Guia Para La Elaboraci%C3

Mg. Ing. Alberto Geldres Marchena Programa Nacional de Desarrollo de Proveedores PAUTAS PARA EL DESARROLLO DEL REGLAMENTO INTERNO DEL GRUPO ASOCIATIVO O CONSORCIO El siguiente listado y recomendaciones tienen el fin de enunciar los diferentes aspectos que deben estar contemplados en la confeccin de un reglamento interno de un grupo asociativo o consorcio (esquema de desarrollo de proveedores). Si bien esta lista no es definitiva, permite tener una idea bastante extensa de los aspectos ms relevantes a decidir sobre las normas que deben regir el funcionamiento de un grupo asociativo de produccin. En cada captulo se incluyen algunas de las normas que se pueden incluir dentro de un posible reglamento. El texto en cursiva, comenta las variables que debieran definirse segn lo que decidan los miembros del grupo al redactar el reglamento. MISIN, VISION Y VALORES DEL GRUPO Misin del Grupo: abajo se consignan algunas ideas de textos posibles o o Promover el desarrollo, expansin y sostenimiento de comercializacin de (definir qu). El Grupo se ha constituido con el objetivo de asistir a las empresas integrantes a desarrollar en forma conjunta sus mercados regionales y nacionales, reduciendo los riesgos y los costos de produccin y distribucin e incrementando la competitividad de las mismas.

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Visin: Una forma de describir de manera generalista la idea de la visin de un grupo asociativo es: o Configurar un rgano asociativo que cuente con la suma de habilidades y fortalezas de sus integrantes y menos debilidades. Generar de ese modo una fuerza superior a la que resulta de la simple sumatoria de las capacidades individuales.

VALORES COMPARTIDOS Y PRINCIPIOS DE FUNCIONAMIENTO (Este es un listado tentativo) - Compromiso de todos los participantes con el comienzo - Aceptar los costos de la asociatividad con el fin de alcanzar objetivos conjuntos difciles de lograr individualmente. - Conviccin de que las empresas se necesitan mutuamente - Reconocimiento de un destino compartido y una dependencia recproca para lograrlo - Puntos de vista comunes luego de un proceso de convergencia que parta de la diversidad - Conocer la ptica individual de cada uno de los participantes

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Mg. Ing. Alberto Geldres Marchena

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Aspiraciones mutuas, prcticas compatibles y acuerdos definidos. La afinidad de culturas facilitar la construccin de nexos. Los obstculos iniciales no deben ser motivo para desistir del comienzo Estrecha colaboracin (diferencias aparte) en beneficio mutuo Transparencia fiscal que facilite el acceso a ayudas oficiales Redactar un reglamento de funcionamiento Cuidado de las relaciones interpersonales

OBJETIVOS A LARGO PLAZO DEL GRUPO (Este es un listado tentativo) - Planificar y desarrollar actividades de marketing y promocin externa, poniendo nfasis en la participacin en ferias, misiones comerciales, desarrollo de catlogos, etc. - Desarrollar una marca que sea imagen y sinnimo los objetivos comerciales del Grupo. - Generar valor agregado a travs de la interaccin comercial y administrativa entre los integrantes. - Analizar la mejor forma de insertarse comercialmente en los mercados regionales y nacionales. - Intercambiar informacin comercial y crediticia para clientes regionales y nacionales. - Promover actividades asociativas de capacitacin y/o consultora que fortalezcan la competitividad. - Promover el desarrollo de la industria regional y de la imagen de La Libertad en el Per. - Establecer alianzas estratgicas con los clientes para la comercializacin de los productos. - Adecuar los productos fabricados por las empresas a las diferentes normas que rijan en cada sector. - Fabricar productos de manera conjunta para satisfacer una demanda puntual de un cliente exportador. - Creacin de una nueva marca comn para atender

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01/04/2011http://www.buenastareas.com/impresion/Guia-Para-La-Elaboraci%C3%B3n-De-Regl...

esta demanda. ACCIONES PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS - Formular un plan de negocios para un perodo mnimo inicial de .... meses (definir meses). - Ejecutar el plan de negocios, incorporando las correcciones que fueren necesarias. - Constituir un fondo operativo comn. - Identificar mbitos de cooperacin intragrupo que puedan generar beneficios para las empresas participantes. - Desarrollar mbitos de participacin institucional para el Grupo, en el sector pblico y/o privado, en el departamento y/o a nivel nacional.

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Gestionar como Grupo el apoyo de empresas privadas para sus actividades, as como tambin la obtencin de co-financiamiento y/o exenciones impositivas de programas pblicos, para facilitar la realizacin de actividades del Grupo y/o de las empresas que lo componen, cuando las mismas se dirijan al objetivo planteado.

FUNCIONAMIENTO DEL GRUPO: Las empresas del Grupo conservan en todo momento la independencia para definir sus polticas de comercializacin. Todas las empresas del Grupo tendrn acceso a la informacin que reciba el coordinador. El Grupo tendr dos tipos de actividades: las que beneficien a todas las empresas del grupo asociativo y las que solamente involucren a algunas de ellas. Para las actividades del primer tipo, las empresas comprometern el mismo aporte. Para las actividades del segundo tipo, las empresas participantes podrn acordar otros criterios de aporte. La prctica indica que no es recomendable otro tipo de criterio en lo que respecta a este tema. Cada una de las empresas es exclusivamente responsable por las operaciones comerciales que puedan concretar y ejecutar a su nombre. Todas las empresas del grupo asociativo se comprometen a realizar un seguimiento efectivo de los contactos efectuados por parte de alguno de los integrantes del grupo, esto para salvaguardar la imagen de la empresa que realiz el contacto. En caso contrario se puede solicitar al coordinador que realice el seguimiento y/o gestin comercial como representante de las empresas ante los potenciales clientes fuertes, en este caso deben delimitarse las responsabilidades y atribuciones del coordinador, as como tambin el momento del proceso comercial en el que ste le entrega la responsabilidad a la empresa.

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ACTIVIDADES DEL COORDINADOR: Representar al grupo asociativo ante entidades de cualquier ndole tanto en el sector pblico como el privado en la regin y en el pas. Solicitar toda la informacin a las entidades correspondientes y distribuirla entre las empresas del grupo asociativo. Ejecutar el Plan de Actividades y el Proyecto del Grupo, rediseando estrategias, un plan de marketing y un plan de negocios. Organizar y Participar en Ferias, viajes, misiones y/o presentaciones en representacin del grupo asociativo (En forma individual o con las empresas del grupo asociativo) Efectuar un seguimiento de los contactos y clientes de las empresas del grupo asociativo que se hayan generado a partir de la actividad de ste, con el objetivo de medir la satisfaccin del cliente y los resultados obtenidos. Este seguimiento puede ser mayor o menor segn lo decida el grupo, la mayor participacin incluira hasta la etapa de cerrar operaciones comerciales, y el menor involucramiento

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implicara la entrega de la informacin recabada sin la facultad de realizar contacto alguno con los



potenciales clientes. Identificar mbitos de cooperacin intra-grupo que puedan generar beneficios para las empresas participantes. Bsqueda de empresas acordes al grupo asociativo, para invitar a formar parte del mismo.

OBLIGACIONES DEL COORDINADOR: Administrar y archivar toda la informacin solicitada por el grupo asociativo. Proponer el plan de negocios, con su respectivo presupuesto, y coordinar su ejecucin Convocar a las reuniones ordinarias y extraordinarias, redactar la agenda del da, llevar el registro de asistencia y enviar a las empresas un resumen de las conclusiones de cada reunin. Redactar, en forma peridica, los correspondientes informes de progreso. Participar de las reuniones organizadas por el Consultor PDP - PRODUCE con los representantes de las empresas asociadas y, de ser necesario, con los trabajadores de las mismas. Dar las facilidades correspondientes al Consultor PDP PRODUCE, a fin de que pueda asesorar en forma efectiva al grupo asociativo. Representar al Grupo ante entidades del sector pblico y/o privado tanto en la regin como en el resto del pas. Participar en ferias, misiones comerciales y ruedas de negocios en representacin del Grupo. Distribuir entre las empresas del Grupo toda la informacin comercial o de otro tipo que reciba de diferentes fuentes. No compartir con empresas que no pertenezcan al grupo asociativo, la informacin que se genere, ya sea de la propia Empresa o de las actividades del grupo. Salvaguardar los intereses del Grupo Asociativo y las empresas que lo componen. Administrar el fondo operativo comn.

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OBLIGACIONES DE LAS EMPRESAS: Aportar al fondo operativo comn segn lo acordado para el buen funcionamiento del Grupo Asociativo. Participar en las reuniones ordinarias y extraordinarias, cumpliendo con la asistencia mnima para la permanencia en el Grupo Asociativo. Tender a converger y mejorar, el nivel de calidad de las empresas, en sus procesos, productos y recursos humanos. Fomentar y desarrollar la imagen del Grupo en todos los mbitos.

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No incurrir en prcticas desleales que puedan afectar la imagen del Grupo y/o perjudicar a los miembros tanto en el mercado interno como en el mercado internacional. Cumplir los compromisos contrados con clientes del exterior, en especial cuando se trate de operaciones generadas a partir de la actividad del Grupo. Salvaguardar los intereses del Grupo Asociativo y de las empresas que lo integran. Anunciar con una anticipacin estipulada la renuncia al Grupo Asociativo. Hay que definir el tiempo mnimo para la renuncia al grupo. Permanecer por un tiempo mnimo en el grupo con la aplicacin de una multa por retirarse de manera imprevista. Esta norma puede servir para que las empresas tomen conciencia del ingreso al grupo y para que los integrantes se cubran ante posibles costos de la salida de un miembro (adecuacin de catlogos y folletos, reestructuracin de costos)

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OBLIGACIONES DE LOS MIEBROS ENTRE S Y DE STOS FRENTE A TERCEROS: Los integrantes del grupo compartirn toda la informacin que posean sobre mercados, contactos y clientes con los otros miembros del Grupo Asociativo. Esta norma es recomendada para garantizar transparencia en las acciones de las empresas del grupo. Si bien puede consignarse que las empresas pueden compartir o no la informacin con los miembros del grupo segn algn tipo de discrecionalidad, este tipo de prcticas puede atentar contra el buen desempeo y la armona del grupo en el mediano largo plazo, adems de no responder al espritu asociativo buscado. Los



miembros del Grupo no podrn compartir con terceros la informacin que se genere por las actividades del Grupo.

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FONDO COMN OPERATIVO: Cada una de las empresas del Grupo Asociativo harn un aporte peridico al fondo operativo para cubrir los gastos corrientes de funcionamiento. Deber definirse la periodicidad del aporte y el valor del mismo. Los gastos debieran incluir honorarios del coordinador, comunicaciones, fotocopias, etc.). Sobre los dems gastos, el Grupo decidir para un periodo a determinar cual ser el monto a asignar segn los objetivos y necesidades Para las actividades extraordinarias (feria, misin, presentacin) el Grupo decidir la forma y el monto de financiamiento. Los aportes al fondo operativo debern ser efectuados en fecha a designar, contra entrega de recibos y facturas de gastos. Deber designarse la fecha de pago y si las liquidaciones se realizan por mes adelantado o por mes vencido. Tambin puede definirse un esquema de multas para los morosos.

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REUNIONES ORDINARIAS: Las reuniones se realizarn cada una cantidad determinada de das durante un periodo determinado del ao. Definir la periodicidad de las reuniones (normalmente son entre 7 y 15 das) y el periodo del ao en el que se realizan (contemplando habitualmente las fechas de vacaciones). Tambin se puede definir la modalidad del llamado a reuniones (con una cantidad estipulada de das de antelacin, por correo electrnico, telefnicamente, etc) El coordinador ser el encargado de definir la orden del da de las reuniones ordinarias y de la coordinacin de las mismas. Para ello habr que definir un procedimiento Las empresas podrn participar en las reuniones ordinarias con hasta X miembros de la empresa. (se exige como mnimo a los participantes de las reuniones, capacidad para tomar decisiones y estar al tanto de las actividades del Grupo Asociativo). Definir cuantos miembros de la empresa podrn participar, se puede consignar que los participantes deben ser siempre los mismos o que debe notificarse al grupo los miembros autorizados a participar en las reuniones. Cada empresa tendr una cantidad determinada de votos. Definir si cada empresa tiene un voto (esto es lo usual) o tambin se puede dar que las empresas fundadoras tengan votos ms calificados. En el caso en que se establezca algn tipo de sociedad comercial dentro del grupo, podra definirse que la cantidad de votos est dada por la participacin accionaria de cada empresa. Las empresas estn obligadas a pronunciarse sobre los temas de la agenda, en la misma reunin o bien mediante un miembro de la empresa o en la reunin subsiguiente. Su ausencia o falta de pronunciamiento sobre el tema, implicar la aceptacin de lo decidido por la mayora. Cuando el tratamiento de uno o ms temas no puedan esperar la realizacin de otra reunin, el coordinador podr solicitar a la/s empresa/s que se expidan en forma inmediata sobre el tema en cuestin, hayan estado presentes o no en la respectiva reunin plenaria. El Grupo determinar en las reuniones plenarias los temas que quedarn a cargo del Coordinador, con facultades para decidir al respecto. Un integrante del Grupo podr autorizar su representacin, por escrito y exclusivamente para la reunin plenaria a la que no asistiere, a otro integrante del Grupo. El escrito deber ser remitido al Coordinador, quien lo pondr a disposicin de los asistentes a la reunin pertinente. El integrante del Grupo que recibiere la representacin, tendr derecho a dos votos, considerando el propio y el de su representante.

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REUNIONES EXTRAORDINARIAS: Las reuniones extraordinarias pueden realizarse por diferentes motivos. Ser potestad del grupo definir el objetivo de las mismas, en general se realizan en las siguientes ocasiones: Periodos de vacaciones

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Inicio y finalizacin de periodos de actividades Eventos de fuerza mayor que requieran la toma decisiones que no pueden esperar a la realizacin de una reunin ordinaria Algunas de las normas que regulan las reuniones extraordinarias son: Las reuniones extraordinarias sern como mnimo dos (en el perodo vacacional estipulado) Para cada perodo anual al inicio y al final de actividades se convocar a una reunin extraordinaria Para el caso de que uno o ms temas no puedan esperar la realizacin de una reunin ordinaria, el coordinador podr solicitar a las empresas que se expidan en forma inmediata sobre el tema en cuestin y/o convocar a una reunin extraordinaria. En las reuniones extraordinarias se determinarn los temas que quedarn a cargo del coordinador, con facultades para decidir al respecto durante el periodo en el que no se realicen reuniones.

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PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE DECISIONES: Toda medida que implique la toma de decisiones por las empresas del Grupo Asociativo, se tomarn por mayora simple, siempre y cuando estn presentes ms del 50% de los integrantes del Grupo. Esta es la forma clsica para la toma de decisiones comunes. Puede definirse que para ciertas cuestiones se deba decidir por unanimidad o mayora calificada (75%) o en que se necesite la presencia de la totalidad de los miembros. Estas cuestiones pueden tener que ver con temas de admisin o exclusin de participantes o de remocin del coordinador. Tambin se puede pensar en este tipo de requerimientos para la aprobacin de un presupuesto anual o alguna planificacin de largo plazo. CONDICIONES PARA LA ADMISIN DE NUEVOS INTEGRANTES: Todas las empresas del Grupo Asociativo harn un anlisis de las firmas que deseen sumarse al Grupo. Ya sean estas invitadas por el Coordinador, algn miembro del Grupo, o en forma particular. Se puede definir que el encargado de realizar el anlisis ser el coordinador, el cual deber entregar un informe al respecto para consideracin de las empresas miembro. Asimismo el Grupo Asociativo evaluar la trayectoria de sus directivos o titulares, su antigedad en la actividad, as como tambin sus caractersticas en materia de organizacin, mercados, experiencia exportadora, procesos productivos, calidad de los productos, el grado de complementariedad de la empresa interesada, y solvencia para asumir las obligaciones correspondientes. En la medida de lo posible, los productos de las nuevas empresas que se incorporen al Grupo no debern competir con los de los actuales miembros. Esta

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condicin puede ser ms o menos especfica, delimitando reservas de mercados para las empresas originales o estableciendo restricciones o mecanismos para que las nuevas empresas solo incorporen al grupo productos que no impliquen competencia. Cada miembro del Grupo tendr el poder de veto al ingreso de un nuevo miembro. ste podr utilizarse para el caso de que la empresa interesada pueda perjudicar los intereses del actual integrante del Grupo. Puede sin embargo restringirse este poder de veto a que al menos dos empresas se pongan de acuerdo para ejercerlo. O sea que solo se podra vetar si al menos dos de los miembros estn de acuerdo. El grupo determinar el aporte que se solicitar a las empresas interesadas en incorporarse al Grupo, teniendo en cuenta la relacin con las actividades en curso y las realizadas por el Grupo Asociativo. Corresponde adems un aporte al Grupo por las modificaciones necesarias en los folletos, pgina Web, u otras adecuaciones que deriven del ingreso de su nuevo integrante. El plazo mnimo de permanencia requerido para un nuevo integrante del Grupo (ya siendo conocida la actividad del Grupo Asociativo) ser de un nmero determinado de meses. Definir que tiempo se requiere de plazo mnimo, normalmente se establece un plazo de seis meses.

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CAUSAS QUE GENERAN LA PRDIDA DE LA CONDICIN DE MIEMBRO: Falta de aporte al fondo operativo durante una cantidad de meses consecutivos. Definir el tiempo mximo de morosidad tolerada No cumplir con una asistencia mnima establecida a las reuniones ordinarias que se realicen durante un periodo. Establecer la asistencia mnima aceptada. Puede aclararse que las inasistencias a tomar en cuenta deben ser injustificadas. Tambin se puede aclarar que los integrantes del Grupo cuya localizacin geogrfica impida su presencia en razn de lejana, estn excluidos de esta causa, a menos que se los cite especialmente por la motivacin de la reunin, en cuyo caso, y ante su ausencia, la misma se computar a los efectos de perder la condicin de miembro. Incurrir en prcticas desleales o actividades en el mercado regional o nacional que perjudiquen la imagen del Grupo o de alguno de sus miembros Falta de cumplimiento de los compromisos asumidos intra-grupo o bien con los clientes del exterior contactados por alguna de las empresas o el coordinador en nombre del Grupo Asociativo. Comercializacin de productos que no alcancen los niveles mnimos de calidad comprometidos con clientes, en mercados desarrollados con empresas del Grupo, afectando la imagen del mismo. El no cumplimiento de las obligaciones de este Reglamento.

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PROCEDIMIENTO PARA LA EXCLUSIN DE EMPRESAS DEL GRUPO: Ser resuelta por los dems miembros del grupo en una reunin extraordinaria, que cuente con una presencia mnima de un porcentaje estipulado de las

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empresas del Grupo Asociativo. Definir si se requiere unanimidad o una mayora especial predefinida, tambin debe precisarse la presencia mnima de empresas requerida de empresas que deben estar presentes. RENUNCIA DE MIEMBROS DEL GRUPO Las empresas que forman parte del Grupo podrn renunciar al mismo en cualquier momento, debiendo previamente liquidar los saldos pendientes a favor del Grupo, las empresas integrantes o el coordinador, en concepto de honorarios, actividades realizadas o en va de ejecucin. Las empresas renunciantes no podrn exigir



al Grupo compensacin por los desarrollos alcanzados por el mismo, perdiendo asimismo todo derecho al uso de la marca comn, nombre del grupo, etc.

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REPRESENTACIN DE OTRAS EMPRESAS Y COOPERACIN DEL GRUPO CON FIRMAS O GRUPOS DE LA REGIN O DEL RESTO DEL PAS En el caso que se reciba un pedido que no pueda ser abastecido por ninguna empresa del Grupo, se decidir la mejor forma de cumplir con dicha solicitud. En este caso, si la venta la realizara una empresa que no pertenece al Grupo, un porcentaje de dicha operacin quedar en el fondo operativo que se haya constituido. El Grupo podr alcanzar acuerdos de cooperacin con otras empresas o Grupos, para realizar actividades en forma conjunta en uno o ms mercados, y reflejar los alcances de tales acuerdos en convenios especficos.

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