Format Surat Rasmi:

1. Nama dan alamat pengirim – di sudut kiri surat.(Selepas itu langkau sebaris dan lukis garisan panjang)(Sebaiknya selepas setiap perenggan berakhir, langkau satu baris)

2. Penerima dan alamat penerima – di sudut kiri surat.

3. Tarikh dengan huruf besar – di kanan dan selari dengan baris terakhir alamat penerima.

4. Panggilan hormat (Tuan/ Puan/ Datuk dan sebagainya yang sesuai) – di kiri dan tanda koma.

5. Tajuk surat – Semua perkataan awal dengan huruf besar, kecuali untuk kata hubung, sendi dan kata bantu. Garisi tajuk dan jangan letak tanda titik pada akhir ayat.

6. Pengenalan surat – nyatakan siapa anda + mewakili siapa (jika anda sebagai wakil) + tujuan surat ditulis. (tulis rapat di kiri surat dan jangan letak sebarang nombor)

7. Isi surat: (Bermula dari perenggan kedua dan seterusnya, letak nombor bermula dengan 2 dan seterusnya pada setiap perenggan dan mulakan perenggan agak ketengah – 2 ½ sm dari nombor)

i. Huraian isu atau huraian masalah yang ditulis (di mana + sejak bila + nama pihak penyebab masalah + masa masalah berlaku + siapa terlibat + dan apa-apa juga maklumat awal tentang isu atau masalah itu yang dapat digunakan bagi membantu pihak yang anda beritahu)

ii. Kesan daripada isu atau masalah itu kepada anda atau orang yang anda wakili. Kesan ini mesti diulas, sama seperti anda menulis karangan biasa (ada isi, huraian, contoh dan kesimpulan kecil) Sebaik-baiknya, 1 kesan ditulis dalam satu perenggan)

iii. Cadangan mengatasi masalah – anda boleh memberi cadangan awal untuk mengatasi masalah atau isu yang anda tuliskan.8. Penutup surat – tuliskan harapan anda dan iringan terima kasih.

9. Tulis ucapan terima kasih – di kiri dan rapat dengan garisan. (Jangan letak nombor)(Selepas itu, langkau 3 hingga 4 baris)

10. Tulis pengesahan:- “Yang menjalankan tugas” (jika tujuan rasmi) dan “Yang benar” (jika tujuan persendirian)- Tandatangani-(NAMA) dengan huruf besar dan dalam kurungan-Nama jawatan (Ikut kehendak soalan jika dinyatakan), jika tidak tulislah Setiausaha. Jika tujuan persendirian, tidak perlu menulis jawatan.-Nama institusi, persatuan atau taman perumahan yang anda wakili.

11. Pastikan anda menggunakan frasa gramatis, peribahasa atau kata-kata hikmat seperti anda menulis karangan yang lain.

LATIHAN: SURAT KIRIMAN RASMI

Soalan 1:Kawasan tempat tinggal anda masih tidak mempunyai kemudahan pengangkutan awam. Hal tersebut amat menyukarkan penduduk yang tinggal di kawasan ini. Selaku wakil penduduk, tulis sepucuk surat kepada pihak terbabit untuk memohon kemudahan pengangkutan awam itu.

Rangka jawapan:

Isi 1:- di mana kedudukan kawasan tersebut + berapa ramai penduduk + sejak bila dibuka + bagaimana penduduk keluar masuk ke kawasan itu + nyatakan kesukatan penduduk secara umum + bandingkan dengan taman lain yang berhampiran yang memiliki kemudahan tersebut.

Isi 2:- kesukaran yang dihadapi + sukar ke tempat kerja pada waktu ditentukan + sering terlewat dan menjejaskan prestasi kerja + terpaksa menaiki kereta sapu + keselamatan tidak terjamin + menaiki motosikal + selalu berlaku kemalangan + menyukarkan penduduk.

Isi 3:- Sukar apabila menghadapi kecemasan + terpaksa meminta bantuan jiran tetangga + menyusahkan jiran tetangga + contoh kejadian pesakit lewat di bawa ke hospital kerana tiada pengangkutan awam + membebankan kerana ada kereta sapu yang disewa mengenakan tambang yang keterlaluan dan cekik darah + menyukarkan penduduk yang kebanyakannya berpendapatan miskin.

Isi 4:- sukar dikunjungi oleh saudara mara kami kerana tidak ada pengangkutan awam + juga menyukarkan warga tua yang hendak ke bandar atau hospital mendapatkan rawatan + kanak-kanak sekolah terpaksa menaiki van tanpa permit + keselamatan tidak terjamin + keadaan lebih parah apabila musim tengkujuh (hujan) + sukar untuk bergerak kerana tiada kenderaan awam.

Isi 5:- Mencadangkan agar pihak terbabit menyediakan beberapa buah bas awam + serta pondok menunggu bas yang secukupnya + jumlah bas perlu mencukupi kerana ramai penduduk memerlukannya + memohon perkhidmatan dijalankan tiap-tiap setengah jam sekali.

Kawan anda ingin mengetahui hobi anda beserta dengan keistimewaan hobi tersebut dan mengapa hobi itu menjadi pilihan anda. Tulis sepucuk surat kepada kawan anda untuk membalasnya mengenai hal ini.

No.4,Taman Anson,Jalan Ketoyong,35900 Tanjong Malim,Perak Darul Ridzuan.6 JUN 2011

Menemui sahabatku, Leong Kar Wong yang kini berada di Kampar, Perak Darul Ridzuan semoga sihat walafiat hendaknya di sisi keluarga yang tersayang.

Saudara Kar Wong,

Surat saudara telah selamat saya terima dua minggu yang lepas. Saya memohon maaf terlebih dahulu kerana saya terlewat untuk membalas surat saudara. Saya berharap agar saudara memaafkan saya.

Dalam surat kepada saya, saudara ingin mengetahui hobi saya. Selain itu, saudara juga ingin mengetahui keistimewaan dan sebab hobi tersebut menjadi pilihan saya. Sebenarnya, saya mempunyai hobi pilihan saya, iaitu membaca pada masa lapang.

Saya telah mula membaca buku sejak kecil lagi. Malah dalam mimpi saya, saya tidak dapat berpisah dengan buku atau bahan bacaan yang bermanfaat. Salah satu keistimewaan membaca buku ialah pembaca dapat menguasai sejumlah kosa kata dan frasa dalam sesuatu bahasa. Setelah saya membaca buku bertahun-tahun lamanya, kosa kata atau frasa yang susah mampu saya kuasai dan fahami maksudnya dengan mudah.

Selain itu, saya berkeupayaan untuk mengarang sebarang tajuk penulisan dengan mudah. Dengan adanya hobi membaca buku, keputusan peperiksaan saya semakin meningkat cemerlang. Walaupun tajuk karangan ujian susah, namun saya tetap boleh menangani masalah tersebut tanpa menghadapi sebarang masalah.

Di samping itu, hobi tersebut tidak melibatkan perbelanjaan kos yang besar. Saya tidak payah membayar wang yang banyak untuk membeli buku. Kebanyakan buku boleh dipinjam dari perpustakaan sama ada di perpustakaan sekolah, universiti atau perpustakaan awam yang terletak berhampiran dengan rumah saya.

Saya memilih amalan membaca sebagai hobi saya kerana saya mahu menjadi seorang rakyat Malaysia yang berguna kepada diri, keluarga, bangsa dan negara pada masa depan. Jikalau saya tidak membaca buku, saya tidak boleh mencapai cita-cita saya, bak kata ilmu pelita hati dan membaca jambatan ilmu.

Setakat ini sahaja yang boleh saya ceritakan. Jumpa lagi dalam lembaran warkah yang akan datang. Kirimkan salam ingatan tulus ikhlas saya kepada keluarga saudara. Sekian, terima kasih.

Sahabatmu,

..........................Chai Wei Jian

CONTOH 1SURAT KIRIMAN RASMIPusat sumber sekolah anda kurang dikunjungi oleh pra pelajar walaupun mempunyai pelbagai pelbagai kemudahan.Tulis sepucuk surat kepada guru pusat sumber sekolahanda untuk mengemukakan cadangan-cadangan bagi mengatasai masalah itu. 

No.60,Jalan 14/1,Taman Segar,77300 Masjid Tanah,Melaka.

_____________________________________________________________________________Guru Pusat Sumber,Sekolah Menengah Kebangsaan Hilir,77300 Masjid Tanah,MELAKA BANDARRAYA BERSEJARAH 30 JUN 2008

Tuan,

Cadangan-cadangan bagi Mengatasi kelemahan Pengurusan di Pusat SumberSekolah

Saya merupakan pelajar Tingkatan Tiga Arif di sekolah ini. Belakangan ini saya perhatikan bahawa bilangan pelajar yang mengunjungi Pusat Sumber semakin berkurangan walaupun mempunyai pelbagai kemudahan.Oleh itu,saya inginmengemukakan beberapa cadangan yang saya fikirkan sesuai dan dapat menarik  perhatian pelajar-pelajar untuk mengunjungi pusat sumber.

2 . P e r s e k i t a r a n p u s a t s u m b e r y a n g s u r a m d a n t i d a k c e r i a m e n y e b a b k a n p a r a  pelajar tidak berminat mengunjungi pusat sumber. Saya mencadangkan agar diadakan projek ``Taman Dalam Pusat Sumber”. Bunga-bunga dan lukisan mural alamsemulajadi pada dinding didalam pusat sumber secara tidak langsung dapatmemberikan ketenangan kepada pelajar untuk mengulangkaji pelajaran.

3 . P u s t a k a w a n p u l a h e n d a k l a h d i b e r i k u r s u s t e n t a n g c a r a - c a r a m e n g e n d a l i k a n  pusat sumber dengan lancar. Pustakawan sekolah mendapati kurang cekap mengurus proses peminjaman dan pemulangan buku. Buku-buku juga diletak tidak mengikutlabel pada rak. Amat diharapkan agar kursus tersebut dapat menmantapkan sistem pengurusan di pusat sumber.

4 . P u s a t S u m b e r m e m p u n y a i b a n y a k k e m u d a h a n s e p e r t i p e n g g u n a a n m e s i n fotostat tetapi tidak ada petugas yang mahir mengendalikan mesin tersebut. Sayamencadangkan agar pihak pengurusan mengenakan caj dan melantik petugas yangmahir untuk membantu para pelajar menggunakan mesin itu. Hasil kutipan yangdiperoleh itu dapat digunakan untuk rujukan kerceriaan pusat sumber atau menambah bilangan buku rujukan untuk para pelajar.

 

5 . S e m o g a c a d a n g a n - c a d a n g a n y a n g s a y a k e m u k a k a n i n i d a p a t d i p e r t i m b a n g k a n sewajarnya agar bilangan pelajar yang mengunjungi pusat sumber akan meningkat.

Sekian, terima kasih.

Yang ikhlas,

Ramona Aini Rahim(Ramona Aini Binti Rahim