Upload
suripto
View
7.569
Download
6
Embed Size (px)
Citation preview
MATERI PEMBAHASAN
1. PENGERTIAN
2. KEUNTUNGAN SOP
3. PENYUSUNAN SOP
4. LANGKAH PRAKTIS PENYUSUNAN SOP
5. JENIS, FORMAT DAN DOKUMEN SOP
6. LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN
7. CONTOH & PRAKTEK
8. KELOMPOK & PRESENTASI
SOP untuk memastikan kemudahan dan
efisiensi dalam penggunaan dan untuk lebih
spesifik pada organisasi yang mengembangkannya.
Tidak ada satu format yang "benar", dan format
internal akan bervariasi dengan masing-masing
organisasi dan dengan jenis SOP yang ditulis.
Sumber: ENA State Leaders Conference, 2007, Guidance For Preparing Standard
Operating Procedures
PENGERTIAN
KEUNTUNGAN
Menjelaskan kinerja yang diharapkan
Stadardisasi aktivitas
Acuan Dokumen Pelatihan
Sistem analisis dan umpan balik
Komunikasi eksternal
SIKLUS SOP
Persiapan
Penilaian Kebutuhan
SOP
Pengembangan
SOP
Integrasi SOP
Dalam Manajemen
Monitoring
Dan Evaluasi
PENYUSUNAN SOP #1
1. Membuat daftar kebutuhan SOP Identifikasi SOP yang
akan dibuat/disusun
2. Penilaian terhadap kebutuhan Prioritasi
3. Identifikasi aktivitas-aktivitas yang dilakukan pada masing-
masing prosedur yang di-SOP-kan
4. Tetapkan format yang akan digunakan Flowcharts
5. Susun SOP
6. Review/Validasi
7. Tetapkan Dokumen SOP
1. Membuat daftar kebutuhan SOP Identifikasi SOP yang akan
dibuat/disusun
• Kegiatan penyelenggaraan administrasi pemerintahan:
Kegiatan Lini Core business Pelayanan KTP
Kegiatan Pendukung Supporting Pengurusan Surat -Masuk
• Kegiatan akan melingkup sebuah mekanisme : Input Proses
Output.
• Output satu kegiatan akan menjadi input pada kegiatan lain
• Kegiatan akan terdiri dari aktivitas-aktivitas tertentu yang dilakukan
oleh peran-peran yang dijalankan oleh pegawai
PROSESINPUT OUTPUT
PROSESINPUT OUTPUT
PROSESINPUT OUTPUT
• Output satu kegiatan akan menjadi input pada kegiatan lain
Aktivitas 1
Aktivitas 2
Aktivitas 4
Aktivitas 3
Aktivitas n
Mulai
Selesai
1 Prosedur
• siapa yang melakukan,
• apa output yang
dihasilkan dari setiap
proses
• waktu yang diperlukan
untuk setiap proses
• kelengkapan apa yang
diperlukan bagi setiap
proses
Kegiatan akan terdiri dari aktivitas-aktivitas tertentu
Kriteria:
• Keterkaitan dengan aspek strategis pelaksanaan tugas
pokok dan fungsi
• Keterkaitan dengan prosedur lain
• Keterkaitan dengan peraturan perundang-
undangan
• Keterkaitan dengan pemenuhan kebutuhan
stakeholders
• Dll.
2. Penilaian terhadap kebutuhan Prioritasi
3. Identifikasi aktivitas-aktivitas yang dilakukan pada masing-
masing prosedur yang di-SOP-kan
aktivitas-aktivitas apa yang dilakukan
untuk melaksanakan kegiatan
Siapa yang melaksanakan
Apa yang dibutuhkan
Waktu yang diperlukan
menentukan atau menetapkan
identitas (orang, benda, dsb) Penting
Mengajukan permohonan
Memverifikasi Data
Meng-input Data
Mengambil foto
Menandatangi KTP
Mengesahan KTP
Menyerahan KTP
aktivitas-aktivitas apa yang dilakukan untuk
melaksanakan kegiatan “Pembuatan KTP”
Kata Kerja Per Aktivitas Singkat, Padat dan Jelas
Siapa yang melaksanakan
Pemohon
Petugas Loket
Kasi - Kasi
Sekcam
Camat
Apa yang dibutuhkan
Kartu Keluarga Surat Keterangan RT, RW, Kelurahan Akte Kelahiran dll
Alat Tulis Kantor
Komputer Printer
Mengajukan permohonan
Memverifikasi Data
Meng-input Data
Mengambil foto
Menandatangi KTP
Mengesahan KTP
Menyerahan KTP
5 Menit
10 Menit
15 Menit
3 Menit
2 Menit
15 Menit
10 Menit
Waktu yang diperlukan
4. Tetapkan format yang akan digunakan Flowcharts
SS - G SS - F
HS - G HS - F
Sim
ple
Ste
ps
Hie
rarc
hic
al
Ste
ps
Graphic Flowchart
Conte
nt
Teknis Penyajian
Fokus
Beberapa keuntungan :
• Rinci dan detail
• Jelas alurnya
• Simbul-simbulnya
merepresentasikan apa yang
harus dilakukan
• Hirarkis sesuai urutan proses
• Mudah dipahami secara
mandiri
Melambangkan dimulai dan
diakhirinya suatu prosedur
Terminator
Melambangkan proses
berjalannya suatu prosedur
Process
Decision Melambangkan pengambilan
keputusan: Ya atau Tidak
Arrow Melambangkan arah prosedur
Off-page
connector
Melambangkan koneksi
perpindahan halaman
5 SIMBOL SOP FLOWCHART ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
MENYUSUN SOP
4. Tetapkan format yang akan digunakan Flowcharts
Melambangkan proses yang
dilakukan oleh pelaksana
Melambangkan proses yang dilakukan
oleh pelaksana dan selanjutnya akan
diproses oleh pelaksana yang lain yang
berada disebelah kanan pelaksana ini
Melambangkan proses yang dilakukan
oleh pelaksana dan selanjutnya akan
diproses oleh pelaksana yang lain yang
berada disebelah kiri pelaksana ini
Melambangkan proses yang dilakukan
oleh pelaksana dan selanjutnya akan
diproses oleh pelaksana yang sama
Melambangkan proses yang akan
dilakukan kembali oleh pelaksana
4. Tetapkan format yang akan digunakan Flowcharts
Melambangkan pengambilan keputusan
yang harus dilakukan oleh pelaksana. Ya dan
Tidak
Y
Y
Y
T
T
T
4. Tetapkan format yang akan digunakan Flowcharts
Melambangkan dimulai
atau diakhirinya sebuah
prosedur
Mulai
Selesai
4. Tetapkan format yang akan digunakan Flowcharts
Melambangkan koneksi
Perpindahan halaman
Halaman 1
Halaman 2
ANATOMI SOP
1. IDENTITAS SOP
2. URAIAN SOP
3. FLOWCHARTS
1. IDENTITAS SOP
a. Halaman Judul/Cover:
1) Judul
2) Instansi/Satuan Kerja
3) Tahun pembuatan
4) Informasi lain yang diperlukan/alamat
instansi
b. Lembar Pengesahan Dokumen SOP
c. Daftar isi.
d. Penjelasan singkat penggunaan
a. Nama SOP : nama prosedur kerja yang di SOP-kan;
b. Satuan kerja : unit kerja;
c. Nomor : nomor prosedur kerja yang di SOP-kan;
d. Tanggal pembuatan : tanggal pertama kali SOP dibuat;
e. Tanggal revisi : tanggal SOP direvisi;
f. Tanggal efektif : tanggal mulai diberlakukan;
g. Pengesahan oleh pejabat yang berwenang;
h. Dasar hukum;
i. Keterkaitan, keterkaitan dengan standar kerja yang lain;
j. Peringatan;
k. Kualifikasi personel;
l. Peralatan dan perlengkapan.
2. URAIAN SOP
a. Nomor;
b. Aktivitas;
c. Pelaksana/aktor;
d. Mutu baku berupa:
- Kelengkapan;
- Waktu
- Output;
e. Keterangan.
3. FLOWCHARTS
CONTOH
CONTOH