Analisis Penerapan Total Quality Management

Manajemen mutu terpadu menerapkan metode-metode kuantitatif dan sumber daya manusia untuk manusia untuk meningkatkan mutu material dan pelayanan yang dipasok pada suatu organisasi, semua proses dalam organisasi, dan memenuhi derajat kebutuhan pelanggan baik pada saat sekarang maupun di masa yang akan mendatang.

Tiga prinsip Total Quality Management menurut James R. Evan dan William M. Lindsay adalah

a. A focus on customer and stakeholdersb. Participation and teamwork by everyone in the organizationc. A process focus supported by continuous improvement

Dalam analisi objek ini dibahas mengenai usaha-usaha yang diberlakukan oleh perusahaan rokok IMS, serta analisis usaha tersebut berdasarkan ke tiga prinsip TQM

Fokus Pelanggan

Di perusahaan rokok IMS pelanggan dibagi dua, pelanggan internal dan pelanggan eksternal. Pelanggan internal adalah pelanggan yang terdapat di dalam perusahaan, suatu produk yang dibawa ke perusahaan dan diterima di bagian operasional merupakan pelanggan dari produk tersebut.

Sedangkan pelanggan eksternal adalah pelanggan yang terdapat diluar organisasi, dalam hal ini pelanggan adalah pembeli domestik dimana produk berupa rokok dijual langsung di pasar domestik.

Untuk memuaskan pelanggan bukanlah hal yang mudah karena selera pelanggan yang berubah dari waktu ke waktu. Perusahaan mempunyai pelanggan di kawasan pedalaman dan sebagian kota kecil di Indonesia. Untuk setiap produk baru perusahaan membuat jumlah kecil dari produk yang bersangkutan yang digunakan sebagai contoh, contoh ini dikirim ke calon pemakai dengan penjelasan lengkap tentang spesifikasinya, sedangkan untuk pelanggan lama, perseroan selalu menjaga hubungan baik dengan memberikan pelayanan sebaik-baiknya serta berusaha mengantisipasi keinginan dan selera pelanggan.

Perbaikan berkesinambungan

Perbaikan berkesinambungan mencari perbaikan yang terus menerus dari mesin, material, tenaga kerja, dan metode produksi dalam suatu lingkungan untuk menghasilkan nilai tambah output bagi konsumen.

Proses produksi pada perusahaan rokok IMS

a. Raw MaterialPerusahaan menyediakan bahan baku berupa tembakau mentah yang disimpan di dalam gudang. Melalui proses rajang selama dua tahun didalam gudang, tembakau disimpan dengasn suhu yang sudah dicocokkan. Apabila suhu yang ditetapkan terlalu lembab akan menyebabkan

tembakau rusak dan apabila tembakau disimpan di suhu yang terlalu panas, tembakau akan menjadi kering.

b. SortirDalam proses ini tembakau dibersihkan dengan cara di ayak agar debu dalam tembakau hilang. Lalu memisahkan tembakau yang kualitasnya sudah tidak bagus lagi.

c. BlendDalam proses ini tembakau yang sudah disortir diberi rasa dengan cara di spray lalu tembakau tersebut disimpan ke dalam wadah selama dua minggu. Setelah itu tembakau dimasukan ke dalam mesin blend untuk dibumbui cengkeh.

d. PelintinganProses ini menggunakan sistem manual, dengan melinting dengan kertas khusus untuk rokok kretek.

e. PackagingProses ini memasukkan rokok yang sudah dilinting ke dalam bungkus rokok. Satu bungkus berisi 12 batang.

f. StorageRokok yang sudah dibungkus, lalu disimpan didalam gudang selama satu-dua minggu.

Pengawasan Mutu

Spesifikasi kualitas produk yang ditetapkan oleh perusahaan antara lain:a. Tembakau yang disimpan di gudang penyimpan harus benar benar baik (tidak terdapat

tembakau yang busuk dan sudah hancur)b. Tidak terdapat cacat pada produkc. Hasil pelintingan pada proses produksi harus benar benar baikd. Produk yang dihasilkan harus sesuai dengan spesifikasi pesanan tembakau yang ingin

diminta berikut semua keterangan mengenai ukuran, jenis bahan, jumlah untuk kapan yang diinginkan dan jumlah masing-masing ukuran.

e. Hasil packaging dan linting rokok harus rapi dan bersih.

Untuk menjaga mutu agar sesuai dengan standar IMS memberlakukan pengawasan yang ketat terhadap mutu produk yang berupa:

a. Tahap pertamaDalam tahap ini pengawasan terhadap mutu difokuskan pada tahap awal sampai sebelum memasuki proses penggulungan, hal ini dilakukan agar pelintingan dan packaging yang sudah jadi tidak ada cacatnya. Akan tetapi kesalahan yang sering terjadi adalah sebagian kecil besar lintingan rokok dan hasil packaging tidak rapi bersumber dari karyawan. Dengan pengawasan ini diharapkan kesalahan yang terjadi dapat ditekan seminimal mungkin.

b. Tahap kedua

Selanjutnya setelah tahap pertama pengawasan mutu selesai dilakukan terhadap proses setengah jadi yaitu pada proses pengolahan. Pengawasan yang dilakukan tembakau haruslah bersih dan tidak ada cacat. Pada proses ini mendapatkan pengawasan mutu yang cukup ketat karena apabila terjadi kesalahan, produk tidak akan laku di pasaran.

c. Tahap ketigaSebagai tahap akhir, pengawasan dilakukan setelah proses penyelesaian bersamaan dengan proses pengepakan dan pengiriman kepada konsumen. Sebelum produk dilakukan pengemasan dilakukan pengecekan ulang apakah telah memenuhi standar mutu yang ditetapkan.

Dengan pengawasan terhadap mutu ini perusahaan berharap dapat memenuhi kebutuhan konsumen dan memuaskan pelanggan. Untuk mencapai keberhasilan dalam proses perbaikan berkesinambungan harus mengidentifikasi kunci utama persoalan yaitu proses utama yang mempunyai pengaruh paling kuat terhadap proses lainya serta berdampak terhadap kelancaran proses produksi. Setelah di identifikasi, perbaikan yang kontinyu dan sistematis dapat dilaksanakan yaitu dengan menunjuk orang-orang yang bertanggung jawab atas pola, oprasional dan perbaikan seluruh sistem.

Keterlibatan total

Proses akhir dari tqm adalah keterlibatan total dimana pada proses ini melibatkan keseluruhan organisasi yaitu para manajer dan bawahanya. Partisipasi sebanyak mungkin karyawan dan atasan perusahaan rokok dalam program peningkatan mutu sering menjadi kunci utama pencapaian produktifitas, efisiensi dan efektifitas mutu produk. Dengan meningkatkan daya saing dan pada akhirnya akan mempertahankan tingkat keuntungan perusahaan.

Dalam menganalisa sebab terjadinya masalah, karyawan diajak untuk bekerja sama karena karyawan lah yang lebih mengerti perusahaan tersebut. Dengan melibatkan mereka manajer berharap dapat memperoleh informasi penting untuk masalah yang terjadi.

Dengan demikian perusahaan rokok IMS sudah melibatkan seluruh karyawan dalam kegiatan operasional dimana karyawan diberikan kebebasan untuk berkembang. Menurut prinsip TQM hal ini telah sesuai dengan yang disarankan karena keberhasilan dan berkembangnya suatu perusahaan ada di tangan pimpinan dan karyawan yang saling bekerja sama.

Gambar 4.1Diagram tulang ikan (fishbone) Jenis Cacat pada Tembakau Busuk

MANUSIA Ceroboh

KurangPaham Proses kurang tanggung jawab

Kurang motivasi kurang jenuhTerampil

Kondisi

Operasi kurang konsentrasi tembakauKomposisi tdk tepat busuk

Kualistas bahan kurang gangguan listrikRuangan terlaluLembab setelan mesin tdk tepat mesin tidak berfungsi

Dgn baikMesin macet

MATERIAL MESIN

Faktor penyebab untuk jenis cacat tembakau busuka. Manusia:

- Kurang pahamnya proses produksi dari para karyawan- Kurangnya motivasi, karena itu karyawan kurang rasa bertanggung jawab- Operator kurang konsentrasi

b. Mesin :- Setelan mesin yang kurang tepat- Adanya ganguan listrik

c. Material :- Kurang bagusnya mutu bahan baku- Ruang terlalu lembab sehingga tembakau terlalu basah.

Dapat disimpulkan bahwa jenis cacat tembakau lebih dominan disebabkan oleh faktor material, karena tempat penyimpanan terlalu lembab, sehingga menyebabkan tembaku busuk dan juga kualitas bahan baku yang kurang bagus.

Gambar 4.2Diagram tulang Ikan (fishbone) Jenis cacat Kemasan tidak Rapi

MANUSIA Ceroboh

KurangPengalaman kurang tanggung jawab

Kurang motivasi kurang jenuhTerampil

Kondisi

Kurang konsentrasi tembakauKualitas bahan baku busukyg buruk Kualistas bahan kurang gangguan listrikKualitas LemYg buruk Kurangnya Perawatan mesin tidak berfungsi

Dgn baikMesin macet

MATERIAL MESIN

Faktor penyebab untuk jenis cacat kemasan tidak rapi

a. Manusia- Kurang pengalamanya karyawan- Kurangnya rasa tanggung jawab dan mengakibatkan kecerobohan- Kondisi karyawan yang kurang perhatian karena jenuh

b. Mesin- Kurangnya perawatan mesin sehingga menganggu proses- Adanya ganguan listrik sehingga mesin kurang maksimal

c. Material- Kualitas bahan baku bungkus kertas kurang baik- Kualitas lem kurang bagus- Hasil pekerjaan tidakdiperiksa kembali.

Dapat disimpulkan bahwa jenis cacat kemasaan yang tidak rapih lebih dominan disebabkan oleh faktor bahan baku yang kurang bagus dan komposisi bahan baku yang tidak tepat.

Gambar 4.3Diagram tulang Ikan (fishbone) Jenis cacat Kemasan tidak Rapi

MANUSIA Ceroboh METODE

Kurang prosedur yang kurang baikpengalaman kurang tanggung

jawabKurang motivasi kurangTerampil

jenuh

Kondisi tembakauKomposisi tdk tepat busuk

Kualistas bahan kurang gangguan listrikRuangan terlaluLembab setelan mesin tdk tepat mesin tidak berfungsi

Dgn baikMesin macet

MATERIAL MESIN

Faktor penyebab untuk jenis cacat tembakau kering

a. Manusia- Karyawan kurang tanggap dalam proses produksi karna kurang pengalaman- Kurangnya motivasi sehingga karyawan kurang bertanggung jawab- Kondisi karyawan yang kurang perhatian karena jenuh

b. Metode- Prosedur kurang baik

c. Mesin- Kurang perawatan mesin sehingga menganggu proses- Adanya ganguan listrik menyebabkan mesin tidak berfungsi secar optimal

d. Material- Kualitas bahan baku kurang baik- Komposisi tidak tepat- Suhu pengatur ruangan tidak tepat

Dapat disimpulkan bahwa jenis cacat tembakau kering lebih dominan disebabkan oleh penyimpanan bahan baku yang kurang perawataan sehingga kulitas bahan baku kurang bagus.

Diagram pareto

Bagian produksi banyak menemui masalah-masalah seperti yang ditunjukan diagaram pareto diatas yang berkaitan dengan mutu, sehingga dampak yang paling besar adalah tingginya biaya produksi akibat banyaknya produk cacat. Sebelum membuat diaagram pareto pertama harus diperhatikan proporsi keempat unsur biaya mutu terhadap total biaya mutu.

Tabel ini juga menunjukan bagaimana setiap unsur biaya mutu membentuk total biaya mutu dan dari tabel tersebut dapat dibuat diagram pareto yang meberikan perhatian khusus pada biaya kegagalan, baik biaya kegagalan internal ataupun eksternal.

Keberhasilan penerapan Total quality manajemen

Kesimpulan yang dapat diambil adalah bahwa perusahaan rokok ims telah mengambil langakah yang tepat dalam usahanya untuk memperbaiki mutu dimana terjadi biaya kegagalan dapat dikurangi. Setelah biaya kegagalan tidak lagi menjadi prioritas utama maka perhatian perusahaan akan memprioritaskan untuk biaya pencegahan.