaya ManusiaMODEL MOTIVASI

Mengisyaratkan bahwa manajer menentukan bagaimana pekerjaan harus dilakunan dan digunakan sistim pengupahan insentif untuk memotivasi para pekerja - semakin produktif semakin banyak penghasilanMenganggap pekerja malas dan hanya dapat dimotivasi dengan uangMODEL TRADISIONAL

Mengisyaratkan bahwa manajer perlu memotivasi bawahan dengan pemenuhan kebutuhan sosial mereka shg merasa berguna dan pentingBawahan diberi kebebasan untuk membuat keputusan sendiri dalam pekerjaan, dan memperhatikan kelompok organisasi informalMODEL HUB. MANUSIAWI

Mengisyaratkan bahwa karyawan dapat dimotivasi oleh banyak faktor, tidak hanya uang atau keinginan untuk mencapai kepuasan, ttp juga kebutuhan untuk berprestasi dan memperoleh pekerjaan yg berartiKaryawan lebih menyukai pemenuhan kepuasan dari suatu prestasi kerja yg baikMODEL SUMBER DAYA MANUSIA

Teori-teori Motivasi

Teori Petunjuk (prescriptif), mendasarkan dengan teori coba-coba dalam memotivasi bawahanTeori Isi (Content), berkenaan dengan pertanyaan apa penyebab perilakuTeori Proses (Process), berkenaan dengan bagaimana perilaku dimulai dan dilaksanakan atau menjelaskan aspek bagaimana dari motivasi

Teori Hirarkhi Kebutuhan Maslow :Kebutuhan manusia dapat disusun dalam suatu hirarki dari beutuhan terendah sampai tertinggiSetelah kebutuhan terpuaskan berhenti menjadi motivator utama perilakuTORI-TEORI ISI

Hirarkhi Kebutuhan Maslow :Kebutuhan fisiologisKebutuhan keamanan dan rasa amanKebutuhan sosialKebutuhan harga diriKebutuhan aktualisasi diri dan pemenuhan diri

Teori Motivasi-Pemeliharaan dr Herzberg :Faktor penyebab kepuasan kerjaprestasipenghargaanpekerjaaan kreatif & menantangtanggung jawabkemajuan dan peningkatan

Faktor pemeliharaan :kebijakan dan admns organisasikualitas pengendalian tehnikkondisi kerjahubungan kerjastatus pekerjaankeamanan kerjakehidupan pribadipenggajian

Teori Prestasi dr Mc.Clelland :Menyukai pengambilan resiko yg layak, menyukai tantangan, menginginkan tanggung jwb pribadiMempunyai kecenderungan utk menetapkan tujuan-tujuan prestasiMempunyai kebutuhan thd umpan balikMempunyai ketrampilan, kemampuan dan perencaan jk panjang

Teori Pengharapan Victor Vroom; Pengharapan bahwa peningkatan usaha akan mengarah kepada peningkatan balas jasaPenilaian individu terhadap balas jasa sebagai hasil dari usaha-usahanyaTORI-TEORI PROSES

Teori Pembentukan Perilaku : Penguatan positip : penghargaanPenguatan negatip : menghindariPemadaman : peniadaan penguatanHukuman : konsekuensi

Tehnik Pembentukan Perilaku (Clay Hammer): Jangan memberikan penghargaan yg sama kepada semua orangTanggapan kegagalan utk mengubah perilakuBeritahu karyawan syarat mendapatkan penghargaanBertahukan jika melakukan kesalahanJangan memberi hukuman didepan karyawan lainBertindaklah adil

Teori Porter-Lawler : Implikasi bagi manajer:pemberian penghargaan sesuai kebutuhan bawahanpenentuan prestasi yg diinginkanpembuatan tingkat prestasi yg dapat dicapaipenghubungan penghargaan dengan prestasianalisa faktor2 yg berlawanan dgn efektifitas penghargaanpenentuan penghargaan yg memadai

Implikasi bagi organisasi:sistem penghargaan organisasi harus dirancang untuk memotivasi perilakuyg diinginkanpekerjaan itu sendiri dapat dibuat sebagai pemberian penghargaanatasan langsung mempunyai peranan penting dalam proses motivasi

Teori Keadilan :orang akan cenderung membandingkan antara : masukan-masukan yg mereka berikan pada pekerjaannya dalam bentuk pendidikan, pengalaman, latihan dan usahahasil/penghargaan yang mereka terima degan yg diterima oleh karyawan lain