46
SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PADA PT. DAYA SUPER PRIMA LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN Oleh : GUNAWAN 04300056 JENJANG PENDIDIKAN DIPLOMA III 1

LENGKAP

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: LENGKAP

SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PADA PT. DAYA SUPER PRIMA

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Oleh :

GUNAWAN04300056

JENJANG PENDIDIKAN DIPLOMA IIIPROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

STMIK POTENSI UTAMAMEDAN

2006

1

Page 2: LENGKAP

LEMBAR PENGESAHAN

SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PADA PT. DAYA SUPER PRIMA

PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Salah Satu Syarat Untuk Penulisan Tugas AkhirPada Program Studi MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

Jenjang Pendidikan DIPLOMA III

OLEH:

GUNAWAN04300056

Disetujui Oleh :

Ketua Program Studi Dosen Pembimbing

Haryadi, S.Kom Yuyun Yusnida Lase, S.Kom

Disyahkan Oleh :Pembantu Ketua I

Drs. Hasyim, SE, MM.

Page 3: LENGKAP

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan Kehadirat Tuhan Yang Maha Esa

atas karunia-Nya penulis dapat menyusun laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL)

ini hingga selesai. Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini disusun sebagai

persyaratan untuk menyusun Tugas dan bukti pelaksanaan Mata Kuliah Akademik

Diploma-3 jurusan Manajemen Informatika di STMIK Potensi Utama Medan.

Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ditulis berdasarkan informasi

yang di data dari berbagai pihak selama pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

(PKL) pada tanggal 01 Agustus s/d 31 Agustus 2006 di Bag. Pengadaan barang

PT. Daya Super Prima

Laporan ini dapat disusun dengan baik karena banyak masukan dan

dukungan dari berbagai pihak yang berupa informasi, arahan dan bimbingan oleh

karena itu penulis mengucapkan teirma kasih kepada :

1. Ibu Yuyun Yusnida Lase, S.Kom, selaku Pembimbing I Praktek Kerja

Lapangan (PKL) dari STMIK Potensi Utama Medan.

2. Ibu Nuriandi, MBA, selaku Ketua Yayasan STMIK Potensi Utama

Medan.

3. Bapak Bob Subhan Riza, ST, selaku Ketua BPH STMIK Potensi

Utama Medan.

4. Ibu Roslina, MIT, selaku Ketua STMIK Potensi Utama Medan.

Page 4: LENGKAP

5. Bapak Hasyim Muzadi, SE, MM, selaku Puket I STMIK Potensi

Utama Medan.

6. Bapak Haryadi, S.Kom, selaku Ketua Program Studi STMIK Potensi

Utama Medan.

7. Bapak M. Indra selaku Pembimbing II yang telah banyak

membimbing penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan

(PKL).

8. Keluarga Penulis, ayah, ibu kakak dan abang penulis, terutama untuk

Ibunda Tercinta, atas segala curahan kasih sayang, dukungan dan doa-

doanya yang tiada henti dan yang telah memberi bimbingan, dan biaya

serta nasihat-nasihat selama penulis kuliah.

9. Rekan-rekan penulis khususnya anak D3 A Siang yang mendukung

baik dari moril, materi, serta dorongan sehingga penulis dapat

menyelesaikan laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini.

Penulis menyadari sepenuhnya dalam penyusunan laporan Praktek Kerja

Lapangan (PKL) ini, masih banyak terdapat kekurangan dan kelemahan yang

dimiliki penulis baik itu sistematika penulisan maupun penggunaan bahasa. Untuk

itu penulis mengharapkan saran dan kritik dari berbagai pihak yang bersifat

membangun demi penyempurnaan laporan ini. Semoga laporan ini berguna bagi

pembaca secara umum dan penulis secara khusus. Akhir kata penulis ucapkan

banyak terima kasih.

Medan, Februari 2007Penulis,

Page 5: LENGKAP

Gunawan DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.................................................................................... iDAFTAR ISI................................................................................................... iiDAFTAR GAMBAR...................................................................................... ivDAFTAR TABEL ..........................................................................................DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. v

BAB I : PENDAHULUAN...................................................................... 1I.1. Latar Belakang PKL.............................................................. 1I.2. Tujuan dan Manfaat PKL .................................................... 2I.3. Ruang Lingkup PKL ............................................................ 4I.4. Metode Pengumpulan Data .................................................. 4I.5. Lokasi PKL ........................................................................... 6

BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ................................. 7II.1. Sejarah Singkat Perusahaan ................................................ 7II.2. Struktur Organisasi ............................................................. 7II.3. Mekanisme Yang Berjalan .................................................. 10

BAB III : TINJAUAN PUSTAKA ............................................................ 13III.1. Pengertian Data ................................................................. 13III.2. Pengertian Sistem ............................................................. 14

BAB IV : PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN................................. 20IV.1. Pengamatan......................................................................... 20

IV.1.1. Diagram Konteks ................................................... 21IV.1.2. Diagram Level 0 (DFD .......................................... 22

IV.2. Pembahasan........................................................................ 23

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN..................................................V.1. Kesimpulan ......................................................................... 25V.2. Saran ................................................................................... 26

DAFTAR PUSTAKA .....................................................................................

DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................

Page 6: LENGKAP

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Pada PT. Daya Super Prima ......................... 10Gambar 3.1 Proses Pengolahan Data ............................................................... 13Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Pengadaan Barang

Pada PT. Daya Super Prima ........................................................ 21Gambar 3.3 Diagram DFD Level 0 Sistem Informasi Penjualan

Pada PT. Daya Super Prima ........................................................ 22

Page 7: LENGKAP

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Tabel Simbol Flowchart ...................................................................... 19

Page 8: LENGKAP

BAB I

PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan

Praktek kerja lapangan merupakan wujud aplikasi terpadu antara sikap,

kemampuan dan keterampilan yang diperoleh mahasiswa dibangku kuliah.

Dengan mengikuti praktek kerja lapangan diharapkan dapat menambah

pengetahuan, keterampilan dan pengalaman mahasiswa dalam mempersiapkan

diri memasuki dunia kerja yang sebenarnya.

Pelaksanaan praktek kerja lapangan diberbagai perusahaan dan instansi

akan sangat berguna bagi mahasiswa untuk dapat menimba ilmu pengetahuaan,

keterampilan dan pengalaman. Praktek kerja lapangan merupakan salah satu

syarat untuk menyelesaikan pendidikan D III Manajemen Informatika Komputer

di STMIK POTENSI UTAMA. Melalui praktek kerja lapangan ini mahasiswa

akan mendapat kesempatan untuk mengembangkan cara berpikir, menambah ide-

ide yang berguna dan dapat menambah pengetahuaan mahasiswa sehingga dapat

menumbuhkan rasa disiplin dan tanggung jawab mahasiswa terhadap apa yang

ditugaskan kepadanya.

Oleh karena itu semua teori-teori yang dipelajari dari berbagai mata kuliah

di jurusan D III ilmu komputer STMIK POTENSI UTAMA dapat secara

Page 9: LENGKAP

langsung dipraktekkan di kantor PT. DAYA SUPER PRIMA terutama yang

berhubungan dengan komputer. Dalam hal ini dapat diketahui bahwa teori yang

dipelajari sama dengan yang ditemui didalam prakteknya sehingga teori tersebut

dapat dilaksanakan dengan baik. Sebagaimana diketahui bahwa teori merupakan

suatu ilmu pengetahuan dasar bagi perwujudan praktek. Oleh karena itu untuk

memperoleh pengalaman dan perbandingan antara teori dan praktek, maka

mahasiswa diharuskan menjalani praktek kerja lapangan di instansi pemerintah

atau perusahaan swasta sebagai salah satu syarat yang harus dipenuhi sebelum

menyelesaikan studinya.

Mengingat sulitnya untuk menghasilkan tenaga kerja yang terampil dan

berkualitas maka banyak perguruan tinggi berusaha untuk meningkatkan kualitas

sumber daya manusia dengan cara meningkatkan mutu pendidikan dan

menyediakan sarana-sarana pendukung agar dihasilkan lulusan yang handal.

Dalam rangka itulah maka lembaga program D III Ilmu Komputer STMIK

POTENSI UTAMA mewajibkan mahasiswanya untuk melaksanakan praktek

kerja lapangan, sehingga mahasiwa dapat mengaplikasikan ilmu yang telah

diperoleh di bangku perkuliahan ke dalam lingkungan kerja yang sebenarnya.

Penulis melakukan praktek kerja di PT. Daya Super Prima yang berlokasi

di Jl. Keruntung No. 69, untuk mengetahui tentang sistem pengadaan barang pada

perusahaan tersebut.

I.2. Tujuan dan Manfaat PKL

Tujuan

Page 10: LENGKAP

Tujuan PKL yang dilaksanakan oleh mahasiswa STMIK – POTENSI

UTAMA adalah sebagai berikut :

1. Untuk menerapkan teori ilmiah yang telah dipelajari dari bangku

perkuliahan terhadap objek yang diteliti di perusahaan.

2. untuk mempelajari kondisi / mekanisme di perusahaan, sehingga dapat

dengan cepat menyesuaikan diri pada saat terjun ke dunia industri yang

sekarang ini semakin berkembang dan maju pesat.

3. Untuk menambah kepercayaan diri dan keberanian serta tanggung jawab

dalam melaksanakan tugas yang dipercayakan oleh instansi / perusahaan

kepada mahasiswa/i.

4. Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan program studi sistem

informatika pada STMIK POTENSI UTAMA.

Manfaat

PKL yang dilaksanakan oleh mahasiswa/i STMIK POTENSI UTAMA

mempunyai manfaat tersendiri. Adapun manfaat yang akan dicapai dalam

pelaksanaan praktek kerja lapangan tersebut adalah :

1. Bagi Perusahaan / Instansi :

1. Perusahaan dapat memanfaatkan perkembangan ilmu pengetahuan

yang sudah begitu pesat dalam perkembangan usaha dikemudian

hari.

2. Dapat menjalin kerja sama antara perusahaan dengan dunia

pendidikan terutama dalam menyalurkan tenaga kerja profesional.

Page 11: LENGKAP

3. Bermanfaat bagi dunia ilmu pengetahuan dan teknologi sebagai

sarana sehingga dapat dimanfaatkan menjadi sumber daya manusia

yang berpotensi dan bermutu.

2. Bagi mahasiswa yang bersangkutan :

1. Untuk mempelajari secara mendalam bagaimana situasi kerja di

perusahaan, sehingga kita dapat dengan cepat menyesuaikan diri

pada saat kita terjun langsung ke dunia industri yang sekarang ini

semakin berkembang dan maju pesat.

2. Untuk menambah kepercayaan diri dan keberanian serta tanggung

jawab dalam melaksanakan tugas yang dipercaya oleh instansi /

perusahaan kepada mahasiswa/i.

I.3. Ruang Lingkup PKL

Pada Praktek Kerja Lapangan (PKL) penulis meninjau bagian Data

pengadaan barang pada PT. Daya Super Prima.

I.4. Metode Pengumpulan Data

Dalam mengumpulkan data, keterangan dan rancangan program yang

dibutuhkan untuk penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini,

penulis menggunakan 2 (dua) Metode yaitu :

1. Metode Lapangan ( Field Research )

Page 12: LENGKAP

Metode ini dilakukan penulis secara langsung untuk mengumpulkan data

yang berhubungan dengan data pengadaan barang pada PT. Daya Super

Prima. Data-data tersebut penulis kumpulkan dengan cara :

a. Observasi (pengamatan langsung)

Penulis melakukan pengamatan langsung ke tempat objek

pembahasan yang ingin diperoleh yaitu melalui bagian-bagian

terpenting dalam pengambilan data yang diperlukan. Pengambilan

data penulis lakukan pada bagian keuangan pada PT. Daya Super

Prima.

b. Interview (wawancara)

Penulis melakukan Interview (wawancara) untuk mendapatkan

penjelasan dari masalah-masalah yang sebelumnya kurang jelas

dan untuk menyakinkan bahwa data yang diperoleh / dikumpulkan

benar-benar akurat. Dimana penulis melakukan interview kepada

pihak yang berkompeten di bagian keuangan pada PT. Daya Super

Prima.

2. Metode Perpustakaan ( Library research )

Metode ini penulis mengutip dari beberapa bacaan yang berkaitan dengan

pelaksanaan PKL yang dilaksanakan di PT. Daya Super Prima selama

sebulan. Yang dikutip dapat berupa teori ataupun beberapa pendapat dari

beberapa buku bacaan ataupun buku diktat yang dipergunakan selama

kuliah. Ini dimaksudkan untuk memberikan landasan teori yang kuat

melalui buku-buku atau literatur yang tersedia di perpustakaan, baik

Page 13: LENGKAP

berupa bahan-bahan kuliah dan brosur yang berhubungan dengan

penulisan PKL ini.

I.5. Lokasi PKL

Praktek kerja lapangan dilaksanakan di PT. Daya Super Prima yang

berlokasi di Jl. Keruntung No. 69 Medan dari tanggal 01 Agustus 2006 s.d 30

Agustus 2006 selama 30 (tiga puluh hari kerja). Waktu Praktek Kerja Lapangan

mulai pukul 08.00 WIB s.d 16.00 WIB, sementara waktu istirahat 1 (satu) jam

pada hari Senin s.d Kamis dan hari Sabtu, dan 1 ½ (satu setengah jam) pada hari

Jumat .

Page 14: LENGKAP

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

II.1. Sejarah Singkat Perusahan

PT. Daya Super Prima merupakan perusahaan swasta yang bergerak di

bidang perdagangan barang dan jasa yang meliputi pengadaan barang seperti alat-

alat tehnik, elektrial, mekanikal, obat – obatan farmasi, alat kesehatan atau

kedokteran, bahan kimia, perpipaan dan aksesoris lainnya. Serta hasil industri,

hasil bumi, barang cetakan, dan alat tulis kantor (ATK).

PT. Daya Super Prima didirikan pada bulan September 2003 oleh Bapak

M. Yasir berdasarkan akte notaris No. 8 oleh Natigor Halomoan SH, notaris di

Medan. Yang berkedudukan di Jl. Keruntung No. 69 Medan.

II.2. Struktur Organisasi

Adapun fungsi dan tanggung jawab struktur organisasi pada PT. Daya

Super Prima adalah sebagai berikut :

1). Komisaris

Fungsi pokok komisaris adalah komisaris melakukan pengawasan atas

kebijaksanaan direksi dalam menjalankan perseroan serta memberikan nasehat

Page 15: LENGKAP

pada direksi. Komisaris baik bersama-sama maupun sendiri-sendiri setiap waktu

dalam jam kerja kantor perseroan berhak memasuki bangunan dan halaman atau

tempat lain yang dipergunakan atau yang dikuasai oleh perseroan dan berhak

memeriksa semua pembukuan, surat dan alat bukti lainnya, memeriksa dan

mencocokkan keadaan uang kas dan lain-lain serta berhak untuk mengetahui

segala tindakan yang telah di jalankan direksi.

2). Direktur Utama

Merupakan salah satu pemegang saham dalam perusahaan. Diangkat oleh

komisaris untuk menjalankan semua aktivitas perusahaan yang telah digariskan

dengan baik.

Wewenang, tugas dan tanggung jawab Direktur Utama antara lain,

menentukan kebijaksanakan perusahaan sesuai dengan pedoman yang telah

digariskan, bertindak atas nama perusahaan dalam menandatangani kontrak atau

perjanjian yang berguna dan menguntungkan perusahaan, mengikuti

perkembangan – perkembangan peusahaan dan kegiatan lainnya, mengangkat dan

memberhentikan karyawan, serta menentukan tanggung jawab tiap bagian,

menentukan besarnya gaji dan upah para karyawan, dan merencanakan,

mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan pelaksanaan operasi perusahaan.

3). Direktur

Fungsi pokok Direktur menerima tugas – tugas khusus yang diberikan oleh

Direktur Utama, mewakili direktur utama dalam batas dan kekuasaan tertentu,

menetapkan kebijakan dan mengambil keputusan, mengendalikan pelaksanaan

Page 16: LENGKAP

pekerjaan, dan memberikan laporan pertanggung jawaban kepada direktur utama

atas hasil usaha dan operasi perusahaan.

4). Keuangan

Fungsi dan tugas pokok bagian keuangan adalah melaksanakan kegiatan di

bidang keuangan dan akutansi serta perpajakan untuk mendukung kelancaran

operasional perusahaan sesuai dengan tata laksana, peraturan dan tingkat

kewenangan yang ditetapkan, tanggung jawab kepala bagian keuangan adalah

terlaksananya pengendalian administrasi anggaran, yang meliputi pelopor alokasi

dan peruntukan anggaran, serta aturan yang berlaku.

5). Pembukuan

Fungsi pokok bagian pembukuan adalah melaksanakan kegiatan

pembukuan transaksi keuangan dan perhitungan pajak sesuai pedoman akutansi

yang telah ditetapkan serta penyusunan laporan keuangan perusahaan.

6). Salesman

Fungsi pokok bagian salesman adalah mencari dan memasarkan barang

yang telah dipesan serta melaporkan hasil penjualan barang kepada asisten

apoteker.

7). Asisten Apoteker

Fungsi pokok bagian asisten apoteker antara lain menerima laporan hasil

penjualan barang dari salesman, serta melaporkan kepada bagian operator

komputer dan pembukuan.

8). Operator Computer

Page 17: LENGKAP

Fungsi pokok bagian operator komputer antara lain menerima laporan dari

asisten apoteker untuk memasukkan data tersebut kedalam program komputer.

Gambar 2.1. Struktur OrganisasiPT. Daya Super Prima

DIREKTUR

KEUANGAN

PEMBUKUAN

SALESMAN Ass. APOTEKER Opr. KOMPUTER

KOMISARIS

DIREKTURUTAMA

Page 18: LENGKAP

II.3. Mekanisme Sistem yang Berjalan

Data flow diagram atau diagram alir data merupakan suatu bagan yang

menggambarkan urutan cara kerja/proses sistem secara garis besar. Dengan

diagram alir data, kita dapat memahami bagaimana sistem tersebut berjalan.

Diagram alir data dapat digunakan untuk mempresentasikan suatu sistem yang

otomatis maupun manual melalui symbol-symbol atau bagan yang terhubungkan.

Terdapat dua bentuk diagram alir data, yaitu diagram alir data fisik

(Physical DFD) dan digram alir data logika (Logical DFD). Physical DFD lebih

menekankan pada penggambaran bagaimana proses-proses dari sistem diterapkan,

termasuk proses-proses manual sehingga lebih banyak memakan waktu. Logical

DFD lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan

(sistem yang baru). Penekanannya hanya pada logika dari kebutuhan-kebutuhan

sistem, yaitu proses-proses apa yang secara logika dibutuhkan oleh sistem.

Context Diagram

Context diagram merupakan level tertinggi dari data flow diagram yang

menggambarkan seluruh input ke atau output dari sistem. Diagram ini juga

memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem. Pada diagram konteks, hanya

ada satu proses dan tidak boleh ada data store.

Sesuai dengan context diagram Sistem Pengadaan Barang pada PT. Daya

Super Prima dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Pertama, Assisten Apoteker mengecek barang yang dibutuhkan gudang.

2. Kedua, Assisten Apoteker memberkan interuksi pada Salesman untuk

melakuak pemesanan barang.

Page 19: LENGKAP

3. Ketiga, salesman melakukan pemesanan barang ke produsen.

4. Keempat, salesman melaporkan barang yang telah diterima dari

produsen atau distributor besar ke asisten apoteker.

5. Kelima, Produsen memenuhi barang pesanan dan memberikan

laporannya ke Komisaris.

6. Keenam, Komisaris memberikan laporan ke pembukuan/ operator

komputer, untuk dimasukan dalam buku besar perusahaan.

Seperti itulah proses pengadaan barang yang berlangsung pada PT. Daya

Super Prima.

Page 20: LENGKAP

BAB III

TINJAUAN PUSTAKA

III.1. Pengertian Data

Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan. Data

dapat berupa angka-angka, huruf, atau simbol-simbol khusus atau gabungan

darinya. Data mentah masih belum bisa bercerita banyak, sehingga perlu diolah

lebih lanjut. Pengolahan data (Data Processing) adalah manipulasi dari data ke

dalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti berupa suatu informasi.

Informasi (Information) adalah hasil dari kegiatan pengolahan data yang

memberikan bentuk yang lebih berarti dari suatu kejadian. Jadi pengolahan data

elektronik (PDE) atau elektronik data processing (EDP) adalah manipulasi dari

data kedalam bentuk yang lebih berarti berupa suatu informasi dengan

menggunakan suatu alat elektronik, yaitu komputer.

Suatu proses pengolahan data terdiri dari tiga tahapan dasar yang disebut

dengan siklus pengolahan data, yaitu input, proses dan output.

INPUT PROCESSING OUTPUT

Page 21: LENGKAP

Gambar 3.1. Proses Pengolahan Data

INPUT : Tahap ini merupakan proses memasukkan data kedalam

proses komputer lewat data alat input (input device).

PROSES : Tahap ini merupakan proses pengolahan dari data yang

Sudah dilakukan oleh alat pemproses (processing device)

yang dapat berupa proses menghitung, membandingkan,

mengendalikan atau mencari di storage (media

penyimpanan).

OUTPUT : Tahap ini merupakan proses menghasilkan output dari

hasil pengolahan data ke alat output (output device) yaitu

berupa informasi.

III.2. Pengertian Sistem

Sistem berasal dari bahasa Yunani “systema” yang mempunyai arti :

1. Suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian.

2. Hubungan yang berlangsung diantara satuan-satuan atau

komponen-komponen secara teratur.

Terdapat dua kelompok dalam pengertian sistem, yaitu pengertian yang

menekankan pada prosedur dan yang menekankan pada komponen atau

elemennya. Pengertian sistem yang menekankan pada prosedurnya adalah suatu

jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul

bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu

Page 22: LENGKAP

sasaran tertentu. Yang dimaksud prosedur disini adalah urutan-urutan yang tepat

dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan,

siapa yang mengerjakannya, kapan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya.

Sedangkan pengertian sistem yang menekankan pada komponennya adalah

kumpulan-kumpulan dari elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan

tertentu.

Dengan adanya sistem ini, kita berpandangan bahwa sistem merupakan

seatu komponen yang saling berhubungan dan dengan keterkaitannya tersebut

dapat menimbulkan suatu yang disebut informasi sebagai output untuk mencapai

tujuan.

Menurut William S. Davis :

“Sistem adalah suatu penggabungan metode, prosedur atau teknik yang telah diatur membentuk kesemuanya itu menjadi terorganisasi secara baik dan benar”.

Menurut Indriyono Gitosumarno :

“Sistem adalah suatu agresi (kumpulan) elemen yang dinamis, yang berhubungan satu sama lain dan saling tergantung dan berjalan sesuai dengan hukum-hukum tertentu”.

Menurut Dj. A. Simarmata :

“Sistem adalah keseluruhan elemen yang mendukung pencapaian tujuan yang mempunyai kegiatan fungsional satu sama lain”.

Menurut H.A. Harding :

“Sistem adalah bagian yang mempunyai kaitan satu sama lain, yang bersama-sama bereaksi menurut pola tertentu terhadap input dengan tujuan untuk menghasilkan output. Biasanya pola tindakannya dibuat dengan tujuan untuk mengoptimalkan faktor-faktor dan sifat-sifat tertentu”.

Page 23: LENGKAP

Menurut Gordon B. Davis :

“Sistem dapat membentuk abstrak maupun fisik. Sebuah sistem abstrak adalah suatu susunan teratur, gagasan atau konsepsi yang saling bergantung, sedang sistem yang bersifat fisik adalah serangkaian unsur yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan bersama”.

Menurut S. Prajudi Atmasudiro

“Sistem adalah setiap sesuatu yang terdiri dari objek-objek tau unsur-unsur yang saling berhubungan satu sama lainnya sehingga unsur tersebut merupakan satu keatuan dalam pemrosesan atau pengolahan tertentu”

Berdasarkan pendapat para ahli tersebut dapat diambil beberapa

kesimpulan yang merupakan ciri-ciri dari sistem yaitu sebagai berikut :

1. Sistem mempunyai tujuan.

2. Sistem terdiri dari bagian-bagian atau elemen-elemen.

3. Bagian-bagian yang berhubungan membentuk struktur yang

mengikat keseluruhan dalam satu kesatuan.

Dalam hal ini apabila salah satu komponen terganggu atau mengalami

kendala maka hal itu juga akan berpengaruh pada sistem itu sendiri. Sedangkan

Informasi adalah “Kumpulan data yang sudah diolah sehingga lebih berarti

dan berguna bagi si pemakai”. Dari defenisi tersebut kemudian dihubungkan

dengan bidang studi penulis yaitu Manajemen Informatika Komputer maka

Sistem Informasi Manajemen adalah “Sistem Informasi yang sudah

terkomputerisasi karena adanya interaksi manusia dan komputer yang

menghasilkan informasi sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Dengan adanya

pengguna maka perangkat lunak dalam hal ini adalah komputer dapat digunakan

Page 24: LENGKAP

dengan baik”. Selain sistem dan informasi, ada juga Karakteristik Sistem yang

terdiri dari beberapa karakter yaitu :

1. Komponen-komponen, suatu sistem berisi komponen yang saling

berinteraksi atau saling bekerja sama.

2. Batas sistem, yaitu pemisah antara sistem dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan Luar, yaitu merupakan sistem yang ada diluar batas sistem ini

tetapi lingkungan ini ada yang memberi pengaruh positif dan negatif.

4. Penghubung, yaitu keluaran dari suatu sub sistem dapat sebagai

penghubung ke sub sistem lainnya.

5. Masukan, yaitu masukan yang diberikan pada sistem ada 2 macam yaitu

masukan perawatan (sebagai program dalam compiler agar sistem

Beroperasi) dan masukan sinyal (sebagai data dalam komputer agar

menghasilkan).

6. Proses, yaitu pengolahan input sehingga menghasilkan output yang

diinginkan.

7. Sasaran, tujuannya dibuat suatu sistem.

8. Kluar, yaitu hasil dari operasi sistem ada yang memenuhi sasaran dan ada

yang tidak.

Selain karakteristik ada juga hal yang menyangkut sistem lainnya adalah

Klasifikasi Sistem diantaranya :

1. Transaction Processing Systems (TPS)

Page 25: LENGKAP

Sistem informasi komputerisasi yang dikembangkan untuk memproses

data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji

dan inventarisasi.

2. Office Automation Systems (OAS)

Mendukung pekerja data yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan

baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk

mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara tertentu

sebelum membaginya atau menyebarkannya secara keseluruhan dengan

organisasi dan kadang-kadang diluar itu.

3. Knowledge Work Systems (KWS)

Mendukung para pekerja profesional seperti ilmuan, insinyur dan dokter

dengan membantu mereka menciptakan pengetahuaan baru dan

memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau

masyarakat.

Dari hal-hal yang sudah dijelaskan diatas juga berkaitan dengan simbol

sistem, di bawah ini ada beberapa jenis dari simbol flowchart beserta keterangan

dari simbol flowchart. Sebagian dari simbol sistem flowchart yang tertuang dalam

bentuk tabel, yaitu :

Page 26: LENGKAP

Table 3.1. Simbol Flowchart

Simbol Keterangan

Dokumen

Proses Awal

File dan Dokumen

Poros akhir

Dari uraian menjelaskan tentang sub-sub sistem dan informasi, hal ini juga

menaruh peran dari materi judul penulis karena dari semua hal mengenai

pengadaan barang di perusahaan juga harus dengan sistem yang jelas agar

terciptanya suatu hasil/keputusan yang baik. Tidak hanya itu selain suatu sistem

yang baik diperlukan juga suatu informasi yang jelas agar terlaksananya sistem

pengadaan barang yang akurat.maka isi bab dan pasal tentang pengadaan barang

pada PT. Daya Super Prima hanya dituangkan oleh penulis secara garis besarnya

Page 27: LENGKAP

saja karena isi dari bab dan pasal merupakan suatu bentuk dokumen yang

dianggap penting dan bersifat rahasia.

BAB IV

PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

IV.1. Pengamatan

PT. Daya Super Prima merupakan perusahaan swasta yang bergerak di

bidang perdagangan barang dan jasa yang meliputi pengadaan barang seperti alat-

alat tehnik, elektrial, mekanikal, obat – obatan farmasi, alat kesehatan atau

kedokteran, bahan kimia, perpipaan dan aksesoris lainnya. Serta hasil industri,

hasil bumi, barang cetakan, dan Alat Tulis Kantor (ATK), seperti yang telah

dijelaskan pada bab sebelumnya.

Untuk pelanggan yang ingin menggunakan jasa atau membeli barang

dapat dilakukan dengan cara membeli langsung ke kantor untuk barang yang

diperlukan. Atau melalui penawaran – penawaran harga dengan melakukan lelang

tender.

Sebagaimana telah disebutkan bahwa perusahaan ini adalah perusahaan

yang bergerak dalam bidang perdagangan barang dan jasa, maka aktivitasnya

meliputi :

1. Menyediakan barang – barang yang menjadi pokok penjulan, sebagai stock

perusahaan yang siap untuk dijual jika ada pesanan.

Page 28: LENGKAP

2. Memenuhi langsung kebutuhan yang diperlukan konsumen yang datang

langsung ke kantor atau ketika menang lelang tender.

IV.1.1. Diagram Konteks (DFD)

Adapun diagram konteks dari sistem informasi pengadaan barang pada

PT. Daya Super Prima adalah sebagai berikut :

Data barang masuk kegudang Data barang yang dibutuhkan

Penyedia barang terima barang

Data pesanan barang pesan barang

Laporan Barang Masuk Laporan hasil keluar masuk barang

Barang masuk

Gambar 4.1 Diagram Konteks Sistem Informasi Pengadaan Barang

Ass APOTEKER

SALESMANPRODUSEN

KOMISARIS

0

Sistem Pengadaan Barang

PEMBUKUAN/Opr

KOMPUTER

Gudang

Page 29: LENGKAP

pada PT. Daya Super Prima

IV.1.2. Diagram Level 0 (DFD Level 0)

Adapun diagram level 0 (DFD level 0) dari sistem informasi penjualan

barang pada PT. Daya Super Prima adalah sebagai berikut :

Data barang

Terima barang

Laporan

Pesan barang

D-1 Komisaris Laporan barang masuk

Pembuatan laporan

D-2 Pembukuan/ Oprt Komputer

Masukan barang

Gambar 4.2 Diagram DFD Level 0 Sistem Informasi Penjualan

Pada PT. Daya Super Prima

Ass APOTEKER

1.0

Data Barang yang Dipesan

Salesman

2.0

Pesan Barang

Produsen

2.0

Barang Masuk

Gudang

Page 30: LENGKAP

IV.2. Pembahasan

Setelah melakukan penelitian dan melihat sistem yang ada, dimana sistem

penjualan barang dan jasa masih dilakuakan secara manual sehingga dalam

penyajian informasi penjualan dan pemenuhan barang kurang efisien dan

memakan waktu. Juga sering terjadi kekeliruan dalam pembuatan laporan –

laporan penjualan.

Sistem manual merupakan sistem pencatatan data perusahaan pada suatu

dokumen atau file – file pada komputer. Dokumen yang sering digunakan adalah

bon/faktur penjualan, order pemenuhan kebutuhan pelanggan yang disesuaikan

dengan kebutuihan perusahaan agar dapat mencatat keseluruhan transaksi.

Prosedur pengadaan barang :

1. Kegiatan pertama, Assisten Apoteker mengecek barang yang dibutuhkan

gudang.

2. Kegiatan kedua, Assisten Apoteker memberkan interuksi pada Salesman

untuk melakuak pemesanan barang.

3. Kegiatan ketiga, salesman melakukan pemesanan barang ke produsen.

4. Kegiatan keempat, salesman melaporkan barang yang telah diterima dari

produsen atau distributor besar ke asisten apoteker.

Page 31: LENGKAP

5. Kegiatan kelima, Produsen memenuhi barang pesanan dan memberikan

laporannya ke Komisaris.

6. Kegiatan keenam, Komisaris memberikan laporan ke pembukuan/ operator

komputer, untuk dimasukan dalam buku besar perusahaan.

Setelah melakukan pengamatan penulis merasa sistem informasi yang

berada pada perusahaan sekarang banyak kesamaan dengan metode yang penulis

pelajari di perkuliahan maupun dengan membaca buku-buku tentang sistem

informasi, namun dari sistem informasi yang berada pada perusahaan terdapat

keunggulan dan kelemahannya.

1. Keunggulan

a. Pembagian tugas dan wewenang yang cukup rapi sehingga kegiatan

kerja pada perusahaan tidak terlalau kaku.

b. Sistem penginputan data telah memanfaatkan Komputer yang telah

terprogram.

c. Laporan bulanan berbentuk jurnal (buku besar), yang dapat

memudahkan pimpinan mengamati peningkatan maupun penurunan

pendapatan tiap bulannya.

2. Kelemahan

a. Masih menggunakan faktur dalam melakukan pemesanan barang pada

proodusen.

b. Pengisian faktur masih menggunakan mesin tik.

c. Pembuatan laporan bulanan menggunakan aplikasi Microsoft Excel.

Page 32: LENGKAP

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

V.1. Kesimpulan

Selama melaksanakan kegiatan pkl pada PT. Daya Super Prima di bagian

penjualan barang dan jasa, penulis mendapat pengalaman-pengalaman baru yang

menyenangkan dan juga mendapatkan pengetahuan tentang pengadaan barang dan

jasa.

Dalam melaksanakan pkl, penulis mendapat banyak masukan tentang

bagaimana cara belajar dan bekerja di dalam suatu perusahaan. Dengan demikian

penulis dapat menyimpulkan beberapa hal yang penulis dapatkan dari perusahaan

tersebut, antara lain :

1. PT. Daya Super Prima adalah salah satu badan usaha milik swasta yang

bergerak dalam bidang perdagangan barang dan jasa.

2. PT. Daya Super Prima mempunyai struktur organisasi yang berbentuk garis,

dimana pelimpahan wewenang berlangsung secara vertical dari pemimpin

tertinggi kepada bagian-bagian di bawahannya sehingga tercipta suatu

kesatuan perintah dan kesatuan komando.

Page 33: LENGKAP

3. Selama melakukan kegiatan pkl, penulis banyak mengetahui tentang prosedur

dan tata cara dunia kerja yang sesungguhnya. Selain itu penulis juga dapat

mengetahui bentuk-bentuk tugas yang dilaksanakan oleh masing-masing

karyawan tentunya disesuaikan dengan bidang masing-masing.

V.2. Saran

Setelah melaksanakan PKL, dan melihat adanya kelebihan dan kekurangan

pada berbagai pihak, maka penulis menyarankan agar :

1. Sebaiknya setiap mahasiswa yang mengikuti praktek kerja lapangan, agar

dapat di tempatkan pada seksi yang sesuai dengan latar belakang

pendidikannya.

2. Sebaiknya sumber daya manusia menyusun program kegiatan bagi setiap

mahasiswa yang mengikuti praktek kerja lapangan di kantor PT. Daya Super

Prima, sehingga tidak ada mahasiswa yang menganggur pada waktu jam kerja.