Embed Size (px)
DESCRIPTION
laporan
Citation preview
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kegiatan praktek lapangan merupakan kegiatan penerapan ilmu
pengetahuan dan teknologi yang di pelajari selama perkuliahan di Politknik
Negeri Pontianak khususnya Jurusan Administrasi Bisnis pada program studi
Diploma IV Administrsi Instansi Pemerintahan. Kegiatan praktek lapangan
dilakanakan di dinas/badan/kantor pemerintah daerah yang dilaksanakan di
setiap akhir semester sebagai bagian dari kegiatan perkuliahan sehingga
pengetahuan yang dipelajari di dalam perkuliahan dapat segera diterapkan dan
dikembangkan dalam kegiatan praktek lapangan.
Kegiatan ini sesuai dengan visi, misi dan tujuan Politeknik Negeri Pontianak
yaitu Visi : Pada tahun 2020, Polnep merupakan lembaga pendidikan tinggi
vokasi terbaik dan terpercaya pada tingkat nasional dan internasional.
Adapun misi dari Politeknik Negeri Pontianak yaitu:
1. Menyelenggarakan pendidikan vokasi dan penelitian terapan bagi
peningkatan kesejahteraan masyarakat guna menunjang upaya
pembangunan nasional, sesuai dan sepadan dengan kebutuhan
masyarakat ;
2. Membina dan mengembangkan profesionalisme yang sehat dan dinamis
3. Mengembangkan dan mendayagunakan ilmu pengetahuan teknologi untuk
meningkatkan kesejahteraan masyarakat dengan memberdayakan sumber
daya Politeknik Negeri Pontianak secara maksimal.
Sedangkan tujuan Politeknik Negeri Pontianak adalah:
1. Menyelenggarakan pendidikan vokasi dalam berbagai bidang keahlian untuk
menghasilkan lulusan berkualitas yang mempunyai keunggulan komparatif
dan keunggulan kempetitif, dengan cara sebagai berikut : Bertaqwa kepada
Tuhan Yang Maha Esa, Berdisiplin dan memiliki etos kerja yang tinggi,
Memiliki pengetahuan, sikap dan ketrampilan profesional, Memiliki jiwa
mandiri (wirausaha), Mampu berkomunikasi secara efektif melalui bahasa
1
Indonesia dan bahasa asing (terutama bahasa Inggris), serta menguasai
penggunaan media komunikasi, informatika dan komputer, Tanggap dan
mudah menyesuaikan diri terhadap perubahan, Memiliki kesadaran yang
tinggi tentang nilai-nilai moral, budaya dan kemanusiaan serta cinta
lingkungan,
2. Melaksanakan penelitian terapan dalam rangka pengembangan iptek untuk
menunjang upaya pembangunan nasional, khususnya yang berkaitan dengan
pembangunan industri,
3. Melaksanakan pengabdian kepada masyarakat untuk mengamalkan iptek
melalui prakarsa dan peran aktif dalam membantu membangun desa
tertinggal dan mengentaskan kemiskinan dengan jalan memberikan
pelayanan jasa teknologi, manajemen dan sebagainya,
4. Membina dan mengembangkan iklim kehidupan akademik yang sehat dan
dinamis untuk membentuk msyarakat ilmiah yang menjunjung tinggi
kebenaran, kejujuran, terbuka, kritis, bertanggungjawab, kreatif, inovatif dan
tanggap terhadap perubahan jaman,
5. Membina dan mengembangkan kerjasama kelembagaan yang saling
menguntungkan dan instansi pemerintah, industri, lembaga pendidikan lain,
baik di dalam maupun di luar negeri,
6. Meningkatkan kinerja kelembagaan pada semua aspek kegiatan yang
menjadi misi Polnep agar menjadi lembaga pendidikan tinggi profesional.
B. Tujuan dan Kegunaan Praktek Lapangan
Secara umum praktek lapangan mempunyai tujuan :
1. Mahasiswa mempunyai pengalaman bekerja yang berharga melalui
keterlibatan dalam pelaksanaan pekerjaan dalam praktek lapangan di
badan/dinas/ kantor pemerintah daerah.
2. Mahasiswa dapat berpikir berdasrkan ilmu yang diperoleh di Perguruan
Tinggi guna menjadi tenaga profesional di bidang administrasi instansi
pemerintahan.
3. Meningkatkan hubungan antara Perguruan Tinggi dengan pemerintah
daerah sehingga Perguruan Tinggi dapat lebih berperan dan
2
menyesuaikan kegiatan pendidikan dengan kebutuhan SDM Pemerintah
Daerah.
4. Perguruan Tinggi memperoleh umpan balik dari masukan yang dapat
berguna untuk meningkatkan pendidikan sesuai dengan kebutuhan
pembangunan.
Adapun Kegunaan Praktek Lapangan :
1. Bagi Mahasiswa
a. Memperdalam pengertian dan penghayatan terhadap pemanfaatan
ilmu dan teknologi yang dipelajari di Perguruan Tinggi bagi
penerapan secara nyata.
b. Memberikan pengalaman belajar dan bekerja sebgai kader
pemerintahan sehingga mendewasakan cara berfikir seta
meningatkan daya penalaran mahasiswa dalam melakukan
perumusan dan pemecahan masalah yang dihadapi.
2. Bagi Pemerintah Daerah
a. Memperoleh bantuan pemikiran dan tenaga, ilmu, teknologi dan seni
dalam melaksanakan kegiatan pembangunan.
b. Memanfaatkan bantuan tenaga mahasiswa untuk melaksanakan
kegiatan pembangunan.
3. Bagi Perguruan Tinggi
a. Memperoleh umpan balik sebagai hasil dari pendidikan dan
penerapannya dalam kegiatan praktek lapangan sehingga kurikulum,
materi perkuliahan dan pengembangan ilmu pengetahuan sesuai
dengan kebutuhan pembangunan.
b. Meningkatkan, memperluas dan mempererat kerjasama dengan
Pemerintah Daerah melului kegiatan Praktek Lapangan .
3
C. Lokasi Kegiatan
Kegiatan Praktek Lapangan ( PL ) ini dilaksanakan di Kantor Perpustakaan,Arsip
dan Dokumentrasi Kota Pontianak yang berlokasi di Jalan Alianyang,Kota
Pontianak.
D. Waktu Pelaksanaan
Kegiatan Praktek Lapangan ( PL ) ini dilaksanakan mulai tanggal 10 Januari
2010 dan berakhir 18 Februari 2011.
4
BAB II
GAMBARAN UMUM
A. Profil Instansi
Berdasarkan undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah
Daerah dan Peraturan Pemerintah Nomor 25 tahun 2000 tentang kewenangan
Pemerintah dan Kewenangan Pemerintah Provinsi sebagai daerah otonom
terlihat jelas bahwa salah satu kewenangan waji yang harus dilaksanakan oleh
Pemerintah Kota Pontianak dibidang kearsipan dan perpustakaan adalah
menghimpun dan mengelola arsip in aktif dan statis serta menata buku- buku
perpustakaan.
Sebagai tindaklanjut dari undang-undang nomor 22 tahun 1999 telah
dikeluarkan Peraturan Pemerintah Nomor 84 Tahun 2000 tentang Pedoman
Organisasi Perangkat Daerah, maka Pemerintah Kota Pontianak telah
membentuk Lembaga Teknis Daerah yang menunjang tugas Walikota sebagai
Kepala Daerah sesuai dengan tugasnya.
Adapun dasar hukum keberadaan kantor arsip dan Perpustakaan Umum
Daerah (ARPUSDA), dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah (PERDA) Nomor 3
Tahun 2001 dan disahkan pada tanggal Januari Tahun 2001, dan diperbaharui
dengan Peraturan Daerah Nomor 17 Tahun 2004 tentang Pembentukan
Lembaga Teknis Daerah Kota Pontianak tanggal 30 Desember 2004.
5
Denah ruangan Perpustakaan pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi Kota Potianak
6
Keterangan Denah Lantai 2 Kantor Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi
Kota Pontianak
1. Ruang Kepala Kantor2. Ruang Kasi Pembinaan
Perpustakaan.3. Ruang Kasi Pelayanan
Perpustakaan4. Ruang Pelayanan.5. Ruang Baca6. Ruang Rapat BLH7. Toilet
Denah ruangan Arsip pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota
Potianak
7
B. Personalia ( Uraian Jabatan )
Berdasarkan Peraturan Walikota Nomor 50 Tahun 2008 Tentang Susunan
Organisasi, Tugas Pokok,Fungsi dan Tata Kerja Kantor Perpustakaan,Arsip
dan Dokumentasi Kota Pontianak. Susunan organisasi Kerja Kantor
Perpustakaan,Arsip dan Dokumentasi Kota Pontianak terdiri dari:
a. Kepala Kantor
b. Kepala Sub Bagian Tata Usaha
c. Kepala Seksi Pembinaan Perpustakaan
d. Kepala Seksi Pelayanan Perpustakaan
e. Kepala Seksi Pembinaan dan Pelayanan Arsip
f. Kelompok Jabatan Fungsional Tertentu
Adapun tugas pokok dan fungsi dari jabatan diatas adalah :
a. Kepala Kantor
Tugas pokok Kepala Kantor adalah menyiapkan bahan dan
merumuskaan kebijakan, pemberian dukungan, pembinaan teknis,
pelaporan dan evaluasi di bidang perpustakaan, arsip dan dokumentasi
serta pelaksanaan tugas lain yang diberikan Walikota.
Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Kepala Kantor mempunyai
fungsi:
1) Penyiapan bahan dan perumusan kebijakan teknis di bidang
perpustakaan, arsip dan dokumentasi.
2) Penyusunan rencana kerja di bidang perpustakaan, arsip dan
dokumentasi.
3) Pelaksanaan pembinaan teknis di bidang perpustakaan, arsip dan
dokumentasi
4) Penyiapan bahan laporan pelaksanaan tugas di bidang
perpustakaan, arsip dan dokumentasi
5) Penyiapan bahan evaluasi pelaksanaan tugas di bidang
perpustakaan, arsip dan dokumentasi.
6) Pemberian dukungan atas penyelenggaraan Pemerintah Daerah di
bidang perpustakaan, arsip dan dokumentasi
7) Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang perpustakaan, arsip
dan dokumentasi.
8
8) Pelaksanaan tugas lain di bidang perpustakaan, arsip dan
dokumentasi yang diberikan oleh Walikota.
b. Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Tugas pokok Kepala Sub Bagian Tata Usaha adalah mengolah dan
menyusun bahan perumusan kebijakan, melaksanakan kegiatan dan
menyusun laporan di bidang kesekretariatan.
Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Kepala Sub Bagian Tata
Usaha mempunyai fungsi:
1) Pengolahan dan penyusunan bahan perumusan kebijakan di bidang
kesekretariatan.
2) Penyusunan rencana kerja di bidang kesekretariatan.
3) Penyelenggaraan kegiatan di bidang kesekretariatan berdasarkan
rencana kerja yang telah di tetapkan.
4) Penyusunan bahan laporan pelaksanaan tugas di bidang
kesekretariatan.
5) Pelaksanaan monitoring dan evaluasi di bidang kesekretariatan.
6) Pelaksanaan tugas lain di bidang kesekretariatan yang diberikan oleh
Kepala Kantor.
c. Kepala Seksi Pembinaan Perpustakaan
Tugas pokok Kepala Seksi Pembinaan Perustakaan adalah mengolah
dan dan menyusun bahan perumusan kebijakan,melaksanakan
kegiataan dan menyusun laporan di bidang pembinaan perpustakaan.
1) Pengolahan dan penyusunan bahan perumusan kebijakan di bidang
pembinaan perpustakaan.
2) Penyusunan rencana kerja di bidang pembinaan perpustakaan.
3) Penyelenggaraan kegiatan di bidang pembinaan perpustakaan.
4) Penyusunan bahan laporan pelaksanaan tugas di bidang pembinaan
perpustakaan.
5) Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang pembinaan
perpustakaan.
6) Pelaksanaan tugas lain di bidang pembinaan perpustakaan yang
diberikan oleh Kepala Kantor.
9
d. Kepala Seksi Pelayanan Perpustakaan
Tugas pokok Kepala Seksi Pelayanan Perustakaan adalah mengolah
dan menyusun bahan perumusan kebijakan,melaksanakan kegiataan
dan menyusun laporan di bidang pelayanan perpustakaan.
1) Pengolahan dan penyusunan bahan perumusan kebijakan di bidang
pelayanan perpustakaan.
2) Penyusunan rencana kerja di bidang pelayanan perpustakaan.
3) Penyelenggaraan kegiatan di bidang pelayanan perpustakaan.
4) Penyusunan bahan laporan pelaksanaan tugas di bidang pelayanan
perpustakaan.
5) Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang pelayanan
perpustakaan.
6) Pelaksanaan tugas lain di bidang pembinaan perpustakaan yang
diberikan oleh Kepala Kantor.
e. Kepala Seksi Pembinaan dan Pelayanan Arsip
Tugas pokok Kepala Seksi Pembinaand dan Pelayanan Arsip adalah
mengolah dan menyusun bahan perumusan kebijakan,melaksanakan
kegiataan dan menyusun laporan di bidang pembinaan dan pelayanan
arsip.
1) Pengolahan dan penyusunan bahan perumusan kebijakan di bidang
pembinaan dan pelayanan arsip.
2) Penyusunan rencana kerja di bidang pembinaan dan pelayanan
arsip.
3) Penyelenggaraan kegiatan di bidang pembinaan dan pelayanan
arsip.
4) Penyusunan bahan laporan pelaksanaan tugas di bidang pembinaan
dan pelayanan arsip.
5) Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang pembinaan dan
pelayanan arsip..
6) Pelaksanaan tugas lain di bidang pembinaan dan pelayanan arsip
yang diberikan oleh Kepala Kantor.
f. Kelompok Jabatan Fungsional Tertentu
Beberapa ketentuan dalam jabatan fungsional yaitu:
10
1) Kelompok jabatan fungsional tertentu terdiri atas Pegawai Negeri
Sipil dalam jenjang Jabatan Fungsional Tertentu berdasarkan bidang
keahlian dan keterampilan tertentu.
2) Jabatan fungsional tertentu sebagaimana dimaksud dikoordinir oleh
Pejabat Fungsional yang paling senior yang berada dan
bertanggungjawab secara langsung kepada Kepala Kantor.
3) Jabatan Fungsional Tertentu di lingkungan Kantor akan diatur lebih
lanjut dengan Peraturan Walikota sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
4) Formasi Jabatan Fungsional Tertentu sebagaimana dimaksud
ditetapkan lebih lanjut dengan Keputusan Walikota.
11
C. Struktur Organisasi
12
BAB III
PEMBAHASAN
A. Manajemen Aset
Pengelolaan asset daerah merupakan salah satu kegiatan yang
dilaksanakan Kantor Perpustakaan , Arsip dan Dokumentasi Kota Pontianak.
Pengelolaan asset tersebut sebagaimana diatur dalam UU No.1 Tahun 2004
dinyatakan bahwa asset merupakan semua barang yang debeli atau diperoleh
atas beban APBD atau berasal dari perolehan lainnya yang sah. Oleh sebab itu,
sebagai salah SOPD di Pemerintah Kota Pontianak, Kantor Perpustakaan , Arsip
dan Dokumentasi Kota Pontianak melakukan kewajiban pengelolaan asset dalam
rangka penertiban dan pengelolaan harta kekayaan daerah. Adapun aset-aset
yang dikelola oleh Kantor Perpustakaan , Arsip dan Dokumentasi Kota Pontianak
ialah:
a. Secara Umum
1. Gedung KantorKantor Perpustakaan , Arsip dan Dokumentasi Kota Pontianak menempati gedung yang terletak di Jalan Aliannyang No. 7.
2. KendaraanKendaraan yang tersedia, yaitu:
a) Kendaraan roda duab) Kendaraan roda empat
3. Sarana Pendukung dan Perlengkapan Kantor lainnya:a) Komputer PCb) Laptopc) Telephone (PABX)
4. Dan barang lainnya sebagaimana tercantum dalam kartu inventaris barang (KIB).
b. Kondisi Bangunan Gedung dan Ruangan
No Sarana/Prasarana Jumlah Kondisi Keterangan
1 Gedung Kantor 1 Unit Baik
2 Ruang Kepala / Ruang Rapat 1 Ruang Baik
3 Ruang Kabag.TU / TU dan Staf 1 Ruang Baik
4 Perpustakaan 1 Ruang Baik
5 Ruang Depo Arsip 1 Ruang Baik
13
c. Sarana dan Prasarana Pendukung
Adapun beberapa sarana dan prasarana pendukung :
No
Jenis Barang JumlahKondisi
KeteranganBaik Kurang Baik
Rusak
1 Kendaraan Roda 4 3 Unit 3 Unit - -Bantuan dari APBD
2 Kendaraan Roda 2 1 Unit 1 Unit - - Bantuan
3 Gedung Rumah Baca 2 Unit 2 Unit 1 Unit 1 Unit Bantuan
4 Genset 1 Unit 1 Unit - - Bantuan
5 DVD 2 Unit 1 Unit - - Bantuan
6 Laptop 5 Unit 5 Unit - -Bantuan dari APBD
7 Mesin Pencacah 1 Unit 1 Unit - - APBD
8 AC 7 Unit 7 Unit - - APBD
9 Komputer 13 Unit 11 Unit - 2 Unit Bantuan dari APBD
10 Mesin CPU 12 Unit 10 Unit - 2 Unit Bantuan dari APBD
11 DVD Room / RW 1 Unit 2 Unit - - Bantuan
12 Komputer 1 Unit 1 Unit - - APBD
13 Scanner 4 Unit 4 Unit - - APBD
14 Mesin UPS 7 Unit 5 Unit - 2 Unit APBD
15 Mesin Printer 21 Unit 16 Unit - 5 Unit Bantuan dari APBD
16 Filling Kabinet 7 Unit 5 Unit - 2 Unit Bantuan dari APBD
17 Racun Api 5 Unit 5 Unit - - APBD
18 Kipas Angin 7 Unit 4 Unit - 3 Unit Bantuan dari APBD
19 Televisi 3 Unit 3 Unit - - Bantuan
20 Lemari Katalog 5 Unit 5 Unit - - Bantuan
21 Bufet 1 Unit 1 Unit - - APBD
22 Mesin Fax 1 Unit 1 Unit - - APBD
23 Telepon 4 Unit 2 Unit - 2 Unit APBD
24 lemari kaca 14 Unit 14 Unit - - APBD
25 Mesin Penjilid 1 Unit 1 Unit - - Bantuan
26 Mesin Tik 4 Unit 3 Unit - 1 Unit Bantuan dari APBD
27 Lemari Besi 1 Unit 1 Unit Bantuan
28 Vacum Cleaner 1 Unit 1 Unit - - APBD
29 Kursi Plastik 25 Unit 25 Unit - -Bantuan dari APBD
30 Meja Plastik 2 Unit 2 Unit - - Bantuan
14
B. Perencanaan Pembangunan DaerahBedasarkan UU No 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah ,
pemerintah daerah baik provinsi maupun kab/kota memiliki hak dan kewajiban
dalam pelayanan di bidang perpustakaan dan kerarsipan. Maka dalam hal ini
dilingkungan pemerintah kota Pontianak, Kantor Perpustakaan,Arsip dan
Dokumentasi (KPAD) merupakan unsur pelaksana pelayanan di bidang
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi yang memberikan pelayanan kepada
masyarakat dan pihak-pihak yang membutuhkan pelayanan di bidang
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.
Dalam memberikan pelayanan di bidang Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi, KPAD berdasarkan Rencana Strategis KPAD Kota Pontianak
tahun 2005-2009 menetapkan beberapa tujuan yang hendak dicapai, yaitu:
a. Terwujudnya pendokumentasian dan pelayanan arsip yang berbasis
teknologi.
b. Peningkatan pemenuhan sarana,prasarana, dan pelayanan kepustakaan
dengan mewujudkan sumber daya manusia yang professional.
c. Meningkatkan peran lembaga yang didukung oleh aparatur yang mampu
melaksanakan tugas dengan baik dan professional dibidangnya untuk
mewujudkan goog government.
d. Terlaksananya administrasi ketatausahaan dan kelengkapan inventaris
daerah serta menumbuh kembangkan respon dan partisipasi masyarakat
dalam pembangunan.
e. Berkembangnya transparansi dan akuntabilitas, serta profesionalisme
dalam pengelolaan kekeyaan dan keuangan serta peningkatan efisiensi
dan efektifitas dalam pengelolaan barang daerah.
Untuk mewujudkan tujuan-tujuan tersebut, KPAD Kota Pontianak memiliki
beberapa sasaran yaitu:
a. Tersusunnya dan terpeliharanya arsip-arsip pada unit kerja dalam
meningkatkan system informasi.
b. Tersedianya buku-buku perpustakaan yang diperlukan dalam peningkatan
pengelolaan perpustakaan dan minat baca bagi masyarakat dan aparatur.
15
c. Tersedianya sarana dan prasarana kantor yang memadai dengan
meningkatkan kualitas aparatur dan pelayanan public dan kantor bagi
masyarakat dan aparatur.
d. Tersedianya aparatur yang professional dalam mendukung kelancaran
dan penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan.
e. Terselenggaranya pengelolaan keuangan daerah yang efesien dan efektif
dengan dukungan optimalisasi penerimaan daerah.
f. Terlaksananya peningkatan sarana dan prasarana aparatur.
Dalam rangka mewujudkan tujuan dana sasaran tersebut dan dalam
rangka melaksanakan tugas pokok dan fungsi di bidang Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi. Terdapat beberapa hal yang berpengaruh yaitu:
1. Sumber Daya Manusia
Pada tahun 2009, KPAD Kota Pontianak dalam melaksanakan tugas
pokok dan fungsinya didukung oleh 24 orang pegawai dengan komposisi
sebagai berikut:
a. Pegawai Organik ( PNS ) dengan jumlah 24 orang.
I. Dari segi Kepangkatan / Golongan ruang, terdiri dari:
a. Golongan I = -
b. Golongan II = 14 Orang
c. Golongan III = 9 Orang
d. Golongan IV = 1 Orang
II. Dari Segi Jabatan Struktural / Eselon sebanyak 5 orang yaitu:
Eselon II = -
Eselon III = 1 Orang
Eselon IV = 3 Orang
b. Pegawai Non Organik (Tenaga Honor Rutin) dengan jumlah 13 orang
terdiri dari: 2 orang PTT Tata Usaha, 3 orang PTT Arsip, 2 Orang PTT
Mobil Perpustakaan Keliling dan 6 orang PTT Rumah Baca.
2. Sarana dan Prasarana KantorPerkembangan sarana dan prasarana yang ada di KPAD Kota Pontianak adalah sebagai berikut:A. Secara Umum
a. Gedung KantorKantor Perpustakaan , Arsip dan Dokumentasi Kota Pontianak menempati gedung yang terletak di Jalan Aliannyang No. 7.
b. Kendaraan
16
Kendaraan yang tersedia, yaitu:a) Kendaraan roda dua = 1 Unitb) Kendaraan roda empat = 3 Unit
c. Sarana Pendukung dan Perlengkapan Kantor lainnya:a) Komputer PC = 13 Unitb) Laptop = 5 Unitc) Telephone (PABX) = 4 Unit
d. Dan barang lainnya sebagaimana tercantum dalam kartu inventaris barang (KIB).
B. Kondisi Bangunan Gedung dan Ruangan
No Sarana/Prasarana Jumlah Kondisi Keterangan
1 Gedung Kantor 1 Unit Baik
2 Ruang Kepala / Ruang Rapat 1 Ruang Baik
3 Ruang Kabag.TU / TU dan Staf 1 Ruang Baik
4 Perpustakaan 1 Ruang Baik
5 Ruang Depo Arsip 1 Ruang Baik
C. Sarana dan Prasarana PendukungAdapun beberapa sarana dan prasarana pendukung :
No Jenis Barang JumlahKondisi
KeteranganBaik
Kurang Baik Rusak
1 Kendaraan Roda 4 3 Unit 3 Unit - -Bantuan dari APBD
2 Kendaraan Roda 2 1 Unit 1 Unit - - Bantuan
3 Gedung Rumah Baca 2 Unit 2 Unit 1 Unit 1 Unit Bantuan
4 Genset 1 Unit 1 Unit - - Bantuan
5 DVD 2 Unit 1 Unit - - Bantuan
6 Laptop 5 Unit 5 Unit - -Bantuan dari APBD
7 Mesin Pencacah 1 Unit 1 Unit - - APBD
8 AC 7 Unit 7 Unit - - APBD
9 Komputer 13 Unit 11 Unit - 2 Unit Bantuan dari APBD
10 Mesin CPU 12 Unit 10 Unit - 2 Unit Bantuan dari APBD
11 DVD Room / RW 1 Unit 2 Unit - - Bantuan
12 Komputer 1 Unit 1 Unit - - APBD
13 Scanner 4 Unit 4 Unit - - APBD
14 Mesin UPS 7 Unit 5 Unit - 2 Unit APBD
15 Mesin Printer 21 Unit 16 Unit - 5 Unit Bantuan dari APBD
16 Filling Kabinet 7 Unit 5 Unit - 2 Unit Bantuan dari APBD
17
17 Racun Api 5 Unit 5 Unit - - APBD
18 Kipas Angin 7 Unit 4 Unit - 3 Unit Bantuan dari APBD
19 Televisi 3 Unit 3 Unit - - Bantuan
20 Lemari Katalog 5 Unit 5 Unit - - Bantuan
21 Bufet 1 Unit 1 Unit - - APBD
22 Mesin Fax 1 Unit 1 Unit - - APBD
23 Telepon 4 Unit 2 Unit - 2 Unit APBD
24 lemari kaca 14 Unit 14 Unit - - APBD
25 Mesin Penjilid 1 Unit 1 Unit - - Bantuan
26 Mesin Tik 4 Unit 3 Unit - 1 Unit Bantuan dari APBD
27 Lemari Besi 1 Unit 1 Unit Bantuan
28 Vacum Cleaner 1 Unit 1 Unit - - APBD
3. Sumber DanaDana yang tersedia untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas bersumber dari APBD Kota Pontianak ditambah dengan Anggaran Biaya Tambahan (ABT) Tahun 2009.Sumber dana yang berasal dari APBD Kota Pontianak dari Dokumen Pelaksanaan Anggaran SKPD memiliki rincian sebagai berikut:
No Jenis Belanja Aparatur Total
1Belanja Tidak Langsung
1.147.007.000,00
1.147.007.000,00
2 Belanja Langsung1.242.919.600,00
1.242.919.600,00
Jumlah1.389.926.600,00
1.389.926.600,00
18
C. Dasar-Dasar Legal Drafting
Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi di bidang perpustakaan, arsip dan
dokumentasi, KPAD Kota Pontianak melakukan kerjasama-kerjasama dengan
pihak swasta dan intern pemerintah. Kerjasama-kerjasama ini dilakukan salah
satunya melalui perjanjian-perjanjian tertulis yang memiliki kekuatan hukum tetap
(legal Drafting).
Adapun bentuk-benuk perjanjian yang dilakukan KPAD Kota Pontianak
adalah sebagai:
1. Surat Perjanjian Kerja ( Pegawai Mobil Perpustakaan Keliling ).
2. Surat Perjanjian Kerja ( Pegawai Kontrak Arsiparis ).
3. Surat Perjanjian Kerjasama antara KPAD dengan Dinas Pendidikan
( Penggunaan Mobil Pintar ).
19
D. Pelayanan Prima
Pelayanan Prima merupakan salah satu bentuk yang harus dilakukan oleh
Instansi Pemerintah kepada masyarakat dengan tujuan membantu
terlaksananya Kebijakan Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah,
berdasarkan Keputusan MENPAN Nomor 63 tahun 2003 mengenai pelayanan,
Pelayanan Publik adalah segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh
pennyelenggara pelayanan public sebagai upaya pemenuhan kebutuhan
penerima pelayanan maupun pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
Pelayanan Publik dikelompokan menjadi 3 (tiga) jenis yaitu, Pelayanan
Administratif, Pelayanan barang, dan Pelayanan Jasa. Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Pontianak melakukan pelayanan kepada masyarakat
dikelompokan dalam pelayanan Jasa dibidang perpustakaan penyediaan buku-
buku pendidikan sebagai bentuk peningkatan kualitas sumber daya manusia
yang khususnya di Kota Pontianak.
Standar Oprasional Prosedur
Pengunjung datang mengisi buku tamu
Pengunjung mencari buku yang diinginkan kemudian membaca
diperpustakaan atau membawa pulang bagi yang telah menjadi anggota
pepurtakaan
Kemudian petugas mencatat buku yang dipinjam kedalam buku pinjaman
Buku dipinjam selama 2 (dua) minggu sebanyak 2 buah buku
Apabila buku yang dipinjam hilang atau rusak maka anggota perputakaan
tersebut harus mengantri sesuai dengan judul buku yang dipinjam, kalau
buku tersebut tisak tercetak lagi, dapat digantikan dengan judul buku
yang lain sesuai klasifikasinya.
Bagi yang ingin menjadi anggota perpustakaan gratis tidak dipungut biaya
apapun, cukup mengisi data formulir yang telah disediakan disertai
dengan melampirkan 2 pas photo dengan ukuran 2x3 berwarna dan 1
lembar foto copy KTP, bagi anak-anak hanya photo copy orang tuanya.
Perpustakaan Umum Daerah Kota Pontianak menyelenggarakan
pelayanan dibidang perpustakaan dan informasi khususnya dibidang sosial,
20
teknologi dan hiburan, dengan jumlah koleksi yang dimiliki berjumlah 12.353
eksemplar.
Jadwal Pelayanan:
*Senin s/d kamis : pukul 07.30 – 15.30 wib.
*Jum’at : pukul 07.30 – 10.30 wib.
(buka kembali) pukul 13.30 – 15.00 wib.
*Sabtu : Libur.
Perpustakaan Umum Daerah Kota Pontianak selain menyelenggarakan
pelayanan dibidang perpustakaan yang bertempat di gedung Kantor
Perpustakaan Daerah (KPAD), perpustakaan Umum Daerah Kota Pontianak juga
menyedikan pelayanan Mobil Pintar dan Perpustakaan Keliling. Mobil Pintar dan
Perpustakaan Keliling merupakan suatu kegiatan untuk melaksanakan Misi dari
KPAD, Mobil Pintar membawa buku yang yang berisikan buku penetahuan dan
buku dongeng yang diprioritaskan bagi anak-anak Pendidikan Anak Usia Dini
(PAUD) dan Sekolah Dasar sedangkan Perpustakaan Keliling membawa buku
pengetahuan dan Novel yang diprioritaskan kepada anak-anak tingkat Sekolah
Menengah Pertama (SMP) /sederajat dan Sekolah Menengah Umum (SMU) /
sederajat. Selain itu ARPUSDA menyediakan rumah baca yang berada di Kota
Pontianak lebih tepatnya di daerah Kecamatan Pontianak Barat yang beralamat
di Jln.Tambrin Ahmad (komp.Kantor Camat) dan di Pontianak Timur Jln.Tanjung
Raya1.
Jadwal Kunjungan Mobil Perpustakaan Keliling selama 5 (lima) hari dalam
seminggu yaitu:
*Senin s/d Kamis : pukul 09.00 – 11.00 wib.
*Jum’at : pukul 07.30 – 08.30 wib.
21
E. Manajemen Strategis
Rencana Strategis (Renstra) Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Kota Pontianak Tahun 2005-2009 merupakan suatu proses yang berorientasi
pada hasil yang ingin dicapai dalam kurun waktu tahun 2005-2009 dengan
memperhitungkan potensi, peluang dan Kendal yang ada dan mungkin timbul.
Rencana strategis ini berkedudukan dan berfungsi antara lain merupakan
acuan dan tolak ukur yang jelas dan tegas bagi Kantor Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi Kota Pontianak dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi serta
kewenangan yang diberikan oleh Pemerintah kota Pontianak, sehingga
keberhasilan atau kegagalan dalam implementasinya dapat diukur dengan jelas.
Agar Rencana Strategis dapat mendatangkan manfaat bagi
pembanguanan Kota Pontianak ke depan, maka dalam implementasinya perlu
adanya komitment, semangat, tekad, kemauan, kemampuan dan etos kerja yang
tinggi, yang ditunjukkan melalui kesungguhan, kejujuran dan keterbukaan tidak
hanya oleh segenap pegawai Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota
Pontianak, melainkan juga seluruh aparatur pemerintah kota Pontianak dan
stakeholder lainnya yang ada di Kota Pontianalk.
Rencana Strategis ini merupakan proses yang berkelanjutan, oleh karena
itu agar mampu dan responsive terhadap perkembangan situasi yang sangat
dinamis, baik dalam aspek kenegaraan, politik, ekonomi, maupun social budaya,
maka secara periodic perlu diupayakan untuk dilakukan revisi baik secara parsial
maupun menyeluruh.
Uraian lebih lanjut Rencana Strategis Kantor Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi Kota Pontianak Tahun 2009 yang merupakan tahun kelima dari
Rencana Stragegis Pembangunan Kota Pontianak Tahun 2005-2009, adalah
sebagai berikut:
A. Rencana Strategis
1. Peryataan Visi
Visi merupakan cara pandang jauh kedepan tentang kemana Kantor
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Pontianak secara terus
menerus mengembangkan peluang dan inovasi agar tetap eksis dan
unggul dengan senantiasa mengupayakan perubahan kearah perbaikan.
22
Perubahan harus itu disusun dalam tahap terencana, konsisten dan
berkelanjutan sehingga dapat meningkatkan akuntabilitas kinerja yang
berorientasi pada pencapaian hasil (outcomes).
Perumusan Visi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota
Pontianak, yaitu: “ Menjadi Institusi Terdepan Dalam Pendokumentasian,
Pelayanan Arsip dan Keperpustakaan”.
2. Penjelasan Makna Visi
Makna dari Visi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota
Pontianak adalah:
a. Kantor PAD Berkewajiban menghimpun, mendata dan mempunyai
arsip-arsip penting (Pemerintahan,Pembangunan dan
Kemasyarakatan).
b. Menyimpan dan mendokumentasikan serta memelihara arsip-arsip
penting tersebut pada setiap periode Pemrintahan.
c. Turut serta dalam mencerdaskan kehidupan bangsa melalui buku-buku
bacaan/ilmu pengetahauan serta informs penting lainnya.
d. Sebagai bahan pembuktian yang diperluPemerintahan yang akan
datang serta buku sejarah bagi generasi muda dan penerus bangsa
dikemudian hari.
e. Pelayanan prima terhadap masyarakat akan kebutuhan arsip dan
buku- buku bacaan.
f. Mengadakan kerjasama dengan provinsi maupun ANRI /
Perpustakaan Nasional tentang kegiatan kearsipan dan perpustakaan.
3. Pernyataan Misi
Pernyataan Misi mengandung pernyataan yang mencerminkan
pandangan organisasi tentang kemampuan dirinya. Pernyataan misi
merupakan hal yang sangat penting untuk mengarahkan kegiatan Kantor
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Pontianak untuk lebih eksis
dan dapat mengikuti efek global otonomi daerah.
Berkaitan dengan hal tersebut, maka Kantor Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi Kota Pontianak memiliki misi:
MISI 1 : Mewujudkan pengelolaan kearsipan, pendokumentasian arsip
yang baik dan modern melalui tahapan kegiatan pembinaan,
23
pendataan, pengumpulan, penilaian, penyimpanan,
pemeliharaan dan penyusutan dan pemusnahan arsip.
MISI 2 : Mewujudkan penyebarluasan informasi dan ilmu
pengetahuan, baik secara langsung maupun tidak langsung,
melaluai dokumentasi arsip bahan bacaan/kepustakaan.
MISI 3 : Terciptanya pelayan yang baik bagi pihak-pihak yang
memerlukan.
4. Tujuan
Tujuan strategis merupakan penjabaran atau implementasi dari
pernyataan misi yang akan dicapai atau dihasilkan dalam kurun waktu
tertentu (umumnya 1 (satu) sampai 5 (lima) tahun). Dengan
diformulasikannya tujuan strategis ini maka Kantor Perpustakaan, Arsip
dan Dokumentasi Kota Pontianak dapat secara tepat mengetahui apa
yang harus dilaksanakan dalam memenuhi visi dan misinya dengan
mempertimbangkan sumber daya dan kemampuan yang dimiliki.
Lebih dari itu, perumusan tjuan strategis juga memungkinkan untuk mengukur
sejauh mana visi dan misi telah di capai mengingat tujuan strategis di rumuskan
berdasarkan visi dan misi telah di capai mengingat tujuan strategis dirumuskan
berdasarkan visi dan misi yang telah di tetapkan.
Adapun tujuan strategis tersebut adalah sebagai berikut:
1. Tujuan strategis untuk mencapai misi : mewujudkan pengelolaan
kearsipan, pendokumentasian arsip yang baik dan modern melalui
tahapan kegiatan pembinaan, pendataan, pengumpulan, pemilahan,
penilaian, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan, / pemusnahan arsip
adlah “Terwujudnya Pendokumentasian dan Pelayananan Arsip yang
berbasis teknologi”
2. Tujuan strategis untuk mencapai misi : mewujudkan penyebarluasan
informasi dan ilmu pengetahuan, baik secara langsung maupun tidak
langsung melalui dokumentasi arsip bahan bacaan / kepustakaaan
adalah “peningkatan pemenuhan sarana, prasarana dan pelayanan
24
kepustakaan dengan mewujudkan sumber daya manusiayang
professional”
3. Tujuan strategis untk mencapai misi : terciptanya pelayanan yang baik
bagi pihak-pihak yg memerlukan adlah :
a. Meningkatkan peran lembaga yang mendukung oleh aparatur yang
mmpu melaksanakan tugas dengan baik dan professional di
bidangnya ntuk mewujudkan good government
b. Terlaksananya administrasi ketatausahaaan dan kelengkapan
inventaris daerah serta menumbuh kembangkan respond an
partisispasi masyarakat dalam pelaksanaan pembanunan
c. Berkembangnya transparansi dan akuntabilitas, serta profesionalisme
dalam pengelolaan kekayaan dan keuangan serta peningkatan
efisiensi, efektivitas dan prioritas alokasi belanja daerah
Tujuan merupakan hasil akhir yang akan dicapai dalam kurun waktu satu
sampai lima tahun, yang menggambarkan arah strategi organisasi.
Tujuan diperlukan guna meletakkn kerangka prioritas dengan
memfokuskan arah smua program dan aktifitas organisasi pada
pencapaian misi.
Sebagai penjabaran dan misi, tujuan harus dapatmenunjukkan kondisi
yang ing dicapai dimasa mendatang. Dengan demikian tujuan dapat
bersifat kualitatif atupun kuantitatif, harus searah dengan visi dan mii
organisasi, merupakan jawaban atas prioritas permasalahan, mencakup
jangka waktu relatip panjang, serta menunjukkkan secara jelas arah
program.
Untuk mencapai misi yang telah disusun sebagaimana tersebut di atas,
maka ditetapkanlah tujuan antor perpustakaan, arsip dan dokumentasi
kota Pontianak sebagai berikut :
1. Terwujudnya pendokumentasian dan pelayanan arsip yang berbasis
teknologi.
2. Peningkatan pemenuhan sarana, prasarana, dan pelayanan
kepustakaan dengan mewujudkan sumber daya manusia yang
professional.
25
3. Meningkatkan peran lembaga yang mendukung oleh aparatur yang
mampu melaksanakan tugas dengan baik dan professional
dibidangnya untuk mewujudkan good government.
4. Terlaksananya administrasi ketatausahaan dan kelengkapan
inventaris daerah serta menumbuh kembangkan respon dan
partisipasi masyarakat dalam pelaksanaan pembangunan.
5. Berkembangnya transparansi dan akuntabilitas, serta profesionalisme
daam pengelolaan kekayaan dan keuangan serta peningkatan
efisiensi, efektivitas dan prioritas alokasi belanja daerah.
Sasaran Dan Indikator Kinerja Sasaran
Sasaran strategis organisasi merupakan penjabaran dari misi dan tujuan yang telah
ditetapkan, yang menggambarkan sesuatu yang akan dihasilkan setiap tahun melalui
serangkaian startegi. Penetapan sasaran strategis ini diperlukan untuk memberikan
focus pada penyusunan kebijaksanaan, program, dan kegiatan sesuai sumber daya
yang dimiliki serta dialokasikan setiap tahun anggaran berdaarkan periode
renstranya.
Sasaran strategis ini merupakan bagian integral dalam proses perencanaan strategis
dan merupakan dasar yang kuat untuk mengendalikan dan memantau pencapaian
kinerja organisasi serta lebih menjamin suksesnya pelaksanaan rencana jangka
panjang yang sifatnya menyeluruh, yang berarti meyangkut keseluruhan satuan
kerja/instansi di lingkungan organisasi. Sasaran-sasaran yang ditetapkan sepenunya
mendukung pencapaian tujuan strategis yang terkait.
Dengan demikian, apabila seluruh sasaran yang ditetapkan telah dicapai diharapkan
bahwa tujuan strategis terkait juga akan dicapai.
Tujuan pertama
Terwujudnya pendokumentasian dan pelayanan arsip yang berbasis teknologi
dengan sasaran yaitu :
Tersusunnya dan terpeliharanya arsip-arsip pada unit kerja sasaran diantaranya
adalah kearsipan yang efektif, efisien, transparan, mudah untk dipublikasikan.
Tujuan kedua
26
Peningkatan pemenuhan sarana, prasarana, dan pelayanan kepustakaan dengan
mewujudkan sumber daya manusia yang professional, dengan sasaran yaitu :
Tersedianya buk-buku perpustakaan yang di perlukan dalam peningkatan
pengelolaan perpustakaan dan minat baca bagi masyarakat dan aparatur dengan
indicator kinerja antara lain :
1. Meningkatkan kemampuan dan keterampilan tenaga perpustakan yang
professional.
2. Meningkatkan pengelolaaan perpustakaaan yang efektif dan efisien.
3. Meningkatkan pemenuhan kebutuhan dan buku-buku perpustakan dan
menambah koleksi buk perpustakaan umum daerah
Tujuan Ketiga
“Meningkatkan peran lembaga yang didukung oleh aparatur yang mampu
melaksanakan tugas dengan baik dan professional di bidangnya untuk
mewujudkan good government” dengan sasaran yaitu : Tersedianya sarana dan
prasarana kantor yang memadai dengan meningkatkan kualitas aparatur dan
pelayanan public dan kantor bagi masyarakat dan aparatur, dengan indicator
kinerja antara lain :
a. Tingkat pemenuhan/kecukupan kebutuhan alat kantor
b. Kelancaran penyusunan APBD kantor PAD
Tujuan Keempat
“Terlaksananya administrasi ketatausahaan dan kelengkapan inventaris daerah
serta menumbuh kembangkan respond an partisipasi masyarakat dalam
pembangunan, dengan sasaran yaitu : Tersedianya aparatur yang professional
dalam mendukung kelancaran dan penyelenggaraan pemerintah dan
pembangunan, dengan indicator kinerja antara lain :
a. Berfungsi nya barang dan jasa yang diadakan
b. Tingkat pemenuhan kebutuhan kantor atas barang dan jasa
27
c. Berfungsinya sarana dan prasarana instansi di lingkungan kantor secara
memadai
d. Tingakt kelayakan sarana dan prasarana instansi di lingkungan kantor
Tujuan Kelima
“Berkembangnya transparasi dan akuntabilitas, serta profesionalisme dalam
pengelolaan kekayaan dan keuangan serta peningkatan efisiensi dan efektivitas,
dalam prioritas belanja daerah, dengan sasaran yaitu : Terselenggaranya
pengelolaan keuangan daeerah yang efisien dan efektif dengan dukungan
optimalisasi penerimaan daerah, dengan indicator kinerja antara lain :
a. Indeks kepuasan pegawai terhadap pelayanan kesejahteraan pegawai
b. Indeks kepuasan pegawai terhadap perawatan dan pengobatan pegawai
c. Indeks kepuasan pegawai pengembangan SDM pegawai
d. Tingkat kesesuaian pelaksanaan tugas pokok instansi pemerintah dengan
perencanaan dan ketentuan yang berlaku
6. Kebijaksanaan Dan Program Kerja
Untuk mewujudkan visi dan misi maka harus di pilih strategi yang tepat agar
meningkatkan kinerja. Strategi Kntor perpustakaan, arsip dan dokumentasi kota
Pontianak mencakup pppenentuan kebijaksanaan , program dan kegiatan.
Kebijaksanaan pada dasarnya merupakan ketentuan-ketentuan yang telah di
sepakati pihak-pihak terkait dan ditetapkan oleh yang berwenang untuk di jadikan
pedoman, pegangan atau petunjuk bagi setiap kegiatan agar tercapai kelancaran
dan keterpaduan dalam upaya mencapai sasaran, tujuan, misi dan visi. Program
adalah kumpulan kegiatan-kegiatan nyata, sistematis dan terpadu dalam rangka
mencapai tujuan dan sasaran yang telah di tetapkan.
Dengan demikian, kegiatan merupakan penjabaran lebih lanjut dari satu program
sebagai arah dari pencapaian tujuan dan sasaran strategic yang memberikan
kontribusi bagi pencapaian misi dan visi. Kegiatan berdimesi waktu tidak lebih
dari satu tahun. Kegiatan merupakan aspek operasional/kegiatan nyata dari
28
suatu rencana strategic yang berurut turut di arahkan untuk memenuhi sasaran,
tujuan, misi dan visi.
Adapun penjelasan lebih rinci adalah sebagai berikut :
1. Sasaran 1 : Tersusunnya dan terpeliharanya arsip-arsip pada unit k4erja
dalam meningkatkan system informasi, ditetapkan kebijaksanaan dan
program sebagai berikut :
No Kebijakan No Program
1 Memberikan informasi tentang
arsip inaktif dan statis dalam
pendokumentasian arsip
secara digital untuk pelestarian,
pemeliharaan, perawatan dan
pengamanan
1.1
1.2
1.3
Peningkatan kualitas pelayanan
Informasi
Penyelamatan dan pelestarian
Dokumen Arsip Daerah
Pemeliharaan rutin berkala sarana
dan prasarana kearsipan
2 Meningkatkan kompetisi dan
profesionalisme petugas
kearsipan
2.1 Peningkatan sumber daya
manusia
2. Sasaran 2 : Tersedianya buku-buku perpustakaan yang di perlukan
dalam peningkatan pengelolaan perpustakaan dan minat baca bagi
masyarakat dan aparatur, ditetapkan kebijaksanaan dan program sebagai
berikut :
No Kebijakan No Program
1 Meningkatkan minat baca dan
budaya baca pada
perpustakaan dan rumah baca
2.1
2.2
Peningkatan pengetahuan aparatur
dan masyarakat dan pelayanan
perpustakaan serta rumah baca
29
Pengembangan budaya baca dan
pembinaan perpustakaan
3. Sasaran 3 : Tersedianya sarana dan prasarana kantor yang memadai
dengan meningkatkan kualitas aparatur dan pelayanan public dan kantor
bagi masyarakat dan aparatur, ditetapkan kebijaksanaan dan program
sebagai berikut :
No Kebijakan No Program
1 Memberikan pelayanan
kepada masyarakat dan
kantor
1.1 Pelayanan administrasi perkantoran
4. Sasaran 4 : Tersedianya aparatur yang professional dalam mendukung
kelancaran dan penyelenggaran pemerintah dan pembangunan,
ditetapkan kebijaksanaan dan program sebagai berikut :
No Kebijakan No Program
1 Meningkatkan disiplin aparatur
berdasarkan ketentuan yang
berlaku
1.1
1.2
Peningkatan disiplin aparatur
Peningkatan sumber daya manusia
5. Sasaran 5 : Terselenggaranya pengelolaan keuangan daerah yang
efisien dan efektif dengan dukungan optimalisasi penerimaan daerah, di
tetapkan kebijaksanaan dan program segbagai berikut :
No Kebijakan No Program
1 Memberikan laporan akhir
tahun dan evaluasi pada
setiap kegiatan
1.1 Peningkatan pengembangan
system pelaporan capian kinerja
dan keuangan
30
6. Sasaran 6 : Terlaksananya peningkatan sarana dan prasarana aparatur,
ditetapkan kebijaksanaan dan program sebagai berikut :
No Kebijakan No Program
1 Memberikan motivasi kepada aparatur dalam bekerja secara disiplin menurut tupoksi masing-masing
1.1 Peningkatan sarana dan prasarana aparatur
31
F. Analisis Kebijaka Publik
Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah ( AKIP ) adalah perwujudan
kewajiban suatu Instansi Pemerintah untuk mempertanggungjawabkan
keberhasilan atau kegagalan pelaksanaan misi organisasi dalam mencapai
tujuan dan sasaran yang telah di tetapkan melalui instrument
pertanggungjawaban secara periodic, yaitu Laporan Akuntabilitas Kinerja
Pemerintah ( LAKIP ). Instrument pertanggungjawaban tersebut antara lain
meliputi pengukuran, penilaian, evaluasi dan analisis kerja, serta akuntabilitas
keuangan yang di laporkan secara menyeluruh dan terpadu untuk memenuhi
kewajiban dalam mempertanggungjawabkan keberhasilan atau kegagalan
pelaksanaan tugas pokok dan fungsi, sasaran, tujuan, misi dan visi organisasi.
A. PENGUKURAN KINERJA
Pengukuran kinerja meliputi penetapan indicator kinerja untuk masing –
masing sasaran dan kegiatan, metod pengukuran kinerja dan metode
penyimpulan pencapaian kinerja sasaran.
1. Penetapan Indikator Kinerja
Untuk dapat mengukur kinerja suatu sasaran atau kegiatan perlu ditetapkan
indicator yang mengindikasikan keberhasilan atau ketidak berhasilan
pencapaian kinerja sasaran dan kegiatan tersebut. Indicator kinerja kegiatan
meliputi indicator kinerja input, output, outcome, benefit, dan impact. Indicator
kinerja input merupakan sekumpulan sumber daya yang di butuhkan untuk
melaksanakan suatu kegiatan. Indicator kinerja output merupakan keluaran
nyata dan langsung dapat di lihat setelah kegiatan tersebut dilaksanakan.
Indicator kinerja outcome adalah hasil atau manfaat langsung yang
diharapkan dari pelaksanaan suatu kegiatan. Benefit dan impact merupakan
32
manfaat yang berdampak lebih luas kepada masyarakat. Benefit dan impact
merupakan hasil akhir dari pelaksanaan suatu kegiatan. Indicator kinerja
sasaran adalah indicator yang di tetapkan untuk mengindikasikan
keberhasilan pencapaian sasaran yang telah di tetapkan. Indicator kinerja
sasaran yang di tetapkan secara umum lebih mengarah kepada output atau
outcome dan sebagian lagi berupa indicator hasil yang lebih tinggi ( ultimate
outcome ) dan indicator benefit. Sedangkan indicator dampak secara umum
baru terbatas pada identifikasi untuk melihat keterkaitannya dengan tujuan
dan sasaran. Selain itu, indicator kinerja saran yang di tetapkan juga meliputi
indikator –indikator yang lebih makro yang terkait dan dapat mengindikasikan
keberhasilan/ketidakberhasilan pencapaian kinerja tersebut. Hal ini
mengingat system pengumpulan data kinerja di lingkungan pemerintah kota
belum sepenuhnya terpenuhi. Tugas – tugas umum pemerintahan yang
berupa pelayanan public belum dapat di tetapkan indicator keberhasilannya,
mengingat Standar Pelayanan Minimum ( SPM ) yang menjadi acuan
pembuatan indicator pada umum nya masih dalam proses penyusunan,
sehingga capaian kinerja yang dapat dilaporkan cenderung lebih dititik
beratkan pada sejauh mana program dan kegiatan pembangunan telah
membawa manfaat bagi masyarakat, pemerintah maupun stakeholder
lainnya.
Secara umum indicator da target kinerja ditetakan secara mandiri, dengan
mempertimbangkan data kinerja yang tersedia.
2. Metode Pengukuran Kinerja
Pengukuran kinerja dilakukan dengan membandingkan rencana dan realisasi
sebagai berikut :
33
1 ) Apabila semakin tinggi realisasi menunjukan semakin tinggi nya kinerja
atau semakin rendah realisasi menunjukan semakin rendahnya kinerja,
digunakan rumus :
Capaian Indikator Kinerja = Realisasi
Rencana
2 ) Apabila semakin tinggi realisasi menunjukan semakin rendahnya kinerja atau semakin rendah realisasi menunjukan semakin tingginya kinerja, digunakan rumus :
Capaian Indikator Kinerja = Realisasi – ( Realisasi – Rencana )
Rencana
Atau
Capaian Indikator Kinerja = (2 x Rencana ) - Realisasi
Rencana
Pengukuran kinerja di lakukan dengan menggunakan indicator kinerja pada
level sasaran dan kegiatan. Pengukuran dengan menggunakan indicator
kinerja pada level sasaran digunakan untuk menunjukan secara langsung
kaitan antara sasaran dengan indicator kinerjanya, sehingga keberhasilan
sasaran berdasarkan rencana kinerja tahunan yang ditetapkan dapat dilihat
dengan jelas. Selain itu, untuk memberikan penilaian yang lebih independn
melalui indicator – indicator Outcomes atau minimal outputs dari kegiatan
yang terkait langsung dengan sasaran yan di inginkan.
Pengukuran kinerja yang dilakukan mencakup :
a. Kinerja kegiatan merupakan tingkat pencapaian target dari masing –
masing kelompok indicator kegiatan. Pengukuran kinerja kegiatan ini
mnggunakan formulir Pengukuran Kinerja Kegiatan ( PKK ) terlampir.
b. Tingkat pencapaian sasaran merupakan tingkat pencapaian target dari
masing –masing indicator sasaran yan telah di tetapkan, sebagaimana
telah dituangkan dalam Rencana Kinerja Tahunan (RKT), dimana tingkat
pencapaian sasaran didasarkan pada data hasil pengukuran kinerja
34
X 100%
X 100%
X 100%
kegiatan dan indicator makro yang berhubungan dengan sasaran
tersebut. Pengukuran pencapaia sasaran ini menggunakan formulir
pengukuran pencapaian sasaraan (PPS) terlampir.
3. Metode penyimpulan Capaian Kinerja Sasaran
Hasil pengukuran capaian kinerja disimpulkan untuk masing-masing
indicator kinerjanya dan untuk capaian pada tingkat sasaran.
Penyimpulan dilakukan dengan mnggunakan skala pengukuran ordinal
sebagai berikut :
X > 85 = Sangat Berhasil70 < X < 85 = Berhasil
55 < X < 70 = Cukup Berhasil X < 55 = Tidak Berhasil
Untuk capaian masing – masing indicator kinerja sasaran disimpulkan
berdasarkan skala pengukuran ordinal dengan kategori sangat berhasil,
berhasil, cukup berhasil dan tidak berhasil.
Sedangkan penyimpulan pada tingkat sasaran yang memiliki indicator
kinerja lebih dari satu, menggunakan “Metode Rata-rata Tertibang Data
Kelompok”. dalam metode ini, capaian masing-masing indicator
dikonversi dalam skala pengukuran ordinal yaitu :
Sangat Berhasil ( nilai tengah 92,5% ),
Berhasil ( nilai tengah 77,5% )
Cukup Berhasil ( nilai tengah 62,5% )
Tidak Berhasil ( nilai tengah 27,5% )
Nilai akhir capaian ( % ) sasaran tersebut yaitu rata-rata dari hasil
perkalian jumlah indicator pada kategori yang sama dengan nilai tengah
kategori terbut, dengan menggunakan rumus sebagai berikut :
X = 1/n ∑ mifik
i= 1
35
Keterangan:
Dimana : n = jumlah indicator kinerja sasaran
mi = titik tengah interval nilai capaian indicator kinerja sasaran
fi = frekuensi nilai capaian indicator pada suatu interval
K = jumlah interval
B.EVALUASI DAN ANALISIS AKUNTABILITAS KINERJALaporan akuntabilitas kinerja kantor perpustakaan, arsip dokumentasi kota
Pontianak ini merupakan pertanggungjawaban kepala kantor atas pelaksanaan
tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan, dalam rangka mewujudkan
tujuan dan sasaran sesuai visi, misi yang telah di tetapkan berdasarkan
kewenangan yang dimiliki kantor perpustakaan, arsip dan dokumentasi kota
Pontianak dalam melaksanakan tugas-tugas umum pemerintahan dan
pembangunan, didukung oleh dana yang berasal dari Anggaran Pendapatan dan
Belanja Daerah ( APBD ).
APBD tahun 2009 telah di sahkan dengan Peraturan Daerah Nomot 01
Tahun 2009, dan telah direvisi terakhir melalui Peraturan Daerah Nomor 14
Tahun 2009 tentang perubahan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah
untuk Kantor Perpustakaan, arsip dan dokumentasi kota Pontianak adalah
sebesar Rp. 2.389.926.600.,00 dan telah terealisasi sebesar 2.168.216.925,-
( 90,72% ).
Akuntabilitas kinerja kantor perpustakaan,arsip dan dokumentasi kota
Pontianak dapat di jelaskan melalui tiga hal pokok yaitu ( 1 ) hasil pengukuran
kinerja, ( 2 ) evaluasi dan analisis akuntabilitas kinerja, serta ( 3 ) akuntabilitas
keuangan.
Berdasarkan hasil pengukuran capaian kinerja, tingkat pencapaian kinerja
sasaran kantor perpustakaan kota Pontianak tahun 2009 adalah sebagai berikut :
36
No Sasaran
Tingkat capaian sasaran Ket
SB B CB TB
1
Terciptanya kelembagaan pemerintah yang efisien dan efektif didukung sarana dan prasarana yang memadai dengan meningkatnya kualitas aparatur dan pelayanan public dan kantor
SB 100
2Terselenggaranya disiplin aparatur ssuai dengan ketentuan
SB 100
3Terselenggaranya system pelaporan capaian kinerja dan keuangan yang fisien dan tepat waktu
SB 100
4Terlaksananya peningkatan sarana dan Prasarana aparatur
B 88,33
5Tersedianya SDM yang professional dibidang arsip dan perpustakaan
SB 99,69
6 Peningkatan sarana dan prasarana kearsipan SB 100
7Terselenggaranya penyelamatan dan pelstarian Dokumen Arsip Daerah
SB 100
8Meningkatkan gerakan pemasyarakatan minat baca
SB 96,00
9 Peningkatan pembelian buku-buku perpustakaan SB 100
Jumlah 8 1 - -
SB = Sangat Berhasil, B = Berhasil, CB = Cukup Berhasil, TB = Tidak Berhasil
Berdasarkan uraian di atas, tingkat capaian kinerja sasaran dalam rangka
mewujudkan misi dan tujuan pemerintahan kota Pontianak dapat di simpulkan
bahwa 8 dari 9 sasaran atau 90% adalah Sangat Berhasil, 1 dari 9 sasaran atau
10% adalah Berhasil
37
38
G. Komunikasi Pembangunan
Komunikasi dan pembangunan merupakan dua hal yang saling
berhubungan sangat erat, Jika dilihat dari segi ilmu komunikasi yang juga
mempelajari masalah
proses, yaitu proses penyampaian pesan seseorang kepada orang lain untuk
merubah sikap, pendapat dan perilakunya, sedangkan pembangunan adalah
merupakan proses, yang penekanannya pada keselarasan antara aspek
kemajuan lahiriah dan kepuasan batiniah. Sebagai satu unit kerja atau lembaga
yang menyediakan jasa layanan informasi Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Pontianak (KPAD) mampu menyelaraskan Komunikasi dan
pembangunan dalam Misi KPAD yaitu “mewujudkan peneyebarluasan informasi
dan ilmu pengetahuan dalam rangka mencerdaskan kehidupan Bangsa”.
Sebagai bentuk komunikasi pembangunan, KPAD melakukan sosialisasi sebagai
berikut:
perpustakaan keliling ke sekolah – sekolah dan instansi / lembaga lainnya
mendirikan rumah baca yang berguna untuk menumbuhkan minat baca
masyarakat khususnya d kota Pontianak
lomba baca – tulis yang dilakukan untuk Anak Usia Dini dan Sekolah
Dasar berguna menumbuhkan minat baca untuk kalangan anak-anak.
Mempromosikan perpustakaan melalaui media elektronik dan media
cetak.
Tujuan dari komunikasi publik yang dilakukan yang dilakukan Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah kota Pontianak :
mengadakan layanan dan memberikan informasi,
meningkatkan kemampuan menyampaikan informasi dan pengetahuan
meningkatkan kerjasama dibidang Kearsipan dan Perpustakaan.
Tujuan dari pembangunan publik yang dilakukan yang dilakukan Kantor Arsip
dan Perpustakaan Daerah kota Pontianak :
Mempersiapkan dan mewujudkan Sumber Daya Manusia yang
berkualitas melalui membaca.
Meningkatkan wawasan Sumber Daya Manusia pelayanan publik arsip
dan perpustakaan.
39
H. Pajak dan Retribusi Daerah
Pajak dan retribusi daerah merupakan sumber pendapatan daerah.
Kemampuan dalam memaksimalkan potensi yang berasal dari pajak dan retribusi
akan menentukan kemakmuran suatu daerah. Untuk memaksimalkan potensi
ini , maka pemerintah daerah dapat menetapkan pajak dan retribusi yang
dipungut melalui peraturan daerah asalkan tidak bertentangan dengan peraturan
perundang-undangan yang lebih tinggi.
Pemerintah Kota Pontianak khususnya Kantor Perpustakaan,Arsip dan
Dokumentasi Kota Pontianak memiliki hak-hak dan kewajiban terhadap pajak
dan retribusi daerah/pusat. Kewajiban ini diantaranya membayar pajak yang
dilakukan sesuai peraturan perundangan yang berlaku. Terkait retrebusi, Kantor
Perpustakaan,Arsip dan Dokumentasi Kota Pontianak tidak melakukan penarikan
retribusi.
NO NAMA KEGIATANJENIS PAJAK YANG
DIKENAKAN1 Belanja servis kendaraan PPN 10%
Termasuk penggantian suku cadang PPH PSL 23 , 2%2 Sewa ruangan, sound sistem, dan PPN 10%
sewa tenda PPH PSL 23 , 2%3 Belanja makan-minum kegiatan PPH PSL 22, 1,5%
pada makan/restoran4 Belanja modal pengadaan alat PPN 10%
angkutan darat bermotor. PPH PSL 22, 1,5%5 Pembayaran honorarium PPH PSL 21, 15%
kesejahteraan pagawai kantor6 Honorarium tim operasional mobil PPH PSL 21, 15%
perpustakaan keliling KPAD Kota Pontianak
7 Honorarium tim operasional mobil pintar PPH PSL 21, 15%perpustakaan keliling KPAD Kota Pontianak
8Honorium tim pembuatan katalogisasi buku PPH PSL 21, 15%dan pembuatan kartu perpustakaan secaraelektronik
Adapun beberapa pajak yang dibayarkan oleh Kantor Perpustakaan,Arsip dan
Dokumentasi Kota Pontianak ialah:
40
41
