13
Administrasi Dalam Teori dan Aplikasi (Oleh : Khoirul Anam, ST, (M.Si) ) A. Teori Administrasi Konsep administrasi adalah Abstraksi (ringkasan) dari fenomena yang dapat menggambarkan suatu objek, peristiwa/kejadian, yang berada dalam dunia pikiran (mind) sebagai produk dari eksternal world. Administrasi adalah ilmu yang bersifat Multidisiplin (kompleks). Ini berarti konsep administrasi dipahami melalui berbagai definisi, teori, paradigma, pendekatan, metode tertentu yang bersifat utuh dan menyeluruh (wholeness). Ilmu-ilmu yang membangun ilmu administrasi antara lain ekonomi, politik, sosiologi, budaya, komunikasi, antropologi. Teori adalah seperangkat konsep, batasan dan proposisi yang menyajikan pandangan sistematis tentang fenomena dengan merinci hubungan antar variable dengan tujuan menjelaskan dan memprediksi gejala tersebut. Administrasi merupakan bagian dari Ilmu Sosial yang mempelajari interaksi manusia dalam melakukan kerjasama (cooperative) melalui penggunaan sarana dan sumberdaya yang terbatas (limited resources). Dalam arti sempit, administrasi tidak lebih dari kegiatan ketatausahaan (clerical work), biasanya menyangkut tugas pekerjaan/urusan keuangan, kepegawaian, kearsipan, dokumentasi, logistic, korespondensi, teknis, operasional program, layanan informasi yang bersifat administrasi. Dalam arti luas, administrasi adalah proses kerjasama berdasarkan rasionalitas tertentu yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dengan menggunakan sumberdaya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Dalam ilmu administrasi tidak ada yang bersifat pasti (pasti benar atau pasti salah), semuanya relative karena ilmu administrasi bersifat eklektik dalam artian memilih mana yang dianggap terbaik. Yang perlu dicatat adalah inti dari administrasi yaitu Services (pelayanan). Administrasi dapat dilihat sebagai : Ilmu (Science), Seni (Art), Profesi (Profession). 1. Administrasi sebagai Ilmu Administrasi merupakan serangkaian pengetahuan (knowledge) yang disusun secara sistematis dengan menggunakan metode ilmiah (scienctific methods, research) dan dapat dikontrol (diuji) kebenarannya. Secara filosofis administrasi dapat dilihat dari dimensi : Ontologis (ruang lingkup dan objek kajian), epistemologis (metodologis), dan aksiologis (aplikatif) 2. Administrasi sebagai Seni

Makalah Administrasi

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Univ Muhammadiyah

Citation preview

Buku Notulensi

Administrasi Dalam Teori dan Aplikasi

(Oleh : Khoirul Anam, ST,(M.Si))

A. Teori Administrasi

Konsep administrasi adalah Abstraksi (ringkasan) dari fenomena yang dapat menggambarkan suatu objek, peristiwa/kejadian, yang berada dalam dunia pikiran (mind) sebagai produk dari eksternal world.

Administrasi adalah ilmu yang bersifat Multidisiplin (kompleks). Ini berarti konsep administrasi dipahami melalui berbagai definisi, teori, paradigma, pendekatan, metode tertentu yang bersifat utuh dan menyeluruh (wholeness). Ilmu-ilmu yang membangun ilmu administrasi antara lain ekonomi, politik, sosiologi, budaya, komunikasi, antropologi.

Teori adalah seperangkat konsep, batasan dan proposisi yang menyajikan pandangan sistematis tentang fenomena dengan merinci hubungan antar variable dengan tujuan menjelaskan dan memprediksi gejala tersebut.

Administrasi merupakan bagian dari Ilmu Sosial yang mempelajari interaksi manusia dalam melakukan kerjasama (cooperative) melalui penggunaan sarana dan sumberdaya yang terbatas (limited resources).

Dalam arti sempit, administrasi tidak lebih dari kegiatan ketatausahaan (clerical work), biasanya menyangkut tugas pekerjaan/urusan keuangan, kepegawaian, kearsipan, dokumentasi, logistic, korespondensi, teknis, operasional program, layanan informasi yang bersifat administrasi.

Dalam arti luas, administrasi adalah proses kerjasama berdasarkan rasionalitas tertentu yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dengan menggunakan sumberdaya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Dalam ilmu administrasi tidak ada yang bersifat pasti (pasti benar atau pasti salah), semuanya relative karena ilmu administrasi bersifat eklektik dalam artian memilih mana yang dianggap terbaik.

Yang perlu dicatat adalah inti dari administrasi yaitu Services (pelayanan).

Administrasi dapat dilihat sebagai : Ilmu (Science), Seni (Art), Profesi (Profession).

1. Administrasi sebagai Ilmu

Administrasi merupakan serangkaian pengetahuan (knowledge) yang disusun secara sistematis dengan menggunakan metode ilmiah (scienctific methods, research) dan dapat dikontrol (diuji) kebenarannya.

Secara filosofis administrasi dapat dilihat dari dimensi : Ontologis (ruang lingkup dan objek kajian), epistemologis (metodologis), dan aksiologis (aplikatif)

2. Administrasi sebagai Seni

G. R. Terry (1977) mengatakan : Art is personal creative power plus skill in performance. Seni merupakan kemampuan atau kemahiran seseorang untuk menerapkan knowledge yang dimiliki dalam menjalankan tugas dan fungsi tertentu. Kaitannya dengan adminisrasi berarti bagaimana menerapkan knowledge (science) dengan menggunakan kemahiran, ketrampilan, pengalaman yang dilakukan oleh para administrator/manajer (top, middle, lower level) dalam suatu kegiatan kerjasama dalam mencapai tujuan yang diinginkan.

3. Administrasi sebagai Profesi

Profesi adalah kedudukan, jabatan atau pekerjaan (vocation) yang memerlukan ekspertis (keahlian) tertentu yang spesifik yang diperoleh melalui pendidikan dan pelatihan yang ketat. Seorang professional adalah seseorang yang memiliki kemampuan, kompetensi, keahlian (khusus) dalam bidang tertentu yang bekerja berdasarkan standar kualifikasi dan keunggulan hasil kerja yang terukur dan dapat dipertanggungjawabkan, dengan memperoleh imbalan yang lebih tinggi.

Hubungan dan Kaitan antara Administrasi, Organisasi dan Manajemen 1. Pendapat tentang administrasi yang terdiri atas organisasi dan manajemen. 2. Berdasarkan pendapat tersebut, administrasi mempunyai arti yang lebih luas daripada manajemen. 3. Administrasi sesuai dengan prosesnya ialah menentukan tujuan dan kebijaksanaan, sedangkan organisasi sebagai wadah untuk mencapai tujuan. 4. Untuk merealisasikan tercapainya tujuan diperlukan manajemen. 5. Sesuai dengan tingkat-tingkatnya, maka kemampuan manajemen (managerial skill) meliputi kemampuan konsepsional, kemampuan melakukan hubungan dengan manusia yang lain (human skill), dan kemampuan teknis (tecnical skill). 6. Arti, definisi, ciri-ciri dan prinsip-prinsip organisasi, perbedaan sentralisasi dengan desentralisasi organisasi, dan organisasi formal dengan organisasi informal. B. Beberapa Teori Administrasi

Menurut Charles A. Beard tidak ada sesuatu hal untuk abad modern sekarang ini yang lebih penting dari Administrasi. Kelangsungan hidup pemerintahan yang beradab itu sendiri akan sangat tergantung atas kemampuan kita untuk membina dan mengembangkan suatu administrasi yang mampu memecahkan masalah-masalah masyarakat modern.

Sondang Siagian mendefinisikan administrasi sebagai "keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Ada beberapa hal yang terkandung dalam definisi di atas. Pertama, administrasi sebagai seni adalah suatu proses yang diketahui hanya permulaannya sedang akhirnya tidak ada. Kedua, administrasi mempunyai unsur-unsur tertentu, yaitu 1) adanya dua manusia atau lebih, 2) adanya tujuan yang hendak dicapai, 3) adanya tugas atau tugas-tugas yang harus dilaksanakan, 4) adanya peralatan dan perlengkapan untuk melaksanakan tugas-tugas itu. Ketiga, administrasi sebagai proses kerja sama bukan merupakan hal yang baru karena ia telah timbul bersama-sama dengan timbulnya peradaban manusia.

Administrasi sebagai seni dan ilmu. Administrasi sebagai seni adalah suatu proses yang diketahui hanya permulaan dari suatu kegiatan sedang kapan berakhirnya kegiatan itu sendiri tidak diketahui. Administrasi sebagai proses kerja sama bukan merupakan hal yang baru karena ia telah timbul bersama-sama dengan timbulnya peradaban manusia. Tegasnya, administrasi sebagai "seni" merupakan suatu social phenomenon.

Sampai dengan tahun 1886, manusia hanya mengenal administrasi sebagai seni. Kemudian, pada tahun 1886 itu timbullah suatu ilmu baru, yang sekarang ini dikenal dengan Ilmu Administrasi yang objek studinya tidak termasuk objek studi ilmu-ilmu yang lain. Ilmu Administrasi telah pula memiliki metode analisisnya sendiri, sistematikanya sendiri, prinsip-prinsip, dalil-dalil serta rumus-rumusnya sendiri.

Sekarang ini administrasi dikenal sebagai suatu artistic science karena di dalam penerapannya "seninya" masih tetap memegang peranan yang menentukan. Sebaliknya seni Administrasi dikenal sebagai suatu scientific art karena seni itu sudah didasarkan atas sekelompok prinsip-prinsip yang telah teruji "kebenarannya".

Bidang-bidang atau percabangan dari pembagian ilmu administrasi dapat dibedakan secara vertikal dan horizontal. Secara vertikal, berarti penekannya pada sifat atau karakter dari kerja sama yang ada, dapat dibagi-bagi ke dalam cabang-cabang 1) administrasi kenegaraan (public administration); 2) administrasi perusahaan (business administration), dan 3) administrasi kemasyarakatan (social administration).

Secara horizontal berarti melihat administrasi dilihat dari aspek teknisnya/unsur-unsurnya. Kajian ilmu administrasi ini adalah aspek teknis/unsur-unsur administrasi yang mencakup 1) organisasi, 2) manajemen, 3) kepegawaian, 4) keuangan, 5) perlengkapan, 6) pekerjaan kantor, 7) tata hubungan/komunikasi, dan 8) perwakilan/public relation.

C. Contoh Administrasi OSISC.1. Buku Notulensi

1. Buku notulensi adalah buku catatan resmi tentang pembicaraan, kesepakatan ataukeputusan yang diambil dalam pertemuan, rapat-rapat atau diskusi-diskusi.2. Buku notulesi juga merupakan bahan pertimbangan, peringatan dan evaluasi setiap menyelenggarakan pertemuan, rapat dan diskusi pada tahap-tahap berikutnya.

3. Buku notulensi, memuat antara lain:a. nama pertemuan;b. hari, tanggal pertemuan;c. waktu pertemuan (jam mulai dan berakhir);d. tempat pertemuan;e. jumlah undangan dan jumlah peserta;f. nama dan jabatan yang memimpin;g. nama dan jabatan notulis;h. Kesimpulan-kesimpulan dari setiap pembicaraan;i. Keputusan-keputusan yang diambil;j. rekomendasi (jika ada).C.2. Buku Tamu1. Buku tamu adalah buku yang digunakan untuk mencatat tamu-tamu yang dating dan berkeperluan dengan organisasi.2. Buku tamu dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:a. nomor urut;b. hari, tanggal, jam;c. nama lengkap tamu;d. organisasi/institusi tamu;e. jabatan/status tamu;f. alamat;g. keperluan;h. Tanda tangan tamu.C.3. Buku Daftar Hadir1. Buku daftar hadir adalah buku yang digunakan untuk mencatat kehadiran pesertarapat, diskusi, lokakarya, pelatihan atau pertemuan-pertemuan lain.

2. Buku daftar hadir dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:a. nomor urut;b. nama lengkap

c. jabatan

d. alamat;e. tanda tangan.3. Di setiap halaman buku daftar hadir ditulis nama, hari/tanggal dan agendapertemuan.

C.4. Buku Daftar Kegiatan1. Buku daftar kegiatan adalah buku yang digunakan untuk mencatat setiap kegiatan organisasi, baik internal maupun eksternal.2. Buku daftar kegiatan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:a. nomor urut;b. nama/jenis kegiatanc. hari/tanggal pelaksanaan kegiatand. waktu (pagi, siang, malam/sehari penuh, dll)e. tempat pelaksanaanf. Penyelenggarag. Keterangan: mencatat hal-hal yang penting, seperti adanya makalah, dsb.C.5. Buku Keuangan1. Buku keuangan adalah buku pembukuan keuangan, baik pemasukan maupun pengeluaran anggaran organisasi.2. Buku keuangan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:

a. nomor urut

b. tanggal transaksi (pemasukan/pengeluaran)c. uraian sumber pemasukand. uraian penggunaan danae. debitf. kreditg. jumlahh. Keterangan (jika perlu)C.6. Buku Agenda1. Buku agenda adalah buku pencatatan keluar dan masuknya surat yang digunakanuntuk mengagendakan peristiwa atau kejadian pada surat.

2. Buku agenda dibagi menjadi dua, yaitu:a. Buku agenda surat keluarb. Buku agenda surat masuk3. Buku agenda surat keluar dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:a. nomor urutb. nomor indeks suratc. nomor suratd. tanggal surate. tujuan suratf. isi/perihal suratg. keterangan.

4. Buku agenda surat masuk dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:a. nomor urutb. nomor indeks suratc. tanggal surat diterimad. pengirime. isi/perihal suratf. tanggal suratg. terusanh. catatan disposisii. keteranganC.7. Pengarsipan1. Pengarsipan adalah dokumentasi surat-surat simpanan keluar dan surat masuk.

2. Pengarsipan dimaksudkan sebagai suatu sistem administrasi yang berguna untuk mengevaluasi dan menentukan tindakan-tindakan selanjutnya.3. Kegunaan arsip antara lain:a. pembuktian/pembukuanb. korespondensic. penyusunan sejarahd. penyusunan data statistic

e. dokumentasi.

4. Pengarsipan dilakukan dengan brief odner atau map untuk menyimpan seluruharsip-arsip surat sesuai dengan kode indeks

5. Surat-surat yang diarsipkan harus disusun rapi sesuai dengan nomor urut keluaratau diterimanya surat masuk

6. Dalam mengarsipkan surat-surat yang terjadi karena perubahan susunankepengurusan, harus dipisahkan antar-periode

7. Pengarsipan juga berlaku untuk dokumen-dokumen organisasi selain surat, seperti peraturan, siaran dan lain sebagainyaC.8. Perlengkapan Sekretariat1. Bagan Struktur Organisasi2. Papan Agenda kegiatan3. Papan Pengumuman4. Tabel Program Kerja Tahunan5. Papan Daftar Pengurus

Keompok I

Cari jawaban, kemudian ambil huruf depan dan menjadi sebua kata, ada satu huruf yang tidak dipakai,kemudian ambil barangnya. Berikan pada POS berikutnya :

Bagian atom yang bermuatan

Kumpulan peta dalam satu buku

Nama lain Negara Belanda

Pemerintah dalam bahasa Inggris

Lagu yang dinyanyikan Andra and the back Bound

Besaran yang satuannya meter

Bulan ke sepuluh MasehiKeompok II

Cari jawaban, kemudian ambil huruf depan dan menjadi sebua kata, ada satu huruf yang tidak dipakai, kemudian ambil barangnya. Berikan pada POS berikutnya :

Besaran yang satuannya meter

Lagu yang dinyanyikan Andra and the back Bound

Hasil kali gaya dan jarak

Bagian atom yang bermuatan

Kumpulan peta dalam satu buku

Pemerintah dalam bahasa Inggris

Keompok III

Cari jawaban, kemudian ambil huruf depan dan menjadi sebua kata, ada satu huruf yang tidak dipakai, kemudian ambil barangnya. Berikan pada POS berikutnya :

Bulan ke sepuluh Masehi Lagu yang dinyanyikan Andra and the back Bound

Nama lain Negara Belanda

Persamaan pendek (dalam pertumbuhan )

Bulan yang dimulyakan oleh Allah

Keadaan bahaya dalam bahasa inggris

Acara musik di RCTI

Keompok IV

Cari jawaban, kemudian ambil huruf depan dan menjadi sebua kata, ada satu huruf yang tidak dipakai, kemudian ambil barangnya. Berikan pada POS berikutnya :

Keadaan bahaya dalam bahasa inggris

Kumpulan peta dalam satu buku

Besaran yang satuannya meter

Nama lain Negara Belanda

Lagu yang dinyanyikan Andra and the back Bound

Acara musik di RCTI

Keompok V

Cari jawaban, kemudian ambil huruf depan dan menjadi sebua kata, kemudian ambil barangnya. Berikan pada POS berikutnya :

Bagian atom yang bermuatan

Hasil kali gaya dan jarak

Besaran yang satuannya meter

Acara musik di RCTI

Lagu yang dinyanyikan Andra and the back Bound

Bulan yang dimulyakan oleh Allah

Keompok VI

Cari jawaban, kemudian ambil huruf depan dan menjadi sebua kata, kemudian ambil barangnya. Berikan pada POS berikutnya :

Bagian atom yang bermuatan

Kumpulan peta dalam satu buku

Nama lain Negara Belanda

Pemerintah dalam bahasa Inggris

Lagu yang dinyanyikan Andra and the back Bound

Besaran yang satuannya meter

Bulan ke sepuluh MasehiKelompok I

Kerjakan perhitungan matematika berikut ini, kemudian berjalan ke POS berikut , sampai di POS salah satu peserta menempati tengah-tengah empat arah mata angin menghadap ke Utara, kemudian perputar sesuai dengan hasil perhitungan, kemudian ampil tugas berikutnya, dan diserahkan di POS berikutnya, jika salah kembali ke POS sebelumnya.

Seorang berjalan menempuh jarak Km dalam waktu 10 menit, berapa jarak dalam waktu 1 jamKelompok II

Kerjakan perhitungan matematika berikut ini, kemudian berjalan ke POS berikut , sampai di POS salah satu peserta menempati tengah-tengah empat arah mata angina menghadap ke utara, kemudian perputar sesuai dengan hasil perhitungan, kemudian ampil tugas berikutnya, dan diserahkan di POS berikutnya, jika salah kembali ke POS sebelumnya.

Sebuah pabrik memiliki 8 mesin sanggup mengasilkan barang 2 kontainer, berapa kontainer jika pabrik menambah mesin menjadi 11

Kelompok III

Kerjakan perhitungan matematika berikut ini, kemudian berjalan ke POS berikut , sampai di POS salah satu peserta menempati tengah-tengah empat arah mata angina menghadap ke utara, kemudian perputar sesuai dengan hasil perhitungan, kemudian ampil tugas berikutnya, dan diserahkan di POS berikutnya, jika salah kembali ke POS sebelumnya.

Seorang berjalan menempuh jarak Km dalam waktu 10 menit, berapa jarak dalam waktu 1 jamKelompok IV

Kerjakan perhitungan matematika berikut ini, kemudian berjalan ke POS berikut , sampai di POS salah satu peserta menempati tengah-tengah empat arah mata angina menghadap ke utara, kemudian perputar sesuai dengan hasil perhitungan, kemudian ampil tugas berikutnya, dan diserahkan di POS berikutnya, jika salah kembali ke POS sebelumnya.

Sebuah pabrik memiliki 8 mesin sanggup mengasilkan barang 2 kontainer, berapa kontainer jika pabrik menambah mesin menjadi 11

Kelompok V

Kerjakan perhitungan matematika berikut ini, kemudian berjalan ke POS berikut , sampai di POS salah satu peserta menempati tengah-tengah empat arah mata angina menghadap ke utara, kemudian perputar sesuai dengan hasil perhitungan, kemudian ampil tugas berikutnya, dan diserahkan di POS berikutnya, jika salah kembali ke POS sebelumnya.

Seorang berjalan menempuh jarak Km dalam waktu 10 menit, berapa jarak dalam waktu 1 jamKelompok VI

Kerjakan perhitungan matematika berikut ini, kemudian berjalan ke POS berikut , sampai di POS salah satu peserta menempati tengah-tengah empat arah mata angina menghadap ke utara, kemudian perputar sesuai dengan hasil perhitungan, kemudian ampil tugas berikutnya, dan diserahkan di POS berikutnya, jika salah kembali ke POS sebelumnya.

Sebuah pabrik memiliki 8 mesin sanggup mengasilkan barang 2 kontainer, berapa kontainer jika pabrik menambah mesin menjadi 11

1

234567890

Kelompok I

Kelompok II

Kelompok III

Kelompok IV

Kelompok V

Kelompok VI

POS Terakhir

Aku adalah angka 1- 26 mewakili huruf Abzad (A-Z) jika aku 1 maka wakilnya huruf A dan seterusnya

Maka kerjakan angka-angka berikut ini

/3/5/18/9/20/11/1/14/---/11/5/16/1/4/1/---/16/5/14/7/21/10/9/---/20/5/14/20/1/14/7/----/15/19/9/19/---4/1/14/---/2/1/7/1/9/13/1/14/1/--- /10/9/11/1/---/11/1/13/21/---/13/1/19/21/11/---/12/5/14/10/1/4/9/---/16/5/14/7/21/18/21/19/---/15/19/9/19/POS Terakhir

Aku adalah angka 1- 26 mewakili huruf Abzad (A-Z) jika aku 1 maka wakilnya huruf A dan seterusnya

Maka kerjakan angka-angka berikut ini

/3/5/18/9/20/11/1/14/---/11/5/16/1/4/1/---/16/5/14/7/21/10/9/---/20/5/14/20/1/14/7/----/15/19/9/19/---4/1/14/---/2/1/7/1/9/13/1/14/1/--- /10/9/11/1/---/11/1/13/21/---/13/1/19/21/11/---/12/5/14/10/1/4/9/---/16/5/14/7/21/18/21/19/---/15/19/9/19/

POS Terakhir

Aku adalah angka 1- 26 mewakili huruf Abzad (A-Z) jika aku 1 maka wakilnya huruf A dan seterusnya

Maka kerjakan angka-angka berikut ini

/3/5/18/9/20/11/1/14/---/11/5/16/1/4/1/---/16/5/14/7/21/10/9/---/20/5/14/20/1/14/7/----/15/19/9/19/---4/1/14/---/2/1/7/1/9/13/1/14/1/--- /10/9/11/1/---/11/1/13/21/---/13/1/19/21/11/---/12/5/14/10/1/4/9/---/16/5/14/7/21/18/21/19/---/15/19/9/19/