Upload
lina-fadilah
View
191
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PADA PT. DAYA SUPER PRIMA
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
Oleh :
GUNAWAN04300056
JENJANG PENDIDIKAN DIPLOMA IIIPROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
STMIK POTENSI UTAMAMEDAN
2006
1
LEMBAR PENGESAHAN
SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PADA PT. DAYA SUPER PRIMA
PRAKTEK KERJA LAPANGAN
Salah Satu Syarat Untuk Penulisan Tugas AkhirPada Program Studi MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
Jenjang Pendidikan DIPLOMA III
OLEH:
GUNAWAN04300056
Disetujui Oleh :
Ketua Program Studi Dosen Pembimbing
Haryadi, S.Kom Yuyun Yusnida Lase, S.Kom
Disyahkan Oleh :Pembantu Ketua I
Drs. Hasyim, SE, MM.
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan Kehadirat Tuhan Yang Maha Esa
atas karunia-Nya penulis dapat menyusun laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL)
ini hingga selesai. Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini disusun sebagai
persyaratan untuk menyusun Tugas dan bukti pelaksanaan Mata Kuliah Akademik
Diploma-3 jurusan Manajemen Informatika di STMIK Potensi Utama Medan.
Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ditulis berdasarkan informasi
yang di data dari berbagai pihak selama pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan
(PKL) pada tanggal 01 Agustus s/d 31 Agustus 2006 di Bag. Pengadaan barang
PT. Daya Super Prima
Laporan ini dapat disusun dengan baik karena banyak masukan dan
dukungan dari berbagai pihak yang berupa informasi, arahan dan bimbingan oleh
karena itu penulis mengucapkan teirma kasih kepada :
1. Ibu Yuyun Yusnida Lase, S.Kom, selaku Pembimbing I Praktek Kerja
Lapangan (PKL) dari STMIK Potensi Utama Medan.
2. Ibu Nuriandi, MBA, selaku Ketua Yayasan STMIK Potensi Utama
Medan.
3. Bapak Bob Subhan Riza, ST, selaku Ketua BPH STMIK Potensi
Utama Medan.
4. Ibu Roslina, MIT, selaku Ketua STMIK Potensi Utama Medan.
5. Bapak Hasyim Muzadi, SE, MM, selaku Puket I STMIK Potensi
Utama Medan.
6. Bapak Haryadi, S.Kom, selaku Ketua Program Studi STMIK Potensi
Utama Medan.
7. Bapak M. Indra selaku Pembimbing II yang telah banyak
membimbing penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan
(PKL).
8. Keluarga Penulis, ayah, ibu kakak dan abang penulis, terutama untuk
Ibunda Tercinta, atas segala curahan kasih sayang, dukungan dan doa-
doanya yang tiada henti dan yang telah memberi bimbingan, dan biaya
serta nasihat-nasihat selama penulis kuliah.
9. Rekan-rekan penulis khususnya anak D3 A Siang yang mendukung
baik dari moril, materi, serta dorongan sehingga penulis dapat
menyelesaikan laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini.
Penulis menyadari sepenuhnya dalam penyusunan laporan Praktek Kerja
Lapangan (PKL) ini, masih banyak terdapat kekurangan dan kelemahan yang
dimiliki penulis baik itu sistematika penulisan maupun penggunaan bahasa. Untuk
itu penulis mengharapkan saran dan kritik dari berbagai pihak yang bersifat
membangun demi penyempurnaan laporan ini. Semoga laporan ini berguna bagi
pembaca secara umum dan penulis secara khusus. Akhir kata penulis ucapkan
banyak terima kasih.
Medan, Februari 2007Penulis,
Gunawan DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR.................................................................................... iDAFTAR ISI................................................................................................... iiDAFTAR GAMBAR...................................................................................... ivDAFTAR TABEL ..........................................................................................DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. v
BAB I : PENDAHULUAN...................................................................... 1I.1. Latar Belakang PKL.............................................................. 1I.2. Tujuan dan Manfaat PKL .................................................... 2I.3. Ruang Lingkup PKL ............................................................ 4I.4. Metode Pengumpulan Data .................................................. 4I.5. Lokasi PKL ........................................................................... 6
BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ................................. 7II.1. Sejarah Singkat Perusahaan ................................................ 7II.2. Struktur Organisasi ............................................................. 7II.3. Mekanisme Yang Berjalan .................................................. 10
BAB III : TINJAUAN PUSTAKA ............................................................ 13III.1. Pengertian Data ................................................................. 13III.2. Pengertian Sistem ............................................................. 14
BAB IV : PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN................................. 20IV.1. Pengamatan......................................................................... 20
IV.1.1. Diagram Konteks ................................................... 21IV.1.2. Diagram Level 0 (DFD .......................................... 22
IV.2. Pembahasan........................................................................ 23
BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN..................................................V.1. Kesimpulan ......................................................................... 25V.2. Saran ................................................................................... 26
DAFTAR PUSTAKA .....................................................................................
DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Pada PT. Daya Super Prima ......................... 10Gambar 3.1 Proses Pengolahan Data ............................................................... 13Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Pengadaan Barang
Pada PT. Daya Super Prima ........................................................ 21Gambar 3.3 Diagram DFD Level 0 Sistem Informasi Penjualan
Pada PT. Daya Super Prima ........................................................ 22
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Tabel Simbol Flowchart ...................................................................... 19
BAB I
PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan
Praktek kerja lapangan merupakan wujud aplikasi terpadu antara sikap,
kemampuan dan keterampilan yang diperoleh mahasiswa dibangku kuliah.
Dengan mengikuti praktek kerja lapangan diharapkan dapat menambah
pengetahuan, keterampilan dan pengalaman mahasiswa dalam mempersiapkan
diri memasuki dunia kerja yang sebenarnya.
Pelaksanaan praktek kerja lapangan diberbagai perusahaan dan instansi
akan sangat berguna bagi mahasiswa untuk dapat menimba ilmu pengetahuaan,
keterampilan dan pengalaman. Praktek kerja lapangan merupakan salah satu
syarat untuk menyelesaikan pendidikan D III Manajemen Informatika Komputer
di STMIK POTENSI UTAMA. Melalui praktek kerja lapangan ini mahasiswa
akan mendapat kesempatan untuk mengembangkan cara berpikir, menambah ide-
ide yang berguna dan dapat menambah pengetahuaan mahasiswa sehingga dapat
menumbuhkan rasa disiplin dan tanggung jawab mahasiswa terhadap apa yang
ditugaskan kepadanya.
Oleh karena itu semua teori-teori yang dipelajari dari berbagai mata kuliah
di jurusan D III ilmu komputer STMIK POTENSI UTAMA dapat secara
langsung dipraktekkan di kantor PT. DAYA SUPER PRIMA terutama yang
berhubungan dengan komputer. Dalam hal ini dapat diketahui bahwa teori yang
dipelajari sama dengan yang ditemui didalam prakteknya sehingga teori tersebut
dapat dilaksanakan dengan baik. Sebagaimana diketahui bahwa teori merupakan
suatu ilmu pengetahuan dasar bagi perwujudan praktek. Oleh karena itu untuk
memperoleh pengalaman dan perbandingan antara teori dan praktek, maka
mahasiswa diharuskan menjalani praktek kerja lapangan di instansi pemerintah
atau perusahaan swasta sebagai salah satu syarat yang harus dipenuhi sebelum
menyelesaikan studinya.
Mengingat sulitnya untuk menghasilkan tenaga kerja yang terampil dan
berkualitas maka banyak perguruan tinggi berusaha untuk meningkatkan kualitas
sumber daya manusia dengan cara meningkatkan mutu pendidikan dan
menyediakan sarana-sarana pendukung agar dihasilkan lulusan yang handal.
Dalam rangka itulah maka lembaga program D III Ilmu Komputer STMIK
POTENSI UTAMA mewajibkan mahasiswanya untuk melaksanakan praktek
kerja lapangan, sehingga mahasiwa dapat mengaplikasikan ilmu yang telah
diperoleh di bangku perkuliahan ke dalam lingkungan kerja yang sebenarnya.
Penulis melakukan praktek kerja di PT. Daya Super Prima yang berlokasi
di Jl. Keruntung No. 69, untuk mengetahui tentang sistem pengadaan barang pada
perusahaan tersebut.
I.2. Tujuan dan Manfaat PKL
Tujuan
Tujuan PKL yang dilaksanakan oleh mahasiswa STMIK – POTENSI
UTAMA adalah sebagai berikut :
1. Untuk menerapkan teori ilmiah yang telah dipelajari dari bangku
perkuliahan terhadap objek yang diteliti di perusahaan.
2. untuk mempelajari kondisi / mekanisme di perusahaan, sehingga dapat
dengan cepat menyesuaikan diri pada saat terjun ke dunia industri yang
sekarang ini semakin berkembang dan maju pesat.
3. Untuk menambah kepercayaan diri dan keberanian serta tanggung jawab
dalam melaksanakan tugas yang dipercayakan oleh instansi / perusahaan
kepada mahasiswa/i.
4. Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan program studi sistem
informatika pada STMIK POTENSI UTAMA.
Manfaat
PKL yang dilaksanakan oleh mahasiswa/i STMIK POTENSI UTAMA
mempunyai manfaat tersendiri. Adapun manfaat yang akan dicapai dalam
pelaksanaan praktek kerja lapangan tersebut adalah :
1. Bagi Perusahaan / Instansi :
1. Perusahaan dapat memanfaatkan perkembangan ilmu pengetahuan
yang sudah begitu pesat dalam perkembangan usaha dikemudian
hari.
2. Dapat menjalin kerja sama antara perusahaan dengan dunia
pendidikan terutama dalam menyalurkan tenaga kerja profesional.
3. Bermanfaat bagi dunia ilmu pengetahuan dan teknologi sebagai
sarana sehingga dapat dimanfaatkan menjadi sumber daya manusia
yang berpotensi dan bermutu.
2. Bagi mahasiswa yang bersangkutan :
1. Untuk mempelajari secara mendalam bagaimana situasi kerja di
perusahaan, sehingga kita dapat dengan cepat menyesuaikan diri
pada saat kita terjun langsung ke dunia industri yang sekarang ini
semakin berkembang dan maju pesat.
2. Untuk menambah kepercayaan diri dan keberanian serta tanggung
jawab dalam melaksanakan tugas yang dipercaya oleh instansi /
perusahaan kepada mahasiswa/i.
I.3. Ruang Lingkup PKL
Pada Praktek Kerja Lapangan (PKL) penulis meninjau bagian Data
pengadaan barang pada PT. Daya Super Prima.
I.4. Metode Pengumpulan Data
Dalam mengumpulkan data, keterangan dan rancangan program yang
dibutuhkan untuk penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini,
penulis menggunakan 2 (dua) Metode yaitu :
1. Metode Lapangan ( Field Research )
Metode ini dilakukan penulis secara langsung untuk mengumpulkan data
yang berhubungan dengan data pengadaan barang pada PT. Daya Super
Prima. Data-data tersebut penulis kumpulkan dengan cara :
a. Observasi (pengamatan langsung)
Penulis melakukan pengamatan langsung ke tempat objek
pembahasan yang ingin diperoleh yaitu melalui bagian-bagian
terpenting dalam pengambilan data yang diperlukan. Pengambilan
data penulis lakukan pada bagian keuangan pada PT. Daya Super
Prima.
b. Interview (wawancara)
Penulis melakukan Interview (wawancara) untuk mendapatkan
penjelasan dari masalah-masalah yang sebelumnya kurang jelas
dan untuk menyakinkan bahwa data yang diperoleh / dikumpulkan
benar-benar akurat. Dimana penulis melakukan interview kepada
pihak yang berkompeten di bagian keuangan pada PT. Daya Super
Prima.
2. Metode Perpustakaan ( Library research )
Metode ini penulis mengutip dari beberapa bacaan yang berkaitan dengan
pelaksanaan PKL yang dilaksanakan di PT. Daya Super Prima selama
sebulan. Yang dikutip dapat berupa teori ataupun beberapa pendapat dari
beberapa buku bacaan ataupun buku diktat yang dipergunakan selama
kuliah. Ini dimaksudkan untuk memberikan landasan teori yang kuat
melalui buku-buku atau literatur yang tersedia di perpustakaan, baik
berupa bahan-bahan kuliah dan brosur yang berhubungan dengan
penulisan PKL ini.
I.5. Lokasi PKL
Praktek kerja lapangan dilaksanakan di PT. Daya Super Prima yang
berlokasi di Jl. Keruntung No. 69 Medan dari tanggal 01 Agustus 2006 s.d 30
Agustus 2006 selama 30 (tiga puluh hari kerja). Waktu Praktek Kerja Lapangan
mulai pukul 08.00 WIB s.d 16.00 WIB, sementara waktu istirahat 1 (satu) jam
pada hari Senin s.d Kamis dan hari Sabtu, dan 1 ½ (satu setengah jam) pada hari
Jumat .
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
II.1. Sejarah Singkat Perusahan
PT. Daya Super Prima merupakan perusahaan swasta yang bergerak di
bidang perdagangan barang dan jasa yang meliputi pengadaan barang seperti alat-
alat tehnik, elektrial, mekanikal, obat – obatan farmasi, alat kesehatan atau
kedokteran, bahan kimia, perpipaan dan aksesoris lainnya. Serta hasil industri,
hasil bumi, barang cetakan, dan alat tulis kantor (ATK).
PT. Daya Super Prima didirikan pada bulan September 2003 oleh Bapak
M. Yasir berdasarkan akte notaris No. 8 oleh Natigor Halomoan SH, notaris di
Medan. Yang berkedudukan di Jl. Keruntung No. 69 Medan.
II.2. Struktur Organisasi
Adapun fungsi dan tanggung jawab struktur organisasi pada PT. Daya
Super Prima adalah sebagai berikut :
1). Komisaris
Fungsi pokok komisaris adalah komisaris melakukan pengawasan atas
kebijaksanaan direksi dalam menjalankan perseroan serta memberikan nasehat
pada direksi. Komisaris baik bersama-sama maupun sendiri-sendiri setiap waktu
dalam jam kerja kantor perseroan berhak memasuki bangunan dan halaman atau
tempat lain yang dipergunakan atau yang dikuasai oleh perseroan dan berhak
memeriksa semua pembukuan, surat dan alat bukti lainnya, memeriksa dan
mencocokkan keadaan uang kas dan lain-lain serta berhak untuk mengetahui
segala tindakan yang telah di jalankan direksi.
2). Direktur Utama
Merupakan salah satu pemegang saham dalam perusahaan. Diangkat oleh
komisaris untuk menjalankan semua aktivitas perusahaan yang telah digariskan
dengan baik.
Wewenang, tugas dan tanggung jawab Direktur Utama antara lain,
menentukan kebijaksanakan perusahaan sesuai dengan pedoman yang telah
digariskan, bertindak atas nama perusahaan dalam menandatangani kontrak atau
perjanjian yang berguna dan menguntungkan perusahaan, mengikuti
perkembangan – perkembangan peusahaan dan kegiatan lainnya, mengangkat dan
memberhentikan karyawan, serta menentukan tanggung jawab tiap bagian,
menentukan besarnya gaji dan upah para karyawan, dan merencanakan,
mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan pelaksanaan operasi perusahaan.
3). Direktur
Fungsi pokok Direktur menerima tugas – tugas khusus yang diberikan oleh
Direktur Utama, mewakili direktur utama dalam batas dan kekuasaan tertentu,
menetapkan kebijakan dan mengambil keputusan, mengendalikan pelaksanaan
pekerjaan, dan memberikan laporan pertanggung jawaban kepada direktur utama
atas hasil usaha dan operasi perusahaan.
4). Keuangan
Fungsi dan tugas pokok bagian keuangan adalah melaksanakan kegiatan di
bidang keuangan dan akutansi serta perpajakan untuk mendukung kelancaran
operasional perusahaan sesuai dengan tata laksana, peraturan dan tingkat
kewenangan yang ditetapkan, tanggung jawab kepala bagian keuangan adalah
terlaksananya pengendalian administrasi anggaran, yang meliputi pelopor alokasi
dan peruntukan anggaran, serta aturan yang berlaku.
5). Pembukuan
Fungsi pokok bagian pembukuan adalah melaksanakan kegiatan
pembukuan transaksi keuangan dan perhitungan pajak sesuai pedoman akutansi
yang telah ditetapkan serta penyusunan laporan keuangan perusahaan.
6). Salesman
Fungsi pokok bagian salesman adalah mencari dan memasarkan barang
yang telah dipesan serta melaporkan hasil penjualan barang kepada asisten
apoteker.
7). Asisten Apoteker
Fungsi pokok bagian asisten apoteker antara lain menerima laporan hasil
penjualan barang dari salesman, serta melaporkan kepada bagian operator
komputer dan pembukuan.
8). Operator Computer
Fungsi pokok bagian operator komputer antara lain menerima laporan dari
asisten apoteker untuk memasukkan data tersebut kedalam program komputer.
Gambar 2.1. Struktur OrganisasiPT. Daya Super Prima
DIREKTUR
KEUANGAN
PEMBUKUAN
SALESMAN Ass. APOTEKER Opr. KOMPUTER
KOMISARIS
DIREKTURUTAMA
II.3. Mekanisme Sistem yang Berjalan
Data flow diagram atau diagram alir data merupakan suatu bagan yang
menggambarkan urutan cara kerja/proses sistem secara garis besar. Dengan
diagram alir data, kita dapat memahami bagaimana sistem tersebut berjalan.
Diagram alir data dapat digunakan untuk mempresentasikan suatu sistem yang
otomatis maupun manual melalui symbol-symbol atau bagan yang terhubungkan.
Terdapat dua bentuk diagram alir data, yaitu diagram alir data fisik
(Physical DFD) dan digram alir data logika (Logical DFD). Physical DFD lebih
menekankan pada penggambaran bagaimana proses-proses dari sistem diterapkan,
termasuk proses-proses manual sehingga lebih banyak memakan waktu. Logical
DFD lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan
(sistem yang baru). Penekanannya hanya pada logika dari kebutuhan-kebutuhan
sistem, yaitu proses-proses apa yang secara logika dibutuhkan oleh sistem.
Context Diagram
Context diagram merupakan level tertinggi dari data flow diagram yang
menggambarkan seluruh input ke atau output dari sistem. Diagram ini juga
memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem. Pada diagram konteks, hanya
ada satu proses dan tidak boleh ada data store.
Sesuai dengan context diagram Sistem Pengadaan Barang pada PT. Daya
Super Prima dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Pertama, Assisten Apoteker mengecek barang yang dibutuhkan gudang.
2. Kedua, Assisten Apoteker memberkan interuksi pada Salesman untuk
melakuak pemesanan barang.
3. Ketiga, salesman melakukan pemesanan barang ke produsen.
4. Keempat, salesman melaporkan barang yang telah diterima dari
produsen atau distributor besar ke asisten apoteker.
5. Kelima, Produsen memenuhi barang pesanan dan memberikan
laporannya ke Komisaris.
6. Keenam, Komisaris memberikan laporan ke pembukuan/ operator
komputer, untuk dimasukan dalam buku besar perusahaan.
Seperti itulah proses pengadaan barang yang berlangsung pada PT. Daya
Super Prima.
BAB III
TINJAUAN PUSTAKA
III.1. Pengertian Data
Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan. Data
dapat berupa angka-angka, huruf, atau simbol-simbol khusus atau gabungan
darinya. Data mentah masih belum bisa bercerita banyak, sehingga perlu diolah
lebih lanjut. Pengolahan data (Data Processing) adalah manipulasi dari data ke
dalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti berupa suatu informasi.
Informasi (Information) adalah hasil dari kegiatan pengolahan data yang
memberikan bentuk yang lebih berarti dari suatu kejadian. Jadi pengolahan data
elektronik (PDE) atau elektronik data processing (EDP) adalah manipulasi dari
data kedalam bentuk yang lebih berarti berupa suatu informasi dengan
menggunakan suatu alat elektronik, yaitu komputer.
Suatu proses pengolahan data terdiri dari tiga tahapan dasar yang disebut
dengan siklus pengolahan data, yaitu input, proses dan output.
INPUT PROCESSING OUTPUT
Gambar 3.1. Proses Pengolahan Data
INPUT : Tahap ini merupakan proses memasukkan data kedalam
proses komputer lewat data alat input (input device).
PROSES : Tahap ini merupakan proses pengolahan dari data yang
Sudah dilakukan oleh alat pemproses (processing device)
yang dapat berupa proses menghitung, membandingkan,
mengendalikan atau mencari di storage (media
penyimpanan).
OUTPUT : Tahap ini merupakan proses menghasilkan output dari
hasil pengolahan data ke alat output (output device) yaitu
berupa informasi.
III.2. Pengertian Sistem
Sistem berasal dari bahasa Yunani “systema” yang mempunyai arti :
1. Suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian.
2. Hubungan yang berlangsung diantara satuan-satuan atau
komponen-komponen secara teratur.
Terdapat dua kelompok dalam pengertian sistem, yaitu pengertian yang
menekankan pada prosedur dan yang menekankan pada komponen atau
elemennya. Pengertian sistem yang menekankan pada prosedurnya adalah suatu
jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul
bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
sasaran tertentu. Yang dimaksud prosedur disini adalah urutan-urutan yang tepat
dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan,
siapa yang mengerjakannya, kapan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya.
Sedangkan pengertian sistem yang menekankan pada komponennya adalah
kumpulan-kumpulan dari elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan
tertentu.
Dengan adanya sistem ini, kita berpandangan bahwa sistem merupakan
seatu komponen yang saling berhubungan dan dengan keterkaitannya tersebut
dapat menimbulkan suatu yang disebut informasi sebagai output untuk mencapai
tujuan.
Menurut William S. Davis :
“Sistem adalah suatu penggabungan metode, prosedur atau teknik yang telah diatur membentuk kesemuanya itu menjadi terorganisasi secara baik dan benar”.
Menurut Indriyono Gitosumarno :
“Sistem adalah suatu agresi (kumpulan) elemen yang dinamis, yang berhubungan satu sama lain dan saling tergantung dan berjalan sesuai dengan hukum-hukum tertentu”.
Menurut Dj. A. Simarmata :
“Sistem adalah keseluruhan elemen yang mendukung pencapaian tujuan yang mempunyai kegiatan fungsional satu sama lain”.
Menurut H.A. Harding :
“Sistem adalah bagian yang mempunyai kaitan satu sama lain, yang bersama-sama bereaksi menurut pola tertentu terhadap input dengan tujuan untuk menghasilkan output. Biasanya pola tindakannya dibuat dengan tujuan untuk mengoptimalkan faktor-faktor dan sifat-sifat tertentu”.
Menurut Gordon B. Davis :
“Sistem dapat membentuk abstrak maupun fisik. Sebuah sistem abstrak adalah suatu susunan teratur, gagasan atau konsepsi yang saling bergantung, sedang sistem yang bersifat fisik adalah serangkaian unsur yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan bersama”.
Menurut S. Prajudi Atmasudiro
“Sistem adalah setiap sesuatu yang terdiri dari objek-objek tau unsur-unsur yang saling berhubungan satu sama lainnya sehingga unsur tersebut merupakan satu keatuan dalam pemrosesan atau pengolahan tertentu”
Berdasarkan pendapat para ahli tersebut dapat diambil beberapa
kesimpulan yang merupakan ciri-ciri dari sistem yaitu sebagai berikut :
1. Sistem mempunyai tujuan.
2. Sistem terdiri dari bagian-bagian atau elemen-elemen.
3. Bagian-bagian yang berhubungan membentuk struktur yang
mengikat keseluruhan dalam satu kesatuan.
Dalam hal ini apabila salah satu komponen terganggu atau mengalami
kendala maka hal itu juga akan berpengaruh pada sistem itu sendiri. Sedangkan
Informasi adalah “Kumpulan data yang sudah diolah sehingga lebih berarti
dan berguna bagi si pemakai”. Dari defenisi tersebut kemudian dihubungkan
dengan bidang studi penulis yaitu Manajemen Informatika Komputer maka
Sistem Informasi Manajemen adalah “Sistem Informasi yang sudah
terkomputerisasi karena adanya interaksi manusia dan komputer yang
menghasilkan informasi sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Dengan adanya
pengguna maka perangkat lunak dalam hal ini adalah komputer dapat digunakan
dengan baik”. Selain sistem dan informasi, ada juga Karakteristik Sistem yang
terdiri dari beberapa karakter yaitu :
1. Komponen-komponen, suatu sistem berisi komponen yang saling
berinteraksi atau saling bekerja sama.
2. Batas sistem, yaitu pemisah antara sistem dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan Luar, yaitu merupakan sistem yang ada diluar batas sistem ini
tetapi lingkungan ini ada yang memberi pengaruh positif dan negatif.
4. Penghubung, yaitu keluaran dari suatu sub sistem dapat sebagai
penghubung ke sub sistem lainnya.
5. Masukan, yaitu masukan yang diberikan pada sistem ada 2 macam yaitu
masukan perawatan (sebagai program dalam compiler agar sistem
Beroperasi) dan masukan sinyal (sebagai data dalam komputer agar
menghasilkan).
6. Proses, yaitu pengolahan input sehingga menghasilkan output yang
diinginkan.
7. Sasaran, tujuannya dibuat suatu sistem.
8. Kluar, yaitu hasil dari operasi sistem ada yang memenuhi sasaran dan ada
yang tidak.
Selain karakteristik ada juga hal yang menyangkut sistem lainnya adalah
Klasifikasi Sistem diantaranya :
1. Transaction Processing Systems (TPS)
Sistem informasi komputerisasi yang dikembangkan untuk memproses
data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji
dan inventarisasi.
2. Office Automation Systems (OAS)
Mendukung pekerja data yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan
baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk
mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara tertentu
sebelum membaginya atau menyebarkannya secara keseluruhan dengan
organisasi dan kadang-kadang diluar itu.
3. Knowledge Work Systems (KWS)
Mendukung para pekerja profesional seperti ilmuan, insinyur dan dokter
dengan membantu mereka menciptakan pengetahuaan baru dan
memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau
masyarakat.
Dari hal-hal yang sudah dijelaskan diatas juga berkaitan dengan simbol
sistem, di bawah ini ada beberapa jenis dari simbol flowchart beserta keterangan
dari simbol flowchart. Sebagian dari simbol sistem flowchart yang tertuang dalam
bentuk tabel, yaitu :
Table 3.1. Simbol Flowchart
Simbol Keterangan
Dokumen
Proses Awal
File dan Dokumen
Poros akhir
Dari uraian menjelaskan tentang sub-sub sistem dan informasi, hal ini juga
menaruh peran dari materi judul penulis karena dari semua hal mengenai
pengadaan barang di perusahaan juga harus dengan sistem yang jelas agar
terciptanya suatu hasil/keputusan yang baik. Tidak hanya itu selain suatu sistem
yang baik diperlukan juga suatu informasi yang jelas agar terlaksananya sistem
pengadaan barang yang akurat.maka isi bab dan pasal tentang pengadaan barang
pada PT. Daya Super Prima hanya dituangkan oleh penulis secara garis besarnya
saja karena isi dari bab dan pasal merupakan suatu bentuk dokumen yang
dianggap penting dan bersifat rahasia.
BAB IV
PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
IV.1. Pengamatan
PT. Daya Super Prima merupakan perusahaan swasta yang bergerak di
bidang perdagangan barang dan jasa yang meliputi pengadaan barang seperti alat-
alat tehnik, elektrial, mekanikal, obat – obatan farmasi, alat kesehatan atau
kedokteran, bahan kimia, perpipaan dan aksesoris lainnya. Serta hasil industri,
hasil bumi, barang cetakan, dan Alat Tulis Kantor (ATK), seperti yang telah
dijelaskan pada bab sebelumnya.
Untuk pelanggan yang ingin menggunakan jasa atau membeli barang
dapat dilakukan dengan cara membeli langsung ke kantor untuk barang yang
diperlukan. Atau melalui penawaran – penawaran harga dengan melakukan lelang
tender.
Sebagaimana telah disebutkan bahwa perusahaan ini adalah perusahaan
yang bergerak dalam bidang perdagangan barang dan jasa, maka aktivitasnya
meliputi :
1. Menyediakan barang – barang yang menjadi pokok penjulan, sebagai stock
perusahaan yang siap untuk dijual jika ada pesanan.
2. Memenuhi langsung kebutuhan yang diperlukan konsumen yang datang
langsung ke kantor atau ketika menang lelang tender.
IV.1.1. Diagram Konteks (DFD)
Adapun diagram konteks dari sistem informasi pengadaan barang pada
PT. Daya Super Prima adalah sebagai berikut :
Data barang masuk kegudang Data barang yang dibutuhkan
Penyedia barang terima barang
Data pesanan barang pesan barang
Laporan Barang Masuk Laporan hasil keluar masuk barang
Barang masuk
Gambar 4.1 Diagram Konteks Sistem Informasi Pengadaan Barang
Ass APOTEKER
SALESMANPRODUSEN
KOMISARIS
0
Sistem Pengadaan Barang
PEMBUKUAN/Opr
KOMPUTER
Gudang
pada PT. Daya Super Prima
IV.1.2. Diagram Level 0 (DFD Level 0)
Adapun diagram level 0 (DFD level 0) dari sistem informasi penjualan
barang pada PT. Daya Super Prima adalah sebagai berikut :
Data barang
Terima barang
Laporan
Pesan barang
D-1 Komisaris Laporan barang masuk
Pembuatan laporan
D-2 Pembukuan/ Oprt Komputer
Masukan barang
Gambar 4.2 Diagram DFD Level 0 Sistem Informasi Penjualan
Pada PT. Daya Super Prima
Ass APOTEKER
1.0
Data Barang yang Dipesan
Salesman
2.0
Pesan Barang
Produsen
2.0
Barang Masuk
Gudang
IV.2. Pembahasan
Setelah melakukan penelitian dan melihat sistem yang ada, dimana sistem
penjualan barang dan jasa masih dilakuakan secara manual sehingga dalam
penyajian informasi penjualan dan pemenuhan barang kurang efisien dan
memakan waktu. Juga sering terjadi kekeliruan dalam pembuatan laporan –
laporan penjualan.
Sistem manual merupakan sistem pencatatan data perusahaan pada suatu
dokumen atau file – file pada komputer. Dokumen yang sering digunakan adalah
bon/faktur penjualan, order pemenuhan kebutuhan pelanggan yang disesuaikan
dengan kebutuihan perusahaan agar dapat mencatat keseluruhan transaksi.
Prosedur pengadaan barang :
1. Kegiatan pertama, Assisten Apoteker mengecek barang yang dibutuhkan
gudang.
2. Kegiatan kedua, Assisten Apoteker memberkan interuksi pada Salesman
untuk melakuak pemesanan barang.
3. Kegiatan ketiga, salesman melakukan pemesanan barang ke produsen.
4. Kegiatan keempat, salesman melaporkan barang yang telah diterima dari
produsen atau distributor besar ke asisten apoteker.
5. Kegiatan kelima, Produsen memenuhi barang pesanan dan memberikan
laporannya ke Komisaris.
6. Kegiatan keenam, Komisaris memberikan laporan ke pembukuan/ operator
komputer, untuk dimasukan dalam buku besar perusahaan.
Setelah melakukan pengamatan penulis merasa sistem informasi yang
berada pada perusahaan sekarang banyak kesamaan dengan metode yang penulis
pelajari di perkuliahan maupun dengan membaca buku-buku tentang sistem
informasi, namun dari sistem informasi yang berada pada perusahaan terdapat
keunggulan dan kelemahannya.
1. Keunggulan
a. Pembagian tugas dan wewenang yang cukup rapi sehingga kegiatan
kerja pada perusahaan tidak terlalau kaku.
b. Sistem penginputan data telah memanfaatkan Komputer yang telah
terprogram.
c. Laporan bulanan berbentuk jurnal (buku besar), yang dapat
memudahkan pimpinan mengamati peningkatan maupun penurunan
pendapatan tiap bulannya.
2. Kelemahan
a. Masih menggunakan faktur dalam melakukan pemesanan barang pada
proodusen.
b. Pengisian faktur masih menggunakan mesin tik.
c. Pembuatan laporan bulanan menggunakan aplikasi Microsoft Excel.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
V.1. Kesimpulan
Selama melaksanakan kegiatan pkl pada PT. Daya Super Prima di bagian
penjualan barang dan jasa, penulis mendapat pengalaman-pengalaman baru yang
menyenangkan dan juga mendapatkan pengetahuan tentang pengadaan barang dan
jasa.
Dalam melaksanakan pkl, penulis mendapat banyak masukan tentang
bagaimana cara belajar dan bekerja di dalam suatu perusahaan. Dengan demikian
penulis dapat menyimpulkan beberapa hal yang penulis dapatkan dari perusahaan
tersebut, antara lain :
1. PT. Daya Super Prima adalah salah satu badan usaha milik swasta yang
bergerak dalam bidang perdagangan barang dan jasa.
2. PT. Daya Super Prima mempunyai struktur organisasi yang berbentuk garis,
dimana pelimpahan wewenang berlangsung secara vertical dari pemimpin
tertinggi kepada bagian-bagian di bawahannya sehingga tercipta suatu
kesatuan perintah dan kesatuan komando.
3. Selama melakukan kegiatan pkl, penulis banyak mengetahui tentang prosedur
dan tata cara dunia kerja yang sesungguhnya. Selain itu penulis juga dapat
mengetahui bentuk-bentuk tugas yang dilaksanakan oleh masing-masing
karyawan tentunya disesuaikan dengan bidang masing-masing.
V.2. Saran
Setelah melaksanakan PKL, dan melihat adanya kelebihan dan kekurangan
pada berbagai pihak, maka penulis menyarankan agar :
1. Sebaiknya setiap mahasiswa yang mengikuti praktek kerja lapangan, agar
dapat di tempatkan pada seksi yang sesuai dengan latar belakang
pendidikannya.
2. Sebaiknya sumber daya manusia menyusun program kegiatan bagi setiap
mahasiswa yang mengikuti praktek kerja lapangan di kantor PT. Daya Super
Prima, sehingga tidak ada mahasiswa yang menganggur pada waktu jam kerja.