No : 32/ZX/XVII/04

20 Maret 2010

Kepada Yth.

Pemimpin PT. Jaya Raya

Jl. Angkasa raya No. 56

Jakarta selatan

Hal : Pembayaran Faktur No. 21342/IV/04

Dengan hormat,

Berdasarkan catatan di bagian pembukuan kami, ternyata Saudara belum melunasi tagihan kami atas faktur 12321/IV/01 tertanggal 20

Januari 2009 sebesar Rp21.000.000,00(tiga juta rupiah) yang seharusnya telah anda lunasi pembayarannya pada tanggal 20 Januari

2010.

Mengingat pembayaran tersebut ternyata telah lewat dua bulan dari jatuh tempo yang telah kita sepakati, besar harapan kami agar

Saudara segera melunasinya melalui Bank BCA Jakarta Selatan sesuai dengan janji Saudara dalam surat perjanjian jual beli.

Atas perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih,

Hormat kami,

PT. Graha Jaya

Haryani Agusti

Direktur

10 Langkah Menuju Penagihan yang EfektifAdapted from content excerpted from the American Express® OPEN Small Business Network

Sebuah kebijakan penagihan yang efektif memerlukan beberapa sistem formal yang menjamin rekening yang telah lewat waktu akan dibayarkan. Kendornya pembayaran yang sudah terlambat jika dibiarkan dapat mengganggu arus kas dan dapat merusak peluang sukses perusahaan.

Untuk menjaga kelancaran pembayaran piutang, banyak perusahaan yang menggunakan cara mengirimkan sejumlah surat atau menelepon berkali-kali untuk mendorong pelanggan membayar. Komunikasi ini dimulai dengan ramah dan makin lama makin serius dan terus menerus karena pembayaran menjadi lewat waktu. Bagaimana Anda mengatur sistem penagihan Anda adalah soal pribadi - misalnya, Anda mungkin merasa lebih nyaman menelpon para pelanggan daripada mengirim surat. Terpenting adalah mempunyai sistem, dan Anda dapat menggunakan langkah-langkah berikut ini untuk membuat sistem Anda.

Langkah 1: Panggilan telepon yang memuaskan pelanggan

Pelanggan yang tidak puas lebih besar kemungkinannya untuk membayar terlambat. Panggilan bersahabat ini memungkinkan Anda menyelidiki kinerja Anda untuk memastikan Anda memenuhi kebutuhan pelanggan. Akhiri panggilan ini dengan menyebutkan bahwa ada tagihan yang akan segera tiba, dan tegaskan tanggal batas waktunya.Waktu: tiga hari setelah pengiriman produk atau penyediaan jasa dari Anda, namun sebelum jatuh tempo pembayaran.

Langkah 2: Kirim pemberitahuan pertama perihal lewat waktu

Ini surat peringatan yang ramah bahwa tanggal jatuh tempo sudah lewat. Anda beranggapan bahwa pelanggan sudah lupa, mengabaikan, atau kehilangan tagihan dan akan bersedia membayar hanya dengan sedikit dorongan. Salah satu cara yang umum adalah dengan mengirim faktur duplikat dengan cap "TERLAMBAT".Waktu: sepuluh hari setelah tanggal jatuh tempo faktur.

Langkah 3: Kirim pemberitahuan kedua perihal lewat waktu

Dorongan sedikit lagi untuk mengingatkan pelanggan bahwa rekeningnya perlu diperhatikan. Ini bisa surat pendek yang melampirkan faktur duplikat. Tetaplah bersikap ramah dan tidak mengancam. Misalnya:

[Tanggal][Nama/alamat debitur]Perihal: Faktur Nomor ____________Jumlah ____________Tanggal Jatuh Tempo ____________

Yth. ____________ Beberapa waktu yang lalu kami sudah mengirim rekening kepada Anda berkenaan dengan keterlambatan pembayaran rekening Anda. Mungkin Anda sudah lupa dengan isi surat itu. Berikut ini adalah satu salinan lagi dari surat tersebut. Mohon pembayaran dapat dilakukan hari ini, sehingga kami dapat memperhitungkan rekening Anda sebagai rekening lancar.Terima kasih.Waktu: 10-15 hari setelah pemberitahuan lewat waktu pertama dikirim/ 20+ hari setelah tanggal jatuh tempo faktur

Langkah 4: Telepon penagihan yang pertama

Ikuti pemberitahuan lewat waktu dengan panggilan telepon untuk mencari tahu alasan keterlambatan. Sebagai contoh, pelanggan mungkin merasa tidak puas dengan produk atau jasa Anda, atau mungkin sedang mengalami masalah arus kas. Tetaplah sopan, etapi juga berusaha mendapatkan komitmen pelanggan untuk membayar. Bersiaplah menangani alasan. Sebagai contoh, apabila debitur mengatakan bahwa cek telah dikirim, tanyakan kapan diposkan, dn ditujukan ke mana, sehingga Anda dapat segera menentukan hari sampainya cek itu.Waktu: 7-10 hari setelah pemberitahuan lewat waktu kedua dikirim, atau 27+ hari setelah tanggal jatuh tempo faktur

Langkah 5: Surat penagihan pertama

Usahakan nada surat tetap sama seperti panggilan telpon pertama - sopan, tetapi langsung menuju ke permasalahan. Tegaskan secara tertulis apa saja yang pernah disampaikan lewat telepon, dan ingatkan debitur tentang janjinya untuk membayar. Misalnya:

[Tanggal][Nama/alamat debitur]Perihal: Faktur Nomor ____________Jumlah ____________Tanggal Jatuh Tempo ____________

Yth. ____________ Surat ini menegaskan pembicaraan kita pada tanggal [Tanggal]. Sebagaimana telah kita bicarakan, Anda akan segera membayar penuh kewajiban Anda. Mari kita selesaikan permasalahan ini sekarang juga. Mohon kirimkan cek melalui pos hari ini juga.Terima kasih.Waktu: segera setelah panggilan telepon pertama, atau 28+ hari setelah tanggal jatuh tempo faktur

Langkah 6: Telepon penagihan yang kedua

Rekening itu sekarang sudah 30-40 hari lewat waktu. Bersikaplah sopan namun tegas, dan mintalah agar pembayaran penuh segera dilakukan. Bekerjalah untuk memecahkan masalah pembayaran ini. Apabila debitur tidak dapat segera membayar, dapatkan komitmennya mengenai tanggal pembayaran.Waktu: 10 hari setelah pengiriman surat penagihan pertama, atau 38+ hari setelah tanggal jatuh tempo faktur

Langkah 7: Surat penagihan kedua

Sekarang saatnya membahas tunggakan pembayaran ini secara lebih serius. Surat ini harus menuntut pembayaran segera, dan membahas konsekuensi jangka pendek dari kegagalan membayar. Kirimkan surat ini - berikut semua dokumen yang terkait dengannya – dengan surat tercatat atau kurir kilat agar Anda mempunyai bukti tanda terima. Misalnya:

[Tanggal][Nama/alamat debitur]Perihal: Faktur Nomor ____________Jumlah ____________Tanggal Jatuh Tempo ____________

Yth: ____________ Tunggakan pembayaran rekening Anda sudah sangat terlambat sekarang. Apabila pembayaran Anda belum juga kami terima dalam 7 hari, maka kami akan terpaksa menangguhkan kemudahan kredit dari perusahaan kami untuk Anda. Kami menghargai Anda sebagai seorang pelanggan kami. Bantulah kami agar terus dapat melayani Anda dengan segera menyelesaikan tunggakan rekening Anda. Mohon kirimkan cek melalui pos kepada kami hari ini juga.Terima kasih.Waktu: 10 hari setelah pembayaran diharapkan sejak telepon penagihan sebelumnya, atau 50+ hari setelah tanggal jatuh tempo faktur

Langkah 8: Telepon penagihan yang ketiga

Sementara tetap bersikap sopan dan tenang, tekankan betapa seriusnya situasi itu. Gunakan panggilan telepon ini untuk menjelaskan bahwa ini adalah kesempatan terakhir bagi pelanggan untuk membayar sebelum Anda menyerahkan persoalan ini ke lembaga penagihan dan mungkin pula akan dilanjutkan dengan tindakan hukum. Pastikan Anda menyampaikan manfaat dari pemecahan persoalan tersebut - menjaga hubungan baik atau kredibilitas yang baik. Seperti pada panggilan telepon sebelumnya, dapatkan janji debitur untuk membayar pada tanggal tertentu.Waktu: 15 hari setelah surat penagihan kedua dikirim, atau 65+ hari setelah tanggal jatuh tempo faktur

Langkah 9: Surat penagihan terakhir

Nada surat sekarang keras dan memaksa. Gunakan surat ini untuk menegaskan apa saja yang telah disepakati bersama lewat pembicaraan telepon terakhir, dan tuntutlah pembayaran. Beritahukan bahwa apabila pembayaran tidak diterima pada tanggal yang telah disepakati, Anda akan menyerahkan urusan penagihan ke sebuah lembaga penagihan. Misalnya:

[Tanggal][Nama/alamat debitur]Perihal: Faktur Nomor ____________Jumlah ____________Tanggal Jatuh Tempo ____________

Yth. ____________ Surat ini menegaskan kembali pembicaraan kita pada tanggal [Tanggal].Anda harus mengambil tindakan segera untuk membayar tunggakan rekening Anda. Apabila kami tidak menerima pembayaran dalam waktu 10 hari, kami akan terpaksa menyerahkan urusan ini ke sebuah lembaga penagihan, yang mungkin akan berakibat buruk pada penilaian kredibilitas Anda.Mohon kirimkan cek lewat pos kepada kami hari ini juga.Waktu: 7 hari setelah panggilan telepon penagihan ketiga, atau 72+ hari setelah tanggal tempo faktur

Langkah 10: Serahkan urusan ke lembaga penagihan

Rekening sekarang menunggak 90+ hari dan mungkin perlu bantuan profesional. Menerima surat dari lembaga penagihan seringkali mendorong debitur untuk membayar, namun layanan ini mungkin besar biayanya – pada umumnya lembaga-lembaga seperti itu

mengambil seperempat hingga separuh dari tagihan yang berhasil mereka tagih. Daripada segera menyerahkan urusan ke lembaga penagihan, mungkin Anda dapat menghubungi pengacara Anda untuk bicara melalui telpon secara singkat dengan debitur – ini seringkali dapat mendorong pembayaran.Waktu: Apabila pembayaran belum juga diterima pada 10-15 hari setelah pengiriman surat penagihan terakhir, atau 90+ hari setelah tanggal jatuh tempo faktur