Catatan Mata Kuliah Analisa Proses Bisnis

Lilik Mae Sarah

Semester II

ANALISA PROSES BISNIS

Proses adalah sekumpulan aktivitas yang merubah masukan menjadi keluaran.

Pengertian Proses Bisnis berdasarkan Wikipedia adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan

terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu.

Sedangkan Proses Bisnis itu sendiri adalah Kebijakan, Struktur Organisasi, Sumber Daya dan Aktivitas

yang berjalan teratur pada sebuah organisasi.

Organisasi adalah sekumpulan orang atau bagian-bagian yang mempunyai tujuan yang sama (goal).

Supplier (Pemasok) Pemilik Proses Konsumen

100 +50

Barang => Fisik

Jasa => Pelayanan (karir)

Proses Bisnis

Kebijakan

Struktur Organisasi

Sumber Daya

Aktivitas

Input (masukan)

Proses

Output (hasil)

Informasi

Proses Bisnis = Proses inti/operasi.

Contoh untuk sub proses misalnya Kemahasiswaan, akademik. Aktivitasnya berurutan (ruang &

waktu).

Tujuan (goal)

Terukur

Pembelian Material

...

Produksi Tugas

Distribusi

Tanggung Jawab

Pembayaran

Wewenang

5 M + 1 H

Man ( Manusia )

Money ( Modal )

Machine ( Alat )

Method ( Cara )

Material (Data/Bahan)

Environment / Information ( Informasi )

Proses Bisnis = Industri Perkayuan

QMS (Quality Management System)

Proses Bisnis

Sub Proses

Sub Proses

Sub Proses

Sub Proses

Proses Bisnis

Kebijakan

Struktur Organisasi

Sumber Daya

Aktivitas

EMS (Environment Management System)

Perkembangan Perusahaan

Target Perusahaan

Profit / Untung

Volume Produksi

Sumber Daya Manusia Produktivitas

Proses Informasi

Proses Pendukung :

Personalia (AKD) Rekrut pegawai

Pinjaman Gaji

Information

Keuangan -> Accounting

Proses Manajemen :

Mengambil keputusan

3 Jenis Proses Bisnis Proses Manajemen = Mengendalikan Operasi dari setiap sistem

Proses Operasional = Inti meliputi Bisnis inti, nilai tambah, menciptakan.

Proses Pendukung = Informasi.

Kejadian

Manajemen Event

Operating

Decision

Information

Identifikasi

Proses Bisnis

Tujuan _Bagaiman

Ukuran Keberhasilan _ Standar (target)

Cek ruang lingkupnya

Prihal terlibat

Acuan _ Requirenment gathering

Penanggung jawab utama

Dokumen yang digunakan _data jelas

Kodifikasi

Notasi Diagram

Metode Pemetaan

DO (Deliver Order)

PO (Purchasing Order)

SPP (Surat Permintaan Pembelian)

SPB (Surat Penerimaan Barang)

SOP (Standar Operasional Procedure)

Proses Pembelian Bahan

5 W +1 H

What = 1. Proses Pembelian Bahan

Who = Pemilik Proses : User / Dep. Bagian Purchasing / Procurement

When

Where

Why

How = 2. Urutan Proses

1. Menerima permintaan pembelian SPP

2. Mengecek speifikasi barang/jasa yang diminta ( lengkap / lengkap ) ( jelas / jelas )

3. Mencari supplier atau pemasok barang /jasa yang diminta.

4. Membandingkan mutu/harga barang

5. Menerbitkan DO/PO

6. Membuat surat permintaan pembayaran (Expense Request) -> meminta INVOICE

7. Menerima Barang -> SPB

Proses Pembayaran Pembelian

What (1) PROSES PEMBAYARAN PEMBELIAN

Who (+) Pemilik Proses -> User -> Dep.Bagian Keuangan (FINANCE) ,konsumen = bag.keuangan

When

Where

Why

How (2) Urutan Proses :

1. Menerima lampiran

Surat tagihan (INVOICE ) dari bagian Pembelian

( Expense Request)

Doc

Tagihan/Invoice Pemasok.

2. Mencatat dokumen ER kepada bagian accounting.

3. Membuat perintah pembayaran.

4. Melakukan pembayaran.

INPUT PROSES PEMBELIAN PROSES PEMBAYARAN

OUTPUT

Permintaan pembelian PURCHASING FINANCING

Expense Request ACCOUNTING (Pembukuan Biaya)

Pelanggan = Customer

Menyangkut proses dibelakangnya “Next Process is Our Customer”

Filosofi = kepuasan pelanggan.

PEMODELAN PROSES BISNIS

Tujuan atau sasaran

1. Menjelaskan suatu proses bisnis dan identifikasi pada suatu organisasi.

2. Perbaikan

Membagun validasi suatu proses bisnis

Konsep REAL (Resource, Events, Agent, Location)

Resource = Sumber Daya

Event = Kejadian

Agent = Aktor yang terlibat (struktur organisasi)

Location = Lokasi

Cara :

“Mengumpulkan

“Memelihara Data yang diperlukan

“Memproses

Contoh Analisa Proses :

“GOLDEN PIZZA”

Event :

Manajemen (yang mengambil keputusan)

Operasi

Informasi

Manajemen

Operasi

Informasi

Analisa pasar Pesaing Konsumen Menamakan produk

Yang akan ditulis dipaket menu

Prosedur a. cara masak b. cara pemesanan

Sesuai permintaan pemesan

Menerima pesanan (pizza) berdasarkan pelanggan

Membuat pesanan (pizza)

Membungkus Mengirim kepada

pelanggan Menerima

pembayaran

Menghasilkan analisa laporan pelanggan

Menganalisa laporan penjualan

Menganalisa keuntungan

Keluhan pelanggan

REQUIREMENT GATHERING TECHNIQUE

Tekhnik Pendekatan Kebutuhan

Sasaran : “Membangun Solusi Dengan Mengetahui Kebutuhan”

10 TECHNIQUE

1. One on One Interview (Bertanya ke User)

2. Group Interview (Focus on Group)

3. Facilitated Session (Requirement Workshop)

4. Join Application Development (Interface Analysis)

5. Questionnair (Survey)

6. Prototyping

7. Use Cases (Reserve Engineers)

8. Observation

9. Request For Proposal (Document Analysis)

10. Brainstorming

Pimpinan Cabang

Pembelian

Stock User

Marketing Operasi

Requirement Gathering Technique

Kodifikasi analisa bisnis proses

Apa - Produk

Siapa - Aplikasi

Bagaimana - Sistem

Contoh , Pakaian :

Bahan Seragam Sekolah SD,SMP,SMA

Kain Putih,Merah,Biru,Abu-abu

Kodifikasi

Notasi Diagram

DFD

CFFD

Denifitation Validation Analysis Implementasi Test

Metode Pemetaan

Data Flow Diagram

Entitas yang terlibat (data base)

Implementasi Sistem Informasi / Tekhologi Informatika

DFD = Produksi Polywood (kayu lapis)

HPH Produksi Customer

( log source )

Marketing

PO

Swimline

Pemasok Peminta / User Bag. Pembelian Bag.Keuangan

Membuat SPPB

SPPB SPPB

Mengecek Validasi Spesifikasi

Kebutuhan yang diminta user

Menginput ke SMS

Hasil CEK

Membuat OP

OP

SPPB & OP

Menginput data OP & SPPB ke

SMP

Meminta Penawaan

Kepada Supplier

Memilih Supplier

Meminta persetujuan

pembukaan PO

Menyetujui pembukaan PO

Persetujuan

START

Membuka PO kepada Supplier

yang Terpilih

Membuat surat ER

ER

Barang

SPB

Membuat tagihan/invoice

Invoice

PO

Membuat surat pembayaran

FINISH

YA

TIDAK

YA

TIDAK

Membuat SPPB

SPPB SPPB

Mengecek Validasi

Spesifikasi Kebutuhan

yang diminta user

Menginput ke

SMS

Hasil CEK

Membuat OP

OP

SPPB & OP

Menginput data

OP & SPPB ke

SMP

Meminta

Penawaan

Kepada Supplier

Memilih Supplier

Meminta

persetujuan

pembukaan PO

Menyetujui

pembukaan PO

Persetujuan

START

Membuka PO

kepada Supplier

yang Terpilih

Membuat surat ER

ER

Barang

SPB

Membuat tagihan/

invoice

Invoice

PO

Membuat surat

pembayaran

FINISH

Saturday, 2013-04-27

Event / kejadian

================

3 Proses Bisnis (PB)

1.PB Manajemen - proses yang mengendalikan opersional dari sebuah sistem (perusahaan) -

memberiakan keputusan2.

2.PB Operasional - proses yang meliputi proses inti & menciptakan aliran nilai utama.(kepuasan

pelanggan)

3.PB Informasi (pendampng) - proses yang mendamping informasi dan data yang di butuhkan

oleh PB 1 & Pb 2.

PROSES BISNIS OPERASI

(Kepuasan Pelanggan)

1. Marketing & Sales -> Mencari pelanggan (pasar)

-> Membuat Kontrak kerja dengan pelanggan

2. Pembuatan dan Produksi -> Menjual Produk/Jasa

-> Merubah bahan baku menjadi bahan yang bisa dijual.

Planning (perencanaan) -> Menetapkan rencana produksi

-> Menyediakan Informasi dan *Sumber Daya - yang dibutuhkan

- yang tersedia.

*Material - Bahan Baku

- Bahan Pembantu

*Mechine

-> Menyusun rencana pengiriman barang

Produksi :

Melaksanakan Rencana Produksi

Menjaga Target Produksi

3. Pembelian ( Procurement/Logistik)

Membeli material yang dibutuhkan

Berhubungan dengan pemasok (supplier)

Menetapkan / memilih supplier

Waktu pengiriman, sesuai dengan kebutuhan

Memilih material yang

Harga yang paling efisien

4. Gudang Material = WHNFG ( Warehouse Non Finish Goods)

Memonitor penyediaan barang yang bersifat rutin.

Memonitor minimal - maksimal sediaan (stock) [Resiko]

Mengatur pengeluaran barang.

Yang masuk dulu harus lebih dulu. FIFO ( first in first out)

Mengontrol umur stock

Fast moving (cepat bergerak) < 3 bulan

Slow moving (lambat bergerak) 3-6 bulan

Death Stock (stok mati) > 6 bulan

5. Gudang Barang Jadi ( Warehouse “Finish Goods” )

Menyimpan dan monitor Stock Barang Jadi (Produk)

Mengeluarkan Barang Jadi .

Mengatur keluar masuknya barang jadi.

Stock awal = 100 pcs

Produksi = 2000 pcs

Penjualan = 1950 pcs

Stock akhir = ( Saw + Produk/Input – penjualan/output )

2. Mengeluarkan barang jadi sesui SI (Shipping Instraction) dari Marketing/Sales

Isi SI

a. No PO -> Nama Pembelian, Waktu Delivery, Spesifikasi Barang, Tujual

b. Jumlahnya

c. Nama Vehicle/ Vesel (mobil/kapal)

d. Marking ( penandaan)

SI (Shipping Instruction )

PO No…

Spesifikasi

Jumlah…

Marketing…

Kapal/mobil

Vehicle

Saturday, May 04 2013

6. Distribution ( Export )

Fungsi -> Departemen / Divisi

1. Marketing

2. Logistik

Sumber daya

Material

a. Procurement ( pembelian )

Input -- Proses -- output

material material

b. GUDANG MATERIAL (WHNFG)

c. GUDANG BARANG JADI (WHFG)

3. Pabriksi (Manufacturing)

a. Production planning & inventory control (PPIC)

b. Produksi

SOP

INK

Pemetaan proses

c.Teknik/Workshop (plan maintenance)

d. Quality Control ( Inspektor ).

4. Sales & Distribution ( Penjualan & Distribusi)

- Cabang / Penjualan

- Berhubungan dengan pembeli atau pabrik ( PO/DO )

Marketing

BRAND

Mau merek apa?

Ukuran

Kepuasan pelanggan – angket/questionair

Promotion

Iklan (audio/video) (TV/Radio)

Promosi pasar – Pameran

5. Finance (Keuangan) Money

Melakukan Pembayaran ke supplier / kontraktor ketika terjadi transaksi pembelian.

Menerima pembayaran dari pebeli ( keluar masuknya uang ).

Dari kita ke pembeli DO/SI

Dari pembeli kita PO

PROSES BISNIS MANAJEMEN (PENDUKUNG)

MENGAMBIL KEPUTUSAN

1. HRD ( Human Resource Development ) –keputusan - SD Manusia

Personalia -> Payroll (penggajian)

No. Pegawai

Data2 Pekerjaan

Fasilitas & Benefit Keuangan

Perumahan

Asuransi

Transportasi

Makan

Pelatihan ( Training Center )

Pengembangan Organisasi Perusahaan

HIP ( Hubungan Industrial Pancasila)

2. INTERNAL AUDIT

Tujuannya untuk melihat apakah suatu difisi tersebut berjalan dengan baik atau tidak.

Mengecek kesesuaian dan keefektifan kebijakan dengan pelaksanaan di salah satu

fungsi proses bisnis

Stock Opname

Tugas Khusus untuk investigasi indikasi penyelewengan

Membantu audit keuangan biasa dilakukan oleh External audit

(Go Public -> Tbk. (terbuka)

3. COMMITTEE

Contoh :

Audit

Quality Assurance – Sertifikasi Sistem /Produk (ISO 900 150-1400 )

Keluhan Pelanggan

CPOC : Corporate Planning Organizing Committee

K3 ( Keselamatan & Kesehatan Kerja )

4. CORPORATE SECRETARY ( KESEKRETARIATAN)

Human & CSR / Community Development

Komunikasi External

5. ENGINEERING (REKAYASA)

6. BUDGET ( ANGGARAN )

PROSES BISNIS INFORMASI

A. Accounting

Mencatat seluruh aktivitas keluar masuknya sumber daya

B. MIS ( Management Information System )

Sistem Iformasi ( Software & Hardware )

Saturday, May 18, 2013

Proses Bisnis Operasi/Operasional

Proses Bisnis Manajemen/ keputusan

Proses Bisnis Informasi

- Departemen Akutansi

- Dep. MIS

Data & Informasi Perencanaan

1. Rencana Sumber Daya / Anggaran / Budgeting

2. Pengeluaran, Pendapatan = untung/selisih/rugi kerja

3. Pengeluaran : tenaga kerja –HRD/PSDM – Database kepegawaian -> Orang, gaji, fasiitas,

asuransi, pajak penghasilan, dll

Data Informasi

Tenaga Kerja HRD/PSDM

1. Data Base Pegawai

2. Sistem Payroll(penggajian)

a. Absensi (S/I/A)

b. Cuti (fasilitas, tunjagan kerja & transportasi)

c. Asuransi ( Jamsostek, Astek)

d. Pajak

3. Pengembangan Karir

- Pendidikan / pelatihan

Mesin - Produksi/ Engineering

1. Kapasitas & Kapabilitas Produk

Rencana Produksi

- Mesin yang butuhkan

- Kebutuhan untuk reengineering (investasi )

2. Kebutuhan TK

3. Biaya Produksi

a. Biaya Bahan Baku (Volume, Harga)

b. Biaya Upah

c. Biaya Bahan Pembantu

d. Energi ( Oil, Fuel )

e. S. Part

f. Biaya tetap lain

Keputusan Mgt

Dana = Uang/Money -> Dept. Budget & Accounting

Investasi -> Persetujuan, Manajemen, Tertinggi -> PIHT (Permohonan Investasi Harga

Tetap)

MATERIAL -> LOGISTIK PROCUREMENT (Pembelian)

1. Sumber Informasi Permintaan

a. SPPB

b. Budget Tahunan

2. Penerimaan Barang (Material ) – SPPB

3. Pengeluaran Barang – SPB

4. Data Sediaan (STOCK)

5. Harga Barang/Material (Invoice / Kwitansi)

6. Data Nilai Sediaan Barang -> STOCK OPNAME

Dept. Audit

Marketing – Sales – Distribution – Gudang FG

PENJUALAN

1. PO

a. Volume

b. Spesifikasi

c. Waktu Pengiriman

d. Harga

2. Laporan Prouksi

Volume produksi

WIP (Work in Process) Bahan Baku-Bahan Jadi

3. Cargo Ready (S/ K)

4. Instansi Pengiriman

(SI/ Shipping Instruction)

5. Laporan Penjualan

Export = Pengapaian

a. PO yang dikirim

Invoice Penjualan

b. Volume berapa?

c. Harga Berapa?

6. Sediaan / Stock Barang Jadi

7. Nilai Stock Barang Jadi

Produksi (+) Masuk

Penjualan (-) Keluar

Nilai Keluar (Out flow)

Nilai Masuk (In flow)

Nilai Sediaan (balance)

Produksi

Engineering

Accounting

Procurement ERP ( Enterprise(Usaha/Bisnis), Resource ( SumberDaya),

Planning(Rencana)

HRD/ Personalia

Distribution

Sales

Oracle/ IFS

Saturday, June 01, 2013

1. Mengenal ( keputusan Management )

2. Operasi

3. Informasi

Operasi - Target

Operasi – Informasi

Regulasi – ACC & MIS

TOP Management ( Keputusan ) -> Perbaikan / Pengembangan

I NFORMASI

SPPB No Kode

-> Dept FINANCE FIN -01-02-13

HRD HRD-

MANUFACTURING PLY-

PUBLIC GAE –GENERAL AFFAIR

PO -> Ref SPPB

SPB -> Surat Penerimaan Barang

Expense Request – Pembayaran - Stock

KOMPONEN ANALISA PROSES BISNIS

1. Kebijakan -> Target

2. Struktur Organisasi

3. Sumber Daya ( 5M + 1I)

4. Aktivitas ( Urutan Proses) -> SOP = Standard Operational Procedure

INK = Intruksi Kerja

Parameter = Ukuran Keberhasilan

Information Engineer -> Membuat Model

Pembelian

1. Validasi Permintaan Pembelian

Pengesahan/Autorisasi

Spek Barang/ Material -> Kode Barang

2. Penawaran Barang

Daftar Supplier (Nama, Alamat, Bisnis Apa?)

3. Pemilihan Supplier

-Biaya & Waktu -> PIC ( Person in Charge ) (Actor)

4. Pelepasan/Penerbitan PO =Validasi

5. Penerimaan Barang

6. Proses Pembayaran

SPPB

Penawaran

Pemilihan

Supplier

Penerimaan PO

Tagihan

an

Penerimaan

Finish

Accounting

Laporan Penjualan (Marketing) TOP MANAGEMENT (CPOC)

Laporan Pembelian ( Procurement ) BUDGET

Laporan Stock Gudang (Logistic ) Monthly Review

Laporan Produksi ( Manufacturing) 1.Tindakan Koreksi

Laporan Loss & Profit ( Budget ) 2.Usulan Penambahan SD

Laporan Keluhan Pelanggan 3.Perubahan/Penyesuaian

` Rencana Tahunan ( Annual

Planning )

Annual Planning

1.Menyusun Rencana TahunDepan

2.Melihat Realisasi Tahun Berjalan & Potensi Tahun Depan

3.Sumber Daya

TK :

50 org Pensiun ( 50 x Rp. 100.000.000 ) = Rp 5 M

100 org -> 10 tahun ( Cicin Penghargaan ) = Rp 250 Jt

= 100 x 5 gr x Rp 500.000

5 Years Planning (IND. REPELITA)

1.Kebijakan Strategis

2.Visi

3.Brand Baru –Biaya R&B

Biaya Market Research

Perubahan - sangat cepat

CHANGE -> Selangkah Didepan Perubahan -> Info Lebih Cepat ( Forecasting ) -> Strategi Jangka

Panjang

Kayu -> tahun 80-an 22 PRSH ( 220.000 m2/bln)

2010 5 Perusahaan ( 20.000 m2/bln)

Jan Feb Mar

Target Produksi : 1.000

Seller : 1.000

Profit : $100.000

Realisasi Produksi : 900 m3

Seller : 750 m3

Profit : $60.000

Varian Produksi : 100 m3

Seller : 250 m3

Profit : $10.000

Pendidikan

I. Akademik – Operasi

II. Keuangan – Informasi

III. Kemahasiswaan – Operasi

IV. Pengabdian Masyarakat – Management

ERP ( Enterprise Resource Planning )

Software

Oracle

Sap

Ifs

Altius

Saturday, June 08, 2013

ERP = Enterprise Resource Planning

Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

Turunan : MRP II

Manufacturing Resource Planning

Produksi / Pabrikan

Input Process Output

Material Material

(Bahan) (Produk)

100 20 50

SCM = Supply Chain Management

Suplai Rantai Manajemen

Manajemen Rantai Suplai

Proses 1

Informasi Proses 2 Informasi

(Masukan) Proses 3 (Keluaran)

Proses 4

Saturday, June 08, 2013

Modul ERP :

1. Operasional

MRP (Pabrikasi)

SCM ( Hubungan Logistik-Pabrik-Distribusi

2. Keuangan

Financial Mgt.

Pembukuan ( Accounting )

3. Tenaga Kerja

Project Mgt.

HR Mgt.

ERP _Tertutup_ Back Office System -> Customer & Public ≠ Terlibat

Front Office System -> Customer & Public = Terlibat.

E- Commerce

CRM ( Customer Relationship Mgt )

e-Government.

ERP CRM

Manufacturing Warehouse Sales

Purchasing Material Mgt. Order Mgt. Web Store

Global Finance Service

Customer

History

Auto 2000

1. Nama Pelanggan : Dodo

2. Mobil : Fortune -> 10.000 Km -> Service, 500.000

20.000 Km -> ==== 700.000

3. No. Pol : KT – 1000 - DA

4. Tahun Mobil : 2013

5. Pembelian : 20 Mei 2013

Auto – 2000 -> SMS

Keuntungan ERP Aktor Proses Bisnis

Integrasi Data Keuangan Kontrol Kerja Keuangan

Standarisasi Proses Operasi Best Practice

Meningkatkan Produktivitas

Penurunan Inefisiensi ( cost mistakes )

( Biaya Kesalahan )

Peningkatan Mutu Produk

Standarisasi Data & Informasi Kesamaan Laporan

Efisiensi – Mutu Standar – Biaya Murah

Daya Saing Perusahaan

Yang Mempengaruhi Biaya Produksi

Level Inventory : Minimal/ Turun

Tenaga Kerja : Turun

Service Level : Mutu Naik

A : 100 % A : 90 %

Jual = 100 unit = produk 100/100% = 100 &100/90% = 110

Kontrol Keuangan : Meningkat

Waktu Informasi : Lebih Cepat

Kontrol

1. Cost cc : Volume >>

TIC cc.

RF ( Efisiensi Bahan Baku )

Quality A = 99 %

R = 1% (rejected ) R = 0 %

Zero Deffect

Memilih ERP

Ingat !!!

Investasi ERP Sangat Mahal

Kemampuan ERP Penerapan di satu perusahaan Perusahaan yang lain

Syarat Sukses Untuk Memilih

Pengetahuan

Pngalaman

Proses Selseksi ERP

5-6 Bulan

Organized, Focused C , Simple

Software ERP Oracle & SAP, IFS , aLTiUs